Vejledning til kontoplan Den Europæiske Regionalfond Denne vejledning følger kontoplanen for Regionalfondsprojekter, der anvender Regnskabsskema R3
Denne vejledning følger kontoplanen for regnskabsskema R3 - Regionalfonden Regnskabsskema R3 skal anvendes af regionalfondsprojekter som i deres tilsagn, eller ved senere budgetændringer, har fået godkendt én eller flere af følgende udgiftskonti: Konto nr. 1210-1240, 1260-1320, 1330-1350, 1360-1380 og 1400-1410. Desuden skal én eller flere af følgende konti være godkendt: Konto nr. 1251-1259. NB: Har projektet ikke fået godkendt én eller flere af konto nr. 1251-1259 skal regnskabsskema R2 anvendes. Bemærk, at projektet alene kan anvende konti som forinden er godkendte af styrelsen. Januar 2012 2. udgave
3/14 Indholdsfortegnelse: UDGIFTER...4 Udgifter til intern projektadministration...4 10 % udgifter...8 Naturalier...9 Deltagerudgifter...10 Indtægter...10 FINANSIERING...11 Støtte...11 Deltagerfinansiering...11 Øvrige betalte udgifter og naturalier...12 Kontante tilskud...13 Egenfinansiering...14
4/14 UDGIFTER Udgifter til intern projektadministration Konto 1210 Administration, standardsats Lønudgifter til de timer tilsagnsmodtager og partnere anvender til administration af projektet, og som beregnes på baggrund af den af styrelsen fastsatte timesats (højeste dagpengesats) og timeregistrering. Jf. retningslinjer for strukturfondsfinansierede projekter kapitel IV. Konto 1220 Administration, faktiske udgifter Lønudgifter til de timer tilsagnsmodtager og partnere anvender til administration af projektet, og som beregnes på baggrund af faktisk afholdte og betalte udgifter dokumenteret med lønsedler og timeregistrering. Jf. retningslinjer for strukturfondsfinansierede projekter kapitel IV. Konto 1230 Projektarbejde, standardsats Lønudgifter til de timer tilsagnsmodtager og partnere anvender i projektet, udover administration, og som beregnes på baggrund af den af styrelsen fastsatte sats (højeste dagpengesats) og timeregistrering. Jf. retningslinjer for strukturfondsfinansierede projekter kapitel IV. Konto 1240 Projektarbejde, faktiske udgifter Lønudgifter til de timer tilsagnsmodtager og partnere anvender i projektet, udover administration, og som beregnes på baggrund af faktisk afholdte og betalte udgifter dokumenteret med lønsedler og timeregistrering. Jf. retningslinjer for strukturfondsfinansierede projekter kapitel IV.
5/14 Konto 1251 Indirekte omkostninger, faktiske udgifter Indirekte omkostninger er de omkostninger hvor det ikke er muligt at henføre den totale udgift til projektet, men hvor dele af udgiften også anvendes i den normale drift. Der vil typisk være tale om følgende udgiftstyper: El, vand, varme, kontorartikler, porto, telefon, internet, rengøring, reparation og vedligeholdelse, IT-service, vicevært, pedel og reception. Udgifterne skal opgøres ved hjælp af en fordelingsnøgle, hvor dokumenterede udgifter til aktiviteter i projektet fordeles i forhold til aktiviteter, som ikke vedrører projektet. Husleje og forsikring kan ligeledes indgå i beregningen af de indirekte omkostninger såfremt støttemodtager afholder og betaler udgifter hertil som led i den almindelige drift/aktiviteter og en andel heraf kan henføres til projektet. Udgifter til husleje og forsikring, som alene vedrører projektet aktiviteter, skal konteres under konto 1252 og 1259. Jf. retningslinjer for strukturfondsfinansierede projekter kapitel IV. Konto 1252 Husleje Huslejeudgifter i de tilfælde, hvor projektet afholder og betaler udgifter til husleje i eksternt lejede lokaler, der udelukkende vedrører projektet. I så fald skal denne udgift holdes ude af beregningen af de indirekte omkostninger. Konto 1253 Annoncering Udgifter i forbindelse med annoncering/information af projektets aktiviteter og resultater. Konto 1254 Interne kantine udgifter, standardsats Udgifter i form af forplejning til møder, kurser og lignende projektrelevante aktiviteter, som ikke købes eksternt, men i stedet købes i tilsagnsmodtager eller partners kantine. Beregningen foretages ud fra den af styrelsen angivet standardsats. Jf. retningslinjer for strukturfondsfinansierede projekter. Konto 1255 Rejser, kost og logi Udgifter til rejser, transport, fortæring, logi mv. Udgifterne kan relatere sig til både tilsagnsmodtager, partnere og eksterne konsulenter. I sidst nævnte tilfælde udskilles udgifterne kun fra konsulentfakturaen som en selvstændig budgetpost, hvis det vurderes at være af en sådan størrelse, at der bør redegøres særskilt for dem. For interne kantine udgifter, henvises til konto 1254.
