HUSk roserne med timeplan når timeplan og lean leger med på rød og blå stue Hvad toyota lærte verden om tid Grævling satte hobitten ud af spil hilton holder ferie med timeplan Nr. 11 Information og nyheder om planlægning - SIMPLEX A/S - Maj 2008
K o l o f o n HUSk roserne med timeplan Kundemagasinet Tid & Ressource udgives af Simplex A/S til kunder og samarbejdspartnere. Redaktør: Svend Holm Redaktion: Svend Holm, sh@simplex.as Louise Rønn, lr@simplex.as Hovedkontor: Nibevej 48. 9200 Aalborg SV Telefon +45 7020 2844 Telefax +45 7020 2842 E-mail: simplex@simplex.as Web: www.timeplan-software.com Salgsafdelinger Danmark: Nibevej 48, 9200 Aalborg SV Telefon: +45 7020 2844 Telefax: +45 7020 2842 E-mail: simplex@simplex.as Danmark, Institutioner og organisationer for børn/unge, handicappede og ældre: Plustid ApS Telefon: +45 70231716 E-mail: info@plustid.dk Web: www.plustid.dk Sverige PA Kompetens AB Telefon: +46 406076220 Tomas Holm, Malmö Telefon: +46 406076235 Magnus Börjesson, Göteborg/Stockholm E-mail: timeplan@pakompetens.se Web: www.pakompetens.se England Cintra HR & Payroll Services Telefon: +44 191 478 7000 E-mail: enquiries@cintra.co.uk Web: www.cintra.co.uk Oplag: 1000 eksemplarer Grafisk design og produktion: Reklamebureauet EMAZE Tryk: Reklamebureauet EMAZE Distribution: Kis Flindt, Simplex A/S Udfordringer er der nok af på et overophedet jobmarked, hvor det kan være svært blot at fastholde medarbejdere, for slet ikke at tale om at rekruttere nye. I forbindelse med fastholdelse og rekruttering af medarbejdere, viser flere undersøgelser, at medarbejderne prioriterer ordnede ansættelsesforhold, anerkendelse af min arbejdsindsat ros, og indflydelse på egen arbejdssituation højt. Aflønning kommer længere nede på listen, over hvilke forhold den enkelte medarbejder vægter. Det er naturligvis tankevækkende, og stiller angiveligt store krav til den daglige leder i virksomheden, medarbejderens foresatte, for nu at benytte et lidt gammeldags udtryk. Det er ikke fordi denne leder skal fremhæve fordelene ved at benytte TimePlan til arbejdstidsplanlægning. Men så alligevel et lille hint, der kan hjælpe den daglige, leder eller nærmeste foresatte, med at tildele medarbejderne opmærksomhed. I TimePlan version 5.0 vises et flag i datofeltet, og hvis musen stilles på flaget, fortæller TimePlan, hvem der har fødselsdag, og skal have en lykønskning = opmærksomhed. Hos Simplex forsøger vi løbende at følge med udviklingen indenfor arbejdstidsplanlægning, tidsregistrering og HR-administration. Vi behøver heldigvis ikke selv at opfinde den dybe tallerken, da vores kunder hele tiden holder os opdateret med krav og ønsker til udvikling af TimePlan, og det siger vi tak for! Vi har en ønskebrønd, og der er meget langt til bunden, men også her hos Simplex T e r m i n e r 8. maj 2008: ERFA-gruppemøde Teknik. Afholdes hos Netto, Køge 13. maj 2008: ERFA-gruppemøde Sverige. Afholdes hos Stadium, Norrköping 14. maj 2008: Workshop Sverige Afholdes hos Stadium, Norrköping er vi ramt af det overophedede jobmarked. Derfor beder vi om forståelse for, at der kan gå nogen tid, inden vi får gennemgået, sorteret og prioriteret alle de gode udviklingstiltag, som er droppet ned i ønskebrønden. Ny skrivende medarbejder Her på redaktionen af Kundemagasinet Tid & Ressource har vi taget afsked med den gamle redaktør Uwe Krüger, der har valgt at søge nye udfordringer. Vi har efterfølgende ansat Louise Rønn som skrivende medarbejder. Louise anførte i forbindelse med jobsamtalen: Jeres blad, Tid & Ressource, tiltaler mig, fordi det er i øjenhøjde, nært og handler om mennesker, hverdag, arbejdsliv og oplevelser. Det minder mig om den slags historier, jeg holder mest af at fortælle. Velkommen til nuværende og nye læsere af Kundemagasinet Tid & Ressource og ikke mindst til Louise. Her på redaktionen ser vi frem til samarbejdet. Send gerne feedback til Louise, hvis du har kommentarer til artiklerne i dette nummer af Tid & Ressource, og/eller forslag til emner til næste nummer på lr@simplex.as Louise er 25 år og læser på 8. semester på Kommunikation og Virksomhedsstudier på Roskilde Universitets Center. 3. juni 2008: ERFA-gruppemøde detailhandel 2, Danmark. Nærmere information fremsendes særskilt 11. og 12. november 2008: Administratorkursus, Danmark. Nærmere information fremsendes særskilt 4. maj 2009: ERFA-gruppemøde detailhandel 1, Danmark. Afholdes ved IKEA A/S 2
