INDLEVELSE SKABER UDVIKLING Lolland Kommune Tilsynsrapport Lolland Kommune Social- og Sundhedssektoren Søndersø Uanmeldt tilsyn November 2012 WWW.BDO.DK 0
Forord Rapporten er bygget således, at læseren på de første sider præsenteres for tilsynets samlede af tilbuddet samt udviklingspunkter, bemærkninger, anbefalinger og evt. anbefalinger om påbud. Herefter følger en række faktuelle oplysninger om tilsynsbesøget (herunder deltagere og tidspunkt) samt om det konkrete tilbud. Sidste del af rapporten indeholder de data, som tilsynet har indsamlet ved hhv. interviews og observationer og ved gennemgang af dokumentation. For hvert tema foretager de tilsynsførende en ud fra den indsamlede data og øvrige indtryk. Disse er ligger til grund for den samlede, der som nævnt optræder indledningsvist i rapporten. Bagest i rapporten findes en kort beskrivelse af formål og metode samt kontaktoplysninger til BDO. Tilsynet er altid udtryk for et øjebliksbillede og skal derfor vurderes ud fra dette. 1
Indholdsfortegnelse 1 samlede... 3 1.1 bemærkninger og anbefalinger... 4 2 Oplysninger... 4 3 grundlag... 6 3.1 Opfølgning på foregående tilsyn... 6 3.2 Fysiske rammer... 7 3.3 Den pædagogiske, omsorgs- og plejemæssige praksis... 8 3.3.1 Referenceramme, pædagogik og metode... 8 3.3.2 Pædagogisk plan... 9 3.4 Hverdagsliv... 10 3.4.1 Hverdag og aktiviteter... 10 3.4.2 Indflydelse... 11 3.4.3 Omgangsform og sprogbrug... 11 3.4.4 Tryghed og trivsel... 12 3.5 Organisatoriske og personalemæssige forhold... 12 3.5.1 Internt samarbejde og kommunikation... 12 3.5.2 Procedurer og retningslinjer... 13 4 Formål og metode... 14 4.1 Formål med tilsynet... 14 4.2 Metode... 14 4.3 varsling og tilrettelæggelse... 15 4.4 BDO s definition på bemærkninger og anbefalinger... 15 5 Kontaktoplysninger... 16 5.1 Præsentation af BDO... 16 2
1 samlede BDO har på vegne af Lolland Kommune foretaget et uanmeldt tilsyn på Søndersø. BDO er kommet frem til følgende på baggrund af analysen af det datamateriale, som er indsamlet gennem interviews og observationer. Det overordnede indtryk af Søndersø er, at de er i en positiv proces, hvor man er ved at ændre borgerydelsen fra at være plejeorienteret til at også at være socialpædagogisk orienteret. Tilsynet bemærker, at medarbejderne vurderer, at specialpædagogiske redskaber vil blive en del af den fremadrettede socialpædagogiske indsats. Ligeledes vurderer tilsynet, at Søndersø er i en fortsat fremadrettet og positiv proces omkring udarbejdelse af den personlige plan. Tilsynet konstaterer, at der for nogle medarbejdere kan være en udfordring i at skulle dokumentere og beskrive borgerne og i den forbindelse vil tilsynet anbefale, at ledelsen i samarbejde med medarbejderne får bekrevet og defineret, hvad den socialpædagogiske- og plejemæssige del, samt øvrige tiltag /opgaver skal indeholde. Tilsynet noterer sig, at en medarbejder giver udtryk for at kørestolebrugere ikke kan komme tæt på håndvasken og derfor alternativt må sengevaskes, hvilket har betydning for borgerens værdighed og den pædagogiske tilgang. Når det gælder borgernes hverdag vurderer tilsynet, at borgerne tilbydes en relevant og individuel hverdag. Et af hverdagens store omdrejningspunkter er måltiderne, som anvendes til borgernes socialisering og relationsdannelse. Endvidere bemærker tilsynet, at Søndersø er ved at udvikle deres tilbud i caféen. Tilsynet vurderer, at borgerne sikres medindflydelse via de formelle mødefora, samt i gennem daglig dialog med medarbejderne. Tilsynet bemærker, at der ikke anvendes visuelt materiale i forbindelse med udarbejdelse af borgernes individuelle skemaer, ved behov, og i den forbindelse anbefaler tilsynet, at Søndersø benytter visuelt materiale i forhold til de borgere der vil have gavn af understøttende kommunikation. Det vurderes, at der er en god tone og omgangsform mellem