GLOSTRUP KOMMUNE Referat Brugerbestyrelsen for Glostrup Idrætsanlæg Mødedato: Onsdag den 21. september 2016 Mødetidspunkt: kl. 19.00 Mødelokale: Medlemmer: Afbud: Møderum 5, Glostrup Fritidscenter Frank Fischer (Idrætsforeningerne) Morten Schumann (Idrætsforeningerne) Henrik Kahr (Idrætsforeningerne) Tommy Carlsson (Idrætsforeningerne) Henrik Bolgan Thomsen (Øvrige foreninger) Jeanett Dahl Pedersen (Oplysningsforbundene) Leif Meyer Olsen (KB), Lisa Ward (KB) Thomas Bo Jensen (Folkeskolerne) Sussi Nørgaard (GIA) Henrik Bolgan Thomsen (Øvrige foreninger) Lisa Ward (KB) Sussi Nørgaard (GIA)
Indholdsfortegnelse 1. Godkendelse af dagsordenen... 3 2. Valg af formand... 3 3. Budget 2017... 3 4. Fordeling af tider på kunstgræsbanen 2016/17 & 2017/18... 4 5. Indsigelser modtaget i Glostrup Idrætsanlæg... 4 6. Forbrugsoversigt pr. 31. august 2016... 5 7. Meddelelser fra formanden... 6 8 Meddelelser fra Glostrup Idrætsanlæg... 7 9. Meddelelser fra øvrige... 7 2
Inden mødet orienterede formanden om at Henrik Bolgan Thomsen har meddelt, at han trækker sig fra bestyrelsen. 1. Godkendelse af dagsordenen Beslutningskompetence: Brugerbestyrelsen Glostrup Idrætsanlæg foreslår, at denne dagsorden danner grundlag for mødets afvikling. At dagsordenen godkendes. Godkendt 2. Valg af formand Beslutningskompetence: Brugerbestyrelsen Formanden for Brugerbestyrelsen ønsker at udtræde af bestyrelsen, og der skal dermed vælges en ny formand. Ifølge Vedtægter for Brugerbestyrelsen 3 stk. 7 vælger Brugerbestyrelsen selv sin formand. At Brugerbestyrelsen vælger en formand. Louise Thorsen blev valgt som formand 3. Budget 2017 Beslutningskompetence: Kommunalbestyrelsen RESUMÉ I lighed med processen sidste år er der udarbejdet et omprioriteringskatalog over de reduktionsforslag samt budgetønsker, som administrationen måtte have. Arbejdet med budget 2017 er i fuld gang og sendes til høring i Brugerbestyrelsen. Høringsfasen, som Brugerbestyrelsen er en del af, løber i perioden 19.-26. september 2016. Efterfølgende afholdes der Økonomiudvalgsmøde tirsdag den 4. oktober 2016 og 2. behandling i Kommunalbestyrelsen onsdag den 12. oktober 2016. BILAG Såfremt det er muligt, udsender vi høringsmaterialet inden mødet, ellers udleveres det på mødet. 3
At Brugerbestyrelsen drøfter høringsmaterialet og udarbejder høringssvar. Brugerbestyrelsen er positive over 2017. Glostrup Idrætsanlæg udarbejder høringssvar i samarbejde med formand og næstformand. 4. Fordeling af tider på kunstgræsbanen 2016/17 & 2017/18 Beslutningskompetence: Folkeoplysningsudvalget RESUMÉ Hvert andet år laves der fordeling af tider på kunstgræsbanen i Glostrup Idrætspark. Glostrup Idrætsanlæg har overfor fodboldforeningerne lagt op til, at den nuværende fordeling af tider på kunstgræsbanen fastholdes i 2016/17 og 2017/18. Da erfaringen viser, at det sjældent er det alle foreningerne ønsker, har Glostrup Idrætsanlæg allerede nu bedt fodboldforeningerne om at reservere onsdag den 13.9.2016 til et møde, hvor konflikter skal drøftes. Glostrup Idrætsanlæg har i skrivende stund fået tilbagemeldinger fra GFK, Dansk Tyrkisk Kultur Sportsforening og Ejby IF68. Da ansøgningsfristen var mandag den 1.9.2016 har Glostrup Idrætsanlæg via mail kontaktet de foreninger igen som endnu ikke har svaret. BILAG Glostrup Idrætsanlæg fremlægger forslag til fordeling af tider på Kunstgræsbanen for 2016/17-2017/18 på mødet. At Brugerbestyrelsen træffer afgørelse om, hvad der skal anbefales til Folkeoplysningsudvalget. Brugerbestyrelsen anbefaler at forslaget til fordeling af kunstgræsbanen sendes videre til Folkeoplysningsudvalget med anbefaling. Dog med den kommentar, at forslag til fordeling kun er for 2016/17, da det forventes, at der i efteråret 2017 er anlagt en kunstgræsbane mere. 5. Indsigelser modtaget i Glostrup Idrætsanlæg Glostrup Skole fremsender mail den 15.6.2016 hvor de gør opmærksom på, at det er svært at gennemføre et møde når Musikskolen afholder sommerkoncert i tilstødende lokaler. Glostrup Idrætsanlæg beklagede i mail den 15.6.2016 at det ikke er normal procedure og at der var sket en fejl. 4