6/14 Konto 1256 Afskrivninger Afskrivningsudgifter i projektet. Anskaffelser af software/hardware/materiel med en fakturaværdi over 10.000 kr. skal afskrives. Hvis afskrivningsværdien af et aktiv ønskes medtaget i projektets støtteberettigede udgifter, skal følgende regler anvendes. Der skal anvendes følgende afskrivningsperioder: Software: 2 år, Hardware: 3 år, Materiel/udstyr og immaterielle aktiver: 5 år. For materiel anskaffet i projektperioden kan projektet som alternativ anvende den dokumenterede faktiske værdiforringelse, jf. retningslinjer for strukturfondsfinansierede projekter kapitel IV. Anskaffelser af software/hardware/materiel med en fakturaværdi på eller under 10.000,- kr. skal ikke afskrives, men konteres under konto 1257 med det fulde fakturabeløb. Afskrivninger på bygninger er ikke støtteberettiget. Konto 1257 Materialer, forbrugsartikler, leje/leasing Udgifter til småanskaffelser nødvendig for tilfredsstilende gennemførelse af projektet. Anskaffelser af software/hardware/materiel med en fakturaværdi på over 10.000 kr. kan som udgangspunkt ikke bogføres på denne konto, men skal afskrives under konto 1256. Udgifter til materiel, komponenter etc. indkøbt i forbindelse med udviklingsprojekter kan, som alternativ til afskrivningsreglerne, medtages til den dokumenterede faktiske værdiforringelse. I så fald skal værdien af prototypen etc. vurderes ved projektafslutningen og fratrækkes støttegrundlaget. Udgifter til driftsmæssig leje og operationel leasing der er nødvendige for projektets gennemførelse. Udgifter til finansiel leasing er ikke støtteberettiget. Jf. retningslinjer for strukturfondsfinansierede projekter kapitel IV. Konto 1258 Ikke refunderbar moms Projektets momsudgifter. Alene moms, som ikke kan refunderes af SKAT, kan medtages. Moms godtgjort til kommuner og regioner gennem momsudligningsordningen kan ikke medtages. Konto 1259 Bankudgifter og forsikringer Projektets bank- og forsikringsudgifter. Der kan kun medtages bankudgifter og finansielle udgifter, der er direkte knyttet til projektet, dog ikke renter af gæld. Der kan kun medtages udgifter til forsikringer, som er betinget af projektet, men ikke forsikringer som støttemodtager i forvejen skal have i forbindelse med den ordinære drift.
7/14 Konto 1260 Ekstern konsulentbistand Udgifter til indkøb af ydelser/bistand fra eksterne konsulenter. Bemærk, at projektpartnere ikke kan honoreres som eksterne konsulenter, men skal aflønnes til kostpris. Projektpartneres timer konteres under konto 1210-1240. Konto 1270 Revisionsudgifter (PwC) Udgifter i forbindelse med obligatorisk revision af projektet. Revisionen skal for alle projekter gennemføres af PricewaterhouseCoopers (PwC), og kun udgifter hertil kan konteres på denne konto. PwC s priser oplyses på www.regionalt.dk. Konto 1280 Inventar og udstyr Udgifter til indkøb af inventar og udstyr i forbindelse med anlægsinvesteringsprojekter. Kontoen kan således kun anvendes i projekter, hvis indhold/aktiviteter vedrører opførelse eller indretning af bygninger/lokaler. Konto 1290 Grundkøb (10 %) Udgifter til grundkøb, når købet er nødvendigt for gennemførelse af projektet. Udgifter til grundkøb kan maksimalt udgøre op til 10 % af de samlede støtteberettigede udgifter i projektet. Konto 1300 Køb og opførelse af bygning Udgifter til køb og opførelse af bygning i forbindelse med anlægsinvesteringsprojekter, dvs. hvor projektets støtteberettigede indhold/aktiviteter vedrører køb og/eller opførelse af bygninger. Konto 800 Salg af prototype/scrapværdi Forventede værdi af eventuelle produkter frembragt på baggrund af udgifter og aktiviteter i projektet. Værdien fratrækkes støttegrundlaget. Konto 1310 Patenter, knowhow og produktionslicenser Udgifter i forbindelse med indkøb af patenter, knowhow og produktlicenser, der er nødvendige for projektets gennemførelse. 1320 Andet Udgifter som er nødvendige for projektets gennemførelse, men som ikke hører hjemme under de andre udgiftskonti kan placeres her.
