Endelig ansøgning [805] AnsøgningsID Ansøgningsnr. 805 Projekt Projektets titel Samtaleskærme på døgndækkede tilbud for voksne med særlige behov Startdato: 01082010 Slutdato: 31012012 Hovedansøger Hovedansøger 1 Hovedansøger 2 Viborg Kommune Job & Velfærd Adresse 1 Fælledvej 3 Adresse 2 Postnr. 8800 By Viborg CVR nr. 29189846 Fornavn Leif Gjørtz Efternavn Christensen Titel Direktør Kontaktperson for ansøgningen Fornavn Martin Efternavn Olesen Organisation Viborg Kommune, Udviklingsafdelingen Stilling Udviklingskonsulent Email mox@viborg.dk Telefon 1 87878617 Telefon 2 30251369 Side 1 af 32
1. Formål Beskriv kort formålet med projektet og hvordan projektet opfylder tildelingskriterierne. En række borgere er visiteret til døgndækkede tilbud inden for socialpsykiatrien og på voksenhandicapområdet. Behovet for støtte ændrer sig over tid, hvorfor en betydelig andel af disse borgere er ikke særligt plejekrævende. Vagtordningen på disse områder er imidlertid i dag indrettet således, at der findes vågne nattevagter på alle socialpsykiatriske botilbud og på flere boenheder på voksenhandicapområdet. Det er projektets formål at afprøve en arbejdskraftbesparende model, der fortsat giver beboerne tryghed og adgang til hjælp om natten og samtidig giver mulighed for fleksibel anvendelse af de ressourcer, der er til rådighed i kommunen. Som en sidegevinst skal modellen gerne give færre fysiske gener hos medarbejderne og skabe en mere attraktiv arbejdsplads. Konkret har projektet til formål at halvere det gennemsnitlige antal nattevagter fra 10 til 5 (svarende til en halvering fra 25 til 12,5 årsværk). Samtidig søges det gennem projektet dokumenteret, at beboerne ikke oplever en reduceret kvalitet og tryghed i tilbuddet. Endelig søges det dokumenteret, at rekrutteringsproblemer og fysiske/sundhedsrelaterede gener blandt nattevagterne mindskes. Side 2 af 32
2. Projektidé Beskriv visionen giv et sælgende resumé af projektet. Projektet vil vise, at man ved at indføre samtaleskærme i nattevagten i socialpsykiatrien og på voksenhandicapområdet og ved samtidig at reorganisere nattevagten, så de decentrale nattevagter samles i ét team med udrykningsfunktion, kan reducere det natlige personaleforbrug med op til 50 pct. Nattevagten er med den nuværende organisering kendetegnet ved at lægge beslag på de dyreste personaletimer og ofte med et relativt lidt værdiskabende udbytte for borgerne. I forhold til en mindre gruppe beboere har nattevagten egentlige plejeopgaver, men for hovedparten af beboerne har nattevagten primært en tryghedsskabende funktion: den menneskelige kontakt er mulig, når der i sjældne for flere beboere meget sjældne tilfælde er behov herfor. Til denne tryghedsskabende kommunikation mellem beboere og personale vurderes samtaleskærme at være brugbare, da det er bevidstheden om, at man hvis behovet opstår til enhver tid kan komme i kontakt med en medarbejder, der er det tryghedsskabende. Der er således tale om velkendt teknologi, der allerede i dag benyttes som konferenceværktøj mellem professionelle, og som også i udlandet er brugt i forhold til psykiatrisk udredning. Projektet vil udnytte, at flere botilbud på voksenhandicapområdet og inden for socialpsykiatrien er placeret i geografisk nærhed af hinanden. På længere sigt (i en fase 2) er det dog planen, at kunne benytte samtaleskærme som en tryghedsskabende installation i eget hjem, hvortil borgerne i hele Viborg Kommune kan visiteres. Projektets tyngde ligger på det socialpsykiatriske område, men ved at inddrage boenheder inden for voksenhandicap, ønskes det demonstreret, at der er rationale i at tænke på tværs af administrative kategorier også på følsomme velfærdsområder omfattende borgere med helt særlige og individuelle behov. Samtænkningen giver endvidere mulighed for at teste to forskellige brugergruppers tilegnelse af samtaleskærme som tryghedsskabende installation. Side 3 af 32
3. Fagområde 3. Fagområde Teleløsninger og IKT Side 4 af 32
