Retnings linjer for arkivering
Indhold Retningslinjer for arkivering i Københavns Kommune 5 1. Hvorfor arkiverer vi og hvem gør det? 6 1.1 Hvorfor arkiverer vi? 6 1.2 Hvad arkiverer vi? 6 1.3 Hvem arkiverer? 6 1.4 Hvilke opgaver påhviler forvaltningernes arkivansvarlige? 7 2. Varetagelse af arkivmæssige hensyn for digitale arkivalier 8 3. Varetagelse af arkivmæssige hensyn for papirbaserede arkivalier 10 4. Tilgængelighed 11
Retningslinjer for arkivering I juni 2014 blev de to Retningslinjer for journalisering i Københavns Kommune og Retningslinjer for arkivering i Københavns kommune revideret. Det er væsentligt at være opmærksom på, at der er en kobling mellem journalisering og arkivering. Journalisering skal sikre kommunens borgere en korrekt sagsbehandling, samt at kommunen i praksis udfører god forvaltningsskik. Journalisering tjener også et effektivitetshensyn og et bevis- og dokumentationshensyn. Korrekt journalisering letter sagsbehandlingen og kan skabe et overblik over sagerne, så de arkivmæssige og bevaringsmæssige forpligtigelser efter arkivreglerne kan overholdes. Gode arkivalier for eftertiden skabes i nutiden. Når vi journaliserer, gør vi det derfor også med henblik på at sikre eftertiden. Journal- og arkivgruppen i Københavns Kommune, juni 2014. 5
1. Hvorfor arkiverer vi og hvem gør det? 1.1 Hvorfor arkiverer vi? Vi kan ikke gemme alt for eftertiden. Men vi skal gemme materiale, som dokumenterer væsentlige administrative og retlige forhold af betydning for borgere og myndigheder samt materiale, som kan bidrage til at skrive Københavns historie. Arkivlovgivningen fastsætter bestemmelser om offentlige arkivalier, herunder alt materiale, der produceres i Københavns Kommune. Desuden har Borgerrepræsentationen den 26. august 2004 vedtaget arkivbestemmelser for Københavns Kommune. Find al relevant materiale på Stadsarkivets hjemmeside www.kbharkiv.dk 1.2 Hvad arkiverer vi? Ved arkivalier forstås informationsbærende medier, der indeholder informationer, som er blevet tilvejebragt i forbindelse med kommunens virksomhed. Der kan være tale om informationer på følgende medier: digitale systemer af forskellig art, papir, kort og tegninger, mikrofilm, foto og lydoptagelser. 1.3 Hvem arkiverer? Det er forvaltningerne og tilhørende enheder, der er ansvarlige for at arkivere i Københavns Kommune, jf. arkivbestemmelser for Københavns Kommune. Hver forvaltning udpeger en arkivansvarlig, som skal sikre, at arkivmæssige hensyn varetages. En arkivansvarlig kan udpege en koordinator til det daglige arbejde med hhv. papir- og digitale arkivalier. Stadsarkivets opgave er at modtage og bevare arkivalier samt at stille dem til rådighed for myndigheder, offentlighed, og forskningsformål. Stadsarkivet skal endvidere bidrage til forskning, dokumentation og formidling af Københavns historie og arkivforhold. Organisatorisk hører Stadsarkivet under Kultur- og Fritidsudvalget, mens arkivansvaret hører under Økonomiudvalget. Stadsarkivet er Københavns Kommunes konsulent i arkivspørgsmål og således det naturlige kontaktpunkt for forvaltningerne i alle spørgsmål om arkivering. 6
