CSR-rapportering Kom godt i gang September 2009
Indhold Forord Definition af CSR Eksempler på CSR Potentialet i CSR-rapportering CSR ift. virksomhedens strategi Hvad siger lovgivningen om CSR-rapportering? Overblik over interessenters viden om og fokus på CSR Valg af ambitionsniveau for arbejdet med CSR Gennemgående elementer for virksomheder med best practice CSR Eksempler på best practice CSR i Danmark og internationalt CSR-rapporteringsprocessen (minimum-, mellem-, og best practiceindsats) Kompetenceplacering for CSR-arbejdet Hvordan kommer vi i gang? (for nybegyndere ) Opsummering Appendiks Hvem er omfattet af CSR-rapportering regnskabsteknisk definition Nyttige links Værdifulde publikationer og værktøjer FN s Global Compact Oversigt over udvalgte best practice virksomheder (CSR) 2
Forord De ca. 1100 største danske virksomheder blev fra den 1. januar 2009 pålagt ved lov at redegøre i deres årsrapport for deres arbejde med samfundsansvar, internationalt betegnet corporate social responsibility (CSR). Formålet med denne præsentation er at give en introduktion til CSR efterfulgt af en praktisk anvisning til at komme i gang med forberedelsen til CSR-redegørelsen i den kommende årsrapport. Præsentationen er ment som en håndsrækning til virksomheder, som ikke har et udbredt kendskab til eller erfaring inden for området. 3
Definition af CSR CSR, på dansk virksomhedens samfundsansvar, er betegnelsen for, hvorledes virksomheder frivilligt integrerer hensyn til blandt andet menneskerettigheder, sociale forhold, miljø- og klimamæssige forhold samt bekæmpelse af korruption i deres forretningsstrategi og forretningsaktiviteter (jf. Forslag til lov om ændring af årsregnskabsloven af 17. december 2008) Kilde: Økonomi- og Erhvervsministeriet, www.retsinformation.dk 4
Eksempler på CSR Arbejdet med CSR omfatter bl.a. at: Tilslutte sig internationalt anerkendte standarder for CSR og integrere principper for CSR i virksomheden Arbejde for at forbedre medarbejderforhold og arbejdsmiljø internt i virksomheden, og inddrage medarbejdere i CSR-arbejdet Udvikle nye produkter eller ydelser, der indeholder en social eller miljømæssig dimension Involvere og stille krav til leverandører om at overholde menneskerettigheder, arbejdstagerrettigheder mv. Udvikle og integrere, i samarbejde med leverandører, forbedrede sociale og miljømæssige forhold i virksomhedens forsyningskæde Arbejde systematisk med miljø- og klimaledelse og implementere processer internt i virksomheden Udvikle samarbejde med offentlige myndigheder og/eller NGO er 5
Potentialet i CSR-rapportering Rapportering om CSR omhandler mere end blot filantropiske aktiviteter, selvom disse også anerkendes som væsentlige bidrag CSR-rapportering anno 2009 lægger op til, at der udarbejdes en balanceret og relevant rapportering af forretningsmæssig værdi, som ligeledes er væsentlig for virksomhedens interessenter CSR-rapporteringen bør således anskues som et potentielt værdifuldt strategisk ledelsesværktøj for virksomheden CSR-rapportering CSR-rapportering Strategisk Strategisk ledelsesværktøj ledelsesværktøj Forretningsmæssig værdiskabelse værdiskabelse Værdiskabelse Værdiskabelse for for interessenter interessenter Kilde: Reliance A/S 6
Potentialet i CSR-rapportering (fortsat) Medvirker til at fastholde og styrke virksomhedens omdømme Imødekommer interessenters stigende forventninger og krav ift. bl.a. samfund, miljø og medarbejderforhold Fungerer som et udvidet visitkort, og kan profilere virksomheden over for nye kunder, investorer, samarbejdspartnere, medarbejdere mv. Skaber merværdi for virksomhedens produkter og/eller ydelser Skaber legitimitet og goodwill for virksomheden på kort og lang sigt Medvirker til at skabe medarbejderstolthed og engagement internt i virksomheden 7
