Udbud af plejecenter Søhusparken

Udbud af plejecenter Søhusparken

Indholdsfortegnelse 1 Indledning... 4 1.1 Opgavens omfang... 5 1.2 Oversigt over udbudsmaterialet... 5 2 Konkurrencebetingelser... 6 2.1 Ordregivende myndighed... 6 2.2 Kontrolbud... 6 2.3 Indikativ økonomisk ramme... 7 2.4 Udbudsform... 7 2.5 Tildelingskriterier og tilbudsbedømmelse... 8 2.5.1 Vægtning af kriterier... 8 2.6 Tidsplan for udbudsprocessen... 9 2.7 Tilbudsfrist og åbning af tilbud... 9 2.8 Spørgsmål og besigtigelse af Søhusparken... 10 2.9 Alternative tilbud og forbehold... 11 2.10 Kontraktperiode... 11 2.11 Kontraktvilkår... 12 2.12 Virksomhedsoverdragelse af medarbejdere... 12 2.13 Evt. annullation... 12 2.14 Aktindsigt... 12 2.15 Øvrige oplysninger... 13 3 Kvalitet og partnerskab... 15 3.1 Samarbejde... 15 3.2 Kvalitetssikring og kvalitetsudvikling... 16 3.3 Udvikling af opgaven... 18 3.4 Ledelse... 19 3.5 Ressourcefordelingsmodel... 20 3.6 Effektivisering... 20 3.7 Økonomiske tilpasninger og eksterne forhold... 21 3.8 Fælles læring... 21 4 Kravspecifikation... 23 4.1 Beskrivelse af ydelsen... 23 4.1.1 Underleverandører... 24 4.1.2 Godkendelse som fritvalgsleverandør (ikke omfattet af aftalen)... 24 4.2 Lovkrav... 25 4.3 Dokumentations- og oplysningspligt... 25 4.3.1 Handleplan og døgnrytmeplan... 26 4.3.2 Samtykke... 26 4.3.3 Løbende orientering... 26 4.3.4 Klager... 26 4.4 Visitation... 27 KL s Konsulentvirksomhed (KLK) - www.klk.kl.dk 2

4.4.1 Visitationsprincipper... 27 4.4.2 Visitation til bolig... 27 4.4.3 Visitation til personlig pleje og hjælp, praktisk hjælp og sygepleje... 28 4.4.4 Revisitation... 30 4.5 Sygepleje... 30 4.6 Træning... 31 4.6.1 Vedligeholdende træning... 31 4.7 Tilsyn... 32 4.8 Lokaler og ejendomsadministration... 33 4.8.1 Vedligeholdelse... 34 4.8.2 Indretning, skiltning, bygningsændringer mv.... 35 4.8.3 Driftsudgifter... 35 4.8.4 Inventar... 35 4.9 Arbejdsmiljø, arbejdsmiljøhjælpemidler og hjælpemidler... 35 4.9.1 Sygeplejeartikler... 36 4.9.2 Personlige hjælpemidler... 36 4.10 Personalets kvalifikationer... 37 4.11 Social klausul og praktik- og elevpladser... 37 4.12 Straffeattest... 38 4.13 Fortrolighed, tavshedspligt mv.... 38 4.14 Forsikring... 39 5 Vederlag... 40 5.1 Beskrivelse af modulernes indhold... 40 5.1.1 Oversigt over forventet plejebehov på Søhusparken... 41 5.1.2 Øvrige ydelser... 41 5.2 Opgørelse af vederlagskrav... 42 5.3 Regulering af vederlag... 42 5.4 Sikkerhedsstillelse... 42 6 Bilag... 44 Bilag 1 Tilbudsliste... 44 Bilag 2 Kontraktudkast... 46 Bilag 3 Medarbejdernes løn- og ansættelsesvilkår... 56 Bilag 4 Visitationskriterier for ældre- og plejeboliger... 57 Bilag 5 Kvalitetsstandarder... 59 Bilag 6 Moduloversigt over hjælp til beboere på Søhusparken... 75 Bilag 7 Syddjurs Kommunes politikker på området... 79 Bilag 8 Lokaleoversigt... 80 Bilag 9 Inventarliste... 81 Bilag 10. Indikativ økonomisk ramme... 88 KL s Konsulentvirksomhed (KLK) - www.klk.kl.dk 3