1.4 Hvilke opgaver påhviler forvaltningernes arkivansvarlige? Det påhviler den arkivansvarlige at sikre, at der etableres arkivrutiner i overensstemmelse med gældende love, bestemmelser, forskrifter og god forvaltningsskik. Arkivrutinerne nedskrives i en forretningsgangsbeskrivelse, der gælder for alle de enheder i forvaltningen, der skaber eller opbevarer arkivalier. Det påhviler den arkivansvarlige, at alle enheder i forvaltningen er opdaterede om reglerne på arkivområdet. Stadsarkivet rådgiver inden for alle områder i arkivlovgivningen. Reglerne er omfattende, men de kan opsummeres i 2x5 gode vaner. Jf. endvidere nedenstående afsnit 2-4 om arkivmæssige hensyn og tilgængelighed. Opgaven med varetagelse af arkivmæssige hensyn har lidt forskellig karakter afhængig af, om arkivalierne er digitale eller papirbaserede og er i det følgende opdelt i to afsnit. Jf. endvidere arkivbestemmelser for Københavns Kommune. 2 x 5 gode vaner 1. 2. 3. 4. 5. Papirarkivalier Alle papirsager skal være bevaringsvurderet iht. bevaringsbestemmelserne. Ved omorganisering og flytning af bevaringsværdige arkivalier skal Stadsarkivet kontaktes. Ikke-bevaringsværdige arkivalier skal kunne udskilles fra arkivet. Alle krav til arkivlokaler skal være opfyldt. Bevaringsværdige arkivalier, der ikke er afleveret til Stadsarkivet, skal kunne stilles til rådighed. Digitale arkivalier Alle systemer skal anmeldes i FISKK, inden de tages i brug. Alle systemejere skal vide, om deres systemer er bevaringsværdige. Stadsarkivet skal involveres i design og kravspecifikation for bevaringsværdige systemer. Alle systemejere skal vide, hvornår deres systemer skal afleveres til Stadsarkivet Der må ikke slettes i bevaringsværdige systemer, før en aflevering er modtaget og godkendt af Stadsarkivet. 7
2. Varetagelse af arkivmæssige hensyn for digitale arkivalier Alle it-systemer skal anmeldes til Stadsarkivet, inden de tages brug. Anmeldelsen foretages i FISKK (Fælles Information om Systemer i Københavns Kommune). Journalsystemer og systemer med digitale dokumenter skal godkendes af Stadsarkivet, før de kan tages i brug. Større ændringer til allerede godkendte arkivsystemer skal anmeldes til Stadsarkivet. Ved digitalisering af bevaringsværdige papirarkivalier og ønske om efterfølgende kassation, skal Stadsarkivet kontaktes. Projektet skal godkendes af Stadsarkivet og Statens Arkiver. Med anmeldelsen sikres, at bevaringsværdige data kan afleveres efter de gældende regelsæt. Tidspunkt for aflevering fastsættes af Stadsarkivet. Digitale arkivalier skal endvidere senest afleveres til Stadsarkivet, inden data skal slettes i henhold til persondataloven. Tidspunkt for aflevering kan dog være tidligere, hvis arkivmæssige hensyn tilsiger det. Det er den arkivansvarliges opgave at sikre, at forvaltningens procedurer omkring anmeldelse, godkendelse og aflevering til Stadsarkivet indgår i forretningsgangsbeskrivelsen. Varetagelse af arkivmæssige hensyn påhviler den arkivansvarlige, indtil systemet er afleveret og godkendt af Stadsarkivet (arkivlovens 8 og arkivbekendtgørelsen 1-3) og indebærer bl.a.: Systemet skal omdannes fra en driftsversion til en arkiveringsversion. Arkiveringsversionen er systemuafhængig og består af et udtræk af data kombineret med teknisk og administrativ dokumentation (Rigsarkivets bekendtgørelse nr. 1007 af 24. august 2010 om arkiveringsversioner). Data skal til alle tider sikres mod datatab (arkivlovens 8, stk. 2). Den systemansvarlige skal lave en instruks til hvert system med registrering af digitale dokumenter (bestemmelser om anmeldelse og godkendelse af elektroniske journaler og elektroniske dokumenthåndteringssystemer i Københavns Kommune, 12). 8
