BILAG A 1 UDKAST TIL KONTRAKT Delaftale 1 Odense

BILAG A 1 UDKAST TIL KONTRAKT Delaftale 1 Odense 1. Parterne Mellem Socialstyrelsen (i det følgende benævnt Ordregiver) og Tilbudsgiver CVR-nr. (i det følgende benævnt leverandøren ) er dags dato indgået følgende kontrakt (herefter benævnt "Kontrakten") vedrørende mødeforplejning og cateringordning hos Ordregiver. 2. Opgaven og ændringshåndtering 2.1 Kontrakten omfatter mødeforplejning og kantineordning på følgende adresser hos Ordregiver. Edisonsvej 18, 1., 5000 Odense C Skibhusvej 52B 1. sal og Skibhusvej 52B 3. sal, 5000 Odense C Opgavens omfang er nærmere beskrevet i kravspecifikationen (Bilag B 1). 2.2 Leverandøren er ikke uden forudgående skriftligt samtykke fra Ordregiver berettiget til at overlade opfyldelsen af leverandørens forpligtelser efter Kontrakten til eksterne underleverandører mv. Uanset et sådant samtykke er leverandøren endvidere ansvarlig for eventuelle underleverandørers ydelser på samme måde, som hvis de pågældende ydelser var leveret af leverandøren selv. 2.3 Ordregivers kontraktansvarlige er kontorchef Christopher Tolley. 2.4 Leverandørs kontraktansvarlige er navn. 2.5 Ordregiver er berettiget til efter drøftelser med Leverandøren at præcisere, supplere eller ændre i opgaverne. Enhver ændring skal aftales skriftligt mellem parterne og udgøre en integreret del af Kravspecifikationen i form af et tillæg til Bilag B 1. Leverandøren skal, hvis omstændighederne kræver det, eller hvis det 1

synes hensigtsmæssigt for Ordregiver, stille forslag til kravspecifikationen i Bilag B 1. En sådan forespørgsel skal fremsættes skriftligt til Ordregiver, der inden for rimelig tid skal beslutte hvorvidt, Ordregiver ønsker at fortsætte med de foreslåede ændringer. Accepteres ændringen af Ordregiver, skal den fremstå som en skriftlig aftale mellem Parterne og udgøre en integreret del af kravspecifikationen i form af et tillæg til bilag B 1. Det aftalte tilskud og de i bilag B 1, pkt. 3.5 angivne priser reguleres ikke ved udsving på 10 % i forhold til det angivne antal brugere af kantinen, jf. bilag B 1, pkt. 1.1. 3. Kontraktgrundlag 3.1 Ud over nærværende Kontrakt udgøres kontraktgrundlaget af følgende dokumenter: Udbudsbetingelser af 3. august 2015 med efterfølgende kommunikation, eksempelvis i form af referat og rettelsesblade m.m. Bilag B1: Kravspecifikation Bilag C1: Leverandørens udfyldte og underskrevne tilbudslister af Dato & år Bilag D Erklæring om oplysninger om eventuelt ubetalt, forfalden gæld til de offentlige Bilag E Erklæring vedr. forpligtigelse vedr. beskyttelse på arbejdspladsen og arbejdsforhold i øvrigt 3.2 Arbejdet skal i øvrigt udføres og samtlige ydelser skal leveres i overensstemmelse med gældende love, forordninger, standardnormer, myndighedspraksis mv. 3.3 Enhver ændring i Kontrakten og kontraktgrundlaget skal ske skriftligt og være underskrevet af begge parter for at være bindende. 3.4 Leverandøren skal forud for kontraktindgåelsen, og senest ved underskrivelsen, fremlægge firmaattest samt skatteattest for moms og skat som maksimal er 6 måneder gammel på tidspunkt for underskrivelsen. For danske leverandører vil dette være dækket af en serviceattest, som maksimal er 6 måneder gammel på tidspunkt for underskrivelsen. 4. Etisk og socialt ansvar 4.1 Ordregiver forudsætter, at leverandøren overholder internationale konventioner tiltrådt af Danmark, herunder følgende grundlæggende ILO-konventioner: Tvangsarbejde (ILO-konvention nr. 29 og 105) Ingen diskrimination i ansættelsen (ILO-konvention nr. 100 og 111) Mindstealder for adgang til beskæftigelse samt forbud mod og omgående indsats til afskaffelse af de værste former for 2

