Bilag 2 Betalingsformidling herunder kassevirksomhed Indholdsfortegnelse [Indledning] [Kassevirksomhed] [Direkte registreringer af ind- og udbetalinger i kommunens regnskab] [Indbetalinger] [Udbetalinger] [Sikring af betalingsmidler] [Oprettelse af konti i pengeinstitutter] [Afstemning af konti i pengeinstitutter og øvrige afstemninger] [Postindgangsregistrering] [Pengetransport] [Afdelingskasser] [Indtægtskasser] [Stående kasseforskud/udlægskasser] [Midlertidige kasseforskud] [Personlige kasseforskud] Indledning Dette regelsæt tager udgangspunkt i lov om offentlige betalinger, der har som formål at begrænse antallet af offentlige kontantkasser. Antallet af kontantkasser i kommunen skal derfor indskrænkes til et minimum og kun opretholdes, hvor det er nødvendigt. Kassevirksomhed Kommunens samlede kassevirksomhed er organiseret som nedenstående: Hovedkassen kommunens centrale kasseenhed uden pengebeholdning - er placeret i Borgmesterens Forvaltning, Finanskontoret, hvor kommunens samlede kassevirksomhed koordineres Afdelingskasserne, Kennedy Arkaden under Familie- og Beskæftigelsesforvaltningen, Ydelses- og Socialcentret, hvortil der er knyttet en kassekontrol med registrering direkte i kommunens økonomisystem samt på Svenstrupgård. Kasserne har variable kassebeholdninger Indtægtskasser kasseenheder oprettet med henblik på at modtage nærmere bestemte indbetalingsarter, fx cafésalg, skoleboder, beskæftigelsesmaterialer m.v. Til disse kasser er der knyttet stående kasseforskud i form af en fast byttepengebeholdning Stående kasseforskud (udlægskasser) kasseenheder primært med mindre pengebeholdninger placeret i kommunens forvaltninger, institutioner mv. til anvendelse ved betaling af mindre uafviselige udbetalingsanmodninger. Kasseenhederne forefindes 1
kun på de institutioner, hvor det er nødvendigt at have en kasse af hensyn til brugernes fornødenheder iht. Serviceloven Midlertidige kasseforskud forskudsbeløb til brug for kommunens ansatte og politikere til rejser og andet Personligt kasseforskud et fast forskudsbeløb til kommunens ledere og andre ansatte med løbende behov for kontante udbetalinger Ethvert kasseforskud skal være bogført på statuskonto 09.22.01 i kommunens økonomisystem med oplysning om, hvortil det er udbetalt. Der skal foreligge forretningsgangsbeskrivelser for samtlige kasseenheder. De standardbetingelser, der er gældende for alle stående kasseforskud samt indtægtskasser er nævnt i afsnittene nederst i dette bilag. I det omfang disse ikke er hensigtsmæssige, skal der udarbejdes særlige forretningsgangsbeskrivelser. Fagforvaltningerne har ansvaret for, at disse udarbejdes. Flere institutioner administrerer midler for borgere. Sådanne forhold er beskrevet i særskilt bilag. Visse ind- og udbetalinger kræver indtil videre undtagelsesvist brug af kontanter. Dette gælder primært indbetalinger, hvor en afvisning af en kontantindbetaling strider mod sund fornuft eller udbetalinger, der har et pædagogisk sigte. Ved eventuelle akutte behov for afholdelse af udlæg, kan kommunens medarbejdere afholde udlæg af egne midler. Dog kun i de særlige tilfælde, hvor det ikke er muligt at få tilsendt en E- faktura. Kommunens medarbejdere får herefter refunderet udlæg ved bogføring i kommunens regnskab og efterfølgende udbetaling til medarbejderens NemKonto. Kørsel i egen bil og diæter i forbindelse med kurser m.v. betragtes ikke som udlæg, men skal udbetales via lønnen. Øvrige udlæg, der ikke er omfattet af særlige regler i Aalborg Kommunes indkøbspolitik og andre overordnede regler, kan udbetales via KMD Opus. Bogføring og udbetaling skal ske umiddelbart efter udlægget er foretaget. Udbetalingen sker til medarbejderens NemKonto. Håndtering af fakturaer og øvrige bilag i forbindelse med udlægget behandles efter reglerne herfor. Direkte registreringer af ind- og udbetalinger i kommunens regnskab Alle ind- og udbetalinger, der henhører under kommunens regnskabsområder, skal registreres i kommunens regnskab. Såfremt ind- og udbetalinger ikke kan endeligt regnskabsføres, enten som følge af utilstrækkelig eller manglende identifikation, skal beløbet foreløbigt bogføres på en mellemregningskonto. Det samme gælder i modregningssituationer eller i øvrigt, hvor det ikke umiddelbart er muligt at foretage den endelige korrekte regnskabsføring. Det påhviler Finanskontoret at sikre, at mellemregningskontienes indestående hurtigst muligt omposteres til den/de respektive konti/debitorforhold. 2