borgerne og mellem borgerne og medarbejderne. Tilsynet noterer sig, at der er oparbejdet en samarbejdskultur, hvor man går til kollegaen, når man undres over det pædagogiske arbejde. Dertil vurderer tilsynet ud fra medarbejdernes og teamleders redegørelse, at borgerne er trygge og i generel trivsel på Søndersø. I forhold til det interne samarbejde vurderer tilsynet, at det er positivt og fremadrettet, dog kan det til tider være udfordrende for nogle medarbejdere fordi de er blevet mere selvlederende, og skal tage ansvar og initiativ på sig. Tilsynet bemærker, at ledelsen overvejer at omorganiserer medarbejdernes arbejdstider, og at der er delte meninger om dette. Tilsynet vurderer, at Søndersø har stor opmærksomhed på magtanvendelse, herunder gråzone tilfælde og korrekt medicinhåndtering. Tilsynet konstaterer, at medarbejderne har kendskab til procedure og retningslinjer vedrørende magtanvendelse og medicinhåndtering. Tilsynet anbefaler, at det ledelsesmæssigt overvejes, hvordan der kan kvitteres for udleveret medicin, eventuelt ud fra Søndersøs tidligere egne erfaringer. Tilsynet noterer sig, at der udføres en teoretisk brand og evakueringsøvelse hver ½ år. Endelig er det tilsynets, at de fysiske rammer generelt er i overensstemmelse med målgruppens behov. Tilsynet noterer sig dog, at en medarbejder giver udtryk for at kørestolebrugere ikke kan komme tæt på håndvasken og derfor alternativt må sengevaskes, hvilket har betydning for borgerens værdighed og den pædagogiske tilgang. Tilsynet bemærker endvidere, at der ikke er fundet en løsning på de utætte terrassedøre og vinduer, samt problemet med ujævn varmefordeling til borgernes lejligheder. 3
1.1 bemærkninger og anbefalinger Tilsynet giver anledning til følgende bemærkninger, anbefalinger og påbud: Bemærkninger 1. Tilsynet bemærker, at der ikke er fundet en løsning på de utætte terrassedøre og vinduer, samt problemet med ujævn varmefordeling til borgernes lejligheder. 2. Tilsynet bemærker, at medarbejderne vurderer, at specialpædagogiske redskaber vil blive en del af den fremadrettede socialpædagogiske indsats. 3. Tilsynet bemærker, at ledelsen overvejer at omorganiserer medarbejdernes arbejdstider, og at der er delte meninger om dette. Anbefalinger 1. Tilsynet anbefaler, at det ledelsesmæssigt overvejes, hvordan der kan kvitteres for udleveret medicin, eventuelt ud fra Søndersøs tidligere egne erfaringer. 2. Tilsynet anbefaler, at ledelsen i samarbejde med medarbejderne får bekrevet og defineret hvad den socialpædagogiske- og plejemæssige del, samt øvrige tiltag /opgaver skal indeholde. 3. Tilsynet anbefaler, at Søndersø benytter visuelt materiale i udarbejdelsen af borgernes individuelle skemaer, i forhold til de borgere, der vil have gavn af understøttende kommunikation. Anbefaling om påbud Ingen anbefaling om påbud. 2 Oplysninger Adresse Søndre Boulevard 2A, 4930 Maribo Leder Michael Christensen Tilbudstype og juridisk grundlag Tilbuddet er et kommunalt tilbud Tilbuddets juridiske grundlag er SEL 107 og SEL 108 Antal pladser og belægningsgrad 32 pladser og 2 akut/aflastningspladser Takst pr. døgn Ifølge tilbudsportalens oplysninger er prisen pr. døgn kr.1944,00 Målgruppebeskrivelse Ifølge tilbuddets hjemmeside er borgergruppen funktionsmæssigt bredt sammensat. Enkelte er i nogen udstrækning selvhjulpne i hverdagens gøremål, mens andre har behov for omfattende pleje og omsorg. Alle borgere har behov for hjælp i forhold til den almene 4