Hilton holder ferie med timeplan Ledelsen på Hilton Copenhagen Airport har besluttet sig for at holde ferie med TimePlan. Når godt 200 medarbejder på et af Danmarks største og mest kendte hoteller skal holde ferie eller fri, kan det godt være en udfordring for personaleafdelingen. Men siden 1. januar har personalechef på Hilton Copenhagen Airport, Birgitte Høgh Frederiksen og hendes assistent Claus Moll taget beslutning om at bruge de nye feriesaldostyring modul i TimePlan. - Før i tiden holdt hver afdeling styr på, om det var ferie med eller uden løn. Systemet fungerede godt, men med den nye ordning kan vi godt mærke, at vi har fået optimeret selve arbejdsprocessen, fortæller Birgitte Høgh Frederiksen. Efter ordningen er indført kan både afdelingschefen og den enkelte medarbejder ligeledes løbende følge med i hvor mange ferie- eller feriefridage, hver medarbejder har tilbage, forklarer Svend Holm fra Simplex A/S. Denne mandag i april underviser han Hilton Copenhagen Airports medarbejdere i at bruge TimePlan programmet. Gode oplevelser - Det har givet nogle gode oplevelser både hos medarbejdere og ledelse. Nu kan vi hurtigt og effektivt se hvornår en medarbejder har ferie til gode og hvornår fridagen skal trækkes i lønnen, siger Claus Moll, der selv er blevet superbruger efter et kursus i TimePlan. Hilton Copenhagen Airport har benyttet TimePlan systemet siden 2005. Hvad er Feriesaldostyring? Feriesaldostyring er et nyt tillægsmodul til TimePlan. Modulet gør det muligt at få overblik over, hvor mange ferie- og fridage en medarbejder har optjent og hvor mange han/hun har afviklet. Har medarbejderen ikke optjent tilstrækkelige ferie- og feriefridage, vil medarbejderen og afdelingslederen blive gjort opmærksomme på dette. Derefter kan medarbejder og afdelingsleder tage stilling til, hvordan fraværet kan registreres, fx som afspadsering eller frihed uden løn. Hold øje med bevægelserne på en medarbejders ferie- og feriefridagssaldo via tælleværkerne i planlægningsbilledet og på medarbejderens stamkort. Feriesaldostyring kan bruges fra Time- Plan 5.5.3.1 Visning af saldi i tælleværket i planlægningsbilledet TimePlans nye feriesaldostyrings modul har til gavn for medarbejdere og ledelse effektiviseret virksomhedens styring af ferie- og feriefridage. Brugerne er tætte på Henrik På Hilton Copenhagen Airport er personalechef Birgitte Høgh Frederiksen og hendes assistent Claus Moll meget glade for samarbejdet med Simplex. Det har stået på siden 2005, hvor TimePlan blev implementeret. - Der har aldrig været muligt at sætte en finger på Simplexs vilje til at støtte eller komme med råd. Der er ikke langt fra den enkelte bruger til Henrik (direktør i Simplex). Man kan regne med Svend Holm, som kommer ca. hvert halve år og underviser vores medarbejdere. Ham og Henrik er altid med på at lave nogle ERFA grupper, siger Birgitte Høgh Frederiksen. Specifikation af optjening og afvikling, når der vælges en enkelt medarbejder i tælleværket Visning af bevægelser i forbindelse med optjening og afvikling af ferie, såvel med som uden løn, på medarbejder stamkortet. Skærmbillede af feriesaldostyring 3
Når TimePlan og Lean leger med på Rød og Blå stue Kastanjebakken har takket være TimePlan og Lean fået mere tid til det vigtigste: samværet med børnene. - Tidligere lavede vi planlægningen manuelt i håndskrevne skemaer og Excel-regneark. Når medarbejderne bytter vagter, bliver syge, tager ekstravagter eller deltager i personalemøder og koloni, kan manuel planlægning blive meget tidskrævende, siger Pelle Skov, leder af Kastaniebakken. Men i de seneste to år har TimePlan holdt styr på vagtplaner, tillæg, arbejdstidsregler, løn m.m. til stor tilfredshed for Pelle Skov. TimePlan klarer vagtplaner, timer, tillæg, regler