CSR ift. virksomhedens strategi Virksomhedens CSR-arbejde bør være en integreret del af virksomhedens overordnede strategi Det kan i stigende grad betale sig at arbejde forretningsstrategisk med CSR og integrere en egentlig CSR-strategi i virksomhedens kerneforretning Arbejdet med CSR har fordel af at fokusere sin indsats, så det passer ind i virksomhedens øvrige aktiviteter, udfordringer og markedsrelationer CSR-strategi CSR-tiltag CSR som integreret del af virksomhedens strategi Kilde: Reliance A/S Overordnet virksomhedsstrategi 8
Hvad siger lovgivningen om CSRrapportering? Den 1. januar 2009 trådte en lovændring i kraft, som tilføjelse til årsregnskabslovens 99a, som pålægger de ca. 1100 største danske virksomheder at redegøre for deres arbejde med samfundsansvar (CSR) i forbindelse med deres årsrapport *) Hvis ikke virksomheden har en decideret politik for samfundsansvar skal dette også oplyses Loven forpligter ikke virksomheder til at arbejde med bestemte aktiviteter inden for samfundsansvar, eller at arbejde med samfundsansvar i det hele taget, da dette fortsat er frivilligt I årsrapporten skal man som virksomhed redegøre for: Hvilke politikker vi har for samfundsansvar, dvs. hvad vi vil? Hvordan vi omsætter vores politikker til handling, dvs. hvad vi gør? Virksomhedens vurdering af, hvad der er opnået som følge af arbejdet i regnskabsåret samt eventuelle forventninger til arbejdet fremover, dvs. hvad vi får ud af det? *) Kilde: Forslag til lov om ændring af årsregnskabsloven (vedtaget ), www.retsinformation.dk 9
Hvad siger lovgivningen om CSRrapportering? (fortsat) Gældende fra det regnskabsår, som starter den 1. januar 2009 og fremefter Omfatter virksomheder i regnskabsklasse D *) og store virksomheder i regnskabsklasse C *), jf. Forslag til lov om ændring af årsregnskabsloven af 17. december 2008 Selve redegørelsen placeres i ledelsesberetningen, eller som et bilag til ledelsesberetningen Alternativt kan redegørelsen placeres i en supplerende beretning til årsrapporten eller på virksomhedens hjemmeside Rapporteringen kan eventuelt tage udgangspunkt i, hvordan virksomheden efterlever de ti principper for samfundsansvar i FN s Global Compact eller andre internationalt anerkendte standarder for samfundsansvar Minimumskravet ifm. lovkravet om redegørelse for samfundsansvar omfatter ikke en kvantitativ redegørelse af virksomhedens CSR-arbejde, men blot en redegørelse for arbejdet Det anbefales endvidere at benytte vejledningen Redegørelse for samfundsansvar, udgivet af Center for Samfundsansvar (www.samfundsansvar.dk) 10 *) Definition i appendiks
Overblik over interessenters viden om og fokus på CSR Interessenter Relevant viden om CSR (1-5)* Relevant fokus på CSR (1-5)* CSR-fokus (næste 3 år) Analytikere (3) Hvis relevant for virksomheden (2) Kortsigtet fokus med begrænset vægt på CSR Forøget Forbrugere (2) Begrænset viden om CSR (3) Afhænger af produktanvendelse og politisk korrekthed Stærkt forøget Investorer (3) Viden om generelle CSR-processer og -standarder (4) Langsigtet fokus på forretningsmæssig bæredygtighed Forøget Kunder (B2B) (3) Viden om CSR-supply chainmerværdi og CSR-processer (3) Ser ofte værdi i CSR Stærkt forøget Medarbejdere (2) Begrænset viden om CSR (3) Påvirkes af medier og intern dagsorden Forøget Medier (4) På forkant med CSR-udvikling og -anvendelse (4) Fokus på best practice eller window-dressing Forøget Leverandører (3) Afhænger af branche og tilknytning til virksomhed (3) Konkurrence-parameter eller addon Stærkt forøget Lokalsamfund (2) Relativt lille viden (3) Fokus på generelle standarder/ certificeringer Forøget NGO er (5) Vidensambassadører og vejledende (5) Udvikling af brugbare værktøjer Uændret Offentlige myndigheder (5) Lovgivende dagsorden (4) Styrkelse af samfundsansvar og nationale konkurrenceparametre Forøget Interessenternes fokus på CSR er stigende! 11 *) 1=lavest; 5=højest Kilde: Reliance A/S