livsførelse samt i forhold til sociale relationer. (kilde: hjemmeside) Antal ansatte og personalesammensætning Der er i alt 52 ansatte fordelt således; Leder, Michael Christensen stedfortræder: Gitte Helver 3 teamledere 6 pædagoger 24 social- og sundhedsassistenter 3 social og sundhedshjælpere 3 sygehjælpere 2 Serviceassistenter 2 køkkenledere 2 sygeplejersker 3 omsorgsmedhjælpere/pgu er 1 husassistent 1 beskæftigelsesvejleder 2 pedeller 2 i flexjob 1 seniorjob Dato og tidspunkt for tilsynsbesøg Den 20. november 2012 kl. 9-14 Deltagere i interviews Ledelse: Sussane Krøll, Team koordinator på Bellisvej og teamleder for Kongensgade og Dronningensgade, uddannet pædagog samt social og sundhedsassistent, diplom i ledelse Medarbejdere: Beboere: Pædagog, Kongensgade, ansat siden april 2012, er under uddannelse som neuropædagogisk coach Pædagog, 1. salen, ansat i 4 år. Borger (1 sal), boet mange år på stedet. Tilsynet blev vist rundt på stedet af: Teamleder Tilsynsførende Karin Hjortkjær (Chefkonsulent, AAE Forvaltning) Rikke Due (Chefkonsulent, cand.pæd.soc., PD og socialpædagog) 5
3 grundlag 3.1 Opfølgning på foregående tilsyn Ved det foregående tilsyn (anmeldt, september 2012), foretaget af BDO, blev der givet følgende anbefalinger: 1. Tilsynet bemærker, at der ikke er beskrivelser af de nye tiltag i form af teamworkshop og neuropædagogisk coach og anbefaler, at det beskrives til gavn for organisationen indadtil og synligheden udadtil. Det oplyses, at anbefalingen omkring beskrivelsen af de nye tiltag i form af teamworkshop og neuropædagogisk coach er blevet skubbet til 2013, idet konsulenterne fra BOMI har vurderet, at medarbejderne har brug for mere uddannelse indenfor neuropædagogik. 2. For at imødekomme de borgere der til tider kan opleve forkert dosering af medicin, anbefaler tilsynet, at medarbejderne udleverer medicinen i doser, der er afstemt tidspunktet for indtagelse. Medarbejderne forklarer, at der er i et konkret tilfælde er indgået en aftale med en borgers læge omkring problemstillingen. Det oplyses, at den doserede medicin bliver registreret i EKJ, men den bliver ikke registreret, når den udleveres. Medarbejderne begrunder det med, at der er mange borgere, der skal have medicin og der er for få computere. Teamkoordinator tilføjer dertil, at der kan være borgere som har deres egne ideer om, hvor de skal indtage deres medicin. Medarbejderne og teamleder er godt klar over, at det ville være en god ide at kvittere for udlevering af medicinen og det drøftes derfor om man kunne genoptage et tidligere papirsystem. 3. Tilsynet bemærker, at ledsagerne til tider kan mangle information vedrørende Søndersø/borgere. Tilsynet anbefaler, at ledelsen overvejer en procedure der sikre at ledsagerne får den information, der er vigtig for deres funktion. Ved dette tilsyn er der noget usikkerhed om, hvad der ligger i anbefalingen, idet det ikke tydelig fremgår af tidligere rapport. Tilsynet kan her supplere med relevant info; anbefalingen er givet på baggrund af, at borgere ofte får information vedr. Søndersø via mails fra ledelsen. De borgere, som tilsynet talte med, ønskede ikke at ledsagere skulle læse deres mails, og derfor er der noget information som kan være relevant for denne gruppe som ikke videregives. Klager: Adspurgt om der har været nogen form for formelle klager siden sidste tilsyn, så oplyses det, at dette har der ikke været. Siden sidst Adspurgt til om der har været væsentlige ændringer siden sidste tilsyn, så oplyses det, at stedet er kommet længere i den nye organisering. Der vil derfor også blive afholdt et fællesmøde primo december angående nedlæggelsen af 1. sal, hvilket sker d. 1.juli 2013, med deraf følgende ændring i medarbejdergruppen. Tilsynet noterer sig oplysningerne omkring opfølgning på sidste tilsyns anbefalinger. Tilsynet anbefaler, at det ledelsesmæssigt overvejes, hvordan der kan kvitteres for udleveret medicin, eventuelt ud fra Søndersøs tidligere egne erfaringer. 6
