Udført den 28. november 2012 af: Dorte M. Jensen

Transkript

1 Regionshuset Niels Bohrs Vej Aalborg Øst Tlf Anmeldt økonomisk tilsyn på: Boformen Aas Aasvej Thisted J. nr Udført den 28. november 2012 af: Dorte M. Jensen Tilstede fra tilbuddet er: Forstander Kelly Berg, afdelingsleder Janni Jensen og økonomimedarbejder Erika Brøndum Områder og formål Indhold Bemærkninger 1. Instrukser m.v. Kontrol af kendskab og efterlevelse af god regnskabspraksis/ Regnskabs- og kasseregulativet. Gennemgang instruks Regler for kassefunktion, herunder: bankkonto, underskriftsforhold, opbevaring af kasse og bilag. - Bankfuldmagter - Kassebøger Anlægsarkiv/inventarliste Anvisning og attestation: Er der personadskillel- Instruksen blev gennemgået. Gennemgangen viste, at instruksen beskriver tilbuddets forretningsgange på regnskabsområdet tilfredsstillende. Når afdelingsleder Janni Jensen får adgang til økonomisystemet og hermed mulighed for at anvise, skal dette tilføjes i instruksen. Tilbuddets inventarliste blev gennemgået. Der er enkelte værdier, der endnu ikke er påført listen, men dette vil ske snarest. Inventar- 1

2 2. Økonomistyring se? - Mellem anvisning/godkendelse og bogføring? - Hvem kan attestere hvad - Er der personadskillelse? Godkendelse og sletning af brugere i tilbudets økonomisystem. listen vurderes at opfylde kravene for en sådan. Anlægskartoteket er gennemgået i forbindelse med budgetlægningen for 2013 primo maj Procedure for varemodtagelse, attestation og anvisning er beskrevet i tilbuddets instruks- og arbejdsbeskrivelse. Proceduren lever op til kravene om personadskillelse. Det er Koncernøkonomi, der forestår oprettelse og sletning af tilbuddets brugere i økonomisystemet i samarbejde med tilbuddets forstander og den tilknyttede økonomikonsulent. Gennemgå tilbuddets økonomistyring og kendskabet til bevillingsregler. 2a. Lønmidler Drøftelse af hensigtsmæssig anvendelse af lønmidler. Kendskabet til og anvendelsen af økonomirapporter, lønrapporter m.v. Anvendelse af aktiv økonomistyring. Kendskab til og styring efter bevillingsregler. Sikring af råderum til nødvendige vikarmidler. Lønsumstyring: Sikring af råderum til lønforhandlinger, anciennitetsudvikling sammenholdes med anvendelsen af vikarmidler. Er tilbuddets praksis i forhold til ferie, vagtplaner og vikaranvendelse økonomisk hensigtsmæs- Tilbuddet har kendskab til og anvender økonomirapporter og lønrapporter som en del af deres økonomistyring. Ligesom KonceRN Info bruges som en aktiv del af budgetopfølgningen. Det vurderes, at forstanderen har et tilfredsstillende overblik over tilbuddets økonomi. Forstanderen udviste ved tilsynsbesøget stort kendskab til de bevillingsregler, der gælder for Specialsektorens tilbud. Tilbuddet har kontakt til en række personer, som kan kontaktes i tilfælde af behov for vikardækning. Således anses brugen af vikarbureau som en nødløsning, hvilket også afspejles i de - pr. d.d - bogførte omkostninger til dette. Tilbuddet har på nuværende tidspunkt ingen problemer med overholdelse af kontrol. Tilbuddet benytter sig af det fast vikarkorps, og har således mulighed for at holde lønomkostningerne på et 2

