KØBENHAVNS UNIVERSITET BILAG A IKT-TEKNISK KOMMUNIKATIONSSPECIFIKATION PROJEKT ID: KU_xxx_xx_xx_xxxx (se bilag G, pkt. 0.0) PROJEKTNAVN: xxx DATO: xx.xx.xxxx VERSION: 1.1 VERSIONSDATO: 28.03.2014 02 BILAG A) IKT-TEKNISK KOMMUNIKATIONSSPECIFIKATION Side 1 af 5
K Ø B E N H A V N S U N I V E R S I T ET BILAG A Bilag A) til IKT Ydelsesspecifikation Samarbejdsdokument for byggesagens parter Godkendt af KU: Dato Underskrift (blokbogstaver) Indhold: 1. Orientering 2. Projektorganisation 3. Dokumentstyring 4. Udveksling via projektweb 5. E-mail 1. Orientering er gældende grundlag for kommunikation på byggesagen. Dette dokument er aftalegrundlaget for de rådgivende parters håndtering af KU krav i tilhørende IKT- Ydelsesspecifikation. Dette dokument skal godkendes af KU. Udarbejdelse og vedligeholdelse af bilag A) varetages af projektledelsen / IKT lederen refererer til bips og KU publikationerne: Bilag G) KU specifikation af digitale ydelser, 2014 bips A104, Dokumenthåndtering, 2012 bips B1.000 Beskrivelsesanvisning - struktur, 2008 bips C202 CAD-manual 2008 (senest udgivne publikationer er gældende) BILAG A) IKT-TEKNISK KOMMUNIKATIONSSPECIFIKATION Side 1 af 4
2. Projektorganisation Roller i byggesagen, firma, e-mail, telefon, evt. CAD-system fremgår af vedhæftede bilag B) IKTteknisk organisationsplan. 3. Dokumentstyring og klassifikation 3.1. Datastruktur Mapper, filer og dokumenter struktureres og navngives i henhold til bilag G) KU specifikation af digitale ydelser. Et filnavn skal være unikt og entydigt og må ikke ændres undervejs i projektering og udførelse. 3.2. Metadata Til ethvert dokument skal der i henhold til bips A104, Dokumenthåndtering, 2012, bilag G) KU specifikation af digitale ydelser og IKT Ydelsesspecifikation, som minimum knyttes følgende obligatoriske metadatasæt: Metadatanavn DK Metadatanavn EN Type Definition af metadataværdi Projekt id Project id Tekst Kode som entydigt identificerer projektet for alle parter (dette felt udfyldes på projektet). Se bilag G) KU specifikation af digitale ydelser., pkt. 0.0 Projektnavn Project name Tekst Benævnelse af sagsnavn Virksomhedsnavn/Part Organization Tekst Benævnelse af en selvstændig økonomisk og juridisk organisation eller part Dokumentnavn Document name Tekst Titel som identificerer dokumentet (Til dokumentnavn kan være knyttet flere uafhængige værdifelter) Fase Phase Tekst Kategorisering efter afgrænset tidsperiode og de processer der indgår Filtype Filetype Tekst Kode som angiver en fils anvendelse Filnavn Filename Tekst Dokumentets titel i et it system inkl. Versionsdato Version date ÅÅÅÅ-MD- DD identifikation af filformat (extension) Dato for udgave af dokumentet (dato efter ISO 8601) Revision Revision id Nummer Kode for officielt gældende udgave af dokumentet Revisionsdato First create date ÅÅÅÅ-MD- DD Dato for første officielt gældende udgave af dokumentet (dato efter ISO 8601) Udarbejdet af Creator Tekst Identifikation af den person, der har skabt dokumentet Indholdstype Document contentet Tekst Kategorisering efter det emne dokumen- indeholder 3.3. Revisionsstyring Følgende revisionsbetegnelser anvendes ved revisionsstyring af godkendte versioner af dokumenter: 0, 1, 2, Se bips A104, Dokumenthåndtering, 2012, afsnit 6.4. Revisionsbetegnelsen angives i metadatasæt og skal fremgå af tegningsskilt eller dokumenthoved. Revisionsstyring for beskrivelser iht. bips B1.000 Beskrivelsesanvisning - struktur, 2008. Der skal anvendes layout med fortløbende nummerering. BILAG A) IKT-TEKNISK KOMMUNIKATIONSSPECIFIKATION Side 2 af 4
3.4. Repræsentationsformer, formater og versioner På udvekslede dokumenter anvendes følgende filformater til de angivne dokumenttyper. Repræsentations form Indeholder Filformat/version Låst format, målfast Digitale plot.pdf og proprietær format Låst format, skematisk Øvrige låste dokumenter.pdf og proprietær format Editerbart Office Dokumenter der nødvendigvis.docx skal udveksles i åbent format Editerbart CAD CAD-filer proprietær format Modelbaseret CAD Bygningsmodelfiler (BIM) IFC 2x3 og proprietær format Foto.jpeg Video.avi 3.5. Dokument- og filnavngivning Navngivning af dokumenter og filer skal følge standarderne i bilag G) KU specifikation af digitale ydelser. 