børnearbejde (ILO-konvention nr. 138 og 182) Organisationsfrihed og ret til kollektive forhandlinger (ILOkonvention nr. 87, 98 og 135) Sikkert og sundt arbejdsmiljø (ILO-konvention nr. 155) Det forudsættes endvidere, at leverandøren respekterer grundlæggende menneskerettigheder, herunder lever op til FN s Menneskerettighedserklæring og Den Europæiske Menneskerettighedskonvention. 4.2 Hvis Ordregiver bliver bekendt med, at leverandøren ikke lever op til foranstående bestemmelser, er leverandøren forpligtet til at opfylde Kontrakten med en tilsvarende ydelse, som opfylder alle Kontraktens krav til ydelsen. Leverandørens eventuelle omkostninger forbundet hermed er Ordregiver uvedkommende. Ordregiver ønsker, med henvisning til ILO-konvention nr. 94 vedrørende løn- og ansættelsesforhold, at sikre gode vilkår for medarbejderne hos leverandøren af de udbudte ydelser. Leverandøren forpligter sig derfor til at sikre, at de ansatte, som leverandøren beskæftiger med henblik på opgavens udførelse, har løn- og ansættelsesforhold, der ikke er mindre gunstige end de løn- og ansættelsesvilkår, som i henhold til kollektiv overenskomst, lovgivning eller administrative forskrifter gælder for arbejde af samme art indenfor vedkommende fag eller industri på den egn, hvor arbejdet skal udføres. 4.3 Overholder leverandøren ikke ovennævnte krav, og medfører dette et berettiget krav på yderligere løn fra arbejdstagerne, kan Ordregiver tilbageholde vederlag til leverandøren med henblik på at sikre arbejdstagerne de nævnte ansættelsesvilkår. 4.4 Ordregiver kan til enhver tid udbede sig relevant dokumentation for, at løn- og arbejdsvilkår for arbejdstagerne lever op til denne forpligtelse. Leverandøren skal, efter skriftligt påkrav, fremskaffe relevant dokumentation fra egne arbejdstagere samt eventuelle underleverandørers personale. Dokumentationen skal være Ordregiver i hænde senest 7 arbejdsdage efter påkravets modtagelse. Relevant dokumentation kan f.eks. være lønsedler, lønregnskab, ansættelseskontrakter eller ansættelsesbeviser. 5. Personalemæssige forpligtelser 5.1 Alt personale skal inden arbejdets påbegyndelse have modtaget ansættelsesbevis i overensstemmelse med gældende lovgivning. 5.2 Alt personale skal have ret til at arbejde i Danmark. 5.3 Leverandøren indestår for, at der til skattemyndighederne sker indberetning af løn samt foretages indeholdelse af skatter og bidrag, efter de regler, der i Danmark eller andre lande påhviler arbejdsgiveren i forbindelse med det udførte arbejde. 3