og løn, så personalet i Kastanjebakken har mere tid til at opleve sådanne smil. TimePlan understøtter Lean Kastaniebakken har også indført Plustids Lean Koncept, som understøttes rigtig fint af TimePlan. Når man arbejder med Lean, visualiserer man frem for at skrive. Netop den grafiske præsentation af arbejdsplanerne kan med få klik produceres i TimePlan. TimePlans brugerflade gør det let at overskue hvem der er på arbejde, holder fri eller har ferie. Det daglige skema kan vises på en elektronisk tavle i daginstitutionen. Desuden behøver medarbejderne blot at føre en finger hen over en aflæser, når de kommer og går. Deres data er nu gemt elektronisk og kan fejlfrit overføres til kommunen eller andre lønsystemer. Plustid skaber mere tid til det vigtigste Simplex A/S nye TimePlan forhandler, Plustid er pioner når det kommer til at spare tid i de bløde ideers verden til fordel for børn, unge, ældre, medarbejdere og ledelse. Plustid er et konsulenthus, der arbejder med at skabe mere af den tid, der er vigtig. Deres forretningsidé går ud på at bruge Lean-filosofien understøttet af NLP, for at skabe mere tid til kerneydelsen i de bløde værdiers verden. TimePlan er nu en fast del af Plustids tilbud til institutioner. Aldrig gjort før Ideen til Plustid kom efter en henvendelse fra en børnehave, der gerne ville arbejde med Lean-filosofien. Det viste sig, at det var der ingen, der havde gjort før. Derfor gik Plustid sammen med pædagogerne i gang med at udvikle et Lean-koncept, der kunne fungere i pædagogikkens verden. Børnehaven blev Danmarks første Lean-børnehave. Med udgangspunkt i den succes blev konceptet videreudviklet. I dag hedder det Plustids Lean Koncept. Plustids Lean koncept kan bruges på ældrecentre, døgninstitutioner, skoler, uddannelsessteder og på virksomheder, der har fokus på mennesker. 4
hvad toyota lærte verden om tid Historien om Toyota og Leanfilosofien er utrolig og resultaterne taler for sig selv. Lean-filosofien og TimePlan er blevet et nyt makkerpar takket være forhandleren Plustid. I 1980erne viste en global analyse, at Toyota brugte mindre plads, færre mennesker, mindre kapital og færre maskiner end alle andre bilfabrikanter. Prisen på en Toyota var lavere end konkurrenternes. Samtidig kunne Toyota tilbyde et større modelsortiment, færre fejl og hurtigere leveringstid. Mere kvalitet for færre penge. Hvordan kunne det dog gå til? Evalueringsrapporten brugte ordet lean, som på engelsk betyder slank eller trimmet. Lean er siden blevet betegnelsen for den filosofi, der ligger til grund for Toyotas utrolige udvikling og succes. Fokus på værdi Målet med Lean er at minimere omkostningerne, øge kvaliteten og reducere tiden, det tager at producere en vare eller ydelse. Midlet er at fjerne alt spild. Spild er alle aktiviteter og forhold, der kun forbruger ressourcer uden at tilføre værdi til den vare eller ydelse, som kunden modtager. Samtidig øger Lean medarbejdertilfredsheden. Simplex A/S nye forhandler af Time- Plan, konsulenthuset Plustid tilbyder både Lean-filosofien og nu også TimePlan til deres kunder. Kortet får fingeren Ny teknologi åbner nye muligheder med TimePlan SignIn. Du har måske allerede oplevet at stå i lufthavnen ved check in skranken og få aflæst dit fingeraftryk, der efterfølgende bruges til identifikation, når du skal boarde dit fly ved gaten? Fremover vil det også være muligt at anvende aflæsning af fingeraftryk i forbindelse med registrering af komme- og gåtider i TimePlan SignIn. - Hidtil har vores kunder anvendt magnetkort, brikker eller manuel indtastning af koder i forbindelse med identifikation i SignIn, siger Svend Holm fra Simplex A/S. - Med den nye teknologi til aflæsning af fingeraftryk, kan administration af kort og brikker afskaffes. Aflæsning af fingeraftryk har endvidere den fordel, at medarbejderne ikke glemmer eller smider fingeren væk, tilføjer han. 5
