Rigsarkivet Referat Indsamling og Bevaring Møde: K-udvalget Dato og tidspunkt: 20. oktober 2014 kl. 10-13 Sted: Rigsarkivet, Kalvebod Brygge 34 Deltagere fra Rigsarkivet: Kirsten Villadsen Kristmar, Jan Dalsten Sørensen, Mette Hall- Andersen, Christian Larsen, Eksterne deltagere: Anette Eriksen, Finn Guldbæk, Flemming Nielsen, Peter Damgaard Fraværende: Jørgen Thomsen, Michael Henneberg, Poul Olsen Dato: 12. november 2014 Journalnr: 2008-006935 Referent: Christian Larsen 1. Godkendelse af dagsorden Dagsordenen blev godkendt med tilføjelse af punktet Orientering som pkt. 10 og med et underpunkt om datafordeleren under punktet 11) Eventuelt. 2. Kompetenceundersøgelsen på 7-arkiverne status for undersøgelsen MHA fortalte, at Lars Martin Petersen just har færdiggjort udkast til afrapportering, som nu skal behandles internt i Rigsarkivet, inden det bliver sendt i skriftlig høring i K-udvalget i løbet af november 2014. På udvalgets møde i januar 2015 skal man behandle evt. tiltag som følge af undersøgelsen. 3. Tilsyn med kommunerne og regionerne 2015 overordnet tidsplan MHA indledte med at sige, at Rigsarkivet har modtaget input til ønsker til tilsynet fra 7-arkiverne, bl.a. om fysiske tilsynsbesøg. Man vil nu bearbejde de indkomne ønsker og se på, hvad det vil koste af ressourcer at imødekomme dem. Derefter går man i gang med at planlægge tilsynet. Det er planen, at tilsynet skal igangsættes omkring 1. marts 2015. Et af de øvrige spørgsmål, der skal afklares, er, hvor mange oplysninger der skal indsamles om papirarkivalier. Et andet spørgsmål er materiale på drev og intranet, som er rejst af 7-arkiverne. Her har Rigsarkivet erfaringer fra det statslige tilsyn i 2012, hvor det blev spurgt til sådant materiale, og som har været med til at få materialet over i ESDHsystemet. KVK supplerede med at sige, at Rigsarkivets ledelse skal beslutte, hvor mange timer der skal bruges på tilsynet, og at spørgsmålene vil blive sendt i høring hos K-udvalget. Hun så også gerne, at man får en testkommune, der kan afprøve tilsynsskemaet. FG spurgte til spørgsmålene om materiale på drev, som jo ikke er et system. Der findes nemlig store mængder data på fællesdrev, og det vil derfor være et stort arbejde at rydde op og føre tilsyn. Han gav
endvidere udtryk for, at tilsynsspørgsmål om dette materiale vil kunne blive tolket som en accept af at have materiale på fællesdrev. MHA præciserede, at der vil være tale om materiale på fællesdrev, ikke den enkeltes medarbejders drev, og at der på fællesdrev og intranet kan ligge væsentligt materiale. Det er derfor vigtigt med fokus på dette materiale for at sikre dets bevaring. PD sagde, at drev især anvendes på institutioner, som ikke har adgang til ESDH. Han mente ikke, at tilsynsspørgsmål vil blive tolket som en accept af at have materiale på fællesdrev. FLN spurgte til fysiske tilsynsbesøg. MHA svarede, at det er en mulighed, men at det også er en mulighed, som koster mange ressourcer. Rigsarkivet vil derfor lade det indgå i overvejelserne om tilsynets form og i den forbindelse se på, hvad et tilsynsbesøg vil koste, og hvem det fra Rigsarkivets side skal omfatte. KVK sagde, at Rigsarkivet indtil nu kun har ført fysiske besøg, hvis man er blevet (gjort) opmærksom på manglende varetagelse af arkivmæssige hensyn. PD sagde, at man f.eks. kunne føre tilsyn de steder, hvor der de seneste år har været oversvømmelser. Tilsynsspørgsmålene kunne eksempelvis handle om vandrør i arkivlokaler, vand i kælderen altså spørgsmål, som kan give hint om anledning til et arkivbesøg. FG sluttede sig hertil og vil sende en liste over forhold, der kan spørges ind til. 4. Opdateringen af vejledning til BK-bekendtgørelsen CLA fortalte, at vejledningen er blevet opdateret især med de nye regler om godkendelse af skanningsog digitaliseringsprojektet, og at vejledningen vil blive sendt i skriftlig høring i K-udvalget inden årets udgang. FLN spurgte i den forbindelse til børnesagerne. KVK fortalte, at Rigsarkivet har sendt et notat til Kulturministeriets departement, hvor sagen nu hviler. 