At orientering tages til efterretning. Taget til efterretning. 6. Forbrugsoversigt pr. 31. august 2016 RESUMÉ Glostrup Idrætsanlæg fremlægger forbrugsoversigt for Brugerbestyrelsen. Budgetopfølgning for perioden januar til august 2016 67 % I hele kr. Glostrup Idrætsanlæg Korrigeret budget 2016 Forbrug til og med august 2016 Afvigelse ift. korrigeret budget Forbrugsprocent - = mindreforbrug + = merforbrug 66,7 % Glostrup Idrætsanlæg 11.217.821 8.042.272 3.175.549 71,69 % 031090 Glostrup Idrætanlæg 11.054.660 7.942.428 3.112.232 71,85 % 022 Personale mv. 9.100.265 6.131.641 2.968.624 67,38 % 023 Kompetenceudvikling 187.820 43.467 144.353 23,14 % 028 Bygning og udendørsarealer 2.847.131 2.279.480 567.651 80,06 % Administration og 030 markedsføring 446.082 169.671 276.411 38,04 % 050 Indtægter -4.280.000-2.315.079-1.964.921 54,09 % 066 Events -200.000-99.587-100.413 49,79 % 079 IT-pulje 130.000 30.940 99.060 23,80 % 200 Ledelse og administration 2.823.362 1.701.894 1.121.468 60,28 % 370016 Ejby 68 s klubhus 163.161 99.844 63.317 61,19 % 024 Rengøring 148.161 99.844 48.317 67,39 % 038 Vedligeholdelsesudgifter 15.000 0 15.000 0,00 % Specifikation af indtægter 10 Udlejning -950.000-490.163-459.837 51,60 12 Diverse salg -25.000-48.885 23.885 195,54 18 Motionscentret -350.000-252.482-97.518 72,14 21 Svømmehal -2.750.000-1.334.083-1.415.918 48,51 5
24 Fordelingskonto 0-1.598 1.598 25 Golf -75.000-85.899 10.899 114,53 26 2v2-40.000-15.694-24.306 39,24 30 Reklamer -90.000-86.276-3.724 95,86 Forbrugsprocenten bør forholdsmæssigt være 66,67 % pr 31.08.2016, men ligger samlet set for Glostrup Idrætsanlæg og Ejby klubhus på 71,69 % Der er således et overforbrug på 5,02 % Dette afspejler et øjebliksbillede på opgørelsestidspunktet. Væsentlige forklaringer på overforbrug: Manglende refusion for AUB, fleks og sygedagpenge, på opgørelsestidspunktet ca. 200.000 kr. Afregning af feriepenge for tidligere medarbejdere, opgjort til ca. 174.000 kr. Et højt forbrug på bygninger og udendørsarealer. Indtægtsniveauet ligger under det budgetterede. Idrætsanlægget har flest indtægter i årets to sidste kvartaler desuden vil det nye varmtvandsbassin understøtte indtjeningen, når dette tages i brug. Glostrup Idrætsanlægs tidligere udmeldte forventning om at overholde budgetrammen, kan blive en udfordring. De samlede udgifter til medarbejdere der er blevet afskediget eller selv har søgt afsked beløber sig til ca. 375.000 kr. Desuden er det uafklaret hvor stor en andel Glostrup Idrætsanlæg skal finansiere til nye puslerum og klormaskine, da GEjd ikke ved om der er penge til det i anlægsbevillingen der vedrører varmtvandsbassinet. Handleplan: Det er meldt ud i organisationen, at kun akut vedligehold afhjælpes indtil en bedre balance i budgettet er opnået. En administrativ medarbejder har opsagt sin stilling pr. 31. august 2016. Stillingen vil ikke blive genbesat førend økonomien tillader det. Et overført underskud vil således kunne finansieres ad denne vej. At forbrugsoversigten tages til efterretning Taget til efterretning. 7. Meddelelser fra formanden Intet 6
8 Meddelelser fra Glostrup Idrætsanlæg Status på foyerprojekt i Glostrup Idrætspark. Færdigt på mandag. Rummet indvies af borgmesteren torsdag den 29.9.2016. Status på Varmtvandsbassinet. Blev indviet tirsdag den 20.9.2016 og er nu åbent. Der bliver babysvømning og holdtræning fra mandag den 3.10.2016. Status på Forventningsafstemningsmøderne. De fleste opgaver/aftaler er allerede udbedret/løst. De sidste opgaver/aftaler bliver løst inden for de kommende 3 uger. En medarbejder er stoppet i administrationen. Stillingen bliver ikke genbesat i år. 9. Meddelelser fra øvrige Morten Schumann og Tommy Karlsson - Foreningerne er frustreret over samarbejdet med Glostrup Ejendomme. Leif Olsen - Det ønskede pulastic gulv i Nordvanghallen kan ikke godkendes af brandmyndighederne da det udvikler røg. Foreningsrepræsentanterne opfordrer til at foreningslivet bliver inddraget rettidigt i forbindelse med opførelse af Nordvanghallen. Glostrup Svømmeklub (GSK) har oplyst i deres beretning, at de skal betale 20.000 kr. for at deres medlemmer kan få adgang til svømmehallen. Glostrup Idrætsanlæg oplyste om, at GSK skal betale 10 kr. pr. medlemskort eller alternativt kan de lade deres trænere lukker medlemmerne ind, hvilket er en gratis løsning for GSK. 7