Indbetalinger Der findes ingen kontantkasser i Aalborg Kommune, som tager imod kontante indbetalinger fra borgere, som har modtaget en opkrævning fra kommunen. Indbetalinger skal som hovedregel henvises til BetalingsService (Nets), indbetaling via pengeinstitut, netbank eller postkontoret. Finanskontoret kan dog modtage checks både i danske kroner og fremmed valuta. Checks udstedt i fremmed valuta godskrives til den officielle vekselkurs med fradrag af vekselomkostninger. Udbetalinger Ved betaling af leverandørregninger m.v. anvendes som hovedregel KMD Udbetaling, som overfører beløbet til betalingsmodtagerens NemKonto. Såvel borgerne selv, som pengeinstitutterne og kommunerne, har adgang til at indberette ændringer til NemKonto-registret. Finanskontoret kan kun indberette ændringer til kommuneoplysningerne i registret. Hvis betalingsmodtageren på en faktura har angivet en anden bankkonto end NemKontoen, overføres beløbet dog til denne anden konto. Aalborg Kommunes Finanskontor anvender - som hovedregel - bankoverførsler, når en betaling er afvist f.eks. ved manglende NemKonto samt ved betaling til udlandet. Checks anvendes kun i meget begrænset omfang. Ved anvendelse af bankoverførsler sker det ved to medarbejderes elektroniske godkendelse. Efter udbetalingen foretages en bogføring i kommunes økonomisystem. Udgiftsbilagene skal attesteres i henhold til reglerne i retningslinjer for bogføringsprocessen. Såfremt det anses som hensigtsmæssigt, kan kommunen til tjenstligt brug anskaffe betalingskort. Finanskontoret fastsætter de nærmere regler for anvendelse af betalingskort m.h.p. at undgå, at der sker sammenblanding af kommunale og private midler. Anskaffelse af betalingskort skal i hvert enkelt tilfælde godkendes af fagforvaltningen i samarbejde med Finanskontoret. Honorarudbetalinger Med honorar menes vederlag ( løn ) for udført arbejde, som Aalborg Kommune udbetaler til ikkekommunalt ansatte personer. Det kan f.eks. være honorar til musikere, der har spillet på én af kommunens institutioner, honorar til en ekstern underviser på et kursus, honorar til en forfatter for et foredrag osv. Alle honorarudbetalinger er B-indkomst for modtageren, og kommunens institutioner og afdelinger har pligt til at indberette til Skat, hvem der har modtaget honorarbeløb, men kun hvis fakturaen IKKE indeholder moms. 3
Der er udarbejdet en særlig vejledning vedr. honorarudbetalinger Sikring af betalingsmidler Det skal sikres at midler, der er i kommunes varetægt, opbevares på betryggende vis, således at ansatte ikke kan mistænkes for svig med midlerne. Den kasseansvarlige person skal drage omsorg for, at betalingsmidler og andre værdier opbevares og sikres på betryggende vis. Midlernes tilstedeværelse skal til enhver tid kunne konstateres. Den kontante beholdning skal holdes på et absolut minimum og kun hvad der er nødvendigt i forhold til opretholdelse af daglig drift. Der må aldrig ske sammenblanding af kommunens midler med egne eller andre uvedkommende midler. Oprettelse af konti i pengeinstitutter Pengeinstitutkonti der tilhører kommunen (indeholder kommunale midler), eller som indgår i kommunens regnskab som følge af, at kommunen er successivt regnskabsførende for, selvejende institutioner mv. skal oprettes i kommunens navn under kommunens CVR nummer. Kontiene skal oprettes via Borgmesterens Forvaltning, Finanskontoret, som i samråd med den aktuelle forvaltning og kassestedet afgør kontotype mv. Enhver ophævelse af kommunale konti i pengeinstitutter skal ligeledes ske via Borgmesterens Forvaltning, Finanskontoret. Afstemning af konti i pengeinstitutter og øvrige afstemninger Kommunens konti i pengeinstitutter afstemmes regelmæssigt jfr. Bilag 6: Afstemning af statuskonti. Postindgangsregistrering Det skal sikres at: ingen midler bortkommer i den interne postgang ansatte ikke mistænkes for tyveri af værdipost Procedure for poståbning: Modtagelse af værdipost fra poståbningen skal ske mod kvittering Værdiposten skal registreres og forsynes med modtagelsesdato 4
