FMK arbejdsgange 1
Indholdsfortegnelse Indholdsfortegnelse... 2 FMK arbejdsgange Varde Kommune... 3 Kommunikation og samarbejde med praktiserende læger om borgernes medicin... 3 Begreber:... 4 Opstart... 5 Adgangen til FMK... 5 Arbejdsgange / Håndtering... 6 Borgerens medicinkort er markeret med Indlagt... 7 Borgerens medicinkort er markeret udskrevet uden ajourføring... 7 Manglende ordinationer på FMK... 7 Uoverensstemmelse i ordinationens start og slut... 7 FMK Notifikationer... 7 Afslutning af dispensering... 8 Dosisdispenseret medicin... 9 Tryghedskasse... 9 Håndkøbsmedicin... 9 Receptfornyelser... 11 Privatmarkerede ordinationer... 12 Fejlkilder... 13 FMK-online... 14 2
FMK arbejdsgange Varde Kommune gældende fra Marts 2016 Hvad er Fælles Medicinkort: Det er en løsning, hvor alle danskeres medicinoplysninger gemmes i en central database Databasen indeholder oplysninger om alle danske borgeres elektroniske recepter samt udleverede receptpligtige lægemidler igennem de seneste to år. Når alle der behandler borgeren anvender FMK, vil FMK ligeledes indeholde en opdateret liste over borgerens aktuelle lægemiddelordinationer Oplysningerne på FMK deles på tværs af sektorer og vil være tilgængelige for sundhedspersoner i deres lokale it løsninger. Formålet med FMK er: at reducere antallet af medicineringsfejl, der opstår på grund af manglende oplysninger om borgers medicinering, når man skal håndtere borgerens medicin eller når borgeren behandles hos forskellige læger. at reducere antallet af genindlæggelser på grund af medicineringsfejl at reducere tidsforbruget til afklaring af borgers aktuelle medicinoplysninger Hvem har adgang til FMK: Læger, tandlæger, jordemødre, sygeplejersker, social og sundhedsassistenter, disse gruppers medhjælp samt plejehjemsassistenter må tilgå FMK på patienter, som vedkommende har i aktuel behandling og hvor opslaget er relevant for den konkrete behandling. Borgeren kan selv via Sundhed.dk logge på og se sine medicindata og loggen over hvem der har været logget på det. Kommunikation og samarbejde med praktiserende læger om borgernes medicin For at sikre en effektiv kommunikation er det vigtigt at du ikke unødigt henvender dig til lægen. Når du overvejer at henvende dig til lægen skal du vurdere: Om spørgsmålet kan afklares internt ved kontakt til kollega, sygeplejerske eller leder Hvorfor henvender du dig og hvad vil du opnå Hvordan spørgsmålet formuleres præcist. Brug præformulerede korrespondance-tekster hvor de findes 3
Begreber: Løse recepter Åben recept Medicingennemgang Ajourføring af FMK Synkronisering Privat markeret medicin Modificeret Notifikationer Tilknytning til FMK Recepter som ikke er tilknyttet en ordination på FMK - de håndteres af lægerne. Antallet vises i opdateringsvinduet En recept som borgeren på apoteket kan få udleveret medicin på Kritisk lægefaglig gennemgang af en patients aktuelle medicinering og forbrug af ikke-ordinerede præparater med henblik på kvalificering af den kliniske relevans ud fra kendskab til patient, sygdom, symptomer og præparat Lægens bekræftelse af at de aktuelle lægemiddelordinationer på FMK afspejler den aktuelle og planlagte medicinering på ajourføringstidspunktet Sikrer overensstemmelse imellem FMK præparater og den lokale medicinliste i Avaleo Borgeren kan ønske at få præparater Privatmarkeret. Det betyder at præparatet skjules så kun borgeren og lægen kan se det. Det er synligt for andre at der er et præparat, men man kan ikke se navnet på det. I opdateringsvinduet vises overskriften Modificeret af - det viser navnet på den, som senest har foretaget en ændring på ordinationen. At abonnere på notifikationer betyder at besked (Notifikation) fra FMK kommer ind i Avaleo når der sker ændringer i borgerens medicin, som skal synkroniseres med medicinlisten i Avaleo. Beskeden forsvinder når synkronisering er foretaget. De vises sammen med medcom advis og korrespondancer Ved at Tilknytte borgeren til FMK oprettes der på FMK en registrering af tilknytningen imellem kommunen (Avaleo) og borgeren. Der oprettes samtidig et abonnement på Notifikationer Der er herefter mulighed for at opdatere borgerens medicinliste med data fra FMK 4