1 Indledning Syddjurs Kommune inviterer herved alle prækvalificerede leverandører til at give tilbud på driften af praktisk hjælp og personlig hjælp og pleje efter servicelovens 83, sygepleje efter sundhedslovens 140 og vedligeholdelsestræning efter servicelovens 86 stk. 2 m.v. i plejecentret Søhusparken. Søhusparken har i dag 55 beboere, og det er besluttet, at plejecentret skal udbygges til at kunne rumme i alt 110 beboere. Kommunalbestyrelsen i Syddjurs Kommune har den 25. november 2010 besluttet at udbyde driften af praktisk hjælp og personlig hjælp og pleje m.v. i plejecentret Søhusparken. Opgaven udbydes i en partnerskabsmodel, og der indgås aftale med én leverandør. Den nye Syddjurs Kommune er sammenlagt af de tidligere kommuner Ebe l- toft, Midtdjurs, Rosenholm og Rønde. Søhusparken er beliggende i Ebeltoft, og det er anset for et attraktivt område. Formålet med at udbyde plejecentret Søhusparken er et ønske fra kommunen om at få en professionel samarbejdspartner, der kan levere en høj kvalitet og effektivitet - og som i samarbejde med kommunen kan udbygge og udvikle plejen og omsorgen indenfor rammerne af partnerskabet. Det er et særskilt mål for kommunen at få en samarbejdspartner, der sammen med kommunen kan udvikle en udviklingsorienteret partnerskabsmodel. Kommunen ønsker at prioritere et samarbejde, der er baseret på tillid og konstruktiv dialog. Konkret er det kommunens mål, at partnerskabet skal føre til udvikling, effektivisering, læring og tværgående videndeling. Kernen i den udbudte opgave er varetagelsen af pleje samt personlig og praktisk hjælp med udgangspunkt i respekten for den enkelte. Et væsentligt element i partnerskabet vil være fremtidig udvikling indenfor temaer som fx madservice og drift af cafe som på sigt kan blive en del af partnerskabet. KL s Konsulentvirksomhed (KLK) - www.klk.kl.dk 4

1.1 Opgavens omfang Den udbudte opgave omhandler driften af praktisk hjælp og personlig hjælp og pleje m.v. Det er endvidere en del af opgaven, at den valgte leverandør skal være en aktiv del af beskrivelsen af indretning af de 55 nye plejeboliger. Det vil sige, at leverandøren vil få indflydelse på den fremtidige indretning og skal afsætte ressourcer til at indgå i designfasen i forbindelse med anlægsprojektet vedrørende udbygning af Søhusparken i løbet af de kommende to år. Søhusparken skal udbygges fra de nuværende 55 boliger til i alt 110 boliger i to etaper. Syddjurs Kommune varetager i samarbejde med Ebeltoft Boligselskab selv anlægsprojektet, ligesom bygningsvedligeholdelse og øvrige facility man a- gement-ydelser ikke er del af udbuddet vedrørende selve driften og udviklingen af plejeboligerne. Der vil dog være mulighed for, at den fremtidige leverandør på sigt som led i udviklingen af partnerskabet kan varetage opgaver tilknyttet facility management af ejendommen. Opgaven omfatter alle arbejder, der er nødvendige for at opfylde udbyders krav til samt ide- og værdigrundlag for opgavevaretagelsen på plejecentret Søhusparken. 1.2 Oversigt over udbudsmaterialet Det samlede udbudsmateriale består af nærværende udbudsmateriale samt bilag. Bilagene består af følgende: - Bilag 1: Tilbudsliste - Bilag 2: Kontraktudkast - Bilag 3: Medarbejdernes løn- og ansættelsesvilkår - Bilag 4: Visitationskriterier for ældre- og plejeboliger - Bilag 5: Kvalitetsstandarder - Bilag 6: Moduloversigt over hjælp til beboere på Søhusparken - Bilag 7: Syddjurs Kommunes politikker på området - Bilag 8: Lokaleoversigt - Bilag 9: Inventarliste - Bilag 10: Indikativ økonomisk ramme De vilkår, som er gældende for deltagelse i udbuddet og for efterfølgende kontraktindgåelse, fremgår alle af dette samlede materiale. KL s Konsulentvirksomhed (KLK) - www.klk.kl.dk 5

2 Konkurrencebetingelser 2.1 Ordregivende myndighed Den ordregivende myndighed er: Syddjurs Kommune Hovedgaden 77 8410 Rønde Att.: Direktør Jørgen Andersen Tlf: +45 87 53 56 00 Email: ja@syddjurs.dk Internetadresse: www.syddjurs.dk Alle henvendelser, herunder spørgsmål mv., skal i løbet af udbudsproce s- sen rettes skriftligt og pr. e-mail til Syddjurs Kommune Indkøb og Udbud på e-mail indkob@syddjurs.dk med emnet: "Udbud af Søhusparken". KL s Konsulentvirksomhed (KLK) har ydet bistand til Syddjurs Kommune og vil stå for formalitetsvurderingen af de endeligt afgivne tilbud samt juridisk rådgivning undervejs i udbudsprocessen. Syddjurs Kommune vil foretage vurderingen af tilbuddenes pris- og kvalitetsmæssige aspekter. 2.2 Kontrolbud Syddjurs Kommune har besluttet at udarbejde kontrolbud. Det er vigtigt for Syddjurs Kommune, at processen om udarbejdelse af kontrolbud sker på en måde, som markedet såvel som de involverede medarbejdere har tillid til. Det er et vilkår, at kontrolbuddet udmøntes i overensstemmelse med bekendtgørelsen om kontrolbud, der fastsætter krav til omkostningsægte priser mv. samt at kontrolbuddet vil blive udarbejdet på de vilkår, som er angivet i udbudsmaterialet. Syddjurs Kommune har endvidere besluttet internt organisatorisk at adskille den funktion, der har ansvaret for udbuddet og den funktion, der har ansvaret for at udarbejde kontrolbuddet. Nærværende udbud vil blive annulleret såfremt kontrolbuddet bliver vurderet som det økonomisk mest fordelagtige tilbud. KL s Konsulentvirksomhed (KLK) - www.klk.kl.dk 6