Valg af ambitionsniveau for arbejdet med CSR Arbejdet med CSR og CSR-rapportering kan overordnet inddeles i tre forskellige ambitionsniveauer, hvor best practice bygger videre på de to foregående niveauer Anvendelsesområde for CSR 1. Minimum CSRindsats 2. Mellem CSR-indsats 3. Best practice CSRindsats Sammenhæng med forretning Tilfældig anvendelse af CSR-arbejde i virksomheden CSR-arbejde integreres med nogen sammenhæng til virksomhedens forretning CSR-arbejde og-strategi fuldt integreret i forretningsstrategi og -mål Orientering Virksomhedsorienteret Orienteret om virksomhed og nærmeste interessenter 360-graders fokus og supply chain-orienteret Interessentdialog Reaktiv interessentdialog Lytter til interessentkrav og -forventninger Inddrager proaktivt interessenter i CSR-arbejdet Kommunikation Begrænset og snævert beskrivende kommunikation Tilpasser kommunikation til ydre krav og forventninger Følger op på CSRkommunikation og -mål, og fokuserer på værdiskabelse Rapportering Forsøger at identificere og rapportere, hvad der umiddelbart ligner CSR Rapporterer alt til alle på én gang Rapporterer om det væsentlige til de vigtigste, og perspektiverer Kilde: Reliance A/S 12
Valg af ambitionsniveau for og imod For best practice Et ambitiøst CSR-arbejde vil potentielt styrke virksomhedens omdømme, og skabe øget interesse blandt investorer En integreret CSR- og forretningsstrategi kan udgøre en stærk konkurrenceparameter og tilføre virksomhedens ydelser merværdi Kan skabe øget legitimitet og goodwill for virksomheden Det potentielt styrkede omdømme kan tiltrække nye medarbejdere, kunder mv., og åbne op for nye samarbejder Imod best practice Stort ressourcebrug, herunder ledelsens og medarbejderes tid samt virksomhedens penge Ringe erfaring med CSR kan gøre arbejdet mindre overskueligt, og øge risikoen for fejltagelser En ambitiøs CSR-strategi vil blotte virksomheden og kan invitere til kritiske synspunkter vedr. virksomheden Interessenter har høje krav til, at der arbejdes systematisk med rapportering og indarbejdes klare og målbare mål Valget af ambitionsniveau bør overvejes i samspil med virksomhedens strategi, værdier, ressourcer mv. Det er afgørende, at virksomheden kan stå inde for de oplysninger, den giver, og de aktiviteter den foretager inden for CSR Kilde: Reliance A/S 13
Gennemgående elementer for virksomheder med best practice CSR Anser og anvender CSR som et forretningsstrategisk værktøj, der skaber værdi for virksomheden og dens interessenter Ser CSR som et afgørende element i hele virksomhedens værdikæde Inddrager interessenter i stort omfang og sikrer sammenhæng med virksomhedens værdiskabelse Anvender konsistente målingsværktøjer og indikatorer for arbejdet med CSR Tillægger stor værdi i at formidle virksomhedens CSR-strategi og -mål Kommunikerer balanceret og fokuserer på det mest væsentlige og relevante for CSR-rapporteringen Har sikret fuld opbakning hos ledelsen for CSR-arbejdet 14
Eksempler på best practice CSR i Danmark og internationalt Kilde: Reliance A/S 15