4. Den nuværende situation Beskriv den nuværende situation ("i dag") og tilhørende arbejdsprocesser så konkret som muligt. Der findes i dag på en lang række tilbud for voksne med særlige behov (socialpsykiatri og handicap) vågen og/eller sovende nattevagt med det primære formål at skabe tryghed for beboerne. Der er relativt sjældent behov for assistance fra nattevagten. Årsagen hertil er, at beboerne, har egne lejekontrakter og derfor ikke nødvendigvis flytter i takt med, at deres behov for støtte/tryghed om natten ændres. Organisering af medarbejderne fortsætter derfor uændret, da der på det enkelte botilbud typisk vil være enkelte beboere, der har behov for støtte/tryghed og/eller fysisk pleje om natten. Den faste nattevagtsmodel kræver megen arbejdskraft, og det kan være vanskeligt at rekruttere personale, da (ene)arbejde om natten over længere tid giver fysiske gener som søvnproblemer samt øget risiko for brystkræft. Derudover giver natarbejde ofte et dårligt psykisk arbejdsmiljø pga. manglende kontinuitet i (sam)arbejdet. Med den nuværende nattevagtsmodel benyttes der hver nat, 365 dage om året, 10 medarbejdere på de seks socialpsykiatriske tilbud, som er involveret i projektet. Dette svarer til ca. 25 årsværk. De 10 nattevagter dækkes af 11 faste nattevagter og 72 øvrigt personale, som ud over nattevagter varetager dag og/eller aftenvagter. Nattevagterne er primært plejere, SoSuassistenter og pædagoger og i mindre omfang sygeplejersker, ergoterapeuter, socialrådgivere og ufaglærte. På voksenhandicapområdet ventes der i projektet alene at indgå én boenhed, hvor behovet for nattevagt varierer. Boenheden vil med fordel kunne knyttes til den centrale nattevagt i socialpsykiatrien pga. den geografiske beliggenhed. På de øvrige voksenhandicapenheder i kommunen er beboersammensætningen p.t. for varieret med hensyn til plejekrav til, at de hensigtsmæssigt vil kunne indgå i projektet. Det vurderes givtigt at lade projektet eksperimentere med central nattevagt både i socialpsykiatrien og på voksenhandicapområdet, om end konklusionerne på sidstnævnte område vil blive mindre robuste end på førstnævnte. Såfremt der sker væsentlige ændringer i beboersammensætningen på voksenhandicapenhederne inden projektstart vil flere (i alt op til fire) blive inddraget i projektet. Side 5 af 32
5. Løsningsbeskrivelse Beskriv konkret den nye teknologi/arbejdsmetode/løsning ("idé"), der skal afprøves i projektet. Med projektets gennemførelse etableres der samtaleskærme (tovejstv) på en række tilbud (op til 10) med mulighed for online kommunikation fra kl. 22.00 til kl. 08.00 på årets 365 dage med et team bestående af forventeligt fem medarbejdere (heraf to med en funktion som bagvagt, der efter behov kan tilkaldes hjemmefra), der dels kan samtale med borgere på de tilbud, der er omfattet af ordningen, og dels for op til fire af disse fem medarbejderes vedkommende kan tage på besøg, hvis dette vurderes nødvendigt. Nattevagtteamet kan ligeledes ud fra en individuel vurdering indsætte en medarbejder på et enkelt tilbud om natten i en periode, hvis dette skønnes nødvendigt/hensigtsmæssigt ud fra den aktuelle beboersammensætning. Endelig kan der efter behov aftales faste tryghedsskabende besøg ( runderinger ) på de enkelte tilbud/boenheder. I Viborg er der placeret seks døgndækkede psykiatritilbud med kort afstand (maksimalt 4 km.) imellem, hvorfor mulighederne for at afprøve modellen er optimale. Ligeledes vil det ene (op til fire) botilbud for voksenhandicappede blive indpasset i nattevagtsordningen. Konkret tænkes nattevagten organiseret således, at den egentlige nattevagt via samtaleskærme finder sted i tidsrummet fra kl. 23.00 til kl. 07.00, men at en enkelt nattevagt fra teamet møder ind kl. 22.00 for at sikre informationsflow fra aftenvagten, og at en anden nattevagt tilsvarende mellem kl. 07.00 og 08.00 sikrer overlevering til dagvagten. Rapportering om hændelser fra nattevagtteamet til de enkelte botilbud planlægges i øvrigt at foregå via email. Der eksisterer i dag konferencesystemer, der vurderes at kunne benyttes i projektet. Den endelige løsning vil formentlig kræve en mindre udvikling og tilpasning til den konkrete opgave, hvor der både skal være mulighed for en generel og tryghedsskabende kontakt med den centralt placerede nattevagt og for personlige samtaler med diskretionshensyn. Side 6 af 32
6. Situationen efter indførelse af løsningen Beskriv den nye situation ("i morgen") og de ændrede arbejdsprocesser, når løsningen er implementeret. Med etablering af en nattevagtsordning baseret på samtaleskærme vil de tre daglige nattevagter sidde centralt placeret formentlig på det botilbud, hvor der vurderes at være det største behov for fysisk tilstedeværelse på grund af en relativt stor andel af pleje og/eller opmærksomhedskrævende beboere. Det centrale nattevagtteam vil være i konstant potentiel kontakt med de enkelte botilbud. Faktisk etablering af kontakt vil kræve, at en beboer aktiverer samtaleskærmen og dermed etablerer kontakt til det centrale team. Det er planen, at der opsættes en stor tvskærm i fællesrummet på alle botilbud. Ved aktivering af skærmen vil der være mulighed for at få kontakt til teamet enten alene i billede eller også med lyd og dermed mulighed for dialog. For nogle beboere, vil det være tilstrækkeligt tryghedsskabende at kunne se, at der rent faktisk sidder kendte medarbejdere på et kontor, mens det for andre vil være afgørende at kunne (sam)tale med en medarbejder, så beboeren har mulighed for at kunne redegøre for, hvad der er problemet/årsag til, at man ønsker kontakt. Nogle beboere vil derefter kunne gå i seng/gå tilbage i egen lejlighed, mens andre vil have behov for at få besøg af en medarbejder. Side 7 af 32