2.3 Indikativ økonomisk ramme Det er et ønske for Syddjurs Kommune, at den fremtidige opgaveløsning kan holde sig indenfor den økonomiske ramme, som plejecentret Søhusparken i dag bliver drevet for. Der er som grundlag for udbuddet udarbejdet en opgørelse over kommunens direkte omkostninger. Opgørelsen er alene opgjort på baggrund af det økonomiske resultat i 2010, og en række indirekte omkostninger er ikke medregnet. Der henvises for nærmere til detaljer til bilag 10. Den indikative ramme skal forstås som en forventningsafstemning i forhold til kommunens økonomiske ramme, idet det dog skal tages i betragtning, at en række omkostninger ikke er opgjort som led i opgørelsen. Den indikative ramme er ikke et vilkår for tilbuddenes konditionsmæssighed. 2.4 Udbudsform Den udbudte opgave er omfattet af tilbudsloven, jf. lovbekendtgørelse nr. 1410/2007 om indhentning af tilbud på visse offentlige og offentligt støttede kontrakter, jf. denne lovs 15a, stk. 1, litra 3. Det indebærer, at Syddjurs Kommune er underlagt en annonceringspligt og en pligt til at anvende objektive, saglige og ikke diskriminerende kriterier for udvælgelsen og en pligt til ikke at forskelsbehandle mellem tilbudsgiverne. Der gøres opmærksom på, at den udbudte opgave er omfattet af bilag II B i Udbudsdirektivet (Europaparlamentets og Rådets direktiv 2004/18/EF). Dermed er Syddjurs Kommune ikke underlagt de detaljerede regler for udbud, som findes i Udbudsdirektivet. Syddjurs Kommune har derfor valgt, at udbuddet gennemføres som et begrænset udbud med dialog mellem Syddjurs Kommune og de prækvalificerede tilbudsgivere. Udbudsprocessen er opdelt i flere faser: Fase 1: I den første fase sker der en udvælgelse (prækvalifikation) af de tilbudsgivere, som lever op til udvælgelseskriteriet. Fase 2: De udvalgte tilbudsgivere afgiver tilbud på baggrund af det modtagne udbudsmateriale. Fase 3: Syddjurs Kommune afholder to dialogrunder med de udvalgte tilbudsgivere med henblik på at indkredse og fastslå, hvilken løsning der bedst kan tilfredsstille Syddjurs Kommunes behov. Tilbudsgivere forelægges spørgsmål af Syddjurs Kommune, som tilbudsgiverne bedes tage stilling til forud for dialogrunderne. Fase 4: De udvalgte tilbudsgivere afgiver deres endelige tilbud og disse evalueres med henblik på at tildele aftalen til den tilbudsgiver, der afgiver det økonomisk mest fordelagtige tilbud. KL s Konsulentvirksomhed (KLK) - www.klk.kl.dk 7

2.5 Tildelingskriterier og tilbudsbedømmelse Tildelingen af opgaven sker ud fra kriteriet Økonomisk mest fordelagtige tilbud. Tilbudsgivere, der lever op til mindstekravene, og som i øvrigt har afgivet et konditionsmæssigt tilbud, vil indgå i bedømmelsen. 2.5.1 Vægtning af kriterier De underkriterier, der vil indgå i bedømmelsen er angivet nedenfor med deres respektive vægt. Kriterier Vægt Pris 50 % Kvalitet og partnerskabsmodel 50 % Ved Pris forstås laveste samlede pris, jf. Tilbudslisten (bilag 1). Ved kvalitet og partnerskabsmodel forstås tilbuddenes beskrivelse af oplæg til partnerskabsmodel på følgende punkter: (jf. udbudsmaterialets afsnit 3): Tilbudsgiver skal beskrive forslag til en partnerskabsmodel, der behandler følgende områder, jf. udbudsmaterialets kapitel 3: Samarbejde Kvalitetssikring og kvalitetsudvikling Ledelse Udvikling Ressourcefordelingsmodel Effektivisering Økonomiske tilpasninger og eksterne forhold Fælles læring Tilbudsgiver har mulighed for at foreslå øvrige emner, der kan indgå i partnerskabsmodellen. KL s Konsulentvirksomhed (KLK) - www.klk.kl.dk 8

