Ansøgningsskema Afprøvning af fremtidens velfærdsteknologiske løsninger

Transkript

1 [Projekttitel] Ansøgningsskema Afprøvning af fremtidens velfærdsteknologiske løsninger Strategi for digital velfærd Kontaktoplysninger for hovedansøger Kommune/region Aalborg Kommune Kontaktperson Ulrik Appel Titel Chefkonsulent Mail Telefon Projektbeskrivelse Projektbeskrivelse til afprøvning af fremtidens velfærdsteknologiske løsninger i stor skala. Skabelonen udfyldes på baggrund af foreliggende materiale om projektet. Projekttitel (foreløbig) Online Bostøtte Medvirkende kommuner (min. 6 Aalborg Kommune kommuner eller 2 regioner) Morsø Kommune Frederikshavn Kommune. Hjørring Kommune Jammerbugt Kommune Mariager Fjord Kommune Organisering bl.a. administrativ forankring Organisering Det har været vigtigt for ansøgerkommunerne, at ansøgningen stimulerer og styrker det innovative miljø i Nordjylland. Derfor er fokusområdet med Online Bostøtte udvalgt på et temamøde med de 11 nordjyske kommuner blandt 16 mulige projekter. Det stærke samarbejde med de nordjyske kommuner ønskes indarbejdet i organiseringen af arbejdet. Aalborg Kommune har lavet pilotforsøg med 32 brugere af KMD Viva. Projektleder Der knyttes en projektleder til projektet, som har ansvaret for gennemførelse af projektet, løbende dialog og afrapportering til styrelser og KL, koordinering med evaluator og uddannelsesinstitutioner, samt være den sammenhængende faktor imellem de deltagende kommuner. Styregruppe Der nedsættes en styregruppe, hvor formanden er på direktionsniveau fra projektlederens kommune. Derudover deltager der fagcenterchefer og forvaltningschefer fra de øvrige kommuner. Derudover nedsættes 3 arbejdsgrupper bestående af kontaktperson fra hver kommune. 1. Arbejdsgruppe: Social faglig arbejdsgruppe (fokus på service på en ny måde m.m.) 2. Arbejdsgruppe: IT og tekniks arbejdsgruppe (IT-struktur, mobildækning m.m.) 3. Arbejdsgruppe: Organisatoriske og Evalueringsagruppe (Levering af data til ekstern evaluator m.m) Endelig vil der blive nedsat ad-hoc arbejdsgrupper efter konkret behov. Andre organisatoriske snitflader 1: NNV Nordjysk Netværk for Velfærdsteknologi Netværk hvor Nordjyske Kommuner udveksler erfaringer og projektet vil blive fuldt her. 2: National koordineringsgruppe for telemedicin IT-chefen fra Ældre- og Handicapforvaltningen deltager i gruppen og vil medbringe erfaringer

2 [Projekttitel] Ansøgningsskema Afprøvning af fremtidens velfærdsteknologiske løsninger Strategi for digital velfærd Antal medarbejdere/borgerforløb i projektet (forventet) Projektformål Estimeret 35 medarbejdere og 178 borgere fra opstart. Det er efter projektets afslutning estimeret at 50% målgruppen kan modtage ydelsen i 2017 og frem. Målgruppen er borgere, der modtager bostøtte ud fra 85 i Serviceloven. Valget af indsatsområde begrundes med at det socialpsykiatriske område i kommunerne har et behov for at blive klogere på, hvad velfærdsteknologien kan bruges til indenfor deres område, og hvordan den anvendes mest effektfuldt som en del af en samlet løsning. Socialpsykiatriens behov udspringer af at området er i vækst med hensyn til tilgang af borgere, der får bostøtte efter 85, og dermed er der behov for at der arbejdes med nye løsninger. Projektformål Formålet med projektet er at undersøge brugen af velfærdsteknologi indenfor det socialpsykiatriske område. Projektets formål er at undersøge følgende to perspektiver: 1. Løsningens værdi: Hvilken betydning har brugen af online støtte for henholdsvis borgere, medarbejdere og organisation. For borgernes vedkommende handler det overordnet om at vurdere de kvalitative gevinster de opnår ved at modtage hjælp i form af online bostøtte. Der vil blive evalueret på tre parametre: Selvhjulpenhed, Tryghed og Social kontakt. I forhold til medarbejderne vil undersøgelsen omhandle løsningens betydning for det psykiske arbejdsmiljø og for den fagfaglige kvalitet af medarbejdernes arbejde. Herunder hvilken betydning den nye måde at levere service på har betydning for medarbejdernes faglige selvforståelse. Endelig vil projektet undersøge de organisatoriske gevinster, som kommunerne kan høste af løsningen. Det drejer sig i denne henseende om kapitalisering af frigiven tid og reduktion af udgifter eksempelvis til medfinansiering af (gen)indlæggelser. 2. Metodiske overvejelser: Hvilke metoder er anvendelige i forhold til implementeringen ud fra henholdsvis borgers, medarbejders og organisationens synspunkt. Det handler om at vurdere hvordan en ny måde af levere ydelser på indenfor det socialpsykiatriske område kan implementeres, så det giver mest mulig effekt. Der skal evalueres på de forskellige tiltag, der er gjort i forbindelse med indsatsen, så der derudfra kan laves en form for drejebog for god implementering.