7. Erfaringer Beskriv erfaringer fra lignende projekter fra ind og/eller udland. Viborg Kommune har ikke kendskab til andre projekter, hvor samtaleskærme er brugt som tryghedsskabende foranstaltning hverken i socialpsykiatrien eller på voksenhandicapområdet. At samtaleskærme eller videokonferenceudstyr kan være brugbart i relationen mellem offentlige myndigheder og borgerne, vidner ikke alene ABTprojekterne Videokonferenceudstyr i fristforlængelsessager og Patientkuffert til genoptræning om. I Norge har man i regi af Nasjonalt senter for telemedisin i Tromsø gennemført projekter, hvori egentlig telepsykiatri indgår, og hvor der er opnået succesfuld erfaring med brugen af samtaleskærme i psykiatrien. I Region Midtjylland har man investeret i videokonferenceudstyr, som i første omgang benyttes af de professionelle i den indbyrdes kommunikation mellem de organisatoriske enheder. Det er planen på sigt at benytte udstyret til udredning af patienter m.v. Det vurderes, at forsøg med systematisk brug af samtaleskærme/videokonferenceudstyr i psykiatrien til borgerbetjening, herunder at skabe tryghed, i dansk sammenhæng er nyskabende. Side 8 af 32
Antal direkte målgruppe(r) Antal direkte målgrupper 1 Direkte målgruppe 1 Direkte målgruppe 1 Påvirkning af målgruppen Arbejdskraftbesparende potentiale Indikator for potentiale Måling af indikator Mulige øvrige effekter Indikator for øvrig effekt Måling af indikator for øvrig effekt Blandet nattevagtspersonale Nattevagten på de i projektet syv (op til 10) involverede botilbud varetages p.t. af ca. 85 medarbejdere, heraf 11 faste nattevagter. De resterende medarbejdere har ud over nattevagter endvidere dag og/eller aftenvagter. Nattevagten varetages primært af plejere, SoSuassistenter og pædagoger. Desuden i et mindre omfang af sygeplejersker, ergoterapeuter, socialrådgivere og ufaglærte. Nattevagtspersonalet som sådan vil med indførelse af samtaleskærme og et centralt nattevagtteam opleve, at de skal varetage færre nattevagter og tilsvarende flere dag og/eller aftenvagter. Dette vil også i et vist omfang gælde den mindre gruppe medarbejdere, som alene har nattevagter. En del af personalet vil evt. opleve, at de ikke i tilstrækkelig grad matcher de nye krav til nattevagten, som bl.a. indebærer større natlig aktivitet og mere varierede og krævende arbejdsopgaver som følge af en større beboergruppe. Desuden vil de skulle lære, at en del af kommunikationen med beboerne foregår via skærm og ikke ansigttilansigt. Ved at erstatte de eksisterende 10 decentrale nattevagter på de involverede botilbud med ét centralt nattevagtteam og samtaleskærme vurderes ressourceforbruget til nattevagter at kunne reduceres med op til 50 pct. (fra 25 årsværk til ca. 12,5 årsværk). Lønmidler til nattevagtspersonale. Træk fra lønsystemet. Øget professionalisering af nattevagten som følge af øget mulighed for sparring med kollegaer. Færre helbredsgener som følge af færre skiftende vagter. Bedre arbejdsmiljø. 1: Medarbejdertilfredshedsundersøgelse. 2: Opgørelse af personalets helbredsproblemer, herunder sygedage, via træk fra relevante personaledatabaser. Direkte målgruppe 2 Direkte målgruppe 2 Påvirkning af målgruppen Arbejdskraftbesparende potentiale Indikator for potentiale Måling af indikator Mulige øvrige effekter Indikator for øvrig effekt Måling af indikator for øvrig effekt Direkte målgruppe 3 Direkte målgruppe 3 Påvirkning af målgruppen Arbejdskraftbesparende potentiale Side 9 af 32