5.4 Leverandøren skal på Ordregivers skriftlige forlangende, med et varsel på 7 arbejdsdage, fremlægge dokumentation for, at det af leverandørens personale, der er beskæftiget med nærværende opgave, har modtaget ansættelsesbevis og har ret til at arbejde her i landet. 5.5 Leverandøren er forpligtet til, indenfor 7 arbejdsdage efter skriftlig anmodning, at udlevere et udtræk pr. medarbejder fra E-indkomst med en oversigt over leverandørens indbetalte A-skat for det pågældende personale. For personale, hvor oplysningerne indberettes til andre landes skattemyndigheder, skal udleveres tilsvarende oplysninger indenfor 14 dage efter skriftlig anmodning. 5.6 Ordregiver eller en af Ordregiver dertil udpeget person har uden varsel ret til at gøre sig bekendt med det fremmødte personales identitet (legitimationskort), med henblik på efterfølgende at få fremlagt den nævnte dokumentation for indberetning til skattemyndighederne, ansættelsesbevis og arbejdstilladelse. 5.7 Leverandøren er ansvarlig for at indhente og være i besiddelse af godkendelser og attester i henhold til ovenstående for de af leverandøren samt eventuelle underleverandørers personale, som varetager opgaver i henhold til Kontrakten. 5.8 Leverandøren er forpligtiget til at sikre af dennes personale overholder de stedlige sikkerhedsbestemmelser og tavshedspligt jf. pkt. 16. 6. Leverandørens ydelser 6.1 Leverandørens ydelser fremgår af kravspecifikationen, pkt. 3.2 (Bilag B1). 6.2 Kravene til kvaliteten af den udførte ydelse og leverandørens kvalitetssikring er nærmere beskrevet i kravspecifikationen, henholdsvis pkt. 3.5 og pkt. 1.1 (Bilag B1). 7. Ordregivers ydelser 7.1 Ordregivers ydelser fremgår af kravspecifikationen, pkt. 3.1 (Bilag B1). 7.2 Ordregiver forbeholder sig ret til at foretage en stikprøvevis og behovsbetonet kontrol i løbet af kontraktperioden som nærmere beskrevet i kravspecifikationen, pkt. 1.2 (Bilag B1). 8. Virksomhedsoverdragelsesloven 8.1 Virksomhedsoverdragelse Der finder ikke virksomhedsoverdragelse sted, da der ikke vil være adgang til produktion af mad i køkkenet. Den tidligere leverandør har på denne bagrund oplyst at der ikke er noget personale der skal virksomhedsoverdrages. 8.2 Oplysninger om personale i kontraktperioden 4

Leverandøren forpligter sig til på et hvilket som helst tidspunkt i kontraktperioden på forlangende at give Ordregiver fuldstændige oplysninger om løn- og ansættelsesvilkår for de medarbejdere, der udelukkende eller i det væsentligste arbejder med den udbudte ydelse, herunder om alle kollektive overenskomster og aftaler mv. I det omfang leverandøren måtte give Ordregiver ukorrekte oplysninger om løn- og ansættelsesvilkår for sine medarbejdere, og dette i forbindelse med et senere udbud indebærer tab for Ordregiver, forpligter leverandøren sig til at kompensere Ordregiver fuldt ud for dette tab. 9. Tilskud 9.1 For mødeforplejnings- og cateringordningen er aftalt nedenstående årlige tilskud på kr. Beløb ekskl. moms, jf. leverandørens tilbud af den Dato & år (Bilag C1). 9.2 Ekstraydelser honoreres i henhold til de satser, der fremgår af leverandørens tilbud af den Dato & år (Bilag C1). 9.3 Det årlige tilskud og timelønsatserne, jf. leverandørens tilbud af den Dato & år (Bilag C1) kan ikke reguleres i kontraktperioden. 9.4 Ordregiver er indstillet på at yde tilskud til driften i henhold til den gældende budgetvejledning fra Finansministeriet. 9.5 Leverandøren har det fulde økonomiske ansvar for kantinens drift, og skal overholde gældende regler om budget og regnskab mv., jf. den gældende budgetvejledning fra Finansministeriet. 9.6 Der skal, af leverandøren, udarbejdes et driftsregnskab for kantinedriften på årsbasis, senest 3 måneder efter regnskabsårets udløb. 9.7 Eventuelle reguleringer i udsalgspriserne kan udelukkende ske i overensstemmelse med, af leverandøren, dokumenterede ændringer i fødevareprisindekset og efter orientering og godkendelse af Ordregiver. 9.8 Eventuelle stigninger i priser i øvrigt skal aftales med og godkendes af Ordregiver 10. Betaling 10.1 Faktureringen skal ske månedsvist bagud den 20. i leveringsmåneden til betaling med betalingsbetingelserne 30 dage netto. Afsendelse af betaling fra Ordregiver 30 dage efter fakturamodtagelse betragtes som rettidig betaling. Af fakturaen skal tydeligt fremgå den udførte opgave med angivelse af tid, sted og dato. Gebyr herunder, fakturagebyrer accepteres ikke. 5