Der lægges ved bedømmelsen positiv vægt på forslag til partnerskabsm o- del, der sandsynliggør, at indholdet i partnerskabsmodellen kan skabe r e- sultater i form af et effektivt samarbejde, udvikling af kvaliteten, udvikling af nye samarbejdsområder, effektiviseringer, fælles læring mv. 2.6 Tidsplan for udbudsprocessen Tidsplanen for udbuddet er som følger: Tidsfrist Aktivitet 26. april 2011 Udsendelse af udbudsmateriale til prækvalificerede 2. maj 2011 kl. 14-15 Besigtigelse af Søhusparken 10. maj 2011 kl. 12.00 Deadline for fremsendelse af spørgsmål til udbudsmaterialet 19. maj 2011 kl. 12.00 Deadline for fremsendelse af 1. udkast til tilbud. Det er ikke et krav at der er udarbejdet et tilbud, der forholder sig til samtlige udbudsmaterialets elementer. 24.-25. maj 2011 1. dialogmøde med hver af de op til 5 tilbudsgivere 3. juni 2011 Deadline for fremsendelse af revideret udkast til tilbud. Det er ikke et krav at der er udarbejdet et tilbud, der forholder sig til samtlige udbudsmaterialets elementer. 8.-9. juni 2011 2. dialogmøde med hver af de op til fem tilbudsgivere 14. juni 2011 kl. 12.00 Deadline for aflevering af endeligt tilbud 20.-23. juni 2011 Politisk behandling og valg af leverandør 24. juni 1. juli 2011 Stand-still periode 2. juli 2011 Forventet kontraktunderskrivelse 3.-26. august 2011 Drøftelse med leverandør om indretning af tilbygning på Søhusparken. Indgivelse af endelig ansøgning. Forberedelse af partnerskab. Opstart af samarbejdsforum iht. til partnerskabsmodel. 1. februar 2012 Igangsættelse af drift af Søhusparken Der gøres opmærksom på, at der kan ske afvigelser fra den forventede tidsplan. Større afvigelser vil blive meddelt tilbudsgiverne. 2.7 Tilbudsfrist og åbning af tilbud Den dialogbaserede udbudsform indebærer, at prækvalificerede tilbudsgivere skal afgive tilbud i to indledende omgange, og derefter afgive endeligt tilbud. Der er således følgende frister, jf. tidsplanen, for afgivelse af tilbud: KL s Konsulentvirksomhed (KLK) - www.klk.kl.dk 9

Første tilbud skal afgives senest den 19. maj 2011 kl. 12.00. Andet tilbud skal afgives senest den 3 juni 2011 kl. 12.00. Tredje og endeligt tilbud skal afgives senest den 14. juni 2011 kl. 09.00. Der gøres opmærksom på, at formelle krav til tilbuddenes udformning alene skal være indfriet ved det tredje og endelige tilbud. Tilbudsgiver kan således aflevere første og andet tilbud med formelle udeståender. Det påhviler tilbudsgiver at sikre, at eventuelle formelle udeståender bliver bragt på plads inden endelig tilbudsafgivelse. Tilbuddene skal være skriftlige og sendes til Syddjurs Kommune (jf. punkt 2.1). Følgende forudsætninger er endvidere gældende i forbindelse med tilbudsafgivning: De to første tilbud skal alene afgives elektronisk per mail (jf. punkt 2.1) til Syddjurs Kommune (i et format kompatibelt med Microsoft Office Pakken eller i PDF-format). Det tredje og endelige tilbud skal foreligge i fire eksemplarer skriftligt og ét eksemplar elektronisk (i et format kompatibelt med Microsoft Office Pakken eller i PDF-format). Tilbuddet skal følge den tilbudsanvisning, der er gengivet i bilag 1. Tilbuddet skal udarbejdes på dansk. Evt. bilag omfattende kvalitetssikringssystemer og virksomhedsbeskrivelser kan tillige afgives på svensk eller norsk. Tilbuddet skal udarbejdes for egen regning og returneres ikke. Tilbudsgiver er bundet af det endeligt afgivne tilbud indtil tre måneder efter tilbudsfristens udløb (vedståelsesfrist). Kommunen forbeholder sig ret til, efter modtagelse af tilbud, ved møder eller på anden måde at indhente oplysninger m.v., uden at det betyder accept eller forkastelse af de modtagne tilbud. Tilbuddene skal afleveres personligt eller sendes med post eller bud. På kuverten skal anføres Udbud af Søhusparken Fortroligt, må ikke brevåbnes. Samtlige rettidigt modtagne tilbud, herunder kontrolbuddet, vil først blive åbnet efter de respektive tilbudsfristers udløb. Tilbudsgiver har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud. 2.8 Spørgsmål og besigtigelse af Søhusparken Alle henvendelser, herunder spørgsmål mv., skal i løbet af udbudsproce s- sen rettes skriftligt og pr. e-mail til Syddjurs Kommune, jf. punkt 2.1. KL s Konsulentvirksomhed (KLK) - www.klk.kl.dk 10