Opstart Bemærkninger Adgangen til FMK Når borgeren er blevet tilknyttet FMK Sker via Avaleo Omsorgssystem FMK er omfattet af mange sikkerhedsbestemmelser da det vedrører personfølsomme data, som kun sundhedspersoner, der har borgeren i behandling må tilgå. Varde Kommune har etableret en Signaturcentral så der nemt kan logges på FMK via Avaleo Det kræver dog: At man er AD oprettet i systemet og har en kommunal mailadresse at man har en digital signatur, som brugeren har aktiveret at der på brugeren er tilføjet 1. CPR nummer 2. Autorisationskode 3. FMK rolle Det fremgår tydeligt på medicinlisten når borgeren er blevet tilknyttet FMK. På medicinlisten viser et ikon at medicinen kommer fra FMK I første omgang har elever og studerende ikke adgang til FMK, men kan kun synkronisere i samarbejde med en uddannet/autoriseret sundhedsfaglig medarbejder. 5
Arbejdsgange / Håndtering Der er tvivl om FMK er retvisende og viser korrekte præparater og/eller dosering Send en korrespondance til lægen Korrespondancetekst: Ved synkronisering med borgerens medicin på FMK er vi i tvivl om følgende ordination(er).. (uddyb årsagen) Vil du vurdere om ordinationen er korrekt Tak Ny borger henvises til medicin dispensering eller administration Borgeren visiteres til ydelsen Sygeplejefaglig udredning eller anden relevant ydelse En sygeplejerske udreder og foretager den første tilknytning til FMK og synkronisering med borgerens medicinliste i Avaleo. 1. Henvisningen kommer fra sygehuset Sygehuset skal ved udskrivelse ajourføre FMK og medicinlisten kan derefter opdateres i Avaleo 2. Henvisningen kommer fra lægen Det fremgår evt. af henvisningen at FMK er ajourført Er der tvivl om ordinationen er retvisende sendes en korrespondance til lægen. 3. Sygeplejersken har vurderet at der er behov for hjælp til dispensering Lægen orienteres vi korrespondance om vurderingen se korrespondancetekst Nye borgere tilknyttes til FMK af sygeplejerskerne. Lægen skal fremover ikke sende en medicinliste. Den aktuelle medicin hentes og synkroniseres med FMK Korrespondancetekst Sygeplejen har vurderet at denne borger har brug for hjælp til medicindispensering (tilføj begrundelsen) Er medicinlisten på FMK retvisende så vi kan synkronisere vores medicinliste med den? 6
Borgerens medicinkort er markeret med Indlagt Når piletasten holdes over Indlagt ikonet vises sygehus og afdeling. Vises afdelingen ikke findes den i indlæggelsesadviset. FMK viser i perioden ikke de medicinændringer der foretages på sygehuset. Kontakt sygehusafdelingen hurtigst muligt og helst samme dag hvis FMK Status indlagt ikke bliver fjernet ved udskrivelsen. Borgerens medicinkort er markeret udskrevet uden ajourføring Manglende ordinationer på FMK Ved udskrivelse kan FMK have denne status indtil sygehuset får ajourført FMK FMK skal ajourføres senest 2 timer efter udskrivelsen. Sker det ikke kontaktes sygehusafdelingen, som har udskrevet borgeren. Telefonnummeret fremgår ved at holde piletasten over teksten Alle læger skal sikre at aktuelle lægemiddel ordinationer fremgår af FMK 1. lægen ordinerer mundligt eller telefonisk og opdaterer først efterfølgende FMK. Behandlingen skal påbegyndes med det samme. Kontakt sygehusafdelingen hurtigst muligt og helst samme dag hvis FMK ikke bliver ajourført senest 2 timer efter udskrivelsen. 1. Ordinationen dokumenteres i journalen og med kuglepen på den printede medicinliste Når FMK er opdateret ajourføres der og printes en ny medicinliste Uoverensstemmelse i ordinationens start og slut 2. En tidsbegrænset FMK ordination med slutdato (f.eks. antibiotika i 14 dage). Hvis behandlingen ikke påbegyndes på ordinationsdatoen, bliver det nødvendigt at forlænge ordinationen tilsvarende så borgeren får hele den ordinerede behandling. 