8/14 10 % udgifter Der er ved gennemførelse af et regionalfondsprojekt mulighed for at opnå tilskud til aktiviteter, som ellers kun er støtteberettiget under Socialfonden. Udgifterne vil dog højst kunne udgøre 10 % af de samlede driftsudgifter (dvs. konto 1210 1350). Aktiviteterne skal endvidere være direkte knyttet til projektet og nødvendige for en tilfredsstillende gennemførelse heraf. Der vil således kunne medtages udgifter til fx undervisning. Bemærk, at også deltagerudgifter (konto 1400-1410) falder ind under denne regel. Konto 1330 Undervisning, standardsats Lønudgifter til de timer tilsagnsmodtager og partnere anvender til undervisning og lignende opkvalificeringsforløb i projektet, og som beregnes på baggrund af den af styrelsen fastsatte sats (højeste dagpengesats) og timeregistrering. Disse udgifter er underlagt reglen om 10 % fleksibilitet mellem Regionalfonden og Socialfonden. Konto 1340 Undervisning, faktiske udgifter Lønudgifter til de timer tilsagnsmodtager og partnere anvender til undervisning og lignende opkvalificeringsforløb i projektet, og som beregnes på baggrund af faktisk afholdte og betalte udgifter dokumenteret med lønsedler og timeregistrering. Disse udgifter er underlagt reglen om 10 % fleksibilitet mellem Regionalfonden og Socialfonden. Konto 1350 Andet Udgifter nødvendige i forbindelse med undervisning eller lignende opkvalificeringsforløb, men som ikke vedrører løn til tilsagnsmodtager eller partnere, kan bogføres her. Disse udgifter er underlagt reglen om 10 % fleksibilitet mellem Regionalfonden og Socialfonden. Konto 698 Interim justeringskonto for 10 % Automatisk nedjustering af 10 % udgifterne, såfremt 10 % reglen ikke overholdes. Det er ikke muligt manuelt at indtaste et beløb.
9/14 Naturalier Naturalier er kendetegnet ved, at udgiften ikke direkte afholdes og betales i projektet, men at aktivet indskydes i projektet af andre end tilsagnsmodtager eller partnere. I sådanne tilfælde kan værdien af aktivet medtages i støttegrundlaget under overholdelse af en række betingelser. Jf. retningslinjer for strukturfondsfinansierede projekter kapitel IV. For naturalier gælder det, at EU-tilskuddet ikke kan overstige de samlede støtteberettigede udgifter med fradrag af værdien af naturalydelsen. Overholdelsen af reglen tjekkes automatisk via regneregler i ansøgningsskemaet. Konto 1360 Fast ejendom Naturalier/værdi af fast ejendom, som indskydes i projektet af en tredjepart. Det vil sige, at udgiften ikke kan hidrøre fra tilsagnsmodtagere eller partnere. Der skal foreligge en uafhængig erklæring vedrørende værdien senest på tidspunktet for medtagelse af værdien/udgiften i støttegrundlaget. Konto 1370 Udstyr eller materialer Naturalier/værdi af udstyr eller materialer, som indskydes i projektet af tredjepart. Det vil sige, at udgiften ikke kan hidrøre fra tilsagnsmodtagere eller partnere. Der skal foreligge en uafhængig erklæring vedrørende værdien senest på tidspunktet for medtagelse af værdien/udgiften i støttegrundlaget. Konto 1380 Jord 10 % Naturalier/værdi af jord, som indskydes i projektet af tredjepart. Det vil sige, at udgiften ikke kan hidrøre fra tilsagnsmodtagere eller partnere. Der skal foreligge en uafhængig erklæring vedrørende værdien senest på tidspunktet for medtagelse af værdien/udgiften i støttegrundlaget. Denne naturalieudgift kan maksimalt udgøre 10 % af de samlede støtteberettigede udgifter. Konto 848 Interim justeringskonto for jord 10 % Automatisk nedjustering af udgiften for jord, såfremt 10 % reglen ikke overholdes. Det er ikke muligt manuelt at indtaste et beløb.
