Forslag tilrettet efter generalforsamlingen 15. marts 2016 V E D T Æ G T E R F 0 R H A N S T H O L M K O L O N I H A V E F O R E N I N G 1. NAVN OG HJEMSTED. Foreningens navn er Hanstholm Kolonihaveforening. Den er hjemmehørende i Thisted Kommune. 2. FORMÅL. Foreningens formål er: - at administrere og forvalte det til kolonihaveformål lejede areal på matr. nr. 1 DV, Hansted by, - at fremme fællesskabet og glæden ved havebrug blandt foreningens medlemmer, og - at sikre havelejerne den billigst mulige haveleje. 3. FORENINGENS VÆRDIER. Kolonihaveforeningen drives som en værdibaseret organisation. Den er kendetegnet ved følgende værdier: Venlighed, godt naboskab og respekt for fællesskabet, naturen og miljøet. 4. MEDLEMMER. Foreningen består af aktive medlemmer, passive medlemmer og æresmedlemmer. Som aktive medlemmer kan optages personer og institutioner, som er lejer af et havelod. Det er en forudsætning for at overtage et havelod, at man er opført på foreningens venteliste. Enhver myndig person eller institution kan optages på ventelisten. Kriterier for overtagelse af et havelod fastsættes af bestyrelsen. Havelodder tilbydes ved ledighed de på ventelisten opførte i prioriteret rækkefølge. Som passive medlemmer kan bestyrelsen beslutte at optage tidligere havelejere og personer, der har ydet en særlig indsats for foreningen. Passive medlemmer kan deltage i foreningens arrangementer på lige fod med de aktive medlemmer. De kan uden tale- og stemmeret deltage i generalforsamlinger. Æresmedlemmer udpeges af generalforsamlingen efter konkret begrundet forslag herom i hvert enkelt tilfælde. 5. MEDLEMMERNES ØKONOMISKE FORPLIGTELSER. Medlemmerne hæfter ikke for foreningens gældsforpligtigelser. I forbindelse med et lejemåls overtagelse, oprettes en lejeaftale og betales et af generalforsamlingen fastsat depositum. Beløbet hensættes på en reetableringskonto. Depositummet tilbagebetales, når bestyrelsen har accepteret, at en fraflyttet have af havelejeren er overdraget i acceptabel stand. Lejemålet følger kalenderåret. Størrelsen af depositum, lejen og vandafgiften fastsættes af generalforsamlingen efter indstilling herom fra bestyrelsen. Lejen betales forud, gældende for hele kalenderåret. Der sker ikke tilbagebetaling, hvis haven fraflyttes i løbet af året, eller hvis lejeren opsiges efter beslutning på en generalforsamling.
6. BRUG OG VEDLIGEHOLD AF HAVER. Haverne må benyttes til køkken-, frugt- og blomsterhave, - og som opholdshave. Kæledyr må tages med på besøg i haven, men må ikke være der permanent. Som del af et godt naboskab skal ejerne af medbragte kæledyr sørge for, at disse alene opholder sig i egen have. Havelejere må overnatte i sit kolonihavehus efter reglerne herom, og må udlåne sit kolonihavehus i et kortere tidsrum til familie og venner. Havelejerne holder rabatten og vejen (til midten af denne) ud for egen have. Der må bruges grill i haverne. Ved ønske om en bålplads henvises til fælleshaven. Husholdningsspildevand skal opsamles i spildevandstank. Opsamlingstanken i fælleshaven kan benyttes til tømning af tørkloset. Omkring brug og vedligehold af haver henvises i øvrigt til de bestemmelser, der fremgår af foreningens hjemmeside. Der skal i henhold til kolonihaveloven være offentlig adgang til kolonihaveområder i perioden fra 1. april til den 30. september i tidsrummet fra kl. 08.00 21.00. Såfremt foreningens vedtægter eller værdier groft tilsidesættes af en havelejer, kan bestyrelsen efter skriftlig påtale til havelejeren med udførlig begrundelse indstille vedkommende til eksklusion på generalforsamlingen. 