2. Hvis der ikke er tvivl om ordinationen oprettes der en lokal ordination omfattende ordinationens forlængelse. I et medicinnotat dokumenteres årsagen til oprettelsen Læge ændrer på en borgers medicin FMK Notifikationer Når borgeren er tilknyttet FMK afsendes automatisk en FMK besked, som vi modtager i Avaleo sammen med øvrig Medcom korrespondance. FMK beskeden forsvinder af sig selv når ændringen på FMK er blevet synkroniseret med medicinlisten i Avaleo. Sygeplejersker og assistenter kan ajourføre ændringer Nogle ændringer kræver kun en godkendelse fordi lægen allerede har skrevet ordinationen ind i FMK, Vær opmærksom på om administrationslinjen svarer til ordinationen. 7
Tandlæge ordinerer medicin Afslutning af dispensering Substitution (synonympræparater) Tandlæger er ikke forpligtet til at oprette ordinationer på FMK En ordination fra en tandlæge oprettes ordinationen som en lokal ordination. Ved afslutning af medicindispensering og administration skal tilknytningen til FMK fjernes og medicinlisten lukkes. Når FMK tilknytningen ophører, stopper abonnementet på Notifikationer også Der sættes automatisk slutdato på alle FMK ordinationer på medicinlisten i Avaleo når tilknytningen til FMK ophører. Substitueret medicin ses under udleveringer på præparatets detaljevisning. Substitution ændrer ikke ordinationen og der er derfor ingen notifikation. Klik på udleveringen nederst på præparatet for at ændre navnet på medicinlisten I forbindelse med Synkronisering kan udleveringen godt godkendes uden at flytte markeringen hvis det substituerede præparat endnu ikke er taget i anvendelse. HUSK altid ved afslutning at fjerne tilknytningen til FMK så vi ikke fortsætter med at modtage notifikationer om medicinændringer. Det er kun sygeplejersker og superbrugere der kan tilknytte og fjerne FMK tilknytning Sundhedsstyrelsen vejledning KORREKT HÅNDTERING AF MEDICIN navnet på medicinen altid skal være det aktuelle handelsnavn, eventuelt sammen med det generiske navn (det aktive indholdsstof). Det generiske navn må ikke anvendes alene 8
Dosisdispenseret medicin Fremgår også af FMK Det registreres som vanligt så det fremgår af medicinlisten at det er dosisdispenseret. Der vil altid være en slutdato på dosisdispenseret medicin. Årsagen er at lægerne hvert andet år skal vurdere om det skal fortsætte. Slutdatoen betyder derfor ikke nødvendigvis at ordinationen ophører. Tryghedskasse Håndkøbsmedicin Oprettelse af ordination på tryghedskasse volder problemer i alle systemer Læger, apotek og kommune. Det arbejdes der med at løse Lægen kan ordinere Tryghedskassen og indtelefonere recepten på apoteket. Kommunen skal detaljeret dokumentere hvad der skal gives af de enkelte præparater i tryghedskassen. Disse ordinationer får vi ofte som korrespondance og de kan oprettes som lokale ordinationer. I forbindelse med genbestilling af præparater opretter lægen ordinationen på FMK. Der synkroniseres med denne og den lokale ordination stoppes. Medicininstruksen er ændret så personale i kommunen ikke længere håndterer håndkøbsmedicin. Der er dog den undtagelse at præparatet indgår i en lægefaglig behandling. Lægers ordinationer af Håndkøbsmedicin skal indberettes i FMK når lægen vurderer det indgår i en behandling Det kan f. eks være jern til borgere med anæmi natriumklorid til patienter med lavt natrium i blodet, magnesium-tabletter til patienter med lavt magnesium i blodet, melatonin tabletter til patienter med søvnforstyrrelser, proteiner til svært underernærede kronisk syge OBS at der ikke rettes unødvendige henvendelser til lægerne om dette. Særlig opmærksomhed: Sundhedspersonalet kan med fordel se Ordinationer vedrørende tryghedskassen kan modtages som korrespondance og oprettes som lokal ordination Det er sygeplejerske der opretter og håndterer tryghedskasser. Lægen kontaktes kun om ordination af håndkøbsmedicin, hvis sundhedspersonalet vurderer at præparatet indgår i en lægefaglig behandling, og lægen ikke i forvejen har lagt præparatet på FMK. Eksempelvis at en borger med knogleskørhed skal behandles med kalk. Korrespondancetekst Vi er vidende om at denne borger indtager håndkøbsmedicin (skriv navnet) Såfremt du vurderer, at præparatet indgår i den lægefaglige behandling, vil vi bede dig om at oprette det i FMK. For borgere, som har fået dispenseret håndkøbsmedicin/naturlægemidler/kosttilskud inden ja- 9