CSR-rapporteringsprocessen (minimum-, mellem- og best practice indsats) Kortlægning og analyse Interessentanalyse og -dialog Målsætning og strategi Implementering og evaluering Rapportering og kommunikation Minimum CSR-indsats Skabe overblik over CSR-dagsordenen Kortlægge eksisterende CSRarbejde ift. lovkrav om redegørelse Analysere interessentkrav og forventninger Gennemføre intern interessentdialog Fastlægge ambitionsniveau for arbejdet med CSR Definere merværdi, som skabes over for interessenter Evt. udforme og implementere konkrete processer og aktiviteter* Evt. uddanne medarbejdere i CSR *) Prioritere interne og eksterne modtagere af CSRkommunikation Redegøre for arbejdet med CSR ift. lovkrav Mellem CSR-indsats Identificere branchetendenser, og hvad konkurrenter gør Identificere CSRfordele, -ulemper og -risici Gennemføre ekstern interessentanalyse og -dialog Prioritere arbejdet med væsentligste interessenter Udarbejde konkrete og klare mål for CSR Anvende balanced scorecards mv. til at illustrere værdiskabelse Løbende tilpasse aktiviteter mht. eksterne krav og forventninger Anvende kvantitative indikatorer til måling af merværdi Tilpasse kommunikation til interessenter Sikre sammenhæng med CSR-strategi og følge op på CSR-mål Best practice CSR-indsats Integrere CSRværktøjer og opstille modeller til mulige scenarier Analysere forretningsmæssig værdiskabende muligheder for CSR Løbende og systematisk interessentdialog Proaktiv involvering af interessenter i arbejdet med CSR Udarbejde CSRstrategi og -politik med udgangspunkt i virksomhedens kerneforretning Sikre ledelsesforankring for CSRarbejdet Integrere CSR i hele værdikæden Evaluere CSR-tiltag på basis af internationalt anerkendte standarder Inkludere de mest væsentlige og relevante områder for rapportering Udarbejde balanceret CSR-kommunikation med fokus på værdiskabelse *) Dog ingen formelle lovkrav for implementering og evaluering af CSR jf. Forslag til lov om ændring af årsregnskabsloven (vedtaget ), www.retsinformation.dk 16 Kilde: Reliance A/S
Kompetenceplacering for CSR-arbejdet *) Virksomheden Analysere forretningsmæssige muligheder, risici og værdi ift. CSR Kortlægge og prioritere væsentligste interessenter Afdække ressourcer for arbejdet med CSR og fastlægge ambitionsniveau Sikre interesse og forankring af CSR i topledelsen og øvrige organisation Reliance A/S Skabe overblik over vigtigste begreber, modeller, standarder og lovkrav Analyse og benchmarking af konkurrenters brug af CSR, samt interessentanalyse ift. krav, forventninger, lydhørhed, dialog mv. Sparring ifm. valg af ambitionsniveau, CSRstrategi og politik, herunder muligheder og risici Intern og ekstern kommunikation og rapportering af CSR, herunder formidling af CSR-strategi, -tiltag, og -mål, samt forretningsværdiskabelse NGO er Anvendelse af relevante værktøjer, guidelines, principper, standarder mv. Tilslutte virksomheden til relevante initiativer og principper, f.eks. FN s Global Compact Indgå i og udvikle partnerskaber Søge inspiration og/eller udfordring ift. branche og nicheområder Andre (f.eks. revisor og advokat) Certificering ift. klima-, miljø-, processtandarder mv. Auditing af virksomhedens CSR-arbejde Rådgivning ift. branchespecifik viden, procesimplementering, lovgivning mv. Benchmarking af CSR-tiltag og kvantitativ rapportering 17 *) Udgangspunkt, men kan variere
Hvordan kommer vi i gang? (for nybegyndere ) Virksomheder, som har begrænset eller ingen viden om arbejdet med CSR, kan anvende oversigten nedenfor til at danne sig et overblik over den indledende fremgangsmåde 1. Nedsættelse af projektgruppe, herunder valg af projektdeltagere 2. Præliminær analyse og anbefaling af ambitionsniveau samt målformulering 3. Opnåelse af mandat fra topledelsen Valg af ambitionsniveau Sigte efter minimum CSR-indsats og fokusere på eksisterende CSR-tiltag, eller helt fravælge at arbejde med CSR Stile efter mellem- eller best practice CSR-indsats, og lade projektgruppen videreudvikle sit arbejde med CSR Kilde: Reliance A/S Fortsættes på næste side 18