Spørgsmål der modtages senest fredag den 10. maj 2011kl. 12.00, vil blive besvaret skriftligt. Tilbudsgiver må påregne, at svartiden vil afhænge af spørgsmålenes antal og kompleksitet. Alle spørgsmål og besvarelser vil i anonymiseret form blive offentliggjort på kommunens hjemmeside: www.syddjurs.dk. Det er tilbudsgivers ansvar at holde sig opdateret på hjemmesiden. Spørgsmål der modtages efter fredag den 10. maj 2011, kl. 12.00 vil blive besvaret såfremt der er muligt at besvare dem senest mandag den 12. maj 2011, kl. 12.00. Tilbudsgiverne indbydes til besigtigelse af Søhusparken mandag den 2. maj 2011 kl. 14.00. Tilbudsgiver skal så vidt muligt senest fredag den 29. april 2011 kl. 12.00 give besked om, hvor mange, der deltager til besigtigelse. 2.9 Alternative tilbud og forbehold Der kan ikke afgives alternative tilbud, dvs. tilbud, der afviger fra den beskrevne opgave. Hvis et tilbud indeholder væsentlige forbehold, herunder forudsætninger og bestemmelser i øvrigt, som strider mod udbudsmaterialet, vil dette medf ø- re, at tilbuddet erklæres for ikke-konditionsmæssigt og ikke indgår i bedømmelsen. Hvad der betragtes som væsentlige forbehold vil bero på en konkret vurdering. Dog skal det bemærkes, at tilbud, der alene omfatter dele af den udbudte opgave, vil blive opfattet som indeholdende væsentlige forbehold. Tilbudsgiver har således alene mulighed for at byde på den samlede opgave. Eventuelle ikke-væsentlige forbehold vil blive prissat og tillagt tilbuddets pris. 2.10 Kontraktperiode Kontrakten gælder fra forventet kontraktindgåelse den 1. juli 2011 til den 31. januar 2016 med option for kommunen på forlængelse i yderligere op til to gange to år. Dog gøres der opmærksom på, at driften af Søhusparken først igangsættes den 1. februar 2012. Den valgte leverandør vil derfor være forpligtet til i en opstartsfase fra 2. juli 2011 indtil igangsættelse af drift af Søhusparken den 1. februar 2012, at indgå i et arbejde om afklaring af partnerskabsmodellen, forberedelse af virksomhedsoverdragelse og forberedelse af driften. Derudover skal den valgte leverandør fra august 2011 indgå i et arbejde om udbygningen af Søhusparken. KL s Konsulentvirksomhed (KLK) - www.klk.kl.dk 11

2.11 Kontraktvilkår Der indgås en kontrakt for en periode på fire år med option på forlængelse i op til to gange to år. Det vil sige, at den længst mulige kontraktperiode vil være 8 år. Kontrakten skal indgås på grundlag af ABService 2003 (Almindelige Betingelser for levering af Serviceydelser) og det kontraktudkast, der indgår som bilag 2 til udbudsmaterialet. En endelig aftale er først indgået, når en skrif t- lig kontrakt er underskrevet af begge parter. For yderligere forhold vedrørende kontraktvilkår henvises til kontraktudk a- stet i bilag 2. 2.12 Virksomhedsoverdragelse af medarbejdere Opgaven løses i dag af Syddjurs Kommune. Lov nr. 111 af 21. marts 1979 om lønmodtageres retsstilling ved virksomhedsoverdragelse, med ændringer i lov nr. 710 af 20. august 2002 (virksomhedsoverdragelsesloven), finder anvendelse i forbindelse med kommunens udbud af Søhusparken. De nærmere vilkår for overtagelse af personale fremgår af kontrakten, jf. bilag 2. Oplysninger om medarbejdernes løn- og ansættelsesvilkår fremgår af bilag 3. 2.13 Evt. annullation Der gøres opmærksom på, at en ordregiver kan annullere et udbud helt eller delvist, hvis der er saglige grunde herfor. Ved evt. annullation sker der ingen erstatning for udgifter i forbindelse med udarbejdelse af tilbud. Såfremt der alene modtages ét tilbud, vil dette tilbud tages i betragtning såfremt tilbuddet er konditionsmæssigt. 2.14 Aktindsigt Der gøres opmærksom på, at offentlige myndigheder er omfattet af lov om offentlighed i forvaltningen. Resultatet af udbuddet vil alene og i anonymiseret form blive vid ereformidlet til tilbudsgivere, hvis tilbud er konditionsmæssige. Syddjurs Kommune er dog forpligtet til, på baggrund af evt. anmodning om aktindsigt i den konkrete udbudssag, at foretage en vurdering af, hvorvidt KL s Konsulentvirksomhed (KLK) - www.klk.kl.dk 12