Alle fakturaer skal fremsendes elektronisk i det fælles offentlige format OIOUBL via RASP (Reliable Asynchronous Secure Profile). Fakturaerne fremsendes til Ordregivers EAN-nummer. Såfremt opgaven omfatter andre separate lokaliteter med separate EANnumre, skal der fremsendes særskilt faktura til hvert EAN-nummer. Ordregiver er berettiget til at udskyde betalingen, hvis faktura ikke modtages elektronisk, eller hvis ovenstående oplysninger mangler. 11. Ansvar 11.1 Leverandøren har det fulde ansvar for alle ydelser leveret af leverandøren eller dennes eventuelle underleverandører. Ved anvendelse af underleverandør skal Ordregiver forud have givet skriftligt samtykke til dette, jf. pkt. 2.2. 11.2 Leverandøren er forpligtet til at friholde Ordregiver for ethvert tab, uanset art, som Ordregiver måtte blive påført fra tredjemand i forbindelse med opgavens udførelse. 11.3 Leverandøren er forpligtet til straks at orientere Ordregiver om sagsanlæg, påbud m.v. mod leverandøren, herunder eventuelle underleverandører, i forbindelse med opgavens udførelse. 11.4 Leverandøren har ansvaret for at lokaler mv., som Ordregiver stiller til rådighed, ikke bruges til andet end det der fremgår af denne kontrakt eller hvad der senere måttet aftales. 11.5 Leverandøren er forpligtet til straks at orientere Ordregiver skriftligt om mangler og uregelmæssigheder. 11.6 Ordregiver er forpligtiget til at holde maskine, inventar, service og lokaler i forsvarlig vedligeholdelsesmæssigstand og at foretage nødvendige og rimelige nyanskaffelser i henhold til bilag B1. 6

12. Forsikring 12.1 Leverandøren har tegnet følgende erhvervsansvarsforsikring: Forsikringsselskab: Navn på forsikringsselskab Forsikringssum pr. forsikringsår: Ting-/formueskade: kr. Beløb Personskade: kr. Beløb kr. Beløb 12.2 Leverandøren er forpligtet til at sørge for, at den af leverandøren tegnede forsikring er i kraft i hele kontraktperioden. Forsikringen skal minimum være på kr. 5.000.000. 13. Ikrafttræden/varighed og opsigelse af Kontrakten 13.1 Kontrakten træder i kraft den 1. oktober 2015 og ophører uden yderligere meddelelse den 30. september 2016. 13.2 Ordregiver er berettiget til at forlænge Kontrakten på uændrede vilkår i op til 1 x 12 måneder. I tilfælde af at Ordregiver ønsker at udnytte denne option, skal dette varsles over for leverandøren 4 måneder inden Kontraktens udløb. 13.3 De første 3 måneder af Kontrakten betragtes som en prøveperiode. Ordregiver kan i prøveperioden opsige Kontrakten med 1 måneds varsel til udgangen af en kalendermåned. Ordregiver er i Kontraktens løbetid, efter prøveperiodens udløb, berettiget til at opsige Kontrakten med 6 måneders varsel til udgangen af en kalendermåned. 13.4 Leverandøren skal ved Kontraktens ophør uanset årsagen hertil samarbejde med Ordregiver med henblik på at sikre en glat overdragelse af opgaven til tredjemand. Leverandøren forpligter sig i den forbindelse til at meddele Ordregiver alle relevante oplysninger, som Ordregiver har behov for i forbindelse med Kontraktens ophør og et evt. genudbud af opgaven, herunder blandt andet: Oplysninger om, hvorvidt leverandørens personale helt eller delvist vil blive tilbudt fortsat ansættelse hos leverandøren. Redegørelse for personalets stilling, ansættelsesvilkår, anciennitet og aflønning, herunder seneste lønregulering eller lønforhandling. Oversigt over optjent løn, inklusiv eventuel overarbejdsbetaling mv. Oversigt over tilgodehavende ferie. Oversigt over pensionsforpligtigelser. Oversigt over gæld til de overtagne medarbejdere for så vidt angår refusion af udlæg mv. Eventuelle oplysninger om øvrige forhold, som en eventuel overtager af mødeforplejnings- og cateringordningen bør kende til. 7