Grævling satte Hobitten ud af spil Måske Danmarks største gnaver blot var sulten, da den åd Hobittens kabel? Hvad er»hobitten?«hobitten er Simplex A/S nye 64-bit IBM servermaskine Via den nyeste teknologi og software har Hobitten større kapacitet og giver hurtigere svartider. En 32-bit server med 4 GB RAM kan teoretisk have 75 samtidige TimePlan brugere En 64-bit server med 24 GB RAM kan teoretisk have 575 samtidige TimePlan brugere. Hobitten har 24 GB RAM og 2 stk. processorer med hver 4 kerner, hvilket i alt giver 8 processorer. Hobitten gemmer data på flere harddiske via sit 600 GB RAID 5 system. Bliver en harddisk defekt, kan systemet køre videre. Meddelse fra TDC: Overgnavede kabler al forbindelse til omverden er tabt. Stor gnaver i et hul. Hobitten er navnet på TimePlans nye 64 bit server. Navnet stammer fra Tolkiens legendariske historie om hobitten Frodo i Ringenes Herre. Ingen har hidtil kunnet gennemskue, hvorfor Svend Holm fra Simplex A/S døbte serveren Hobitten, bortset fra at den har mange bits. Barsk omverden Hobitten var endnu ung, da den oplevede sit første møde med den barske omverden. Tidligt en søndag morgen kom der bud fra TDC om, at en stor grævling havde gnavet et vigtigt kabel over. Hobitten mistede dermed al forbindelse med omverden i ni timer. Det meste af Aalborg var uden forbindelse til Internettet, heriblandt Simplex og en række andre virksomheder. Heldigvis kom Gandalf i skikkelse af Falcks redningshold og fjernede den skræmte gnaver fra det dybe hul, hvor den måske bare havde brugt kablet som trøstespisning? Efterfølgende satte TDCs teknikere et nyt kabel i. Hobitten kunne nu igen vende tilbage til livet og fortsat gøre arbejdet med TimePlan hurtigere. Hobitten har også hot swap, hvilket betyder, at en defekt harddisk kan udskiftes uden at serveren skal lukkes ned eller at brugerne skal logge af. Hobitten har selvfølgelig også daglig backup af alle TimePlan installationer, brugeroplysninger og indstillinger såsom printere, adgang til server via Internet, adgang til TimePlan Internet SignIn osv. Frk. Frandsens fornemmelse for dans Simplex A/S nye kontorassistent Susanne Frandsen kan mere end at supporte TimePlan, administrere lister og servicere vores drenge i marken, som hun kalder det. Det seneste halve år har hun udlevet et mangeårigt ønske: Mavedans. Efter genoptræningen af sin ryg startede hun på et AOF kursus i Aalborg og er nu helt bidt af de eksotiske rytmer. Mavedans rører ved den kvindelighed, man gerne vil udtrykke, siger Susanne, der har været ansat siden december 2007. - Simplex er en stor familie. Jeg føler, der bliver sat pris på min arbejdsindsats og mit skøre/impulsive væsen. Simplex er det bedste sted jeg har været til dato, lyder det fra Susanne. 6
Ny forhandler i Sverige Den svenske lønleverandør PA Kompetens AB skal markedsføre, sælge, implementere og supportere TimePlan i Sverige Tomas Holm, stifter af PA Kompetens AB, har fem års erfaring med TimePlan fra sit tidligere samarbejde med Simplex A/S, der indebar implementeringer for store svenske detailhandelskunder. - Jeg mener, at TimePlan har rigtig gode muligheder på det svenske marked. Beslutningen om at forhandle programmet har vi derfor ikke været i tvivl om. Vi glæder os meget til at vise programmet til de svenske kunder, lyder det fra Tomas Holm. Hos Simplex A/S ser man også frem til samarbejdet. - PA Kompetens arbejder meget ligesom os selv i deres håndtering af kunderne. Det svenske marked har et stort potentiale. Vi har mange aktiviteter i Sverige for tiden, og derfor kommer det meget belejligt, at PA Kompetens AB nu også kan komme på banen, siger Flemming Vestergaard, eksportkonsulent hos Simplex A/S. PA Kompetens AB PA Kompetens AB blev etableret i 1997 og har siden starten arbejdet udelukkende med lønrelaterede konsulent- og installationsopgaver. Siden 2004 har virksomheden succesrigt arbejdet med lønoutsourcing og tjenester relateret hertil. I dag har virksomheden kontorer i Malmø, Stockholm og Gøteborg. www.pakompetens.se timeplan@pakompetens.se Nye kunder: En ny forårsversion uden sne Programmør Ejnar Dahl Jensen glemte alt om test, trafik og den nye version af Timeplan, da foråret mødte ham på gårdspladsen i Vesløs. Når en ny version af TimePlan skal frigives, arbejder programmørerne hos