3 sig? Udbetaling af overoverarbejde/afspadsering. Muligheder for fleksibilitet ved f.eks. mer- eller mindreaktivitet. fornuftigt niveau. Udbetaling sker kun efter forudgående aftale. Det faste vikarkorps indgår som den første styringsmulighed ved meraktivitet. 3. Opfølgning Opfølgning på eventuelle anmærkninger fra revisionen. 4. Beboermidler Gennemgang af administration af beboermidler/ beboernes økonomi. 4a. Tøj- og lommepenge til børn og unge. 5. Individuelle valgfri ydelser. Gennemgang af administration af beboernes køb af individuelle valgfri ydelser. Herunder også opfølgning på tidligere tilsynsbesøg. Hvordan forvaltes beboermidler/beboernes økonomi? Er der udarbejdet forskrifter og procedurer ved administrationen af beboermidler? Er der indgået aftaler med brugere og eventuelle værger om administrationen af brugerens midler? Hvordan administreres tøj- og lommepenge til børn og unge? Hvordan administreres beboernes køb af individuelle valgfri ydelser? Beboerne administrerer selv deres økonomi, dog opfordres beboere med større kontantbeholdninger til at få disse lagt i tilbuddets pengeskab. Såfremt der indgås aftale om dette, udfyldes et deposita kort, hvorpå transaktionerne dokumenteres. Se ovenfor. Ikke relevant, idet alle beboere selv er ansvarlige for egen økonomi. Ikke aktuelt, da tilbuddets målgruppe er borgere over 18 år. Betaling for kost håndteres igennem PCD. Fra dette system udskrives faktura, som efterfølgende betales af den enkelte beboer. Salg af vaskepulver og cigaretter administreres gennem decentra- 3

4 6. Udgifter. Hvordan sammensættes og udbydes de individuelle valgfri ydelser? Hvad koster de og hvad ligger til grund for prissammensætningen? le kasser. På tilbuddet forefindes endvidere kaffeautomat, hvor kaffe m.m. kan købes mod kontant betaling. Tilbuddet har følgende individuelle valgfrie ydelser: Kost, kaffe m.m., vaskepulver samt cigaretter. Prisen på kost er fastsat ud fra statens takst. De øvrige ydelser afregnes i henhold til ydelsens kostpris. Udgifter til rejser, transport, personale udvikling, konferencer, kurser, repræsentation m.v. 7. Stikprøver. Stikprøvevis gennemgang af bilag. Samlet vurdering og drøftelse af niveauet for af udgifter til rejser, transport, personale udvikling, konferencer, kurser, repræsentation m.v. Beboermidler Se på indkøb og forbrugskonti mv. (benyttes Regionens indkøbsaftale). Gennemgang af bilag telefonforbrug (obs. på om det er tjeneste eller privat telefon). Brug af taxaboner. Rejseaktivitet gennemgang af rejseafregning. Ikke aktuelt. Tilbuddet benytter sig af Regionens indkøbsaftale, hvor dette er muligt. Tilbuddet anvender ikke taxaboner. 8. Kassekontrol. Kontrol af kassen Ved tilsynet blev forskudskassen opgjort og afstemt med det forventede resultat i henhold til kassekladde. De øvrige kontantkasser på tilbuddet blev ligeledes opgjort. Disse kasser er alle afstemt med den respektive saldo fra regnskabsark. 4

5 9. Organiseringen af administrationen. 10. Kontrolprocedurer for indberetning til afregningssystemet. Fokus på organiseringen af administrationen (herunder indberetning og opfølgning) omkring lønsystemet. Fokus på kontrolprocedurer for indberetninger til afregningssystemet. Tilbuddet indberetter til ModulTjenesteTid. Leder tager udtræk fra SD Datawarehouse, til kontrol af, at der i lønsystemet ikke aflønnes personale, der ikke er ansat, samt at personalet har været på arbejde på de tidspunkter for hvilken, der udbetales tillæg. Tilbuddet indberetter til afregningssystemet AS2007. Personlister fra KonceRN Info kontrolleres månedlig. Kontrollen sker af anden medarbejder end den medarbejder, der indberetter til systemet. Dato: Godkendt af: 5