5. KMD og KOMBIT, herunder info om samarbejdet i KOMBIT-gruppen KOMBIT CLA orienterede om arbejdet i KOMBIT-gruppen, der havde bestået af repræsentanter for 7-arkiver, Rigsarkivet og kommuner. Projektet var afstedkommet af arkiveringen af KMD Sag, hvor KMD havde sendt tilbud på arkivering til kommunerne, som efterfølgende havde henvendt sig til KOMBIT. Arbejdet i gruppen havde resulteret i et notat med en række overordnede anbefalinger og en FAQ til kommunerne ved arkivering af KMD Sag. FG nævnte, at KOMBIT vil indlede et arbejde i november 2014 om arkivering i et bredere perspektiv, og at han har givet tilsagn om at bidrage til dette arbejde. CLA sagde, at Rigsarkivet på tilsvarende vis har sagt, at man gerne bidrager. FG nævnte derefter de to nye KOMBIT-systemer KSD (Kommunernes Sygedagpengesystem) og KY (Kontantydelsessystemet), hvor der ifølge FG kan være klagesager, som er bevaringsværdige, selvom det ifølge FLN vil være en anden anvendelse end tiltænkt, idet KDS og KY som udgangspunkt ikke er 2
bevaringsværdige. Dette gav anledning til en generel drøftelse af det kommunale datalandskab, som er ved at danne sig med monopolbrud, datafordeler og grunddataprogram. Det er forhold, som helt naturligt vil indgå i revisionen af de kommunale bk-bestemmelser i 2016, men spørgsmålet er, om det kan vente så længe med en bevaringsudmelding. FG sagde, at man skal til at tænke på bevaring af informationer og ikke systemer og en anden måde at arkivere på, f.eks. ved sammenstilling af data fra flere systemer til en arkiveringsversion. Da mange af 7-arkiverne har behov for at vide, hvad der sker på disse områder, blev det aftalt, at Rigsarkivet tager kontakt til KOMBIT og Grunddataprogrammet for at høre, om de vil give en præsentation af sig selv på februarmødet i Fagligt forum for 7-arkivernes medarbejdere. KMD JDS fortalte, at Rigsarkivet er begyndt at have årlige statusmøde med de it-leverandører, der afleverer flest arkiveringsversioner, hvor man drøfter igangværende afleveringer, tests, udfordringer m.v. Det næste møde i rækken er med KMD. 6. Opfølgning på arkivnetværksmøde 20. maj 2014, møde for 7-arkiverne 27. august 2014 og møde mellem Rigsarkivaren og 7-arkivernes ledere 9. oktober 2014, herunder a. Evaluering af møderne Arkivnetværksmødet 20. maj 2014 KVK indledte med at sige, at det havde været et vellykket møde, selvom der havde været færre deltagere end sidste år, og at der havde været mange fra 7-arkiverne, men desværre ikke lige så mange fra forvaltningen. FG sagde, at man har samlet de forskellige netværk til ét netværk, men at det ikke er lykkedes at få de ESDH-ansvarlige til at deltage i møderne. I stedet for møder af mere generel karakter bør man satse på temamøder med aktuelle forhold. Heri var AE enig. FLN udtalte, at deltagerne udgør en uhomogen gruppe med meget få deltagere fra forvaltningen, og at det er svært at få dynamik. Efter en drøftelse spurgte KVK derfor, om man skal beholde arkivnetværket, eller om man skal konkludere, at det er dækket af de andre netværk og Rigsarkivets kursusvirksomhed. Der var enighed om, at man ophører med arkivnetværksmøderne, og at man overvejer på næste møde i udvalget, om der skal være et temamøde i 2015. Fagligt forum for 7-arkivernes medarbejdere 27. august 2014 FLN sagde, at der havde været tale om spændende oplæg. KVK havde noteret, at der havde været stor talelyst. 3