3 [Projekttitel] Ansøgningsskema Afprøvning af fremtidens velfærdsteknologiske løsninger Strategi for digital velfærd Løsningsbeskrivelse (bl.a tekniske/praktiske forhold) Der anvendes en internetbaseret løsning, der gør det muligt, at medarbejdere og borgere kan mødes, uden at det er nødvendigt at være fysisk til stede i samme rum. Der vil så vidt muligt blive anvendt samme IT-platform i alle de deltagende kommunerne for at kunne få et ensartet evalueringsgrundlag. Den tekniske løsning, der vælges, vil være omkostningsfri for borgerne at benytte under projektperioden udover datatrafikken. I projektopstarten vil markedet blive grundigt afsøgt med henblik på at finde den rette løsning. Valget af teknisk løsning,herunder licensudgift, vil have betydning for business case. Ved valg af løsning vil det være et krav, at løsningen lever op til datatilsynets krav om beskyttelse af personfølsomme data, så kommunikationen mellem borger og bostøtte ikke er så sårbar overfor hacking og lækager, som i en åben forbindelse. Projektet tager udgangspunkt i afprøvning af en webløsning, hvor borgeren kan koble op via internetforbindelse og egen pc, tablet eller smartphone. Som udgangspunkt skal borgerne stille eget udstyr i form af pc, tablet eller smartphone til rådighed, og projektet vil kun i mindre omfang udstyre borgerne med teknologiske enheder. Medarbejderne får stillet nødvendigt IT udstyr til rådighed. Der inddrages kun borgere, der har lyst og mod på at anvende de nye teknologier i en 85 støttemæssig sammenhæng. Medarbejdere, der er tilknyttet disse borgere, vil blive inddraget. Generelt vil der i projektet være stort fokus på at reducere eventuelle ITbarrierer, da erfaringer fra afprøvningerne med videokommunikation i andre kommuner har vist, at teknikken og de organisatoriske rammer omkring den tekniske understøttelse af webbaseret bostøtte kan være en udfordring. Disse ITbarrierer forsøges imødegået for at undgå, at problemer med IT skal svække projektets troværdighed og overskygge de muligheder, der ligger i teknologisk understøttelse af bostøtteindsatsen. Der vil således være fokus på en ITorganisatorisk forankring af projektet, der skal forebygge problemer ved fx

4 [Projekttitel] Ansøgningsskema Afprøvning af fremtidens velfærdsteknologiske løsninger Strategi for digital velfærd Tidsplan (angiv start- og slutdato samt 5 vigtigste milepæle i projektforløbet) Projektets startdato: 1/ Projektets slutdato: 1/ Milepæl 1: Ultimo januar 2015 Projekt Kick-off; Indkøb af teknisk udstyr, Uddannelse af medarbejdere/borgere, Installation af videokommunikationsprogram hos borgere og medarbejdere Milepæl 2: april 2015 Minimum 50 borgere modtager online bostøtte, Indsamling og deling af midlertidige erfaringer Milepæl 3: juli 2015 Minimum 178 borgere modtager jævnligt online bostøtte Milepæl 4: september 2015 Midtvejsseminar for deltagende kommuner, Midtvejsevaluering af projektet, Indsamle og dele viden og erfaring Milepæl 5: Juni 2016 Flere end 10 % af borgere indenfor målgruppen modtager jævnligt online bostøtte, Forankring af metoden i drift Økonomiske gevinster (angiv årlig nettogevinst efter implementering og break even) Ikke-økonomiske gevinster (angiv mindst 3 ikke-økonomiske gevinster) Udfyld fane: "Økonomisk balance" Årlig nettogevinst efter implementering: 1,4 mio. kr. Break even: 2 år For borgeren forventes projekt Online Bostøtte at medføre gevinster i form af; 1. Mulighed for at modtage en mere fleksibel bostøtteindsats, fx over en længere distance 2. Mulighed for at forebygge, at problemer hober sig op (flere og kortere samtaler) 3. Øget diskretion og mindre intimiderende indsats borgeren skal nødvendigvis have en medarbejder indenfor døren 4. Mere målrettede og fokuserede samtaler For medarbejdere forventes projekt Online Bostøtte at medføre gevinster i form af; 1. Optimal udnyttelse af arbejdstid 2. Mulighed for mere kontinuerlig opfølgning (kortere seancer) 3. Mulighed for at levere en mere fleksibel støtte Projektbudget 3 mio. kr. hvoraf at der ansøges 1,5 mio. kr i tilskud