3.2 Fysiske rammer De fysiske rammer er de samme som ved sidste tilsyn. Ved tidligere tilsyn er følgende oplyst; Søndersø Bo- og Rehabiliteringscenter er beliggende i Maribo ved Søndersø. Botilbuddet er indrettet i et stort sammenbygget kompleks, der består af en ældre bygning i fire plan (der oprindelig var opført som sygehus) samt en bygning, der blev tilbygget i 1970 erne. Imellem bygningerne findes indgangsparti, kontorer og møderum. Den ældre bygning er for nyligt renoveret (2002 2006) og indeholder nu 13 toværelses lejligheder med badeværelse, fælles køkken, alrum/stue og opholdsrum på hver afdeling, samt personalefaciliteter. Den anden bygning indeholder 26 etværelses lejligheder og én toværelses lejlighed med badeværelse, samt fælles køkken og opholdsrum på hver afdeling. Desuden er der lokaler til samværstilbud og festsal samt en mindre brugerstyret kiosk. Tilsynet er denne gang på rundvisning i alle de nuværende afdelinger. På rundvisningen spises der i alle grupperne og borgerne sidder derfor primært sammen i fælles stue og køkken og spiser sammen. Enkelte steder sidder der også en borger særskilt og spiser og det oplyses, at dette er efter eget ønske eller behov. Alle afdelingerne er indrettet forskelligt og har forskellig størrelse. Derfor fremstår den fælles spisning også divergerende. Tilsynet ser en borgers lejlighed på 1. sal og denne har en fin størrelse (både stue, soveværelse og badeværelse) og er personligt indrettet, blandt andet med plakater af en favorit kunster på væggen, og der er en skøn udsigt udover Søndersø. Tilsynet ser dertil en tom lejlighed i Dronningegade og denne er noget mindre end den tidligere sete lejlighed. En medarbejder giver udtryk for, at de fysiske rammer ikke er lige velegnet til alle borgere og giver eksempler på borgere, der er kørestolebrugere og som ikke kan komme tæt på håndvasken og derfor alternativt må sengevaskes. Medarbejderen tilkendegiver, at det både har en konsekvens for borgernes værdighed og den pædagogiske tilgang. Det oplyses, at der er kommet loftslifter i Kongensgade. I forhold til sidste tilsyns bemærkning vedrørende muligheden for at finde en løsning med hensyn til de utætte terrassedøre og vinduer, samt problemet med ujævn varmefordeling til borgernes lejligheder, oplyser teamleder, at hun ikke er opdateret i forhold til, hvor lagt de er kommet med overstående problemstillinger. Tilsynet vurderer, at de fysiske rammer er i overensstemmelse med målgruppens behov. Tilsynet noterer sig, at en medarbejder giver udtryk for at kørestolebrugere ikke kan komme tæt på håndvasken og derfor alternativt må sengevaskes, hvilket har betydning for borgerens værdighed og den pædagogiske tilgang. Tilsynet bemærker, at der ikke er fundet en løsning på de utætte terrassedøre og vinduer, samt problemet med ujævn varmefordeling til borgernes lejligheder. 7
3.3 Den pædagogiske, omsorgs- og plejemæssige praksis 3.3.1 Referenceramme, pædagogik og metode Ved det seneste tilsyn blev der redegjort for, at den pædagogiske referenceramme består af tre tilgange; pleje, socialpædagogik og neuropædagogik. I forhold til neuropædagogikken er Søndersø stadig i en proces, hvor medarbejderne er ved at tilegne sig neuropædagogiske kompetencer. Jf. punkt 3.1, hvor det bliver oplyst, at BOMI har vurderet, at medarbejderne har behov for mere uddannelse i neuropædagogik. Søndersø er med den neuropædagogiske tilgang ved at ændre arbejdskulturen fra at være primært plejeorienteret til også at være socialpædagogisk orienteret. Det oplyses, at ledelsen har haft et ønske om en mere tværfaglig personalegruppe. Søndersø har derfor forsøgt at ansætte mere pædagogisk personale, hvilket har vist sig at være svært, da borgerne udover en socialpædagogisk indsats også har brug for meget pleje. Strategien er derfor ændret til, at sosu-assistenterne får tilegnet sig flere socialpædagogiske kompetencer, så man via denne vej nu får begge perspektiver med i ydelsen overfor borgerne. En medarbejder (pædagog) fortæller, at der er sket en positiv udvikling i retning af en mere socialpædagogisk tankegang siden hendes ansættelse, og