der kan gives aktindsigt, og i givet fald hvilke oplysninger, der kan gives aktindsigt i. Der kan evt. gives afslag om aktindsigt i konkrete tilbud eller dele heraf, såfremt det vurderes, at der er begrundelse herfor. Der kan eksempelvis gives afslag på aktindsigt, hvis tilbuddet indeholder oplysninger, som kompromitterer tilbudsgivers forretningshemmeligheder eller lignende. Tilbudsgiver bedes på forhånd angive, hvilke dele af tilbuddet, som anses som forretningshemmeligheder og derfor ikke ønskes omfattet af aktindsigt samt begrundelser herfor. Der gøres opmærksom på, at det er Syddjurs Kommunes opgave, bl.a. på baggrund af retspraksis, at beslutte, hvilke oplysninger m.v. der kan gives aktindsigt i. Grundet offentlighedsreglernes indretning kan der ikke på fo r- hånd gives garanti for, at tilbudsgivers ønske om at undlade informationer for aktindsigt kan følges. Der gøres endvidere opmærksom på, at der ved en eventuel klagesag eller andre myndigheders behandling af dette udbud ikke kan garanteres beskyttelse af oplysninger. 2.15 Øvrige oplysninger Tilbudsgiver skal ved udarbejdelse af tilbuddet tage hensyn til gældende forpligtelser vedrørende beskyttelse på arbejdspladsen og arbejdsforhold i øvrigt. Tilbudsgiver skal som et led i tilbuddet: Skrive under på, at de gældende forpligtelser er overholdt. Tilbudsgiver kan indhente de for opgaven relevante oplysninger om nati o- nale eller regionale forpligtelser vedrørende skatter og afgifter, miljøbesky t- telse, beskyttelse på arbejdspladsen og arbejdsforhold i øvrigt på følgende adresser: Skatter og afgifter: SKAT Østbanegade 123 2100 København Ø Tlf.: + 45 72 22 18 18 E-mail: skat@skat.dk Internetadresse: www.skat.dk Miljøbeskyttelse: Miljøstyrelsen Strandgade 29 KL s Konsulentvirksomhed (KLK) - www.klk.kl.dk 13

1401 København K Tlf.: + 45 72 54 40 00 E-mail: mst@mst.dk Internetadresse: www.mst.dk Beskyttelse på arbejdspladsen og arbejdsforhold i øvrigt: Arbejdstilsynet Landskronagade 33 2100 København K Tlf.: +45 70 12 12 88 E-mail: at@at.dk Internetadresse: www.at.dk KL s Konsulentvirksomhed (KLK) - www.klk.kl.dk 14

3 Kvalitet og partnerskab Et centralt mål med udbuddet er at få udviklet en partnerskabsmodel, der skal være grundlag for et udviklende samarbejde mellem den fremtidige leverandør og Syddjurs Kommune. Syddjurs Kommune har formuleret en række temaer. I hvert tema er der opstillet en række mål, ideer og mindstekrav til partnerskabsmodellen. Det er dog afgørende, at tilbudsgiverne som led i udbuddet giver sine bud på løsning, og dermed får mulighed for at konkurrere om indholdet i partnerskabsmodellen. Temaerne i partnerskabet er: Samarbejde Kvalitetssikring og kvalitetsudvikling Udvikling af opgaven Ledelse Ressourcefordelingsmodel Effektivisering Økonomiske tilpasninger og eksterne forhold Fælles læring De enkelte temaer er uddybet nedenfor. 3.1 Samarbejde Kernen i partnerskabsmodellen er samarbejdet mellem kommunen og leverandør. Samarbejdet er et middel til at opnå resultater, hvad enten der er tale om udvikling af kvaliteten, udvikling af nye samarbejdsområder, effektiviseringer eller fælles læring. Det er mindstekrav til samarbejdet: At såvel kommune som leverandør afsætter ledelsesmæssige ressourcer til det løbende samarbejde og udvikling. At der etableres et samarbejdsforum e.l. med ledelsesrepræsentanter fra hhv. kommune og leverandør, der mindst 4 gange om året mødes for at drøfte den løbende drift og udvikling. At der oprettes et bruger- og pårørenderåd i tilknytning til Søhusparken. Syddjurs Kommune ønsker på baggrund af disse krav, at leverandøren i sit tilbud beskriver 1) en model for samarbejdet baseret på gode erfaringer fra tidligere samarbejder samt 2) forslag til hvordan tilbudsgiver kan deltage i samarbejdet øvrige plejecentre, herunder interne mødefora om kvalitetsudvikling og kvalitetsstyring. KL s Konsulentvirksomhed (KLK) - www.klk.kl.dk 15