5 [Projekttitel] Ansøgningsskema Afprøvning af fremtidens velfærdsteknologiske løsninger Strategi for digital velfærd Risikovurdering (angiv mindst de tre vigtigste 3 risici og udfyld fane med "Risici" med bl.a. risikoscore og korrigerende handling) se bilag "Risici"

6 [Projekttitel] Økonomisk balance Strategi for digital velfærd Økonomisk balance mio.kr År Indtægter Direkte arbejdskraftbesparelse , , , ,00 Indirekte arbejdskraftbesparelse 5.775, , , ,00 Øvrige besparelser (fx driftsomkostninger, medfinansiering) , , , ,00 Gevinst i øvrige sektorer - Samlede indtægter , , , ,00 Samlede udgifter Udgifter i projekt Merarbejde 1, ,00 Projektudgifter ,00 Øgede omkostninger (fx driftsomkostninger i projektet) , ,00 Udgifter efter projekt Indkøb , ,00 Drift Samlede udgifter 1, , , , ,00 Nettogevinst -1, , , , ,00 Akkumuleret nettogevinst -1, , , , ,00 Break-even point År

7 Vigtigste risici vedr. fx organisation, teknisk løsning, leverandør, interessenter, kvalitet og gevinster Risiko Kilde: Hvem/Hvad er kilden til risikoen? Sandsynlighed (1-5) Konsekvens (1-5) Risikoscore Beskriv hvordan risikoen kan påvirke udfaldet af projektet Korrigerende handling(er) Risiko 1: teknisk løsning dækningsproblemer it arb.gruppe Risiko 2: medarbejderne modstand fra medarbejdere Kick off møde Risiko 3: organisation mgl. Sammenhængskraft fastknyttet person [Risiko 4:] kvalitet dårligere tilbud fagligt netværk [etc.] gevinster nul gevinst fokus på omk. Gennemsnit: 14,0

8 [Projekttitel] Projektbudget Strategi for digital velfærd Samlet projektbudget Total Direkte udgifter Løn til eget personale (ekskl. projektledelse) Projektledelse Teknologi Andre varer og materialer Tjenesteydelser (fx konsulenter) 0 Kursusaktiviteter 0 Rejser, befordring og kørsel 0 Evaluering og revision (udført af eksterne konsulenter) Andet 0 Udgifter i alt Heraf tilskud fra Strategi for digital velfærd Heraf egenfinansiering De grå felter i skemaet udregner automatisk værdi og skal ikke udfyldes.

9 1: Direkte arbejdskraftbesparende Vejtid Antal medaårsløn+overhead Andel af tid på vomkostninger i alt 10% i proje1/3 af mød % % 33% 20% mere effektive møder Antal medaårsløn Andel af mødetomkostninger i alt 10% i proje1/3 af mød % % 33% 2: Indirekte arbejdskraftbesparende Indtastning af kørsel 15 min pr måned = 3 timer om året = 0,2% af effektiv tid ved 15 time Antal medaårsløn Andel af registeomkostninger i alt 10% i proje1/3 af mød % % 33% 3: Øvrige besparelser Kørselsgodtgørelse Antal medakørsel Andel af registeomkostninger i alt 10% i proje1/3 af mød % 33% Udgifter Test Fuld Support 0 0 Licens Pris stk Forudsætning 30% rabat Antal borge Antal med I alt

10 der, hvor OL I alt Ved 50% der, hvor OL I alt Ved 50% er der, hvor OL I alt Ved 50% der, hvor OL I alt Ved 50% I alt projekt I alt Drift