HR-Centret Vejledning til Medarbejdernet Silkeborg Datas selvbetjeningsløsninger sker via portalen www.medarbejdernet.dk. Det giver dig som medarbejder mulighed for selv at kunne indberette fravær, kørsel og øvrige særydelser. HR-Centret anbefaler, at det fortsat er din leder, der taster sygdom. Hvis der opstår den mindste tvivl i forbindelse med al indberetning i Medarbejdernet, skal du kontakte din leder eller din superbruger i dit center. For at kunne bruge selvbetjeningsløsningerne, skal din leder have tilmeldt jeres afdeling. Du skal have en éngangskode for at kunne logge på første gang. Du vil få fremsendt en éngangskode til den mailadresse, der er indsat i lønsystemet. 1: Sådan logger du på Du finder modulet på adressen www.medarbejdernet.dk Dit brugernavn er dit cpr.nr. uden bindestreg. Når du logger på første gang med den éngangskode du har fået udleveret, vil du blive bedt om at ændre koden. Klik på Log ind. 1.1: Indstillinger Første gang du logger på Medarbejdernet, bliver du bedt om at udfylde kontaktoplysninger og sikkerhedsspørgsmål, så systemet kan fremsende en ny kode, såfremt du glemmer den. Det er svaret på sikkerhedsspørgsmålet, du skal huske. Hvis du glemmer din kode, så vil du blive stillet det spørgsmål, du vælger og skal derfor huske dit indtastede svar. Ønsker du senere at skifte adgangskode, kan du gøre det i menupunktet Mine indstillinger 1
1 og 2: Mobilnummer og mailadresse udfyldes. Hvis der bliver behov for en ny kode senere via selvbetjeningsløsningen kan du selv bestemme, om den nye kode skal sendes til mobilnummeret eller til din mail. 3: Din adresse hentes automatisk fra lønsystemet 4: Du skal her vælge et sikkerhedsspørgsmål, som du vil blive spurgt om, hvis du får brug for at få en ny kode via selvbetjeningsløsningen. 5: Her angiver du svaret på sikkerhedsspørgsmålet. 6: Skal kun udfyldes, såfremt du ønsker at benytte kørselsapp en MinLøn. Se særskilt vejledning til dette modul. Herefter vises menuen som indeholder dine rettigheder på Medarbejdernet, og du kan se dine aktive ansættelsesforhold, hvis du har flere tjenestenumre. Når du vælger et ansættelsesforhold, afspejler menuen de rettigheder som følger med din ansættelse på den pågældende afdeling.
2: Lav en registrering: Vælg Opret registrering Og dernæst Fravær og merarbejde
2.1: Registreringsbilledet: Hvis der skal indberettes fravær, skal du klikke på den mørke søjle inden for arbejdstiden. Du har på den enkelte dag nu kun mulighed for, at vælge en af de fraværsårsager, der kan vælges mellem. Ved registrering af merarbejde, skal du klikke uden for arbejdstiden. Du har nu kun mulighed for, at vælge en merarbejdsårsag.
2.2: Registrering af fravær: Når du har klikket inden for arbejdstiden, kommer der et registreringsbillede frem. I årsag kan du vælge at skrive teksten på det, du skal indberette. Når du starter med at skrive, kommer valgmulighederne frem og du kan pege på den ønskede årsag. Du kan også åbne op og vælge årsagen i dropdown-menu. De mest anvendte årsager vil stå øverst. Du kan vælge imellem at registreringen skal være hele dagen eller kun en del af dagen. Ved sygdom kan du flue af i Åbent fravær, hvis slutdato endnu ikke er kendt. I højre side kan du tilføje en bemærkning til indberetningen under Bemærkning Leder eller superbruger registrerer fortsat delvis syg. Dropdown de mest anvendte koder vises:
2.3: Fraværsregistreringer: Her kan du se eks. på fraværsregistreringer. Heldagsregistrering vil kunne ses øverst under Hele dage Her er angivet fravær på grund af ferie med til og fra tidspunkt.