10/14 Deltagerudgifter Deltagerudgifter vil enten være deltagerunderhold eller deltagerløn. Deltagerunderhold er underhold til kursusdeltagere, som betales af andre end støttemodtagere, fx stat eller kommune. Eksempler på underholdsydelser kan være dagpenge, kontanthjælp mv. Deltagerløn er løn til kursusdeltagere, som er ansat af tilsagnsmodtager eller partnere, og som får løn herfra under kursusdeltagelse. For deltagerudgifter gælder det, at EU-tilskuddet ikke kan overstige de samlede støtteberettigede udgifter med fradrag af værdien af deltagerudgiften. Overholdelse af reglen tjekkes automatisk via regneregler i ansøgningsskemaet. Bemærk, at disse udgifter falder ind under 10 % fleksibilitetsreglen mellem Regionalfonden og Socialfonden. Konto 1400 Deltagerudgifter (underhold/løn), standardsats Underhold eller lønudgifter til de timer projektdeltagere anvender på deltagelse i fx kursus- eller undervisningsforløb, og som beregnes på baggrund af den af styrelsen fastsatte sats (højeste dagpengesats) og timeregistrering. Bemærk, at disse udgifter er underlagt reglen om 10 % fleksibilitet mellem Regionalfonden og Socialfonden. Konto 1410 Deltagerudgifter (underhold/løn), faktiske udgifter Underhold eller lønudgifter til de timer projektdeltagere anvender på deltagelse i fx kursus- eller undervisningsforløb, og som beregnes på baggrund af faktisk afholdte og betalte udgifter dokumenteret med lønsedler og timeregistrering. Bemærk, at disse udgifter er underlagt reglen om 10 % fleksibilitet mellem Regionalfonden og Socialfonden. Indtægter 881 Indtægter Indtægter som projektet genererer via sine aktiviteter. Værdien heraf skal fratrækkes støttegrundlaget. Projekter, der ikke er omfattet af statsstøttereglerne, skal desuden fratrække indtægter som forventes genereret efter projektets afslutning. I de tilfælde beregnes nutidsværdien af de forventede indtægter. Jf. retningslinjer for strukturfondsstøttede projekter kapitel V. Erhvervsstyrelsen kan vejlede om beregningen af nutidsværdi.
11/14 FINANSIERING Støtte Konto 892 EU støtte Automatisk beregning af EU-støtten, beregnet på baggrund af den anførte tilskudsprocent og det forventede forbrug. Det er ikke muligt manuelt at indtaste et beløb. Deltagerfinansiering Deltagerfinansiering relaterer sig til udgiftsgruppen deltagerudgifter, idet der for deltagerudgifter gælder, at EU-tilskuddet ikke kan overstige de samlede støtteberettigede udgifter med fradrag af værdien af deltagerudgiften. Overholdelse af reglen tjekkes automatisk i ansøgningsskemaet. Beløbet anført under deltagerfinansiering skal derfor i alt udgøre det samme beløb som anført under deltagerudgifter. Ved angivelse af deltagerfinansieringen skal der skelnes mellem statslig, regional, kommunal, privat og offentlig lignende deltagerfinansiering. Konto 910 Statslig deltagerfinansiering Angivelse af hvor stor en del af deltagerudgifterne der hidrører fra staten, og dermed finansieres heraf. Typisk vil der her være tale om deltagerunderhold i form af dagpenge eller deltagerløn i form af løn til ansatte i staten, som deltager i projektet. Konto 911 Regional deltagerfinansiering Angivelse af hvor stor en del af deltagerudgifterne der hidrører fra en given region, og dermed finansieres heraf. Typisk vil der være tale om deltagerløn i form af løn til ansatte i regionen, som deltager i projektet. Konto 912 Kommunal deltagerfinansiering Angivelse af hvor stor en del af deltagerudgifterne der hidrører fra en given kommune, og dermed finansieres heraf. Typisk vil der her være tale om deltagerunderhold i form af kontanthjælp, eller deltagerløn i form af løn til ansatte i kommunen, som deltager i projektet. Konto 913 Privat deltagerfinansiering Angivelse af hvor stor en del af deltagerudgifterne der hidrører fra private virksomheder, og dermed finansieres heraf. Typisk vil der være tale om deltagerløn i form af løn til ansatte i en given virksomhed, som deltager i projektet. Konto 914 Offentlig lignende deltagerfinansiering Angivelse af hvor stor en del af deltagerudgifterne der hidrører fra offentligt lignende institutioner, og dermed finansieres heraf. Typisk vil der være tale om deltagerløn i form af løn til ansatte i institutioner, som deltager i projektet.