Samarbejdsmodellen forventes at indeholde forslag til opstart af samarbejde, forslag til inddragelse af bruger- og pårørenderåd, forslag til hvilken ledelsesinformation og dokumentation samt øvrige oplæg mv., som tilbudsgiver finder relevant. 3.2 Kvalitetssikring og kvalitetsudvikling Partnerskabet skal have et centralt fokus på kvalitetsudvikling. Syddjurs Kommune arbejder i dag med kvalitet ud fra et overordnet værdigrundlag og ud fra en kvalitetsstandard for plejecentre. Kvalitetsstandarden er udmøntet i kravspecifikationen, jf. kapitel 4. Syddjurs Kommunes overordnet værdigrundlag er: Åbenhed det sikrer vi gennem - En aktiv dialog indadtil og udadtil - Synlighed og klarhed i vores handling - Tydelig kommunikation i alle situationer Tilgængelighed. Udvikling det opnår vi gennem - Evnen til at se nye muligheder - Nytænkning og innovation - Omstillingsparathed - Risikovillighed og mod. Respekt det skaber vi gennem - Tolerance over for andre - Anerkendelse af det enkelte menneske - Ansvarlighed og troværdighed - Tillid og troværdighed - Trivsel på arbejdspladsen - Ordentlighed over for andre. Kvalitet det får vi gennem - Helhedsorientering - Gøre det bedste i situationen - Faglighed, Saglighed, Professionalisme - Læring, refleksion og videndeling. Som grundlag for kvalitetsarbejdet har Syddjurs Kommune i sin kvalitet s- standard for området beskrevet en række parametre, der skal indgå i arbejdet med kvalitetsudvikling. Kvalitetsparametrene er at hjælpen sigter mod at tage udgangspunkt i: Beboernes situation på det givne tidspunkt. At sigte mod hjælp til selvhjælp. Individuel og fleksibel hjælp. Opretholde/udvikle færdigheder og socialt netværk. At have et aktiverende sigte. Forebyggende tiltag. Sundhedsfremme. Fremadrettede individuelle handleplaner. Løbende evalueringer af indsatsen. KL s Konsulentvirksomhed (KLK) - www.klk.kl.dk 16

Syddjurs Kommune inviterer den fremtidige leverandør til et samarbejde om at sikre en implementering af værdigrundlaget og en udvikling af kvaliteten med afsæt i de beskrevne parametre for god kvalitet. Dertil kommer to væsentlige elementer i kvalitetsarbejdet: Utilsigtede hændelser. Fokus og opfølgning på handleplaner. Der er på disse punkter et mindstekrav, at leverandøren skal bidrage aktivt med implementering af det nye regelsæt om utilsigtede hændelser, herunder indberetning af utilsigtede hændelser og læring gennem analyse af r e- gistrerede indberetninger og plan for handlinger, der kan forebygge ligne n- de hændelser. Det er endvidere et mindstekrav, at der skal udarbejdes handleplaner for alle beboere. Handleplanerne skal afspejle, at der i indsatsen overfor bo r- geren er fokus på beboerens aktuelle situation, herunder ressourcer og behov samt alle relevante social- og sundhedsfaglige problemstillinger. De beskrevne indsatser skal afspejle, at der er tale om både individuelle og fleksible indsatser, hvor borgeren medinddrages mest muligt. Det kan oplyses, at Visitator ved alle revisitationer vil følge op på beboerens handleplaner og vurdere om handleplanen er ajourført, aktuel og om der foretages løbende opfølgninger. Visitator vil endvidere vægte højt at være i dialog med både beboer og pårørende om hvordan de oplever den leverede pleje og træning. Syddjurs Kommune ønsker på baggrund af de beskrevne mål og krav ovenfor, at tilbudsgiver beskriver sit oplæg til kvalitetssikring og kvalitetsudvikling. Tilbudsgiver skal dog have et særligt fokus på: Udvikling og dokumentation af den faglige indsats med fokus på målfastsættelse, opfølgning og effektvurdering for de enkelte indsatser både på borgerniveau og samlet for indsatsen. Forebyggelse af indlæggelser og genindlæggelser. Aktiviteter for Søhusparkens beboere, der tager afsæt i værdien om r e- spekten for den enkelte. At beskrive hvordan kvalitetsudviklingen kan blive en integreret del af partnerskabet. Tilbudsgiver kan berøre samtlige områder, som tilbudsgiver finder relevant i forhold til arbejdet med kvalitetssikring og kvalitetsudvikling. KL s Konsulentvirksomhed (KLK) - www.klk.kl.dk 17