14. Misligholdelse af Kontrakten 14.1 Ved misligholdelse, herunder væsentlig misligholdelse, gælder dansk rets almindelige regler herom. 14.2 Hvis den anden parts væsentlige misligholdelse er udtryk for forhold, der kan berigtiges, kan den part, der påberåber sig misligholdelsen, dog ikke ophæve Kontrakten, medmindre den misligholdende part skriftligt med passende varsel er blevet gjort bekendt med misligholdelsen og opfordret til at afhjælpe denne. Såfremt misligholdelsen herefter ikke afhjælpes inden for den fastsatte frist, vil Kontrakten kunne ophæves. 14.3 En part kan endvidere med 1 måneds varsel opsige Kontrakten til ophør den 1. i en måned, såfremt den anden part gentagne gange gør sig skyldig i misligholdelse, der ikke i sig selv hver for sig kan betragtes som væsentlig og dermed hævebegrundende misligholdelse under forudsætning af, at den krævende part gentagne gange berettiget skriftligt har påtalt dette, og den anden part desuagtet ikke retter for sig, således at der er risiko for, at yderligere tilsvarende misligholdelsestilfælde kan indtræde i et ikke ubetydeligt omfang. 15. Force majeure 15.1 I tilfælde af force majeure, hvorved også forstås strejker (lovlige såvel som overenskomststridige) eller lockouts, er parten ikke forpligtet til at levere sine ydelser, så længe force majeure situationen består. Den part, der ønsker at påberåbe sig force majeure, er forpligtet til straks at underrette den anden part om årsagen samt forventet varighed. 15.2 I tilfælde af force majeure er Ordregiver berettiget til en reduktion af vederlaget svarende til den samlede pris for antallet af sparede timer i forbindelse med opgaven i den periode, force majeure situationen har bestået. 16. Tavshedspligt 16.1 Leverandøren og dennes medarbejdere er underlagt tavshedspligt for så vidt angår alle oplysninger, som leverandøren og dennes medarbejdere måtte komme i besiddelse af i forbindelse med opfyldelse af nærværende Kontrakt. Tilsidesættelse af denne tavshedspligt kan medføre bortvisning af den pågældende medarbejder fra arbejdsstedet. Tavshedspligten er tillige gældende efter Kontraktens ophør uanset årsagen til ophøret. 16.2 Leverandøren er på Ordregivers anmodning forpligtet til at sikre, at alle medarbejdere, der færdes i bygningen, underskriver en tavshedserklæring udarbejdet af Ordregiver. 17. Straffeattest 8

17.1 Ordregiver forbeholder sig ret til at kræve, at Leverandørens medarbejdere, der færdes i bygningerne, skal være i besiddelse af en for Ordregiver tilfredsstillende straffeattest. 18. Overdragelse 18.1 Leverandøren kan ikke uden forudgående skriftligt samtykke fra Ordregiver overdrage eller sælge sine rettigheder og forpligtelser ifølge denne Kontrakt til tredjemand. 18.2 Leverandøren afholder egne udgifter, der måtte være forbundet med en eventuel overdragelse. 18.3 Ordregiver kan overdrage sine rettigheder og forpligtelser ifølge denne Kontrakt til en offentlig institution eller en institution, der ejes af det offentlige eller som i det væsentligste drives for offentlige midler. 19 Tvister 19.1 Tvister skal søges løst ved forhandling. Såfremt dette ikke er muligt, skal tvister afgøres ved de almindelige domstole i overensstemmelse med retsplejelovens bestemmelser. 20. Lovvalg, aftalesprog og værneting 20.1 Kontrakten er underlagt dansk ret og aftalesproget er dansk. 20.2 Værneting for eventuelle tvister mellem Parterne er en dansk domstol valgt af Ordregiver. 21. Underskrift Nærværende Kontrakt oprettes i 2 enslydende underskrevne eksemplarer, hvoraf 1 eksemplar beror hos Ordregiver og 1 eksemplar hos leverandøren. Bynavn, den Dato & år Bynavn, den Dato & år For Ordregiver: For leverandøren: ------------------------------------- --------------------------------- 9