Instruksen skal bl.a. indeholde: Beskrivelse af fremfindingssystemet (journalplan eller lignende). Regler for arkivering af sager. Beskrivelse af indskanningspraksis. Beskrivelse af reglerne for registrering og arkivering af dokumenter, som ikke indskannes. Beskrivelse af hvilke filtyper, der må arkiveres i systemet. Beskrivelse af reglerne for konvertering af dokumentfiler til arkiveringsversionens filtyper. Beskrivelse af regler for umiddelbar konvertering til arkiveringsversionens filtyper, hvis det er nødvendigt for at sikre bevaringen. Systemet må kun tillade filtyper, der kan konverteres til det format, som er beskrevet i bekendtgørelse 1007, bilag 5. Dokumenter, video, lyd, geodata og lign. bør konverteres til det tilladte afleveringsformat (bekendtgørelse 1007, bilag 5) så tæt på skabelsestidspunktet som muligt. Sletning i systemet må først ske efter, at en arkiveringsversion af systemet er afleveret og godkendt af et offentligt arkiv (arkivlovens 21 og bekendtgørelse 1007 5). Et digitalt arkivsystem skal sikre, at man kan finde dokumenter, der hører sammen både på sags- og emneniveau. Dokumenternes lagringsform og placering (dvs. på papir eller elektronisk) skal registreres i systemet i et felt særlig indrettet hertil. 9
3. Varetagelse af arkivmæssige hensyn for papirbaserede arkivalier Det påhviler den arkivansvarlige at varetage arkivmæssige hensyn. For arkivalier i papirform betyder det: At bevaringsværdige arkivalier skal sikres mod fysisk nedbrydning, hærværk eller lign., og at kravene til arkivlokaler skal være opfyldt. At der skal være orden og systematik i de bevaringsværdige arkivalier, og at denne orden skal være dokumenteret. Kravene skal sikre, at arkivalierne kan genfindes af forvaltningen selv og af offentligheden efter, at arkivalierne er afleveret til offentligt arkiv. At der skal kunne foretages en fysisk adskillelse af bevaringsværdige og ikke-bevaringsværdige arkivalier. Kravet skal sikre, at korrekt kassation kan finde sted uden unødige udgifter for forvaltningen. Bevaringsværdige arkivalier identificeres ved hjælp af bevaringsbestemmelserne for Københavns Kommune. Endelig skal forretningsgangsbeskrivelsen indeholde procedurer for varetagelse af arkivmæssige hensyn i forbindelse med organisationsændringer og nedlæggelser af enheder, ved overførsel af sagsområder både inden for den kommunale forvaltning og inden for den offentlige forvaltning. Endelig bør forretningsgangsbeskrivelsen fastlægge procedurer for evt. udlån af arkivalier uden for den offentlige sektor. 10
4. Tilgængelighed Hvis en forvaltning har arkivalier i sin varetægt, der er mere end 20 år gamle, er de omfattet af arkivlovens tilgængelighedsregler. Det betyder, at arkivalierne skal være til disposition for borgerne. Arkivlovens tilgængelighedsbestemmelser fungerer parallelt med og som supplement til aktindsigtsreglerne i den øvrige forvaltningsretlige lovgivning, og regulerer hvornår offentlighedslovens undtagelsesbestemmelser bringes til ophør. Derfor skal den arkivansvarlige udarbejde procedurer for håndtering af ansøgninger om tilgængelighed til offentlige arkivalier, herunder procedurer for behandling af ansøgninger om dispensation efter arkivlovens tilgængelighedsregler. Statens Arkiver foretager en årlig undersøgelse om aktiviteterne på tilgængelighedsområdet. Statens Arkiver fremsender et spørgeskema til Stadsarkivet, som formidler det videre til de arkivansvarlige. Der skal svares på, hvor mange anmodninger om arkivadgang efter arkivloven der er blevet imødekommet og hvor mange afslået. Statens Arkiver afrapporterer årligt disse aktiviteterne på tilgængelighedsområdet til det udvalg, som kulturministeren har nedsat og som årligt afgiver beretning til Folketinget jf. arkivlovens 39. 11
Københavns kommune Redaktion Journal- og arkivgruppen og Stadsarkivet August 2014 Design KK Design