SAGS- OG RESSOURCESTYRING Navision Stat 5.3 August - september 2012 præsen TATION 1
PROGRAM Kort om konverteringen Terminologi bag sags- og ressourcestyring i Navision Stat 5.3 Basisopsætninger Sager og sagsopgaver Finansbudgettering på sager Ressourcer Ressourcebudgettering Bogføring af forbrug (ressourceforbrug, øvrige omkostninger) Opkrævning fra sager Sagsmærker Uddata 2
KORT OM KONVERTERINGEN I Fra 4 bogføringskredse til 1 bogføringskreds Artskontoplanen er uændret Delregnskab er uændret Ny stedkode, 4 cifre Finansposter Alle 2012-poster konverteres på postniveau, original bilagsnummer fuld historik Alle 2011-poster datokomprimeres pr. måned pr. kontostreng Alle poster fra før 1. jan. 2011 datokomprimeres pr. 31-12-10 Finansbudgetposter konverteres ikke til finansbudgetmodulet, men konverteres til sagsplanlægningslinjer af typen skema (=sagsbudgetter) 3
KORT OM KONVERTERINGEN II Kreditor Kreditorer som er anvendt inden for det seneste år CVR + pseudo CVR CPR kreditorer konverteres kun hvis åbne poster Debitor Ny nummerserie med fortløbende numre Standardisering af debitorbogføringsgrupper Debitorer som er anvendt inden for det seneste år Debitorer som har åbne poster Anlæg Ny nummerserie Alle aktive anlæg med stamdata og anlægsposter Konvertering og standardisering af anlægsstamdata, fuld historik 4
KONVERTERING 8000C + ASB/DPU Projekter bliver til Sager Eksisterende projekter konverteres til nyt fortløbende 6- cifret sagsnummer som starter med 9xxxxx Projekter med status Lukket og en slutdato før 1. jan. 2011 konverteres ikke Ansøgninger konverteres ikke pga. tekniske begrænsninger Alle sager er stemplet med Gl. bogføringskreds, Gl. sag-/projektnr. og Gl. stedkode Sagsopgaver 88888 hvis rapportformål ikke er anvendt 8xxxx (xxxx eksisterende rapportformål) 5
KONVERTERING DJF OG DMU Sager Eksisterende sager konverteres til nyt fortløbende 6- cifret sagsnummer som starter med 9xxxxx Sager med en slutdato før 1. jan. 2011 konverteres ikke Opsplitning i sager kun en ekstern bevillingsgiver pr. sag Sagsopgaver Eksisterende sagsopgaver konverteres i eksisterende struktur: 8xxxx (xxxx lig med eksisterende sagsopgave) 9xxxx for indtægter Alle sager er stemplet med Gl. bogføringskreds, Gl. sag-/projektnr. og Gl. stedkode Planlægningslinjer, ressourcer og sagsmærker konverteres Tidsregistrering i ARS fortsætter til 31-12-12 med nuværende kostpriser 6
Terminologi bag sags- og ressourcestyring i Navision Stat 5.3 Sag (Projekt) Sagsopgave (Aktivitet Finans 2 lønbegreber: SLS Faktisk udbetalt løn Planlægningslinjer Skema = budget Kontrakt =bet.plan/opkr. Registrering på ressourcer og finanskonti Sagsposter Bogføring på ressourcer og finanskonti -1)Faktisk udbetalt løn overføres fra SLS og bogføres i finansregnskab, men ikke på sager 2) Løn gennem ressourceallokering bogføres på sager, men ikke i finansregnskab 7
BASISOPSÆTNINGER Sags- og sagsopgavenumre: På nye sager tildeles automatisk 5-cifret sagsnummer 1xxxx 5-cifret nummerstruktur på baggrund af skabeloner Udvidet fakturering: Gør det muligt at anvende flere debitorer på sag Budgetversioner: Ét budget opsættes som aktivt budget (versionering styres fra central hold) Der anvendes ikke ALIAS i IndFak og AURUS, men spejldimensionerne PROJEKT og AKTIVITET, som automatisk oprettes som dimensionsværdier samtidig med oprettelse af sager og sagsopgaver. Der sker ikke validering af sammenhængen mellem PROJEKT og AKTIVITET i IndFak Bevillingsstyring (nyt fra Moderniseringsstyrelsen, gennemgås senere) Der opsættes filtrering på STED-dimensionen, så man som udgangspunkt kun ser stamdata og poster på egne stedkoder. Filteret kan dog ophæves, så man kan se data på tværs af alle stedkoder 8