Registreringen af værdiposten skal indeholde oplysning om modtagelsesdato, værdiens art, beløb og afsender Der skal etableres en kontrol med, at de modtagne værdier registreres i institutionens/afdelingens regnskab Registrering af post, der indeholder kontanter eller checks foretages af den poståbnende afdeling. Modtagne værdier afleveres straks til afregningskonto i pengeinstitut. Den poståbnende person må ikke være beskæftiget med inddrivelses- eller være kassebetjenende/kasseansvarlig. Pengetransport Alle pengetransporter til og fra pengeinstitut må kun foretages af kommunens fastansatte medarbejdere eller af et firma hyret til værditransport. Kommunale medarbejdere, som udfører pengetransport, skal være fyldt 18 år. Afdelingskasse Der findes i Aalborg Kommune to decentrale kasser med variabelt kasseforskud Kennedy Arkaden og Svenstrupgård. Kasserne er oprettet med det formål, at borgere i helt ekstraordinære situationer kan få udbetalt sociale ydelser i kontanter. Kasserne kan fysisk oprettes som en kassebog i Opus eller registreres i et andet system. D.v.s. samtlige kassetransaktioner registreres. Størrelsen af kassernes beholdning tilpasses efter behov og kassesupplering sker ved bogføring via Opus og efterfølgende overførsel til den tilknyttede konto i pengeinstitut ved brug af stedets kreditornummer. I tilfælde af overskydende kassebeholdning afregnes til afregningskonto i pengeinstitut. Kassen skal afstemmes dagligt, således der sker en sammenligning af kassens fysiske værdibeholdning og den saldo, der er bogført i Opus. Der skal til enhver tid være udarbejdet ajourført forretningsgangsbeskrivelse for kasseenheden, der beskriver de nærmere retningslinjer for anvendelsen af kassen. Indtægtskasser Formål I tilfælde, hvor det skønnes hensigtsmæssigt at modtage indbetalinger fra forældre, brugere mv. som ikke opkræves/kan opkræves via debitorsystemet, kan der oprettes en indtægtskasse. Eksempler herpå kan være arrangementsbetalinger, cafésalg, salg af beskæftigelsesmaterialer, madsalg i skoleboder mv. Indbetalinger fra forældre, brugere m.v. kan dog også ske til institutionens afregningskonto. 5
Oprettelse Når en institution/afdeling finder det nødvendigt at etablere en indtægtskasse, skal der rettes henvendelse til fagforvaltningen, som afklarer de nærmere praktisk forhold i samarbejde med Borgmesterens Forvaltning, Finanskontoret. Anvendelse og ansvar Lederen af institutionen er øverste ansvarlig for kassen. Indtægtskassen består af en fast byttepengebeholdning der er registreret som et stående kasseforskud i kommunens regnskab. Indtægtskassen er alene berettiget til at modtage indbetalinger af nærmere bestemte indtægtstyper. Der må aldrig afholdes udgifter fra indtægtskassen. Ligesom indtægtskassen ej heller må anvendes som vekselkasse for medarbejdernes checks, dankort eller lignende. Kassebeholdningen skal opbevares på betryggende vis, dvs. som udgangspunkt i et aflåst skab, skuffe eller lignende samt i en aflåst pengekasse. Kun de personer, der er beskæftigede med opgaver i relation til udlevering eller modtagelse af kontanter, må have nøgle til pengekassen. Kassen må kun indeholde kontanter og evt. checks, der tilhører kommunen. Indbetalinger til kassen registreres i kasseapparat, kasserapport eller ved brug af kommunens autoriserede standardkvitteringer. De mindste indtægtskasser kan nøjes med én daglig registrering af de samlede indtægter. Kasseopgørelse Som hovedregel gøres kassen op dagligt. Formålet er bl.a. at konstatere, om de fysiske værdibeholdningers størrelse er korrekte og dermed også at få en eventuel kassedifference tidsbestemt nøjagtigt til den dag, hvor den er opstået. Kassedifferencer kan opstå såvel ved fejl under håndtering af værdibeholdningen som ved fejl i registreringen. Kassedifferencer skal altid søges årsagsforklaret og helst fjernet, ved grundig undersøgelse med henblik på at opklare fejlen. Kan en kassedifference på trods af grundige undersøgelser ikke opklares, udfærdiges et bilag, således differencen kan indgå i kasseafstemningen og der kan ske en udligning. Dvs. kassebeholdningen skal forøges eller formindskes, så der er et underskud eller et overskud. Hovedreglen er, at kassedifferencer skal forsøges udlignet samme dag, som de opstår. Er kassedifferencen på 100 kr. eller derover skal der udarbejdes en redegørelse, som underskrives af 2 medarbejdere. Kassedifferencer bogføres på en særlig konto for kassedifferencer jf. artskontoplanen. 6