2.4: Registrering af merarbejde: Når du har klikket uden for arbejdstiden, kommer der et registreringsbillede frem. I årsag kan du vælge at skrive teksten på årsagen eller åbne op og vælge årsag fra dropdown-menu. De mest anvendte årsager vil stå øverst. I højre side kan du tilføje en bemærkning til indberetningen under Bemærkning
2.5: Merarbejdsregistreringer: Her kan du se eks. på merarbejdsregistreringer.
3: Registreringsoversigt: For at komme til registreringsoversigten, skal du vælge Mine oversigter og dernæst Fravær og merarbejde
3.1: Registreringsoversigt På registreringsoversigten kan du se dine registreringer. De registreringer der endnu ikke er godkendt af din leder eller som fortsat kan redigeres eller slettes vil have et ikon til formålet. Øvrige indberetninger har du mulighed for at få vist. For at rette, slette eller få vist en indberetning, skal du klikke på ikonet til højre.
4: Kørsel: Du kan vælge at taste din kørsel i Medarbejdernet eller du kan bruge Silkeborg Datas kørselsapp MinLøn. Se særskilt vejledning her 4.1: Lav en kørselsregistrering: Vælg Opret registrering Og dernæst Kørsel 4.2: Kørsel På www.hrportal.htk.dk kan du læse om de gældende regler i Høje-Taastrup Kommune for udbetaling af befordringsgodtgørelse. Før der indberettes befordringsgodtgørelse anbefales det, at reglerne læses på følgende link. I Medarbejdernet indberettes der kun kørsel i egen bil.
Husk at udfylde ALLE felterne, undtagen afkrydsning af 60 dages regel, hvis det ikke er aktuelt. Kørselsdato: Her angives den dato, kørslen er foretaget. Kørselstype: I kørselstype vælges hvilken kørselsgodtgørelse du skal have: Kode 916 benyttes til lav sats (hvis du ikke har kørselsbemyndigelse) Kode 915 benyttes til høj sats (hvis du har kørselsbemyndigelse) Læs mere om kørselsbemyndigelse her. Kørt fra: og til: Her opgives nøjagtig adresse. Kørt til/ via: Her angives kørslens mål og eventuelle delmål. Registreringsnummer: Her opgives registreringsnummeret på den bil, der er anvendt til kørslen. Vær opmærksom på, at det kun må være kørsel i egen bil.
Årsag: Husk at anføre årsag til kørslen. 60 dages reglen (som udgangspunkt kun byrådsmedlemmer): 60 dages reglen omfatter kørsel mellem sædvanlig bopæl og arbejdsplads i indtil 60 arbejdsdage inden for de forudgående 12 måneder. Reglen betyder at fra og med den 61. dag du kører mellem din bopæl og din arbejdsplads vil befordringsgodtgørelsen ikke længere være skattefri. Hvis du modtager befordringsgodtgørelse for erhvervsmæssig kørsel mellem din bopæl og din arbejdsplads, skal du sætte flueben i feltet "60-dages regel". Fluebenet får systemet til automatisk at beregne hvornår 60-dages-reglen træder i kraft for dig, og din befordringsgodtgørelse dermed bliver skattepligtig. Registrering: Klik på gem registrering. Kørselsregistreringen er nu overført til løn og afventer din leders godkendelse, før den kommer til udbetaling. Du kan evt. sende en mail til din leder, at du har indberettet kørsel, der afventer godkendelse. Rettelse af forkert indberetning Hvis du har fået tastet forkert, kan du selv slette indberetningen på oversigten, men kun indtil din leder har godkendt til løn. Hvis der er godkendt til løn er det din leder eller din superbruger, der skal slette indberetningen. 5: Mine oversigter I Mine oversigter er det muligt at se aktuelt ferieregnskab samt de fraværsregistreringer der er foretaget.