3.6. Klassifikation Byggeprojektet klassificeres efter: SfB 4. Udveksling via projektweb Projektweb: ibinder.dk Udveksling af dokumenter skal foretages via projektweb. Originale udgaver af dokumenter skal altid opbevares hos den virksomhed, der er ansvarlig for dokumentet. Projektwebben stilles til rådighed af KU med ubegrænset antal brugere og plads. Byggepladsens digitale udstyr: Funktion Bemærkning Antal PC Scanner Farveprinter 3D viewer Såfremt ovenstående er angivet med antal, kan der etableres én dags undervisning i anvendelse af projektwebben på byggepladsen. 4.1. Projektweb indhold Projektwebben er byggepladsens digitale arbejdsplads. Alle filer skal udveksles via projektwebben. 4.2. Mappestruktur Der anvendes fagopdelt mappestruktur på projektwebben i henhold til bilag G) KU specifikation af digitale ydelser. 4.3. Rettigheder Parterne har nedenstående rettigheder til dokumenterne på projektweb: Part Se /Læse /Downloade Oploade /Skrive /Ændre status KU x Projekterende Udførende x BILAG A) IKT-TEKNISK KOMMUNIKATIONSSPECIFIKATION Side 3 af 4
4.4. Pligter Ansvarlig for digital kommunikation iht. bilag B) IKT-teknisk organisationsplan. Der skal altid benyttes KUs projektweb. P.t. benyttes ibinder (www.ibinder.dk) som projektweb. Rådgiver skal informere KUs projektleder rettidigt, når projektweb skal startes op. Herefter opretter rådgiver et projekt på projektwebben Herefter har rådgiveren hele kontrollen og ansvaret for brugen af projektweb, herunder blandt andet tilføjelse af aktører, rettigheder, grupper mm. Dette gælder også når entreprenør, underentreprenører og leverandører skal tilknyttes. Rådgiver skal afholde et møde med entreprenøren efter kontraktindgåelse om, hvordan entreprenør og underentreprenører skal tilføjes. KUs projektleder og IKT-koordinator, iht. bilag B) IKT-teknisk organisationsplan, skal altid fremgå som administrator på linje med rådgiveren. Når byggesagen er slut, og projektwebben ikke benyttes mere, skal rådgiver informere dette overfor projektlederen hos KU, hvorefter KU vil hente alt projektmateriale ned, herunder KS-materiale, D&Vmateriale og as built, som skal foreligge iht. IKT Ydelsesspecifikationen, afsnit 5. Alle brugere af projektweb har pligt til at oprette en profil med tilhørende billedlegitimation. 4.5. Advisering Alle parter er ved upload af deres dokumenter forpligtet til at sikre, at relevante modtagere bliver behørigt adviseret. Der må ikke adviseres til firmaer/personer, for hvem det konkrete upload ikke er relevant. Ved udsendelser af gældende dokumenter skal afsender sikre, at advisering af modtagere bliver dokumenteret (kan automatiseres). Beslutninger, der undtagelsesvis træffes via e-mail udenfor systemet skal føres til skriftligt referat ved førstkommende relevante møde. 4.6 Opdateringsfrekvens Hvis andet ikke er angivet skal projektmaterialet opdateres én gang pr. uge. Dette erstatter ikke parternes normale kommunikation, nødvendig for projektets fremdrift. 4.7. Dokumentation Projektwebben fører en log med nøjagtig historik for alle handlinger på webben (opslag, up- and download, adviseringer). Anvendes projektwebben disciplineret kan denne indgå som procesdokumentation. Byggesagens parter skal være afskåret fra enhver mulighed for at påvirke eller efterfølgende ændre på loggens registreringer. Alle parter skal kunne se loggen. 4.8. Digital signatur Der anvendes ikke digital signatur / Nem ID 5. E-mail E-mails indeholdende væsentlige beslutninger for byggeprojektet uploades på projektweb. Aftaler via e-mails har bindende virkning. Projektdokumenter udveksles via projektweb, ikke som dokumenter vedhæftet en e-mail. Alle e-mails på byggesagen skal have et entydigt projekt-id indsat i emnefeltet med notation (Projekt-ID byggeprojekt) efterfulgt af emnets tekst, se bilag E) IKT teknisk afleveringsspecifikation. Der må kun benyttes e-mailsystemer og -tjenester med effektive og opdaterede virus- og spamfiltre Såfremt afsender anmoder modtager om kvittering for modtagelse, må modtager ikke nægte at kvittere (funktionen kan automatiseres). Som kontaktpersondata på e-mail skal afsender angive: Navn, firmanavn, firmaadresse og telefonnummer Tilvalgt x BILAG A) IKT-TEKNISK KOMMUNIKATIONSSPECIFIKATION Side 4 af 4