Hvordan kommer vi i gang? (for nybegyndere ) (fortsat) Ved valg af en mellem- eller best practice CSR-indsats kan det illustrerede overblik angive en typisk fremgangsmåde for det videre arbejde med CSR 1. Nedsættelse af projektgruppe, herunder valg af deltagere 2. Præliminær analyse og anbefaling af ambitionsniveau samt målformulering 3. Opnåelse af mandat fra topledelsen til at videreudvikle CSR-arbejde 4. Projektarbejdet fortsættes og systematiseres 5. Gennemførelse af intern og ekstern interessentanalyse 6. Udarbejdelse af specifikke mål og egentlig CSR-strategi 7. Implementering af konkrete CSR-aktiviteter i virksomheden 8. Integrering af måleværktøjer og tilpasning af indikatorer for målopnåelse 19 9. Identifikation og rapportering af det væsentligste CSR-arbejde Efterfølgende bør virksomheden tilstræbe en konsistent måling af CSR, samt implementere eventuelle forbedringer af måleværktøjer og rapportering Kilde: Reliance A/S
Opsummering Det er blevet lovpligtigt for de ca. 1100 største danske virksomheder at redegøre for deres arbejde med samfundsansvar (CSR) Arbejdet med CSR kan anskues som et værdiskabende forretningselement og strategisk ledelsesværktøj Virksomheden bør afklare, hvilke interne muligheder som kan være værdifulde for arbejdet med CSR, og hvordan CSR kan skabe værdi for interessenterne Virksomheden kan med fordel skabe overblik over de vigtigste modeller og vejledninger samt best practice Forankring i ledelsen af CSR-arbejdet bør efterstræbes så tidligt som muligt Kommunikation og rapportering af CSR bør fokusere på en væsentlig, balanceret og konsistent formidling af, hvad der konkret er opnået gennem arbejdet med CSR, samt målsætningen for CSR-arbejdet 20
Appendiks 21
Hvem er omfattet af CSR-rapportering regnskabsteknisk definition Loven omfatter store virksomheder i regnskabsklasse C samt børsnoterede virksomheder og statslige aktieselskaber i regnskabsklasse D. Store virksomheder i regnskabsklasse C er virksomheder, som overskrider mindst to af nedenstående tre størrelsesgrænser: En balancesum på 143 mio. kr. En nettoomsætning på 286 mio. kr. Et gennemsnit antal heltidsbeskæftigede medarbejdere på 250 Datterselskaber er fritaget fra at oplyse om samfundsansvar, hvis moderselskabet oplyser om samfundsansvar for hele koncernen. Endelig indføres samme oplysningskrav for institutionelle investorer, investeringsforeninger og børsnoterede finansielle virksomheder i øvrigt (pengeinstitutter og forsikringsselskaber mv.), som ikke er omfattet af årsregnskabsloven. Oplysningskravet for disse virksomheder fastsættes af Finanstilsynet i bekendtgørelser. Kilde: Faktaark lov om redegørelse for samfundsansvar, Erhvervs- og Selskabsstyrelsen, www.samfundsansvar.dk 22
Nyttige links AccountAbility Carbon Disclosure Project Csr.dk Dansk Standard Global Reporting Initiative International Organisation for Standardization Rådet for samfundsansvar Samfundsansvar.dk Social Accountability International Transparency International UN Global Compact Initiative UN Principles for Responsible Investment Virksom.nu www.accountability21.net www.cdproject.net www.csr.dk www.ds.dk/sr www.globalreporting.org www.iso.org www.raadetforsamfundsansvar.dk www.samfundsansvar.dk www.sa-intl.org www.transparency.org www.unglobalcompact.org www.unpri.org www.virksom.nu 23
