Personalehåndbog ivarsson a/s - 1 -
Personaleudvikling...3 Medarbejdersamtaler...3 Intern uddannelse/personaledage og møder...3 Ekstern uddannelse...3 Personaleændringer...4 Ansættelser...4 Jobstart...4 Afskedigelser...5 Information...5 Generel information...5 Information af eksterne medarbejdere...5 Markedsinformation fra eksterne medarbejdere...5 Stillingsbeskrivelser...5 Arbejdsmiljø...6 Samarbejde...6 Kontorindretning...6 Rygning...6 Misbrug...6 Generelle forhold...7 Ferie...7 Arbejdstider...8 Afspadsering...8 Sygdom...8 Barns 1. sygedag...9 Barselsorlov...9 Orlov...9 Dødsfald...9 Personaleforening...9 Medarbejderkøb...10 Gaver...10 Øvrige vilkår..10 IT-politik...11 E-mail...11 Internet...12 Memory sticks...12 Revision...13-2 -
Personaleudvikling Medarbejdersamtaler En gang årligt afholdes planlagte strukturerede medarbejdersamtaler med nærmeste overordnede med udgangspunkt i skema. Formålet med samtalen er at diskutere nutidig og fremtidig arbejdssituation, efteruddannelse, ambitioner, ønsker og ideer. Mødet afsluttes med en kort evaluering. Mødet kan afvikles uafhængigt af lønforhandling. Første medarbejdersamtale falder sammen med 3 mdr.s opfølgningsmøde (ved nyansættelse). Møderne indkaldes med minimum 14 dages varsel. Intern uddannelse/personaledage og møder Alle medarbejdere, uanset arbejdsområde bør have produktinformation. Produktinformation sker ved henholdsvis salgsmøder, interne seminarer, personaledage, personalemøder, leverandør- og producentbesøg efter behov. Der afholdes personaledage og møder 2 gange årligt, hvor det forventes at du deltager. Dato for personalemøde fastlægges fra gang til gang. Personalemøder indkaldes med minimum 1 måneds varsel. Ekstern uddannelse I forbindelse med medarbejdersamtaler udarbejdes uddannelsesplan. Det påskønnes og ønskes at medarbejdere prioriterer at tilegne sig relevant efteruddannelse. Relevante uddannelser udenfor arbejdstiden understøttes økonomisk på følgende måde: Personlig efteruddannelse: 1. Kursusafgiften afholdes af ivarsson, forudsat medarbejderens gennemførelse af kurset/uddannelsen samt at medarbejderen er ansat ved afslutningen af uddannelsen. 2. Udgifter til bøger/undervisningsmaterialer afholdes af den ansatte selv. - 3 -
3. Der ydes 1 fridag til eksamen på eksamensdagen. Firmarelaterede efteruddannelser/kurser: 1. Alle udgifter afholdes af ivarsson i henhold til de indgående afgifter for kurset og ophold, ekskl. personligt forbrug under kurset. 2. Den anvendte tid udover normal arbejdstid for deltagelse i kurset investeres af den ansatte selv, og kan således ikke afspadseres. Relevante kurser/efteruddannelser skal vurderes og aftales med den nærmeste overordnede. Personaleændringer Ansættelser Stillingsannoncer skal som minimum indeholde: 1. Jobbeskrivelse 2. Personprofil 3. Kontaktperson 4. Ansøgningsfrist 5. Starttidspunkt 6. Kort beskrivelse af firmaet. Modtagne ansøgninger besvares senest en uge efter ansøgningsfristens udløb. Uopfordrede ansøgninger besvares senest 1 uge efter modtagelse. Der indkaldes til samtale med rimeligt varsel. Ved afholdelse af ansættelsessamtaler deltager om muligt to medarbejdere. Ved samtalen benyttes spørgeskema. Ved ansættelse gennem rekrutteringsfirma aftales proceduren fra gang til gang. Jobstart Nyansatte modtager senest en uge før jobstart en individuel introduktionsskrivelse. Introduktionsbrevet indeholder minimum første uges uddannelses-/arbejdsplan. Tre måneder efter jobstart afholdes første medarbejdersamtale. - 4 -