Indikator for potentiale Måling af indikator Mulige øvrige effekter Indikator for øvrig effekt Måling af indikator for øvrig effekt Direkte målgruppe 4 Direkte målgruppe 4 Påvirkning af målgruppen Arbejdskraftbesparende potentiale Indikator for potentiale Måling af indikator Mulige øvrige effekter Indikator for øvrig effekt Måling af indikator for øvrig effekt Arbejdskraftbesparende potentiale Direkte målgruppe 5 Direkte målgruppe 5 Påvirkning af målgruppen Arbejdskraftbesparende potentiale Indikator for potentiale Måling af indikator Mulige øvrige effekter Indikator for øvrig effekt Måling af indikator for øvrig effekt Antal indirekte målgruppe(r) Antal indirekte målgrupper 0 Indirekte målgruppe 1 Indirekte målgruppe 1 1 Påvirkning af målgruppen 1 Arbejdskraftbesparende potentiale 1 Side 10 af 32
Indikator for potentiale 1 Måling af indikator 1 Mulige øvrige effekter 1 Indikator for øvrig effekt 1 Måling af indikator for øvrig effekt 1 Indirekte målgruppe 2 Indirekte målgruppe 2 Påvirkning af målgruppen Arbejdskraftbesparende potentiale Indikator for potentiale Måling af indikator Mulige øvrige effekter Indikator for øvrig effekt Måling af indikator for øvrig effekt Indirekte målgruppe 3 Indirekte målgruppe 3 Påvirkning af målgruppen Arbejdskraftbesparende potentiale Indikator for potentiale Måling af indikator Mulige øvrige effekter Indikator for øvrig effekt Måling af indikator for øvrig effekt Indirekte målgruppe 4 Indirekte målgruppe 4 Påvirkning af målgruppen Indikator for potentiale Måling af indikator Mulige øvrige effekter Indikator for øvrig effekt Måling af indikator for øvrig effekt Side 11 af 32
Indirekte målgruppe 5 Indirekte målgruppe 5 Påvirkning af målgruppen Arbejdskraftbesparende potentiale Indikator for potentiale Måling af indikator Mulige øvrige effekter Indikator for øvrig effekt Måling af indikator for øvrig effekt Antal øvrige målgruppe(r) Antal øvrige målgrupper 2 Øvrig målgruppe 1 Øvrig målgruppe 1 Påvirkning af målgruppen Hvordan vil målgruppen efter implementering af løsningen opleve den offentlige service/ kvalitet? Beboere Beboerne på de socialpsykiatriske botilbud og voksenhandicapenheder forventes i en overgangsperiode at skulle vænne sig til samtaleskærmene og fraværet af automatisk ansigttilansigtkontakt med nattevagten, En mulig risiko er, at nyhedsværdien ved samtaleskærmene skaber en øget natlig aktivitet i relation til nattevagten. Alt i alt forventes beboerne at opleve et øget serviceniveau, når en del af de sparede nattevagtsressourcer konverteres til øget bemanding på dag og aftenvagter, hvor personalet har bedre muligheder for en egentlig værdiskabende kontakt med beboerne. Forbedret Øvrig målgruppe 2 Øvrig målgruppe 2 Påvirkning af målgruppen Hvordan vil målgruppen efter implementering af løsningen opleve den offentlige service/ kvalitet? Pårørende Det forventes, at de pårørende til beboerne i starten vil opleve en øget utryghed ved, at nattevagtens ansigttilansigtkontakt erstattes af skærmkontakt. Dette vil kunne føre til et øget antal henvendelser fra pårørende til det centrale nattevagtteam for at sikre, at alt er i orden på det enkelte botilbud. Når de pårørende som forventeligt ser, at samtaleskærmene er både generelt tryghedsskabende og fungerer som tilkaldemiddel, vil deres syn på den leverede service være status quo. Uforandret Øvrig målgruppe 3 Øvrig målgruppe 3 Påvirkning af målgruppen Side 12 af 32
Hvordan vil målgruppen efter implementering af løsningen opleve den offentlige service/ kvalitet? Øvrig målgruppe 4 Øvrig målgruppe 4 Påvirkning af målgruppen Hvordan vil målgruppen efter implementering af løsningen opleve den offentlige service/ kvalitet? Øvrig målgruppe 5 Øvrig målgruppe 5 Påvirkning af målgruppen Hvordan vil målgruppen efter implementering af løsningen opleve den offentlige service/ kvalitet? Effektmåling og samlet evaluering af projektet Øvrige effekter Effektmåling Evaluering 1: Opgørelse af lønudgifter til nattevagter. 2: Opgørelse af anvendelse af nattevagtsordningen (antal henvendelser fra beboerne og interventioner fra personalet). 3: Medarbejdertilfredshedsundersøgelse. 4: Opgørelse af helbredsbetingede episoder, herunder sygedage, blandt personalet. 5: Opgørelse af evt. rekrutteringsproblemer. 6: Opgørelse af beboernes tilfredshed med nattevagtsordningen. Der indsamles baselinedata i tre måneder forud for projektstart samt sammenlignelige data løbende i projektperioden og ved projektafslutning. Succeskriterier: 1: Reduktion af lønudgifterne til nattevagter med 50 pct. 2: Faldende anvendelse af nattevagten (= reduktion i antal henvendelser til nattevagtteamet) i løbet af projektperioden. 3: Øget medarbejdertilfredshed. 4: Øget beboertilfredshed med nattevagten. Side 13 af 32