SAGER OG SAGSOPGAVER I Hele AU s økonomi forankres i sager - både forskningsområdet, undervisning, formidling, interne støttefunktioner osv. Sag og sagsopgave er således en central del af registreringsrammen Sag og sagsopgaver afleder delregnskab og sted både på budget- og forbrugssiden Termerne sag og sagsopgave benyttes kun i Navision Stat. Uden for Navision Stat benyttes termerne projekt og aktivitet! 9
SAGER OG SAGSOPGAVER II Grundlæggende stamdata sag: Nummer, navn, debitor, sagsoplysninger, projektleder, gruppeleder, bevillingshaver, status, datostyring, bevillingsstyring m.m. Dimensioner på sagsniveau: Påføres automatisk til sagens sagsopgaver Dimensionerne DELREGNSKAB og STED påføres Dimensionerne PROJEKT og AKTIVITET påføres IKKE Sagsopgaver: Oprettes efter prædefinerede skabeloner for projekttyperne Markering på sagsopgave om der skal dannes spejldimensioner (PROJEKT og AKTIVITET, hvis sagsopgaven skal anvendes i IndFak) Dimensioner kan om nødvendig ændres på sagsopgaver: Har forrang for dimensioner på sagsniveau 10
BEVILLINGSSTYRING En række opsætningsdata, der ligger til grund for en række statistiske data samt automatiserede periodiske bogføring på sager: 1) Statistiske data vedr. bevillingen og bevillingsgiver 2) Automatisk beregning og bogføring af overhead på baggrund af faktisk forbrug 3) Automatisk indtægtsføring af bevilling på baggrund af faktisk forbrug Bevillingsstyring kan opsættes på sags- og/eller sagsopgaveniveau 11
SAGSBUDGETTERING Budgettering på sager sker i planlægningslinjetabellen Budgetposter skal lagres som linjer af typen Skema Indtægter angives i kredit (minus), omkostninger i debet (plus) Budgetposter knyttes automatisk til det aktive budget Der kan budgetteres på finanskonti og ressourcer Periodisering: Finansposter: Årlig (pr. 1.1.xx) Ressourceposter: Månedlig (første i måneden) Ressourcebudgetposter vil normalt blive dannet via funktionalitet til ressourceallokering, men evt. korrektioner skal foretages manuelt Rettelser til budgetter bør ske som korrektionsposteringer 12
VERSIONSSTYRING AF SAGER Sager kan gennemløbe forskellige stadier, der samtidig muliggør versionsstyring Versioneringen styres ved hjælp af disse datofelter på sagskortet: Ansøgning Positivt svar Frigivet Afslået Når der tastet dato i et af felterne, vil brugeren bliver spurgt, om der skal gemmes kopi af sag (inkl. budget) På den møde kan man opslags- og rapportmæssigt fremsøge data om sager og budgetter på tidligere stadier Andre datofelter på sager: Startdato Slutdato Afsluttet den 13
RESSOURCER I Ressourcer er konti, der repræsenterer AU s medarbejdere En ressource kan være en specifik, navngivet medarbejder. Disse overføres og opdateres fra SLS i forbindelse med lønkørslen En ressource kan også være en lokalt oprettet NN-ressource til brug for budgettering Ressourcer har påført kostpris, der udtrykker ressourcens løn pr. time Ressourcer tilknyttes ressourcegrupper Hvis der ikke er knyttet specifik pris til ressourcen, anvendes ressourcegruppens kostpris NB: Timelønnede oprettes IKKE som ressourcer. Budgetteret løn og faktisk løn vedr. timelønnede registreres som omkostninger på finanskonti 14
RESSOURCER II Grundlæggende stamdata: Nummer, navn, ressourcegruppe, ansættelsesgrad, tidstype, ressourcegruppe, produktbogføringsgruppe, momsproduktbogføringsgruppe Dimensioner: Alle ressourcer oprettes med delregnskab og sted Priser 1. Ressourcepristabel (kostpris + evt. salgspris) 2. Ressourcegruppe (kostpris + evt. salgspris) 15