Simplex i Aalborg på højtryk. Ejnar Dahl Jensen kom i marts hjem med hovedet fuld af version 5.6.4.0, men om aftenen delte han følgende med sine kollegaer: - For fem dage siden var det vinter med 7 frostgrader. Køerne havde stået med istapper dinglende fra deres lange pels. Men i dag var der vindstille og mindst 10 grader i solen. Tre solsorte-hanner sad og konkurrerede om at synge smukkest. Stærene blærede sig med efterligninger af regnspurvefløjt. En lille flok kortnæbbede gæs fløj over gårdspladsen. Vipstjerte-parret, der ankom fra Afrika i lørdags, fløj op på rygningen af huset. Fed frø - Da jeg ville åbne fordøren til aftensmaden, var jeg lige ved at træde på en stor fed frø. Den hoppede glad videre mod vest gennem påskeliljerne på vej ned til det årlige sexorgie i Danmarks største sump. Næsten halvanden time tog det at køre hjem i dag. Og hvad så? Det er glemt på 30 sekunder. Sommertid. Timeplan har også haft vintertid det seneste halve år. Så lad os få lidt forårsluft i den nye version af TimePlan. 7
direktørens klumme Tid & Ressource Tiden går ikke langsommere når man er fyldt 50 år tværtimod i Danmark indenfor Dag- og døgninstitutioner, nemlig Plustid. Det er en stor udfordring at tilpasse vores virksomhed til også at være forhandlerorienteret. Men jeg ser det som en nødvendighed for at indfri markedets og kundernes krav og dermed sikre vores eksistens. Udvikling med Feriesaldostyring og version 6 TimePlan version 5 har nu været på markedet i over et år. Versionen er for nylig udbygget med et helt nyt modul, Feriesaldostyring. Vi har igangsat det næste større udviklingsprojekt i forbindelse med TimePlan version 6. Til de kunder, der anvender tidsregistrering, kan jeg oplyse, at vi inden 1. juni 2008 frigiver muligheden for at anvende fingeraftryk som genkendelse af medarbejdere. Jeg ønsker alle kunder, medarbejder og læsere et godt forår. Jubilæum, fødselsdag, rejse til SOS Børnebyerne, vækst på eksportmarkedet, nyt feriemodul og fingeraftryk.. Der er sket meget siden sidst. Vi fejrede TimePlans 12½ års jubilæum og min 50 års fødselsdag med på selve dagen at give 50 procent rabat på TimePlan licens ordre. Adskillige gamle kunder gjorde en god handel. Hele ni nye kunder bestilte deres TimePlan licens den dag. Takket være stor indsat fra alle medarbejder lykkedes det at sikre teltene for storm og regn under receptionen på vores parkeringsplads. Rigtig mange kunder og bekendte lagde vejen forbi. Stor tak til alle. Samtidig var det mig en stor fornøjelse at kunne takke alle medarbejdere med et jubilæumsgratiale. De har alle deres andel i Time- Plans succes. Flere penge til SOS Som ved andre højtider blev der også sendt et beløb til SOS Børnebyerne. Simplex A/S har igennem de seneste mange år sendt kundernes julegaver til SOS Børnebyerne. Kis og jeg besøgte under vores ferie i Gambia SOS Children«s Village Bakoteh. Børnebyen huser 120 børn i alderen fra 0 til 13 år. Vi blev modtaget af lederen af byen og vist rundt. Alle børn var glade og smilende. De modtager skoleundervisning fra de er 6 år gamle. Byen er delt op i boliger med op til 10 børn og en SOS mor, som bor sammen med børnene dag og nat. Byen modtager op til 25 børn om året, der bliver afleveret udenfor lågen eller kommer fra hospitalet. Fastholdelse af kunder Kundernes julegaver kommer igen i år til at tilfalde SOS Børnebyerne. Jo flere nye kunder, jo større beløb til SOS. Men vores succeskriterium nummer eet er stadig gældende: Vi skal fastholde eksisterende kunder. Vi skal sikre, at de er tilfredse, får udbytte af deres investering i TimePlan og derfor vil anbefale os til andre. Skulle der blandt læserne sidde kunder, hvor dette ikke er tilfældet, hører jeg meget gerne fra jer. Vækst på eksportmarkedet og forhandlerområdet TimePlan er nu udbredt over det meste af Europa og eksportmarkedet vil være et vækstområde for os. Vi kommer til at være mere internationale, og er i gang med at opbygge samarbejds- forhandleraftaler med virksomheder i flere lande. Vi har samtidig valgt at tilknytte en samarbejdspartner Med venlig hilsen Henrik Baasch 8