3.3 Udvikling af opgaven Det er helt afgørende for Syddjurs Kommune at vælge en partner, der evner at tænke udvikling af nye ydelser og løsninger, herunder fx anvendelse af velfærdsteknologi. Syddjurs Kommune kan ikke på nuværende tidspunkt beskrive det konkrete behov for udvikling. Det er derfor en forudsætning for Syddjurs Kommune, at den fremtidige leverandør forpligter sig til at drøfte en udvikling i opgaverne. Det gælder såvel udvikling af løsninger, der ikke er beskrevet som udvikling af beskrevne ydelser. Et centralt element i partnerskabet bliver derfor i fællesskab at udvikle indholdet i aftalen, som skal bidrage til fx en bedre kvalitet for borgerne, effektivisering eller en bedre styring af området. Derfor ønsker Syddjurs Kommune, at tilbudsgiver giver et overordnet bud på løsningsforslag indenfor forskellige udviklingstemaer. Disse kan betragtes som optionelle ydelser og vil være afgrænset til bygningerne omkring Søhusparken eller Søhusparkens beboere. Udviklingstemaerne kunne fx være: Madservice Aktiviteter på Søhusparken (dagcenter) Drift af Café Drift af bygninger Velfærdsteknologi Facility management ydelser, herunder ejendomsadministration. Udviklingen i opgaveløsningen vil ske indenfor partnerskabet og i en tæt dialog mellem kommunen og den fremtidige leverandør. Det er kommunens forventning, at dette udviklingsarbejde først kan igangsættes cirka et års tid efter driftskontraktens igangsættelse. Dette bl.a. for at sikre, at leverand ø- ren har tilstrækkelig tid til at sikre stabil drift før der igangsættes ny udvikling. Det er i forbindelse med drøftelse af udvikling i opgaverne et mindstekrav, at der er åben økonomi. Syddjurs Kommune anerkender den fremtidige leverandørs forpligtigelse til at sikre en positiv bundlinje. Kravet om åben økonomi indebærer, at den fremtidige leverandør i forbindelse med udviklingsprojekter skal præsentere samtlige beregninger med direkte og indirekte omkostninger. KL s Konsulentvirksomhed (KLK) - www.klk.kl.dk 18

Tilbudsgiver skal som led i sit tilbud vedlægge et kortfattet ide-katalog udvikling i opgaverne Ide-kataloget kan også omfatte øvrige temaer. Tilbudsgiver vil blive vurderet ud fra de optionelle ydelser som underkriterium til tildelingskriteriet partnerskab. Syddjurs Kommune vil lægge vægt på forslag, som kan styrke kvaliteten for borgerne, øge effektivisering eller give en bedre styring af området. Tilbudsgiver forventes som led i tilbud tillige at præsentere en kort skitse for håndtering af økonomi i udviklingsprojekter. 3.4 Ledelse Syddjurs Kommune ser den lokale ledelse af Søhusparken som en afgørende forudsætning for succes. Kommunen lægger derfor vægt på, at leverandøren kan byde ind med en højt kvalificeret ledelse. Leverandøren skal ansætte egen leder af Søhusparken. Der vil dog som led i udbuddet blive overdraget to teamledere. Syddjurs Kommune har følgende det primære krav, at den daglige leder skal sikre en faglig kompetent pleje og omsorg på et højt niveau, og udvikle pleje og omsorg til gavn for borgerne. Der stilles ikke krav om, at den daglige leder skal have en speciel uddannelsesmæssig baggrund. Der stilles til gengæld krav om, at der skal være ansat minimum to sygeplejersker med dansk autorisation på Søhusparken og den ene skal pålægges det overordnede faglige ansvar for sygeplejen. Den fagligt ansvarlige for sygeplejen skal være Syddjurs Kommunes ko n- taktperson i forhold til spørgsmål og udvikling af sundhedsfaglige indsatser. Det er en afgørende forudsætning, at det er den daglige leder og den sygeplejefaglige ansvarlige, der forestår ledelsen af leverandørens organisation i forbindelse med udførelsen af opgaven. Tilbudsgiver skal som led i tilbuddet beskrive den ledelsesprofil, som påtænkes benyttet til partnerskabet. Ledelsesprofilen skal omfatte væsentlige karakteristika for lederen. Tilbudsgiver forventes tillige at beskrive - Virksomhedens ledelsesmæssige værdier og øvrige relevante forhold, der har indflydelse for den måde som leverandøren arbejder med lede l- se på. - Beskrive hvordan ledelsen bliver tilrettelagt, herunder tilrettelægge det sygeplejefaglige ansvar. - Håndtering af en evt. situation med udskiftning i ledelsen. - En kortfattet strategi for kompetenceudvikling af organisationen, der afspejler de faglige udfordringer nu og på sigt. KL s Konsulentvirksomhed (KLK) - www.klk.kl.dk 19