Afskedigelser Afskedigelser skal ske ved personlig samtale og foregå på fornuftig og værdig måde. Efter afskedigelse fortsættes i jobbet på normal vis, medmindre andet aftales. Information Generel information Målet er at højne informationsniveauet på alle måder hos ivarsson, og dermed effektivisere arbejdsgange og motivere medarbejdere. Dette gøres bl.a. ved: E-mailsystem Vigtig information kopieres og uddeles til de enkelte medarbejdere Fravær på grund af møder, rejser, ferier, afspadsering, sygdom m.m. meddeles dagligt til receptionen Salgs- og personalemøder (se afsnit om intern uddannelse) Information af eksterne medarbejdere Eksterne medarbejdere informeres principielt på samme niveau som interne medarbjdere. Generel information lægges i de eksternes bakker. Sendes dagligt af reception. Ved fravær sørger stedfortræderen for dette. Øvrig information sørger ansvarlig leder for, herunder ex. præsentation af nye medarbejdere. Markedsinformation fra eksterne medarbejdere Vigtig information meddeles skriftligt og fordeles internt. Stillingsbeskrivelser Alle medarbejdere får ved ansættelse udleveret en stillingsbeskrivelse. Stillingsbeskrivelsen ajourføres efter behov. Stillingsbeskrivelsen skal som minimum indeholde beskrivelse af: 1. Daglige funktioner 2. Ansvar 3. Kompetencer - 5 -
4. Plads i organisationen 5. Referencer 6. Stedfortrædende funktioner ved ferie, sygdom og lignende. Arbejdsmiljø Samarbejde Det tilstræbes at samarbejdet foregår i god og kammeratlig ånd med respekt for og accept af hinandens forskelligheder. Dette søges fremmet ved forskellige sociale arrangementer, præcise ansvars- og stillingsbeskrivelser og god information. Kontorindretning Da der er bred enighed om at de fysiske rammer er af stor betydning for personalets velbefindende tilsigtes det fremover at opretholde den nuværende standard. Rygning Alle har krav på et røgfrit miljø. Det betyder at rygning indendørs i ivarssons lokaler, inklusive lagerbygningerne, ikke er tilladt. Rygning i Trucks på ivarssons område er ligeledes ikke tilladt. Overtrædelse vil ikke blive accepteret og resulterer i første omgang i en påtale, dernæst en mundtlig advarsel. Overholdes reglerne stadig ikke vil der blive givet en skriftlig advarsel og ved gentagelse herefter vil man blive afskediget. Misbrug Alkohol eller misbrug af øvrige rusmidleri arbejdstiden tolereres principielt ikke. Alkohol er dog tilladt i forbindelse med kundearrangementer, møder, personalearrangementer og lignende. Får en medarbejder et alkohol-/misbrugsproblem tilbydes medarbejderen en samtale samt hjælp til afvænning. Uanset samtalens udfald skal der være påviselig fremgang indenfor 6 måneder. - 6 -
Generelle forhold Ferie Hovedferien (pt 3 uger) skal afholdes i ugerne 26-31. Primo året udsendes liste til angivelse af ønsker for sommerferiens placering. 1. marts skal ferieplanen godkendes som helhed og først herefter kan medarbejderen disponere over ferien. Ferien aftales herudover afdelingsvis under hensyntagen til arbejdsopgaver og kolleger. Har man børn i den skolesøgende alder kan 1 uge fra hovedferien rykkes til efterårs- eller vinterferien. Feriedage kan kun afholdes som hele dage. Virksomheden holder lukket mellem jul og nytår. De dage, der er lukket, skal afholdes som feriedage. Firmaet betaler for julaftensdag og nytårsaftensdag. Ligeledes holder firmaet lukket fredag i forbindelse med Kr. Himmelfartsdag. Øvrig ferie skal koordineres afdelingsvis og meddeles i god tid til den personaleansvarlige. Feriegodtgørelse udbetales med maj måneds løn. I øvrigt føges ferielovens regler. Ferie/feriefridage: Etableres som en maxordning, fra starten (september 2002) med 5 dage til disposition. Firmaet betaler 4 dage, medarbejderen betaler 1 dage. I øvrigt følger feriefridagene ferieåret. Ferie/fridage skal tages enkeltvis som hele dage. Firmaet forbeholder sig ret til fastlæggelse af tidspunkt for afholdelse af de 4 firmabetalte ferie/fridage. Ikke afholdte ferie/fridage kan ikke udbetales eller overføres til næste ferieår. Ikke afholdte ferie/fridage kan ikke afholdes i en opsigelsesperiode medmindre dette aftales (f.eks. i forbindelse med aftale om fritstilling). Egenbetaling af ferie/fridage sker i den måned hvor de afholdes. - 7 -