12/14 Øvrige betalte udgifter og naturalier Øvrige betalte udgifter og naturalier relaterer sig til udgiftsgruppen naturalier, idet der for naturalier gælder, at EU-tilskuddet ikke kan overstige de samlede støtteberettigede udgifter med fradrag af værdien af naturalydelsen. Overholdelse af reglen tjekkes automatisk i ansøgningsskemaet. Finansieringsbeløbet anført her, skal derfor i alt udgøre det samme beløb som anført under udgiftsgruppen naturalier. Ved angivelse af øvrige betalte udgifter og naturalier skal der skelnes mellem statslig, regional, kommunal, privat og offentligt lignende betalte udgifter og naturalier. Konto 930 Statslige naturalieudgifter Angivelse af hvor stor en del af naturalieudgifterne der hidrører fra staten, og dermed finansieres heraf. Konto 931 Regionale naturalieudgifter Angivelse af hvor stor en del af naturalieudgifterne der hidrører fra en given region, og dermed finansieres heraf. Konto 932 Kommunale naturalieudgifter Angivelse af hvor stor en del af naturalieudgifterne der hidrører fra en given kommune, og dermed finansieres heraf. Konto 933 Private naturalieudgifter Angivelse af hvor stor en del af naturalieudgifterne der hidrører fra private virksomheder, fonde mv., og dermed finansieres heraf. Konto 934 Naturalieudgifter fra offentligt lignende Angivelse af hvor stor en del af naturalieudgifterne der hidrører fra offentligt lignende institutioner, fonde mv., og dermed finansieres heraf.
13/14 Kontante tilskud Kontante tilskud kan være fra offentlige myndigheder, fonde, virksomheder mv., som vil støtte projektet med et kontant beløb. Der er i så fald ikke tale om, at projektet skal levere en modydelse for tilskuddet. Konto 950 Kontante statslige tilskud Kontante tilskud der hidrører fra statslige midler. Fx universiteter, ministerier/styrelser mv. Konto 951 Kontante regionale tilskud Kontante tilskud der hidrører fra regionale midler. Herunder tilskud fra de regionale erhvervsudviklingsmidler. Konto 952 Kontante kommunale tilskud Kontante tilskud der hidrører fra kommunale midler. Konto 953 Kontante private tilskud Kontante tilskud der hidrører fra en given privat virksomhed, fond mv. Konto 954 Kontante tilskud fra offentlig lignende Kontante tilskud der hidrører fra offentligt lignende institutioner, fonde mv. Konto 956 Kontante tilskud fra Erhvervsstyrelsen Kontante tilskud der hidrører fra Erhvervsstyrelsen. Dette beløb er ikke en del af det ansøgte EU-tilskud, men særskilte nationale midler fra Erhvervsstyrelsen, f. eks. i forbindelse med Fornyelsesfonden.
14/14 Egenfinansiering Egenfinansiering er de udgifter, som tilsagnsmodtager og partnere selv finansierer. Beløbet kan udgøres af kontanter og selvfinansierede timer. Af denne konto fremgår den samlede nødvendige egenfinansiering for, at projektets samlede udgifter er fuldt finansierede. Størrelsen af den samlede nødvendige egenfinansiering beregnes automatisk på baggrund af de tidligere anførte udgifts- / finansieringsposter. Ved angivelse af egenfinansieringen skal der skelnes mellem statslig, regional, kommunal, privat og offentlig lignende egenfinansiering, afhængigt af hvilken af disse kategorier hhv. tilsagnsmodtager og partnere tilhører. Konto 971 Statslig egenfinansiering Angivelse af hvor stor en del af egenfinansieringen der hidrører fra staten, og dermed finansieres heraf. Konto 972 Regional egenfinansiering Angivelse af hvor stor en del af egenfinansieringen der hidrører fra en given region, og dermed finansieres heraf. Konto 973 Kommunal egenfinansiering Angivelse af hvor stor en del af egenfinansieringen der hidrører fra en given kommune, og dermed finansieres heraf. Konto 974 Privat egenfinansiering Angivelse af hvor stor en del af egenfinansieringen der hidrører fra private virksomheder, fonde mv., og dermed finansieres heraf. Konto 975 Offentlig lignende egenfinansiering Angivelse af hvor stor en del af egenfinansiering der hidrører fra offentligt lignende institutioner, fonde mv., og dermed finansieres heraf.