7. BYGGERI. På det enkelte havelod må der opføres ét kolonihavehus med et bebygget areal på ikke over 40 kvadratmeter, inklusiv overdækket terrasse. Der må yderligere opføres et redskabsskur og et drivhus med et samlet areal på i alt ikke over 15 kvadratmeter. Kolonihavehuse må højest være 3,5 m høje og skal placeres mindst 2,5 meter fra nabolod, læbælte, vej og fællesarealer. Drivhuse og redskabshuse må højest være 2,5 meter høje og skal placeres mindst 1,0 meter fra vej, nabolod, læbælte og fællesarealer. Havelejere skal efter anmodning herom fra bestyrelsen fremsende en tegning, der i skitseform viser de på havelodden værende bygningers areal, og deres placering på grunden. Bestyrelsen skal godkende al nybyggeri inden dette iværksættes. Bestyrelsen laver altid nabohøring inden behandlingen af en byggeansøgning. I forbindelse med byggeri er det vigtigt, at havelejeren er opmærksom på foreningens værdier ( 3). Bygherren er selv ansvarlig for, at byggeriet overholder alle gældende regler omkring opførelse af det konkrete hus. Huse, der ved vedtægternes vedtagelse ikke er placeret med de nævnte afstandskrav kan blive stående, men skal ved større renoveringer eller nybygning, flyttes så de overholder afstandskravene. Bestyrelsen kan give dispensation fra ovenstående retningslinjer ud fra en konkret vurdering i det enkelte tilfælde. 8. OPSIGELSE AF LEJEMÅL. Opsigelse af en lejeaftale fra en havelejers side skal ske med minimum 3 måneders varsel til udløb af et kalenderår.
Opsigelse af en lejer mod dennes ønske forelægges af bestyrelsen en generalforsamling. En opsigelse kræver, at et flertal på en generalforsamling stemmer herfor. Opsigelse af en lejer medfører automatisk ophævelse af vedkommendes lejeaftale. Lejeren skal betale de med opsigelsen og eventuelt udsættelsen forbundne udgifter, og skal forlade haveloddet senest 3 måneder efter generalforsamlingens beslutning om opsigelse af vedkommende. Hvis en lejer ikke betaler leje eller de af generalforsamlingen besluttede afgifter til den fastsatte tid, kan vedkommende opsiges af bestyrelsen til fraflytning med mindst en måneds varsel til den første i en måned. Hvis en lejer dør, kan såvel kolonihaveforeningen som dødsboet eller en efterlevende partner opsige lejeaftalen med tre måneders skriftligt varsel til den første i en måned. En evt. efterlevende partner har ret til at fortsætte i lejemålet uden ændringer. Myndige arvinger i lige op- eller nedstigende linje har ret til at få lejemålet overdraget. Dette forudsætter, at de opfylder samme betingelserne som andre lejere for at overtage et lejemål. Der betales ved arveovertagelse ikke nyt depositum. 9. FÆLLES AKTIVITETER I HAVEFORENINGEN Til at forestå fælles aktiviteter for haveforeningens medlemmer søndage kl. 10-13 i havesæsonen, kan der etableres en klub. Klubben er organisatorisk en del af Kolonihaveforeningen. Dens regnskab skal fremgå af foreningens regnskab. Den er hjemmehørende i foreningens fælleshus/have. Klubben ledes af en husforvalter, udpeget af bestyrelsen for én havesæson af gangen, og med ansvar over for bestyrelsen. Husforvalteren har ansvaret for driften af klubben. Klubben har første prioritet til området søndage fra kl. 10 til kl. 13. Fælleshus og have overdrages altid i ordentlig og ryddet stand. For øvrige arrangementer som flaghejsning, flagstrygning, jubilæer, havefester osv. står Hanstholm Kolonihaveforening som arrangør. 10. GENERALFORSAMLING. Foreningens øverste myndighed er generalforsamlingen. Den ordinære generalforsamling afholdes hvert år inden udgangen af marts. Dagsordenen skal som minimum indeholde følgende punkter: 1. Valg af dirigent. 2. Valg af en referent og tre stemmetællere. 3. Bestyrelsens beretning for det forløbne år. 4. Aflæggelse af regnskab og fremlæggelse af budget. 5. Behandling af indkomne forslag. 6. Fastsættelse af haveleje, vandafgift, depositum og kontingent for passive medlemmer. 7. Valg af bestyrelsesmedlemmer, revisor og suppleanter. 8. Eventuelt. Det reviderede årsregnskab udsendes til medlemmerne i forbindelse med indkaldelsen til den ordinære generalforsamling. Til at varetage den daglige ledelse af foreningen og til udførelse af generalforsamlingens beslutninger vælger generalforsamlingen en bestyrelse. Bestyrelsen består af 5 medlemmer, der vælges for en periode på 2 år.