Kasseopgørelsen/kasseafstemningen sker ved at sammenligne kassens fysiske værdibeholdning (ved optælling) med den kassesaldo, der er beregnet på basis af kasseregistreringen (kasseapparat eller manuel kassekladde). Kasseafstemning kræver afstemning mellem fysisk og registreret beholdning. Der er ingen undtagelser til denne regel. Der skal altid på kasseafstemningsmaterialet gives fuld underskrift for den udførte kasseafstemning. Afregning Hovedreglen er, at afregning af indtægter til konto i pengeinstitut (afregningskonto) sker dagligt. I den særlige forretningsgangsbeskrivelse for stedet fastsættes de nøjagtige betingelser for, hvor ofte indtægterne afregnes. Kassekontrol Kassekontrollen skal etableres under hensyntagen til kassestedets omfang og funktion, samt den vurderede risiko. Kontrollen skal være relevant og reel, og i øvrigt være beskrevet i den særlige forretningsgang for kassestedet. Kassekontrollen skal være person- og funktionsmæssigt adskilt fra kassearbejdet. Dvs. personale der beskæftiger sig med kassearbejde aldrig må være det samme personale, som samtidig beskæftiger sig med kassekontrol. Kassereren må ikke kontrollere sig selv. Formålet med kassekontrol er at: sikre kvalitet i kassearbejdet beskytte de kasseansvarlige mod uberettiget mistanke om uregelmæssigheder forhindre svig fra de kassebetjenendes/ansvarliges side Kassekontrollørens arbejde består i, at sikre, der er bilag til alle kassebevægelser se efter, at bilagene er originale samt forsynet med de påtegninger, som Aalborg Kommune kræver kontrollere afregninger, som er sket fra kassestedet se efter, at kasseregistreringen herunder fejlrettelser og retur-kørsler sker som bestemt i kassestedets forretningsgang påse, at nulstillingsnumre (Z) ved kassesteder med kasseapparat er fortløbende, for derved at sikre at alle registrerede indtægter og udgifter afregnes/refunderes via kommunens regnskab udføre nummerkontrol med kvitteringsmateriale og andet materiale, hvor dette har betydning for kasse- og afregningssikkerheden sikre, at kassedifferencer registreres og bogføres 7
Der skal til enhver tid være udarbejdet ajourført forretningsgangsbeskrivelse for kasseenheden, der beskriver de nærmere retningslinjer for anvendelsen af kassen. Stående kasseforskud/udlægskasser udelukkende på institutioner, hvor det er nødvendigt at have en kasse af hensyn til brugernes fornødenheder i henhold til Serviceloven Formål Det er den absolutte undtagelse, at udbetalinger foretages kontant. I tilfælde, hvor det skønnes hensigtsmæssigt at kunne afholde mindre uafviselige udgifter af hensyn til brugernes fornødenheder iht. Serviceloven. I disse tilfælde kan der oprettes et stående kasseforskud (udlægskasse) Oprettelse, ændring og ophør Hvis en udlægskasse ønskes oprettet eller en eksisterende ønskes ændret kontaktes fagforvaltningen, som efterfølgende kontakter Borgmesterens Forvaltning, Finanskontoret, således de nærmere praktisk forhold kan afklares. Til udlægskassen opretter Finanskontoret en kommunal bankkonto, hvortil der kan tilknyttes betalingskort. Anvendelse Betalingskortet og udlægskassen må udelukkende anvendes tjenstligt. Betalingskort og udlægskassen anvendes udelukkende til mindre udgifter, hvor det ikke er muligt at få tilsendt en E-faktura. Udbetaling af lønninger eller honorarlignende udgifter må ikke finde sted via betalingskort eller udlægskassen. Køb ved brug af betalingskortet og ved kontant betaling skal dokumenteres ved originale kvitterede bilag. Ved stående kasseforskud skal det sikres, at der foretages en registrering af kassebevægelserne. Samtlige kassebevægelser skal kunne dokumenteres enten via elektronisk eller manuel registrering (kassebog) og på grundlag heraf skal en saldo til afstemning med den fysiske kassebeholdning kunne beregnes. Kassedifferencer kan opstå såvel ved fejl under håndtering af værdibeholdningen som ved fejl i registreringen. Kassedifferencer skal altid søges årsagsforklaret og helst fjernet, ved grundig undersøgelse med henblik på at opklare fejlen. Kan en kassedifference på trods af grundige undersøgelser ikke opklares, udfærdiges et bilag, således differencen kan indgå i kasseafstemningen og der kan ske en udligning. Dvs. kassebeholdningen skal forøges eller formindskes, så der er et underskud eller et overskud. 8