Tabel 1. Projektets arbejdskraftbesparende potentiale Arbejdskraftbesparende potentiale for direkte berørt(e) målgruppe(r) Nuværende samlet årligt forbrug Forventet samlet årligt forbrug Årlig besparelse Årlig besparelse i procent Indtast faggruppe Årsværk Lønudgifter Årsværk Lønudgifter Årsværk Lønudgifter Årsværk Lønudgifter SoSuassistenter 7,00 2.100.000 3,00 900.000 4,00 1.200.000 Pædagoger 6,00 2.000.000 4,00 1.333.333 2,00 666.667 Plejere 8,00 2.300.000 3,50 1.006.250 4,50 1.293.750 Øvrigt personale 4,00 1.300.000 2,00 650.000 2,00 650.000 0,00 0 57% 57% 33% 33% 56% 56% 50% 50% 0% 0% Total, direkte berørt målgruppe: Arbejdskraftbesparende potentiale for indirekte berørt(e) målgruppe(r) 25,00 7.700.000 12,50 3.889.583 12,50 3.810.417 50% 49% Nuværende samlet årligt forbrug Forventet samlet årligt forbrug Årlig besparelse Årlig besparelse i procent Indtast faggruppe Årsværk Lønudgifter Årsværk Lønudgifter Årsværk Lønudgifter Årsværk Lønudgifter Total, indirekte berørt målgruppe: Evt. merarbejde for de berørt(e) målgruppe(r) 0,00 0,00 0% 0% 0,00 0,00 0% 0% 0,00 0,00 0% 0% 0,00 0,00 0% 0% 0,00 0,00 0% 0% 0,00 0 0,00 0 0,00 0 0% 0% Nuværende samlet årligt forbrug Forventet samlet årligt forbrug Årligt merforbrug Årligt merforbrug i procent Indtast faggruppe Årsværk Lønudgifter Årsværk Lønudgifter Årsværk Lønudgifter Årsværk Lønudgifter 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% Total, merarbejde: 0,00 0 0,00 0 0,00 0 0% 0% Samlet arbejdskraftbesparende potentiale Nuværende samlet årligt forbrug Forventet samlet årligt forbrug Årlig besparelse Årlig besparelse i procent Årsværk Lønudgifter Årsværk Lønudgifter Årsværk Lønudgifter Årsværk Lønudgifter Total 25,00 7.700.000 12,50 3.889.583 12,50 3.810.417 50% 49% Side 14 af 32
Projektets arbejdskraftbesparende potentiale Evt. kommentar(er) til tabellen "Projektets arbejdskraftbesparende potentiale" I tabel 1 er den tidligere omtalte direkte målgruppe "Blandet nattevagtspersonale" forsøgt opdelt på de væsentligste medarbejderkategorier. Fordelingen på årsværk er anslået, da det konstant varierer. Årsværksprisen er gennemsnitligt godt 300.000 kr. Side 15 af 32
Tabel 2. Projektets økonomiske balance Projektets økonomiske balance 2010 2011 2012 2013 2014 Total Direkte arbejdskraftbesparelse 2.540.000 317.500 2.857.500,00 Indirekte arbejdskraftbesparelse 0,00 Besparelser på driftsomkostninger 0,00 Økonomiske gevinster total 0 2.540.000 317.500 0 0 2.857.500 Omkostninger til merarbejde 0,00 Totale projektudgifter 300.000 2.475.000 175.000 2.950.000,00 Øgede driftsomkostninger 0,00 Omkostninger total 300.000 2.475.000 175.000 0 0 2.950.000 Årlig økonomisk balance 300.000 65.000 142.500 0 0 92.500 Summeret økonomisk balance 300.000 235.000 92.500 92.500 92.500 Side 16 af 32
Projektets økonomiske balance Evt. kommentar(er) til tabellen "Projektets økonomiske balance" I tabel 2 er der alene set på udgifter og besparelse i projektperioden (1. aug. 2010 31. jan. 2012). Besparelserne er imidlertid alene knyttet til driftsperioden (1. apr. 2011 31. jan. 2012). Med en forventet månedlig besparelse på ca. 317.500 indtræffer break even således allerede i feb. 2012. Side 17 af 32
Tabel 3. Projektets landsdækkende arbejdskraftbesparende potentiale Landsdækkende arbejdskraftbesparende potentiale Det totale årlige arbejdskraftbesparende potentiale for projektet i årsværk 12,50 Antallet af årlige gentagelser af den arbejdsproces, projektet er rettet imod 1 Gennemsnitligt arbejdskraftbesparende potentiale i årsværk pr. gentagelse af arbejdsproces 12,5000000000 Antal gentagelser af arbejdsprocessen på landsplan 59 Arbejdskraftbesparende potentiale ved landsdækkende udbredelse opgjort i årsværk 737,5000000000 Side 18 af 32
Projektets landsdækkende arbejdskraftbesparende potentiale Evt. kommentar(er) til tabellen "Projektets landsdækkende arbejdskraftbesparende potentiale" Det landsdækkende arbejdskraftbesparende potentiale er beregnet ved at anse Viborg Kommunes besparelse på 12,5 årsværk som repræsentativt i forhold til befolkningsgrundlaget og herefter beregne landstallet ud fra Viborg Kommunes befolkningsandel. Det har desværre ikke været muligt at fremskaffe valide tal vedrørende fordelingen af pladser på døgndækkede botilbud, hvorfor der er taget udgangspunkt i befolkningstallet. Det skal bemærkes, at potentialet på 737,5 årsværk alene tager udgangspunkt i en delvis indførelse af samtaleskærme i landets kommuner under lokal hensyntagen til beboersammensætning på de enkelte botilbud og disses geografiske beliggenhed. Side 19 af 32