vedkommende tilskriver dette, uddannelsen indenfor neuropædagogik. Med en neuropædagogisk uddannelse får alle medarbejdere samme afsæt og en forståelse for, at arbejdet kan indeholde mere end pleje. Det oplyses, at borgerne nu får ADL-træning, hvilket ikke skete tidligere. Medarbejderne tilkendegiver og anerkender ledelsen for at være fremadrettet, have progression for øje og være gode til at støtte medarbejderne. I forhold til at anvende specialpædagogiske redskaber, fx visuelt materiale, oplyser teamleder, at de endnu ikke benytter disse redskaber. Medarbejderne beklager, at der ikke er udarbejdet mere visualiseret materiale, hvilket medarbejderne tilskriver, at de stadig er i proces omkring at ændre deres tilgang til borgerne. Medarbejderne vurderer dog, at de specialpædagogiske redskaber over tid vil blive en del af den socialpædagogiske indsats. Medarbejderne tillægger især arbejdet med manuskripterne, hvor den plejemæssige og pædagogiske indsats bliver beskrevet, en stor betydning for en ensartet og målrettet tilgang til borgerne, hvor også specialpædagogiske redskaber indgår. Det suppleres, at manuskripterne bliver udarbejdet sammen med en af de tre uddannede neuropædagogiske coach s, og at næsten alle borgere har et manuskript. Tilsynet vurderer, at Søndersø er i en positiv proces, hvor man er ved at ændre borgerydelsen fra at være plejeorienteret til at også at være socialpædagogisk orienteret. Tilsynet bemærker, at medarbejderne vurderer, at specialpædagogiske redskaber vil blive en del af den fremadrettede socialpædagogiske indsats. 8
3.3.2 Pædagogisk plan Når det gælder udarbejdelsen af de pædagogiske planer oplyses det, at borgerens to kontaktpersoner og borgeren selv, i fællesskab udarbejder planen. Det påpeges, at borgerne inddrages i det omfang de kan og vil. Derudover oplyses det også, at på personalemødet, som afholdes en gang om måneden, bliver 1 til 2 borgere gennemgået. Der tages her udgangspunkt i det udarbejdede manuskript i gennemgangen. Det oplyses, at det for mange medarbejdere kan være en udfordring, at arbejdet i dag skal dokumenteres og beskrives. Adspurgt medarbejderne og teamleder, om det kunne være en ide at synliggøre det daglige arbejde ved at beskrive den socialpædagogiske plejeindsats, tilkendegives det, at det absolut ville være en hjælp. Tilsynet redegør her for en konkret model opdelt i socialpædagogik, pleje og øvrige tiltag. Under hver del, kunne man igen beskriver hvad der er henholdsvis kan og skal opgaver i dette felt. Modellen ville måske give Søndersø et godt overblik over, hvad der er deres nuværende tilgang overfor borgerne. Hvor meget, hver enkelt del specifikt skal fylde, er op til medarbejdergruppen at beslutte. En medarbejder tilføjer, at hun synes modellen er rigtig anvendelig, da den netop ikke er statisk, men fremadrettet og progressionsorienteret og ved senere lejlighed ville de kunne opstille modellen igen, og dermed se om deres ydelse har ændret sig. Medarbejderen tænker også, at modellen både kan bruges overordnet i forhold til indsatsen, og specifikt i forhold til den enkelte borger. Adspurgt til, hvor dynamisk de pædagogiske planer er i hverdagen, oplyses det, at de er et aktivt dynamisk redskab, der løbende justeres efter borgerens progression. En medarbejder tilføjer, at ledelsen er en fantastisk medspiller i hele processen omkring udarbejdelse af de personlige planer. Tilsynet får udleveret to personlige planer, som er udarbejdet i Lolland Kommunes skabelon. Begge planer er påført dato for, hvilken periode de er gældende og deraf fremgår det, at begge planer snarligt skal revideres. Af begge planer fremgår det desuden, at borgerne søges medinddraget i udarbejdelsen i forhold til deres funktionsniveau. Deres livshistorier, anamnese, den pædagogiske indsats, behov for pleje er beskrevet i et etisk og underbyggende