ALLOKERING AF RESSOURCEFORBRUG - BUDGET I allokeringstabel angives ressourcers procentvise fordeling på sager/sagsopgaver Fordelingsprocenterne på en ressource bør summe sammen til 100 % Den efterfølgende kørsel opretter ressourcebudgetposter på de pågældende sager fordelt på pr. måned Allokeringen kan ikke annulleres, men skal om nødvendigt rettes manuelt 16
BOGFØRING AF RESSOURCEFORBRUG AUTOMATISK ALLOKERING I Kørsel der danner kladde med ressourceforbrug på baggrund af budgetteret ressourceforbrug Medtager kun ressourcer med tidstypen allokering (opsætning på stamkort) Der må kun bogføres på faktiske ressourcer (overført fra SLS) ikke på NNressourcer 17
BOGFØRING AF RESSOURCEFORBRUG AUTOMATISK ALLOKERING II Det er vigtigt løbende at sikre sig, at de budgetterede ressourceposter er korrekte Vær fx opmærksom på: Er ressourcens reelle aktivitet på sager i overensstemmelse med den budgetterede aktivitet? Er der ændring i ressourcens ansættelsesgrad? Er ressourcens stedkode ændret fx ved overførsel til anden afdeling Der findes rapporter, der kan dokumentere ændringer af ansættelsesgrad, stedkode m.m. samt vise ressourceallokeringen fordelt på sager.: Ressourcer med afvigende STED kode på Sagsposter Ressource: Ændringer i og berørte sager Allokerede ressourcer pr. sagsopgave Der er ca. 10 dages vindue mellem SLS-opdatering og periodelukning til klargøring af ressourcebudgetposter 18
BOGFØRING AF OMKOSTNINGER I ØVRIGT Ressourceforbrug, der ikke allokeres pba. budget, bogføres fra sags(gentagelses)kladde. Det gælder fx projekter, hvor bevillingsgiver kræver specifik tidsregistrering Øvrige driftsomkostninger (købsfakturaer) godkendes og konteres i IndFak og bogføres efterfølgende i Navision Stat. Dimensionerne PROJEKT og AKTIVITET i IndFak oversættes i Navision Stat til sag og sagsopgave Anlægsomkostninger (anskaffelse, afskrivning, nedskrivning, tab/gevinst v. afhændelse, donationer), kan bogføres automatisk på sag, forudsat det opsættes på anlægskortet Ompostering af omkostninger: (Sags)finanskladder: Anvendes til ompostering på sager af poster med finansintegration Sagskladde: Anvendes til ompostering af ressourceposter (har ikke finansintegration) 19
OPKRÆVNING FRA SAGER OG BETALINGSPLANER Alle opkrævninger (salgsfakturaer) dannes med afsæt i linjer af typen Kontrakt i planlægningslinjetabellen Forventede indbetalinger på eksternt finansierede projekter oprettes også som kontraktlinjer, anset om der sendes opkrævning eller ej Kontraktlinjer overføres til salgsfaktura, gøres færdig og klarmeldes, hvorefter den bogføres centralt 20
SAGSMÆRKER Sagsmærker anvendes fremadrettet til angivelse af opgaveformål (uddannelse, forskning, videnudveksling mv.) på sager iht. den nye økonomimodel Sagsmærker kan derudover anvendes til andre (lokale og ad hoc-prægede) analyseformål Sagsmærker kan knyttes til sager eller sagsopgaver I datavarehusløsningen kan data udsøges på baggrund af de påførte sagsmærker Sagsmærker bogføres ikke men er en stamoplysning på sags/sagsopgave (der kan ændres) 21
UDDATA Rapporter i Navision Stat AU har fået udviklet rapporter til støtte for kontrol af og opfølgning på ressourcer og ressourcebudgetter i forbindelse med bogføring af ressourceforbrug pba. budget Standardrapporterne på sagsområdet er derimod kun i begrænset omfang tilrettet den statslige brug af sagsmodulet AU rapporteringsløsning Den væsentligste rapportering på sags- og ressourceområdet bliver derfor forankret i AU s datavarehusløsning 22