Tabel 4. Risikoområder Organisation: Risikoen skyldes forhold i organisationen Risiko Hvad er det for risici projektet indeholder? Kilde Hvem/Hvad er kilden til risikoen? Sandsynlighed Konsekvens Vurdering Beskriv hvordan risikoen kan påvirke udfaldet af projektet Korrigerende handling(er) Manglende politisk opbakning til projektet. Nyt politisk landskab efter KV09. 1 3 3 Uden politisk opbakning til projektet, kan det ikke gennemføres. Tidlig orientering af det politiske udvalg. Evt. dialogmøde med beboere, pårørende, personale og politikere. Det forudsatte antal medarbejdere For mange opkald via kan ikke dække nattevagten. samtaleskærme fra beboerne. 2 2 4 Det økonomiske potentiale ved projektet kan mindskes. Opnormering af nattevagtens bemanding, så beboernes tryghed og medarbejdernes arbejdsforhold bibeholdes. Gennemsnit: 3,5 Teknisk løsning: Risikoen kommer af den tekniske løsning Risiko Hvad er det for risici projektet indeholder? Kilde Hvem/Hvad er kilden til risikoen? Sandsynlighed Konsekvens Vurdering Beskriv hvordan risikoen kan påvirke udfaldet af projektet Korrigerende handling(er) Ustabil drift. 1 3 3 Fordyrelse samt utilfredshed hos personale og beboere. Fysisk tilstedeværelse af nattevagten på alle boenheder vil kunne genindføres. Problemer med håndtering af diskretion. Tekniske problemer med at sikre fortrolig dialog mellem den enkelte beboer og nattevagten. 1 3 3 Hvis der konstateres eksempler på teknisk betingede diskretionsbrud, vil nattevagtteamet kunne udsende nattevagt, når der skønnes behov for diskretionshensyn. Gennemsnit: 3,0 Leverandører: Risikoen er relateret til leverandørerne Risiko Hvad er det for risici projektet indeholder? Kilde Hvem/Hvad er kilden til risikoen? Sandsynlighed Konsekvens Vurdering Beskriv hvordan risikoen kan påvirke udfaldet af projektet Korrigerende handling(er) Evt. EUudbud trækker ud. 2 1 2 Kun hvis projektperioden ikke kan forlænges, jf. korrigerende handling, vil en forkortet driftsperiode mindske muligheden for fuldt projektudbytte. Anmodning til ABTfonden om forlænget projektperiode. Gennemsnit: 2,0 Interessenter: Risikoen er relateret til projektets interessenter Risiko Hvad er det for risici projektet indeholder? Kilde Hvem/Hvad er kilden til risikoen? Sandsynlighed Konsekvens Vurdering Beskriv hvordan risikoen kan påvirke udfaldet af projektet Korrigerende handling(er) Brugerne kan ikke håndtere systemet (fremmedgørelse). Overvurdering af brugernes evner/behov. 2 3 6 Kan beboerne ikke håndtere samtaleskærmene, må der oftere udsendes en nattevagt med mindre økonomisk potentiale til følge. Indledende instruktion af beboerne må gentages/udbygges. Pårørende ønsker nattevagtens fysiske nærhed. Mangelfuld dialog med pårørende. 2 2 4 Projektet gennemføres utvivlsomt Tidlig orientering af pårørende. Evt. mest succesrigt med de pårørendes dialogmøde med beboere, pårørende, støtte. Manglende forståelse vil kunne personale og politikere. skabe en kontakt mellem nattevagt og pårørende, som mindsker det økonomiske potentiale. Gennemsnit: 5,0 Kvalitet: Risikoen er relateret til kvaliteten af projektets løsning Side 20 af 32
Risiko Hvad er det for risici projektet indeholder? Kilde Hvem/Hvad er kilden til risikoen? Sandsynlighed Konsekvens Vurdering Beskriv hvordan risikoen kan påvirke udfaldet af projektet Korrigerende handling(er) Etiske barrierer. Pårørendes, ansattes og mediers problematisering af "den kolde skærm til plejefølsomme borgere" 2 3 6 Modstand fra offentligheden og forkert Åbenhed. Vedtagelse af italesættelse kan gøre det vanskeligt kommunikationsstrategi. Etablering af at påbegynde projektet. kommunal kontaktperson. Gennemsnit: 6,0 Side 21 af 32
Risiko områder Evt. kommentar(er) til tabellen "Risiko områder" Side 22 af 32
Tabel 5. Økonomiske risici Omkostninger: Risikoen for at omkostningerne bliver større end angivet Risiko Hvad er det for risici projektet indeholder? Kilde Hvem/Hvad er kilden til risikoen? Sandsynlighed Konsekvens Vurdering Beskriv hvordan risikoen kan påvirke projektets potentiale Angiv ændringer i de forventede omkostninger hvis risiko realiseres Dyrere teknologi end forudsat. 1 3 3 Projektets teknologiske omkostninger er fastsat efter dialog med diverse leverandører, hvorfor det skønnes realistisk. En fordyring vil kunne mindske det antal boenheder, som indgår i projektet. Kan ej specificeres, men vurderes lavt. Gennemsnit: 3,0 Økonomisk potentiale: Riskoen for at det økonomiske potentiale bliver mindre end angivet Risiko Hvad er det for risici projektet indeholder? Kilde Hvem/Hvad er kilden til risikoen? Sandsynlighed Konsekvens Vurdering Beskriv hvordan risikoen kan påvirke projektets potentiale Angiv ændringer i de forventede omkostninger hvis risiko realiseres Forudsætninger vedr. nattevagtsforbrug holder ikke Beboernes adfærd om natten ændrer sig, så behovet for kontakt til nattevagten øges 2 2 4 Potentialet vil blive mindre end 50 pct. Gennemsnit: 4,0 Side 23 af 32