Arbejdstider Firmaets åbningstider er: Kontoret: 08.00 16.00 fredag til 15.30 Lager: 05.00 21.00 fredag til 16.00 (sæsonudsving kan forekomme) Det forventes du er mødt og klar til at arbejde på din plads ved arbejddstids begyndelse. Afdelingsvis aftales arbejdstidens fordeling indenfor arbejdstiden. Afspadsering Regler for afspadsering (internt personale): Overarbejde 1:1 Deltagelse på messer - udover normal arbejdstid 1:1 - lørdag 1:1 - søndag 1:2 Deltagelse i kundearrangementer - udover normal arbejdstid 1:1 - lørdag 1:1 - søndag 1:2 Salgsmøder/kvartalsmøder Arbejdsrelevante kurser Deltagelse i personalemøder og dage ingen afspadsering ingen afspadsering ingen afspadsering Generelt skal det søges at undgå overarbejde. Ved overarbejde forstås arbejde, som skal udføres udover normale arbejdsrutiner og arbejdsindsats eller som man bliver pålagt at deltage i udover normal arbejdstid. Evt. afspadsering aftales med nærmeste overordnede og under hensyntagen til den daglige drift i afdelingen. Ved evt. afspadsering meddeles til den daglige leder tidspunkt for afspadsering samt tidspunkt for optjening af afspadseringstimerne herunder dag, sted samt årsag til optjeningen. Sygdom Ved sygdom meldes fravær dagligt så hurtigt som muligt og senest ved kontorets åbningstid. Kontoret informeres løbende om forventet varighed. - 8 -
Ved mere end 14 dages sygdom kan varighedsattest bedes udstedt. Ved længerevarende sygdom følges funktionærlovens bestemmelser, herunder funktionærlovens 5 stk. 2. Barns 1. sygedag På barnets 1. sygedag ydes frihed til at arrangere pasning af barnet. Denne frihed gælder udelukkende den dag barnet bliver sygt. Der gives besked som ved egen sygdom. Barselsorlov Ved graviditet skal dette meddeles senest 3 mdr. før forventet fødsel gerne før. Kvindelige ansatte har ret til: Orlov fra 4 uger før forventet fødselstidspunkt på dagpenge 20 uger efter fødselstidspunktet med fuld løn. Der er pligt til senest 8 uger efter fødslen at meddele ivarsson hvornår arbejdet forventes genoptaget. Mandlige ansatte har ret til: Orlov i 2 uger i forbindelse med fødsel med fuld løn, indenfor de første 14 uger efter fødslen. Dette skal varsles senest 4 uger før forventet fødsel. Barselslovens bestemmelser vedr. fordeling af de sidste 32 uger af orlovsperioden vil blive behandlet individuelt så medarbejderens ønske imødekommes i henhold til lovgivningen. Orlov Medarbejderne har principielt ret til orlov iht. gældende orlovsregler, dog kræver det enighed imellem medarbejdere og virksomheden. Orloven bør varsles i god tid og skal aftales skriftligt med virksomheden. Dødsfald I forbindelse med dødsfald i den nærmeste familie (forældre, søskende og børn) aftales den ønskede arbejdsfrihed med den daglige leder eller personalechef. Personaleforening Der er etableret en personaleforening i virksomheden. - 9 -
Medarbejderkøb Samtlige medarbejdere kan købe varer hos ivarsson a/s til EGET brug sålænge man er ansat. Ophæves ansættelsesforholdet ophører denne mulighed fra den dag ophævelsen af ansættelsen er aftalt - det vil sige at der i opsigelsesperioden ikke kan købes til medarbejderpris. Dette uanset om det er arbejdsgiver eller arbejdstager tager der opsiger. Medarbejderprisen er indkøbspris + 10% (+moms). Det er en absolut forudsætning at indkøbet er til eget forbrug. Medarbejdere kan IKKE købe varer til andres brug. Dette indebærer at familie, venner og naboer (eller andre) ikke kan købe direkte hos ivarsson a/s eller vore ansatte. Konsekvensen af brud/omgåelse af denne regel er alvorlig og vil som minimum medføre en skriftlig advarsel Gaver Virksomheden yder, generelt, samme beløb til gaver, som personaleforeningen har givet: Personaleforening Firma I alt Jubilæum 400 1.500 1.900 Udlært i firmaet 350 350 700 Forlader firmaet - 200 200 Konfimation, ansattes børn 100 100 200 Bryllup 500 500 1.000 Sølvbryllup 500 500 1.000 Runde fødselsdage 30-60 år 400 400 800 Barsel + mor/barn buket 200 200 400 Sygdom 100 100 200 Begravelse 100 100 200 Øvrige vilkår (præcisering) Funktionæren er forpligtet til: så vidt muligt at deltage i nødvendigt overarbejde uden varsel. så vidt muligt at deltage på relevante salgsmøder, personaledage og møder. at overholde påbud om personlig fremtræden og påklædning. at uddanne og holde sig ajour med hvad der er nødvendigt for at udføre pålagte arbejdsopgaver. At overholde de til enhver tid gældende ordens- og arbejdsbestemmelser. Ikke at modtage lån, gaver eller andre fordele fra virksomhedens kunder, - 10 -