Marevan og andre med skiftende dosering Dokumentation på medicinlisten Redigér FMK ordination om der er skrevet noget i bemærkningsfeltet ud for det pågældende præparat, hvis det i øjeblikket ligger som en lokalordination på medicinlisten. Ofte har der i implementeringsfasen /synkroniseringen med FMK allerede været en dialog med egen læge omkring det. I bemærkningsfeltet vil datoen henvise tilbage til den Med.Com, hvor lægen har taget stilling til det pågældende håndkøbspræparat. Ordinationen vil ofte være at det gives efter skema Dette Skema findes i lægens IT system og kan ikke aflæses i FMK Der vil derfor fortsat komme korrespondancer med ny / aktuel dosering og det håndteres som i plejer jvf medicininstruksen. Vi har tidligere haft krav om at præparater med ugentlig eller flere gange ugentlig ordination skrives med stort Det er ikke længere muligt det er lægen der udfylder ordinationen og feltet er låst I stedet skrives der i bemærkningsfeltet med store bogstaver OBS FREKVENS På detaljevisningen af præparatet er dosering og indikationsfelterne låst. De kan åbnes ved at klikke på Redigér FMK ordination Denne funktion findes kun for at man kan rette en åbenlys fejl hvis det ikke er muligt at få lægen der har lavet fejlen til at rette den. F. eks på grund af weekend eller helligdage. Vagtlægen kontaktes i første omgang med henblik på at få det rettet. nuar 2016 fortsætter vi med at dispensere og administrere håndkøbslægemidler. Præparatet skal enten være ordineret af lægen i FMK eller oprettes som lokal ordination på medicinlisten i Avaleo. Lægens ordination kopieres og dokumenteres i et medicinnotat på præparatet. Korrespondancen udskrives på lyserødt papir og sættes i Borgerbogen efter medicinlisten (medicininstruksen side 14) Vi har normalt ikke lov til at ændre en læges ordination Det er en absolut undtagelse i en meget speciel situation at funktionen må tages i anvendelse Og begrundelse for det skal dokumenteres i journalen. De rettelser der laves slår aldrig igennem til FMK men er kun synlige i vores lokale system 10
Indlæggelse og Udskrivelse Borger indlægges på sygehuset Borger udskrives FMK suspenderes under indlæggelsen og FMK Markeres Indlagt. Man kan se det, og bliver gjort opmærksom på at det er suspenderet og derfor ikke retvisende. Vores lokale medicinliste i Avaleo berøres ikke af suspenderingen. Sygehuset skal indenfor 2 timer efter udskrivelsen afsuspendere FMK så kommunen kan tilgå det og ajourføre den lokale medicinliste i Avaleo med eventuelle ændringer. Medicinændringer under indlæggelsen vil ikke fremgå af FMK før borgeren udskrives og FMK ajourføres Vi ser eksempler på at en sygehuslægen ajourfører FMK under indlæggelse og vi får en Notifikation om det. De kan håndteres eller afvente udskrivelsen. Det skal fremgå at borgeren er indlagt så årsag til evt. manglende håndtering fremgår. (Borgerens status skal være Indlagt) Kontakt sygehusafdelingen hurtigst muligt og helst samme dag hvis FMK ikke bliver ajourført senest 2 timer efter udskrivelsen Receptfornyelser Receptfornyelser via FMK OBS: Læge Karin Dangaard, Varde kan PT. Ikke modtage FMK receptfornyelser. Der bestilles via korrespondance Receptfornyelser af FMK ordinationer SKAL foregå via FMK En bestilling kan enten resultere i en receptfornyelse eller i en genbestilling afhængig af om ordinationen har en recept som er fornybar Er der det går bestillingen direkte til Apoteket. Præparater der skal receptfornyes markeres og der klikkes på FMK Forny recept/genbestil. Et ikon