sprog. Endelig indeholder planerne evalueringer af den foregående periodes indsat samt en faglig velbegrundet af den kommende indsats for fortsat at skabe en progression i borgernes personlige udvikling. Tilsynet vurderer, at Søndersø er i en fortsat fremadrettet og positiv proces med udarbejdelse af den personlige plan. Tilsynet konstaterer, at der for nogle medarbejdere kan være en udfordring i at skulle dokumentere og beskrive borgerne, og i den forbindelse vil tilsynet anbefale, at ledelsen i samarbejde med medarbejderne får bekrevet og defineret hvad den socialpædagogiske- og plejemæssige del, samt øvrige tiltag /opgaver skal indeholde. 9
3.4 Hverdagsliv 3.4.1 Hverdag og aktiviteter Teamleder redegør for hvordan cafeen fungerer som Søndersøs sociale omdrejningspunkt, hvilket har krævet en ændret holdning på tilbuddet omkring aktiviteter, og hvor disse skulle foregå. Det eksemplificeres med at nogle borgere nu spiser deres morgenmad i cafeen, hvilket giver borgerne mulighed for at deltage i dagens aktivitet fra starten og samtidig frigøres der personaleressourcer på afdelingen, som kan anvendes til andre gode formål. Adspurgt medarbejderne om, hvordan de tilrettelægger hjælpen til borgerne, så fortæller de, at de i det omfang det er muligt, tilpasser støtten/hjælpen til borgernes individuelle behov. Medarbejderne tilføjer, at eksempelvis så står borgerne ikke op samtidig om morgenen, hvilket muliggør, at de som medarbejdere kan yde støtten/hjælpen i et godt og rimeligt tempo overfor borgerne. Medarbejderne fortæller også, at borgerne selv kan vælge om de vil spise morgenmaden sammen i fælleslokalet, hos sig selv eller i cafeen. Medarbejderne fortæller dertil, at de gerne ville yde flere tilbud i hverdagen gennem forskellige aktiviteter, såsom ture ud af huset mm, men de har en udfordring på dette område jf. deres nuværende normering. Medarbejderne redegør desuden for, at det primære arbejde foregår med ADLtræning. Endvidere prioriterer medarbejderne at læse avisen højt for de borgere som ønsker dette. I forhold til sociale aktiviteter i de enkelte bo-enheder er måltiderne det vigtigste omdrejningspunkt, det italesættes som det fælles tredje. Tilsynet observerer under rundvisningen (som kort redegjort under de fysiske rammer), at borgerne sidder og spiser sammen i afdelingerne. På 1.sal sidder en lille gruppe af borgere rundt om et bord og spiser sammen, her er meget stille og roligt. Personalet sidder med sammen ved bordet og det fremgår, at de netop er blevet færdige med at yde støtte til måltidet. En borger, sidder alene ved et bord efter eget valg og en borger er alene i sin lejlighed efter eget ønske. I Dronningegaden sidder borgerne primært samlet ude i køkkenet og her samtales der mere. Borgerne er konkret ved at spise og to borgere fortæller tilsynet at de får god mad. Flere medarbejdere sidder med ved bordet og yder støtte til måltidet, og enkelte andre arrangerer i køkkenet. En borger har besøg af en pårørende og borgeren sidder i et lille legehjørne ved køkkenet. I Kongensgade sidder primært alle borgere også ved bordet og der spises med støtte fra medarbejderne. En borger anvender spiserobot og har klart optrænet en suveræn færdighed i dette. Det oplyses, at caféen har åbent hver anden tirsdag aften, hvor der er mulighed for at spise aftensmad og arrangementet er meget populært blandt borgerne. Dette arrangement er også åbent for borgere udefra Endvidere bliver der altid til større begivenheder fx fodboldskampe (champions liga), inviteret til fælles arrangement i cafeen, hvor man så sammen kan være fælles om dette. Det oplyses, at Søndersø har forskellige juletraditioner, der er blandt en juletradition d.13. december, hvor der kommer vægtere og tænder lys og man er aktuelt også i gang med at finde frem til de sidste detaljer for den 24. december, som primært skal afholdes i løbet af eftermiddagen, da det vurderes, at borgerne er mest friske på dette tidspunkt og derfor får mest ud af arrangementet. Tilsynet vurderer, at borgerne tilbydes en relevant og individuel hverdag. Et af hverdagens store omdrejningspunkter er måltiderne, som anvendes til 10