2 bestyrelsesmedlemmer er på valg alle lige år, 3 i ulige år. Endelig vælges en revisor for en periode af 2 år. Genvalg kan finde sted. Der vælges to bestyrelsessuppleanter og en revisorsuppleant for et år ad gangen. Det påhviler den valgte revisor at revidere foreningens årsregnskab i overensstemmelse med god regnskabsskik. Årsregnskabets indhold skal være i overensstemmelse med den foretagne bogføring og tilstedeværende bilag. Forslag, der ønskes behandlet på generalforsamlingen, skal indsendes skriftligt til formanden senest 1. januar forud for generalforsamlingen. Ordinær generalforsamling indkaldes ved brev eller elektronisk med mindst 2 ugers varsel. Ekstraordinær generalforsamling kan dog indkaldes med 1 uges varsel. Adgang til generalforsamlingen har ethvert medlem og dennes ægtefælle/samlever. Hvert havelod har én stemme. Der kan ikke stemmes ved fuldmagt. Beslutninger på generalforsamlingen træffes af de mødte stemmeberettigede ved simpelt flertal, uanset de fremmødtes antal. Dog kræves der til vedtægtsændringer og eventuel optagelse af lån i foreningen, at mindst 2/3 af de stemmeberettigede stemmer for forslaget. Er fremmødet ikke tilstrækkeligt stort, men 2/3 af de afgivne stemmer er gået ind for forslaget, kan der indkaldes til en ny generalforsamling, som uanset antallet af fremmødte kan vedtage forslaget med mindst 2/3 af de afgivne stemmer. Der udarbejdes et beslutningsreferat for generalforsamlingen. Dette underskrives af dirigenten og referenten. Referatet offentliggøres på foreningens hjemmeside. Ekstraordinære generalforsamling afholdes når generalforsamlingen, et flertal af bestyrelsens medlemmer eller 25% af foreningens medlemmer skriftligt stiller krav herom med angivelse af dagsorden. Den ekstraordinære generalforsamling skal afholdes inden 3 uger efter at anmodning herom er blevet fremsat. 11. BESTYRELSEN. Bestyrelsen konstituerer sig selv med formand, næstformand, kasserer og sekretær. Den fastsætter selv en forretningsorden for sit arbejde. Såfremt et bestyrelsesmedlem fratræder før valgperiodens udløb, indtræder 1. suppleanten i bestyrelsen, dog kun for tiden indtil næste generalforsamling. Såfremt flere end 2 bestyrelsesmedlemmer fratræder før valgperiodens udløb, indkaldes til ekstraordinær generalforsamling med suppleringsvalg for øje. Bestyrelsesmøder indkaldes af formanden eller i dennes forfald af næstformanden. Der afholdes bestyrelsesmøder, når dette af formanden skønnes nødvendigt, eller når et bestyrelsesmedlem kræver det. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst 3 medlemmer er tilstede. Beslutninger træffes ved simpelt flertal. Et bestyrelsesmedlem må ikke deltage i behandlingen af en sag, hvor vedkommende, eller en med denne beslægtet person, har økonomisk eller personlig interesse. Der føres protokol over forhandlingerne til bestyrelsesmøderne. Den underskrives af de medlemmer, som har deltaget i mødet.
12. TEGNING. Kolonihaveforeningen tegnes af formand og kasserer i fællesskab. 13. REGNSKAB. Foreningens regnskabsår er kalenderåret. Foreningens årsregnskab skal udarbejdes i overensstemmelse med god regnskabsskik. Det skal være underskrevet af bestyrelsen og revisoren. 14. OPLØSNING. I tilfælde af foreningens opløsning anvendes et eventuelt overskud til almennyttige formål i foreningens virkeområde. Den opløsende generalforsamling tager stilling til, hvilke formål der skal tilgodeses med penge fra foreningen, og hvordan der skal disponeres over de af foreningen ejede genstande, bygninger og evt. andre værdier. Vedtaget på generalforsamlingen den 15. marts og den ekstraordinære generalforsamling den 1. maj 2016. Bestyrelsen: Alfred Godiksen Laila Hvas Brian Mikkelsen Kirsten Vestergaard Erik Holm