Der blev derpå drøftet emner til næste møde: kompetenceundersøgelsen, tilsyn 2015 og hovedkonklusioner fra tidligere tilsyn, håndtering af fejllister ved aflevering af it-systemer med dokumenter (erfaringer hermed), KOMBIT og Grunddataprogrammet. Rigsarkivarens møde med lederne af 7-arkiverne 9. oktober 2014 Alle gav udtryk for, at der havde været tale om et godt møde med væsentligt indhold. b. Hvilke muligheder har 7-arkiverne for at stille data til rådighed for kommunerne I forlængelse af forrige punkt blev det diskuteret, om der også skal være et punkt på det faglige forum om Datatilsynets udmeldinger om adgang til arkiverede persondata og om adgangsregler med hensyn til digitale arkivalier. Der var enighed om, at det skal der ikke. Dernæst blev Datatilsynets udmeldinger drøftet. KVK sagde, at hvis kommunerne vil have andre regler på dette område, skal de rejse sagen politisk. PD svarede, at det ikke så meget er reglerne som den lange sagsbehandlingstid, der er udfordringen. Man bør indsamle erfaringer og så bede KL om at tage sagen op. c. Ønske om vejledning vedr. håndtering af 60-selskaber KVK spurgte, hvem vejledningen skal være rettet til 60-selskaberne eller 7-arkiverne. PD sagde, at vejledningen er ment til 7-arkiverne og skal adressere de forhold, som arkivet bør overveje, når det tager kontakt til et 60-selskab. FG mente, at vejledningen skal rette sig mod 60-selskaberne, men at der også er et behov hos 7-arkiverne. KVK sagde, at Rigsarkivet i første omgang vil udarbejde en oversigt over relevant materiale med links til Rigsarkivets hjemmeside. På næste møde i udvalget kan man se nærmere på øvrige behov. 7. Kommunernes mulighed for dispensation til aflevering af afsluttede sager fra ESDH- /fagsystem (Peter Damgaard) PD sagde, at Rigsarkivet for et år siden havde lovet at se på, om kommunerne har fået de samme muligheder, som statslige myndigheder har fået med de nye anmeldelses- og godkendelsesregler (cirkulære 9290/2013, 18, stk. 1, litra c). Men at man ikke har hørt noget til sagen siden. JDS svarede, at der også for kommunerne er tale om en dispensation fra reglerne i bekendtgørelse 1007/2010. Hvis man kun ønsker at aflevere afsluttede sager, skal man derfor henvende sig til Rigsarkivet. Han sagde endvidere, at der for statslige myndigheders vedkommende vil blive foretaget et tilsyn cirka to år efter ibrugtagning af nyt system/periodeskift ( 31). I 2015 vil Rigsarkivet se på, hvordan dette tilsyn skal tilrettelægges, og hvad der skal kontrolleres, bl.a. i systemer, hvorfra der afleveres afsluttede sager. 4
8. Oversigt over forholdet mellem de forskellige former for lovgivning, som Poul Olsen har lovet at udarbejde, jf. møde 29. januar 2014 (Peter Damgaard) Punktet blev ikke behandlet, da PO ikke var til stede. 9. Aktiviteter i 2015 v/alle, herunder program for møde i februar 2015 for 7-arkiverne og arkivnetværksmøde maj/juni 2015 Punktet blev drøftet under pkt. 6a. Rigsarkivet udarbejder forslag til mødeplan for 2015. 10. Orientering fra Rigsarkivet, KL og 7-arkiverne JDS orienterede om, at han har haft besøg af Henning Kirkegaard fra Dansk Scanning, der ville høre om arkivering af digitaliserede byggesagsarkiver, som de mente, at kommunerne burde aflevere. JDS havde sagt, at Rigsarkivet ikke vil deltage i et af deres kundearrangementer, og han havde derfor anbefalet dem at finde en kommune, som kunne holde oplæg på et sådant arrangement. CLA orienterede i den forbindelse om den kontakt, som han har haft med firmaet. AE fortalte, at ODA afholder årsmøde 13.-14. november 2014 med to temaer: Tilgængelighed og Arkiverne og den nye skolereform. 11. Eventuelt Punktet om datafordeleren blev behandlet under pkt. 5 og 6a. Det blev aftalt at næste møde finder sted i januar 2015. Rigsarkivet finder snarest mulig en dato. 5