Økonomiske risici Evt. kommentar(er) til tabellen "Økonomiske risici" Side 24 af 32
Tabel 6. Barrierer Barrierer Barriere for national udbredelse af projektets løsning Kilde Hvem/Hvad er kilden til barrieren? Sandsynlighed Konsekvens Vurdering Beskriv hvordan barrieren påvirker projektets nationale arbejdskraftbesparende potentiale Korrigerende handling(er) Nattevagten er organiseret Kommunalt selvstyre. anderledes andre steder, fx større fysisk spredning 2 2 4 Omorganisering og evt. revisitering. Gennemsnit: 4,0 Side 25 af 32
Barrierer Evt. kommentar(er) til tabellen "Barrierer" Offentlige samarbejdspartnere Antal offentlige samarbejdspartnere 0 Offentlig samarbejdspartner 1 Rolle Offentlig samarbejdspartner 2 Offentlig samarbejdspartner 2 Rolle Offentlig samarbejdspartner 3 Offentlig samarbejdspartner 3 Rolle Offentlig samarbejdspartner 4 Offentlig samarbejdspartner 4 Rolle Offentlig samarbejdspartner 5 Offentlig samarbejdspartner 5 Rolle Offentlig samarbejdspartner 6 Offentlig samarbejdspartner 6 Rolle Offentlig samarbejdspartner 7 Offentlig samarbejdspartner 7 Rolle Side 26 af 32
Offentlig samarbejdspartner 8 Offentlig samarbejdspartner 8 Rolle Offentlig samarbejdspartner 9 Offentlig samarbejdspartner 9 Rolle Offentlig samarbejdspartner 10 Offentlig samarbejdspartner 10 Rolle Mulige private samarbejdspartnere Antal private samarbejdspartnere 1 Privat samarbejdspartner 1 It/teleleverandør Rolle Privat samarbejdspartner 2 Privat samarbejdspartner 2 Rolle Privat samarbejdspartner 3 Privat samarbejdspartner 3 Rolle Viborg Kommune har i ansøgningsperioden været i kontakt med forskellige potentielle leverandører for at spore sig ind på dels, hvilke teknisker løsninger der i dag er på markedet inden for samtaleskærme/ tovejstv, dels for at få en ide om en mulig budgetramme for investering i teknologi. Disse leverandører er Calamus, Safari Development og Kuvian Consult. Når projektforberedelsen er tilendebragt, og der foreligger en kravsspecifikation, vil ordren på samtaleskærme og relateret teknologi komme i udbud, og firmaerne vil kunne byde ind. Det firma, som måtte vælges til indgåelse af kontrakt, vil skulle stå for tilpasning af teknologi, installation og drift af samtaleskærme samt evt. uddannelse af personale og beboere. Privat samarbejdspartner 4 Privat samarbejdspartner 4 Rolle Privat samarbejdspartner 5 Side 27 af 32
Privat samarbejdspartner 5 Rolle Privat samarbejdspartner 6 Privat samarbejdspartner 6 Rolle Privat samarbejdspartner 7 Privat samarbejdspartner 7 Rolle Privat samarbejdspartner 8 Privat samarbejdspartner 8 Rolle Privat samarbejdspartner 9 Privat samarbejdspartner 9 Rolle Privat samarbejdspartner 10 Privat samarbejdspartner 10 Rolle Projektorganisering Projektorganisering Projektet vil være forankret i Viborg Kommunes Socialudvalg, hvortil en administrativ styregruppe med bl.a. direktøren for Job & Velfærd refererer. Den daglige projektledelse vil blive varetaget af en projektgruppe med en fuldtidsansat projektleder som formand. Såvel udfordringer i forbindelse med udbud samt kommunikation med personale, beboere, pårørende og offentligheden i almindelighed vil blive indtænkt i projektgruppens arbejde. I tilknytning til projektgruppen vil der blive nedsat en referencegruppe med repræsentanter for personale, pårørende samt faglige organisationer og interesseorganisationer for at sikre en løbende dialog og forventningsafstemning. Der er valgt en forholdsvis smal projektorganisering, som både sikrer tæt dialog med omgivelserne (politikere, pårørende og organisationer) og er befordrende for handlekraft i forhold til at sikre en smidig og effektiv implementering uden oplevelse af serviceforringelser blandt personale og beboere. Jf. vedhæftet diagram. Projektmidler Har hovedansøger tidligere ansøgt ABTfonden om støtte? Angiv til hvilke projekter og beløbets størrelse samt Nej Side 28 af 32
ansøgningsnummer for de projekter, der har modtaget støtte Har hovedansøger modtaget støtte til det nærværende projekt fra anden side (andre fonde, puljer, private investorer m.v.)? Angiv fra hvem og beløbets størrelse Nej Side 29 af 32