leverandører eller forretningsforbindelser. At holde virksomheden underrettet om egen bopæl og kontaktoplysninger. At holde sig ajour med den til enhver tid gældende personalepolitik. At iagttage tavshed m.h.t. forhold, hvis hemmeligholdelse er påkrævet eller bliver foreskrevet af virksomheden. Tavshedspligten ophører ikke ved ansættelsesforholdets ophør. Ikke at have økonomisk, erhvervs- eller arbejdsmæssige interesser i eller med konkurrerende virksomhed uden forudgående skriftlig tilladelse fra ivarsson A/S. At indhente skriftlig accept fra ivarsson A/S om andet lønnet arbejde, herunder bibeskæftigelse. Ivarsson A/S er berettiget til skønne at dette ikke er foreneligt med ansættelsesforholdet uden videre begrundelse. IT-politik E-mail Frihed under ansvar er vores grundprincip. Derfor vil vi som ledelse som udgangspunkt ikke kontrollere medarbejderes brug af private e-mails i arbejdstiden. Som leder skal vi ved ansættelse udtrykkeligt gøre opmærksom på den holdning. Dog kan det under ferie eller sygemelding være nødvendigt at få indblik i medarbejderes e-mail konti. Vi skal have indhentet samtykke hos medarbejder- en inden evt. gennemsyn af private e-mails foretages. Persondataloven skal i den forbindelse iagttages! Der bør alene foretages kontrol af medarbejdernes brug af e-mails, hvis der er et sagligt og driftsmæssigt formål med kontrolforanstaltningen. Kontrol med brug af mails kan kun foretages af virksomhedens ledere og den IT-ansvarlige. I forbindelse med en medarbejders fravær har den nærmeste leder adgang til medarbejderens forretningsmæssige mapper. Medarbejderen skal ved ansættelse anbefales at lave en mail-folder med betegnelsen Privat ivarsson må kun efter direkte accept fra medarbejderen undersøge indholdet i denne privat-folder. Dette er ufravigeligt. Ved en medarbejderes fratræden slettes mappen med private e-mails. Forretningsmæssige mails overtages af den nye medarbejder. Indgående mails skal besvares inden for 24 timer. Overskrides - 11 -
tidsfristen, mailer vi en kvittering for modtagelsen og med besked på, hvornår afsender kan forvente vort svar. Indgående e-mails skal på grund af virusrisikoen åbnes med den allerstørste agtpågivenhed. Er du i tvivl kontakt den IT-ansvarlige. Downloading på virksomhedens pc-ere er kun tilladt med den ITansvarliges forudgående accept. Det er væsentligt for vores troværdighed, både internt og eksternt, at e- mails behandles fortroligt for så vidt de indeholder emner af vigtighed forretningsmæssigt eller personligt. Internet Frihed under ansvar er vores grundprincip. Internettet er en vigtig kilde til informationssøgning og et dagligt arbejdsredkab i mange situationer både privat og erhvervsmæssigt. Derfor accepterer vi et beskedent brug af internettet til private søgninger. Det accepteres ikke at søge på sider der har fornærmende eller diskriminerende indhold i forhold til køn, alder, religion, race, hudfarve, nationalitet, sexualitet eller handicaps. Herudover er det forbudt at installere programmer på virksomhedens PC er uden forudgående aftale med IT-chefen. Overtrædelse heraf vil som konsekvens normalt have en skriftlig advarsel i første omgang. Anden gang en overtrædelse konstateres vil konsekvensen være afskedigelse. Vi henviser i øvrigt til reglerne om e-mail. Memory sticks Brug af memory sticks skal begrænses. Private memory sticks må ikke anvendes til både hjemme-pc og arbejds-pc. Firmafølsomme oplysninger må ikke opbevares på en memory-stick. IT-chefen kan udlevere memory sticks med password-funktion ved behov. Medarbejderne skal ved ansættelsen informeres om, at der kan foretages kontrol af medarbejderens brug af e-mail og Internet. Medarbejderne skal endvidere informeres om ovenstående specifikke regler. - 12 -
Revision Sidst revideret 27. april 2011. - 13 -