Hovedreglen er, at kassedifferencer skal forsøges udlignet samme dag, som de opstår. Er kassedifferencen på 100 kr. eller derover skal der udarbejdes en redegørelse, som underskrives af 2 medarbejdere. Kassedifferencer bogføres på en særlig konto for kassedifferencer jf. artskontoplanen. Ansvar Lederen af institutionen er ansvarlig for kassen. Lederen har ligeledes ansvaret for, at der tilrettelægges en arbejdsgang omkring brug af bankkonto og udlægskasse. Lederen skal sikre, at bankkontoen ikke overtrækkes, og at der foretages løbende afstemning og bogføring af forbruget mindst én gang om måneden. Bogføring foretages ved at udgiftsføre udlæggene og påsætte institutionens kreditornummer på bilaget, hvorefter disse udbetales til kassens tilknyttede bankkonto. Pinkoden og kortet skal opbevares uafhængigt af hinanden og administreres/opbevares i overensstemmelse med pengeinstitutternes generelle bestemmelser herom. Lederen skal sikre, at evt. kassebeholdning, kvitterede bilag mv. opbevares på betryggende vis. Betalingskort følger kortholderen og skal indsendes til Borgmesterens Forvaltning, Finanskontoret ved fratræden, samtidig skal der ske afstemning af udlægskassen. Fagforvaltningerne er ansvarlige for, at Finanskontoret underrettes, når der sker en ændring i, hvem der er kortansvarlig. Midlertidige kasseforskud Har en medarbejder i enkeltstående tilfælde behov for at afholde større kontante udgifter under en tjenesterejse eller lignende, udbetales der et forskud til medarbejderens NemKonto. Forskudsbeløbet bogføres på særlig konto for midlertidige kasseforskud. Snarest efter rejsens afslutning og senest 14 dage efter skal der aflægges regnskab og foretages afregning. Afregningen skal ledsages af originale kvitterede bilag. Eventuelt overskydende rejseforskud må ikke anvendes til senere tjenesterejser m.v. Overskydende rejseforskud skal indbetales til institutionens/afdelingens afregningskonto i pengeinstitut. Ekstra udlæg udbetales til udlægshaverens NemKonto. Har en medarbejder i enkeltstående tilfælde behov for at afholde større kontante udgifter i forbindelse med afholdelse af arrangementer eller lignende, kan der udbetales et forskud til medarbejderen. Forskudsbeløbet bogføres på særlig konto for midlertidige kasseforskud. Håndtering af fakturaer og øvrige bilag i forbindelse med forskuddets anvendelse behandles efter de til enhver tid gældende regler i Kasse- og regnskabsregulativet. 9
Forskuddet må ikke anvendes til udbetaling af løn og honorarlignende udgifter. Snarest efter arrangementet og senest 14 dage efter skal der aflægges regnskab og foretages afregning. Afregningen skal ledsages af fornødent kassebilagsmateriale. Overskydende forskud må ikke anvendes til senere arrangementer m.v. Overskydende forskud skal indbetales/afregnes til institutionens/afdelingens afregningskonto i pengeinstitut. Ekstra udlæg udbetales til udlægshaverens NemKonto. Personlige kasseforskud Såfremt en fagforvaltning vurderer, at en institution har et løbende behov for at skulle foretage kontante udlæg, kan et permanent personligt forskud udbetales. Personligt forskud kan udbetales til lederen og undtagelsesvist til andre ansatte. Ansøgning om udbetaling af personligt forskud indsendes til fagforvaltningen. Beløbet, som er personligt, udbetales, registreres og administreres af fagforvaltningen. Forskudsbeløbet registreres som personligt forskud i kommunens regnskab og udbetales til medarbejderens NemKonto. Refusion af foretagne udlæg Indkøbene bogføres på institutionens driftskonti og udbetales til medarbejderens NemKonto. Afregning af personligt forskud I forbindelse med fratrædelse er det fagforvaltningens ansvar at forskudsbeløbet afregnes ved at det udbetalte beløb tilbagebetales eller modregnes i den sidste lønkørsel ved fratræden. 10