Tabel 7. Projektbudget Samlet budget ved projektstart Direkte udgifter 2010 2011 2012 2013 2014 Total Løn til eget personale 187.500 225.000 37.500 450.000 Teknologi 2.000.000 2.000.000 Andre varer og materialer 0 Tjenesteydelser (fx konsulenter) 112.500 225.000 112.500 450.000 Kursusaktiviteter 25.000 25.000 Rejser, befordring og kørsel 0 Revision 0 Andet 25.000 25.000 Direkte udgifter i alt 300.000 2.475.000 175.000 0 0 2.950.000 Indirekte udgifter Fællesudgifter (max 20 pct. af de direkte løn udgifter) 0 Udgifter i alt 300.000 2.475.000 175.000 0 0 2.950.000 Indtægter Evt. tilskud fra andre tilskudsgivere 0 Evt. indtægter i projektet 0 Egenfinansiering, direkte tilskud 75.000 618.750 43.750 737.500 Egenfinansiering, indirekte tilskud (Af fællesudgifter) 0 Indtægter i alt 75.000 618.750 43.750 0 0 737.500 Udgifter indtægter (= ansøgt tilskud fra ABTfonden) 225.000 1.856.250 131.250 0 0 2.212.500 Side 30 af 32
Budget Evt. kommentar(er) til tabellen "Budget" Antal projektplans faser Angiv hvor mange faser du ønsker at oprette 6 Projektplan fase 1 Fase 1 Projektforberedelse Startdato: 01082010 Overordnet mål Milepæl Succeskriterier Leverancer Skal muliggøre de nødvendige organisationsændringer og indeførelse af ny teknologi samt danne grundlag for evaluering og endelig afrapportering. 1: Færdiggørelse af kravsspecifikation til teknologileverance. 2: Godkendelse af reorganisering af nattevagten. 3: Gennemførelse af baseline undersøgelse. 1: Formulering af letforståelig kravsspecifikation, som ikke volder problemer i udbudsfasen. 2: Opbakning til projektet blandt personale, beboere og pårørende via dialogmøder. 1: Kravsspecifikation til teknologileverance. 2: Kvalitetsstandard for nattevagten. 3: Undervisnings og instruktionsmanual. 4: Underskrevet aftale med konsulent vedr. baselineundersøgelse og evaluering. 5: Gennemførelse af baselineundersøgelse, herunder på beboer og medarbejdertilfredshed samt data vedr. medarbejdernes helbredsforhold. Slutdato: 28022011 Projektplan fase 2 Fase 2 Udbud Startdato: 01092010 Overordnet mål Milepæl Succeskriterier Leverancer Skal sikre den nødvendige leverance af funktionsdygtige samtaleskærme og dertil knyttet teknologi til den bedste pris. 1: Færdiggørelse af udbudsmateriale. 2: Indgåelse af kontrakt vedr. teknologi. 1: Ingen klager over udbudsmaterialets udformning. 2: Overholdelse af tidsplanen. 1: Færdigt udbudsmateriale vedr. samtaleskærme og evt. anden teknologi. 2: Underskrevet kontrakt på leverance af samtaleskærme mv. Slutdato: 31012011 Projektplan fase 3 Fase 3 Implementering Startdato: 01032011 Overordnet mål Milepæl Side 31 af 32 Skal sikre, at den teknologiske løsning i installeret tilstand er pålidelig og funktionsdygtig, og at såvel personale som beboere er parate til at benytte samtaleskærmene ved driftsstart. Installering og afprøvning af samtaleskærme og evt. anden itteknologi. Slutdato: 31032011
Succeskriterier Leverancer Problemfri test af samtaleskærmene med beboere og personale involveret. 1: Installerede og funktionsdygtige samtaleskærme. 2: Undervisning af berørte beboere og personale. Projektplan fase 4 Fase 4 Drift Startdato: 01042011 Overordnet mål Milepæl Succeskriterier Leverancer Skal afprøve ny organisering af nattevagten, herunder ny (tryghedsskabende) kontakt med beboerne. Ibrugtagning af samtaleskærme og ny vagtplan for nattevagterne. Samtaleskærmene fungerer uden nedbrud og væsentlige driftsproblemer. Stabil teknologisk drift. Slutdato: 31012012 Projektplan fase 5 Fase 5 Evaluering Startdato: 01082011 Overordnet mål Milepæl Succeskriterier Leverancer Skal tilvejebringe og behandle det nødvendige datamateriale til brug for vurdering af, om projektets succeskriterier kan anses for opfyldt. 1: Gennemførelse af beboer og medarbejdertilfredshedsundersøgelse. 2: Færdiggørelse af evalueringsrapport. 1: Høj validitet på data vedr. antal beboerhenvendelser og personaleinterventioner. 2: Høj besvarelsesprocent (+60 pct.) i målingen af beboer og medarbejdertilfredshed. Evalueringsrapport Slutdato 31122011 Projektplan fase 6 Fase 6 Afrapportering Startdato: 01012012 Overordnet mål Milepæl Succeskriterier Leverancer Skal på baggrund af evalueringen dokumentere projektets realiserede arbejdskraftbesparende potentiale og projektets økonomi. Færdiggørelse af afrapportering og revision. 1: Dokumentation af realiseret arbejdskraftbesparelse på 50 pct. 2: Dokumentation for overholdelse af projektets budget. 1: Afrapportering til ABTfonden. 2: Revisionsrapport. Slutdato: 31012012 Tro og loveerklæring Jeg accepterer hermed ovenstående False Side 32 af 32