Værdifulde publikationer og værktøjer Danske CSR-kompasset Handlingsplan for virksomheders samfundsansvar Klimakompasset Overskud med omtanke Redegørelse for samfundsansvar Internationale AA1000-serien FN s Global Compact FN s principper for ansvarlige investeringer GRI s sustainability reporting guidelines Indhold Et internetværktøj, som kan hjælpe danske virksomheder med at håndtere sociale, etiske og miljømæssige forhold Regeringens handlingsplan for virksomheders samfundsansvar, som lægger op til en række initiativer for at fremme arbejdet med CSR Et webbaseret værktøj, der kan inspirere og hjælpe virksomheder til at beregne og udarbejde deres CO2-regnskaber Praktisk guide til virksomheders samfundsengagement Vejledning til at støtte og vejlede virksomheder i arbejdet med at redegøre for samfundsansvar, og gøre arbejdet så overskueligt som muligt AA1000 er en serie værktøjer, som kombinerer virksomheders værdier med økonomiske, etiske, sociale og miljømæssige præstationsmål FN s ti principper for CSR (menneske- og arbejdstagerrettigheder, miljø og anti-korruption) som virksomheder kan tilslutte sig FN s seks principper for ansvarlige investeringer, primært målrettet investorer En serie af internationalt anerkendte vejledninger og rammer for måling og rapportering om CSR Materialeudgiver og website DI og Erhvervs- og selskabsstyrelsen www.csrkompasset.dk Den danske regering www.samfundsansvar.dk Økonomi- og Erhvervsministeriet, DI og Institut for Menneskerettigheder www.klimakompasset.dk Erhvervs- og selskabsstyrelsen og Rambøll Management www.samfundsansvar.dk Center for samfundsansvar www.samfundsansvar.dk AccountAbility www.accountability21.net United Nations Global Compact www.unglobalcompact.org UN Global Compact og UNEP FI www.unpri.org Global Reporting Initiative www.globalreporting.org 24 Kilde: Reliance A/S
FN s Global Compact De ti principper i FN s Global Compact: Menneskerettigheder 1. Virksomheder bør støtte og respektere beskyttelsen af internationalt erklærede menneskerettigheder, og 2. sikre sig, at de ikke medvirker til krænkelse af menneskerettighederne. Arbejdstagerrettigheder 3. Virksomheder bør opretholde organisationsfrihed og effektivt anerkende retten til kollektiv forhandling, 4. støtte udryddelse af alle former for tvangsarbejde, 5. støtte effektiv afskaffelse af børnearbejde, og 6. eliminere diskrimination i arbejds- og ansættelsesforhold. Miljø 7. Virksomheder bør støtte en forsigtighedstilgang til miljømæssige udfordringer, 8. tage initiativer til at fremme en større miljømæssig ansvarlighed, og 9. tilskynde udvikling og spredning af miljøvenlige teknologier. Anti-korruption 10.Virksomheder bør modarbejde alle former for korruption, herunder afpresning og bestikkelse. Kilde: Global Compact, små og mellemstore virksomheder på vej til global ansvarlighed, Udenrigsministeriet og FN s udviklingsprogram, www.samfundsansvar.dk 25
Oversigt over udvalgte best practice virksomheder (CSR) Danmark Danske Bank- www.danskebank.dk/csr DONG Energy-www.dongenergy.com/DA/Ansvarlighed/Pages/Ansvarlighed.aspx NORDEN-www.ds-norden.com/profile/csr/systematicapproach/ Novo Nordisk - www.novonordisk.com/sustainability/default.asp Novozymes-www.novozymes.com/en/MainStructure/Sustainability/ Internationalt 3M- www.3m.com BP- www.bp.com British American Tobacco - www.bat.com Hewlett-Packard - www.hp.com/hpinfo/globalcitizenship/ Shell-www.shell.com/home/content/footer/responsible_energy/section_list.html Kilde: Reliance A/S 26
Poul Lykkesfeldt Seniorrådgiver, partner Dir +45 33 34 60 75 Mob +45 20 21 71 30 pl@reliance.dk 27