på medicinlisten viser at det er bestilt Holdes pilen henover ikonet vises datoen for genbestilling Ikonet for receptfornyelse forsvinder ikke af sig selv Status på bestillingen kan følges ved at opdatere FMK. Præparaterne vil være markeret med gul baggrund også selv om der er uændret dosis. Ikonet forsvinder når Substitution/udlevering registreres og der godkendes. Håndkøbsmedicin bestilles via korrespondance på apoteket skriv hvis der samtidig bestilles receptfornyelser, så apoteket Dette kan resultere i at borgerens medicin leveres ad flere omgange Apoteket kan ikke se at der også er bedt om receptfornyelse hos lægen. Det ser de først når bestillingen kommer. Det fremgår på præparatet om der er bestilt eller receptfornyet det vises i bunden under Bestillinger Ud for hver ordination er der et kommentarfelt Bemærkninger i dette felt vil kun blive vist på den genbestilling det er skrevet i. OBS administrationslinjen når der markeres en ny 11
Åbne recepter ved at der kommer yderligere bestilling til borgeren. Åbne recepter er dem, som er oprettet til at borgeren kan få udleveret medicinen flere gange Der kan ligge meget gamle recepter, som ikke er blevet udnyttet og derfor fortsat er aktive. Det er en fejlkilde at ordinationen på gamle recepter ikke nødvendigvis svarer til den aktuelle. Det er kun lægen der kan annullere en aktiv recept. udlevering. Er ordinationen ikke struktureret skal den udfyldes igen. Når præparatet åbnes på medicinlisten kan vi se listen med recepter og åbne recepter er markeret Åben Eller delvis udleveret hvis der har været udleveret, men der er mulighed for flere udleveringer. Privatmarkerede ordinationer Samtykke til at se privatmarkerede ordinationer Tilsidesæt Privatmarkering uden samtykke Borgeren kan give et mundligt eller skriftligt samtykke til at kommunen må se privatmarkerede ordinationer Samtykket registreres på Skemaet privatmarkerede ordinationer med angivelse af start og evt. slutdato Når skemaet er udfyldt vil ordinationen være synlig, men stadig med et låse ikon som viser privatmarkeringen. Der er på knappen Tilsidesæt Privatmarkering mulighed for at ophæve en privatmarkering og den må kun bruges i nødstilfælde og akutte situationer, når det ikke er muligt at indhente et samtykke, men nødvendigt at kende borgerens medicin. Tilsidesættelse skal være nødvendig af hensyn til patienten Tilsidesættelse og årsag skal altid dokumenteres i journalen. Det er kun Sygeplejersker der har mulighed for at Tilsidesætte en privatmarkering uden samtykke (Værdispringsreglen Sundhedsloven 42. hvis indhentningen er nødvendig til berettiget varetagelse af en åbenbar almen interesse eller af væsentlige hensyn til patienten, herunder en patient, der ikke kan varetage sine interesser) 12
Fejlkilder Du kan ikke logge på FMK Undersøg: er du logget på Avaleo med dit AD brugernavn (initialer svarende til din mail) Har du aktiveret den digitale signatur via den mail du har modtaget Tjek din egen oprettelse ved at klikke på dit navn i øverste højre hjørne Der skal være tilføjet CPR nummer, Autorisationsnummer og FMK rolle svarende til din uddannelse. Er ovenstående i orden kontaktes IT afdelingen som kan tjekke om din digitale signatur er korrekt oprettet. Kontakt din superbruger, som kan tjekke din brugeroprettelse og roller i systemet 13
FMK-online På FMK online er det også muligt at se borgerens medicinliste det er den samme adgang som borgeren selv kan benytte evt. via www.sundhed.dk Udover det kan man se detaljer om receptfornyelser- Bestilling, afhentning gl. recepter m.m. Der logges på internetadressen www.fmk-online.dk Klik på Fortsæt til NemLog-in Vælg Log på med Nøglefil Vælg din signatur og klik OK Der skal tastes et kodeord og det er det samme som du bruger til Avaleo Vælg Tilknytning skriv Varde i feltet Kommune Klik Fortsæt Du får mulighed for at søge borgeren frem og se den aktuelle medicin, recepter, udleveringer, tidligere medicin og vaccinationer 14