borgernes socialisering og relations dannelse. Tilsynet bemærker, at Søndersø er ved at udvikle deres tilbud i caféen. 3.4.2 Indflydelse Borgerne sikres indflydelse via det formelle husmøde og brugerrådsmøde. På 1. sal har man husmøde hver 3. uge, og på de andre afdelinger er der husmøde hver 4. uge. Ved sidste tilsyn blev det bemærket, at brugerrådsformanden var inviteret med til ledermødet, hvilket brugerrådsformanden på dette tidspunkt ikke ønskede. Det oplyses at brugerrådsformanden ikke har haft mulighed for at deltage grundet personlige årsager. Medarbejderne redegør for, hvordan kontaktpersonen og den neuropædagogiske coach i samarbejde med borgeren udarbejder et individuelt skemaer, der er med til at sikre borgeren indflydelse på sin hverdag og liv generelt. Det eksemplificeres med, hvordan man imødekom en borgers meget personlige ønske. Adspurgt til om de anvender visuelt materiale til de borgere, der ikke er verbalt kommunikerende i forbindelse med udarbejdelsen af dette skema, oplyses det, at det gør de ikke. Når det gælder menuen har borgerne mulighed for at planlægge menuen sammen med køkkenlederen. Tilsynet vurderer, at borgerne sikres medindflydelse via de formelle mødefora, samt i gennem daglig dialog med medarbejderne. Tilsynet bemærker, at der ikke anvendes visuelt materiale i forbindelse med udarbejdelse af borgernes individuelle skemaer, ved behov, og i den forbindelse anbefaler tilsynet, at Søndersø benytter visuelt materiale i forhold til de borgere der vil have gavn af understøttende kommunikation. 3.4.3 Omgangsform og sprogbrug Medarbejderne og teamleder fortæller, at de er meget opmærksomme på at have en åben og ordentlig kommunikation med borgerne og kollegerne imellem. Medarbejderne har stor opmærksomhed på ikke at tale hen over hovedet på borgerne, og hvis der forekomme mindre god praksis på dette området, så gøres der opmærksomt på det med det samme. Teamleder oplyser, at der er stort ledelsesmæssigt fokus på et ordentligt sprogbrug. Der har været to temadage, hvor bl.a. Lise Rasmussen fra Lolland Kommune har været ude og undervise i grænseoverskridende adfærd og tone. Denne teamdag har efterfølgende bidraget til gode refleksioner i personalegruppen. Medarbejderne fortæller, at de har fået oparbejdet en samarbejdskultur, hvor det er tilladt at man går til sin kollega når der er noget man undres over i forhold til det pædagogiske arbejde. Ligesom det også er muligt at få sparring med lederen. Medarbejderne oplever, at meget af kontakten med borgerne foregår ved plejeopgaver, italesat som skal opgaver, hvor medarbejderne kunne ønske sig flere kan opgaver, fx en tur, et spil etc., jf. punkt 3.3.2 I forhold til borgernes omgangsform og tone imellem, beskrives denne som generel positiv. Tilsynet vurderer, at der er en god tone og omgangsform mellem borgerne og 11
mellem borgerne og medarbejderne. Tilsynet noterer sig, at der er oparbejdet en samarbejdskultur, hvor man går til kollegaen, når man undres over det pædagogiske arbejde. 3.4.4 Tryghed og trivsel Det er teamleders og medarbejdernes, at borgerne er trygge og trives på stedet. Adspurgt til hvordan Søndersø kan se dette, fortæller en medarbejder, at hun måler det med, at hun adspørger borgerne om deres oplevelse af dagen og hun tilkendegiver, at hun oftest får en positiv respons fra borgerne. Medarbejderen fortæller dertil også, om en borger som efter en periode i et aflastningsophold på Søndersø, ikke ønskede at komme hjem, og nu bor på stedet. Tilsynet vurderer ud fra medarbejdernes og teamleders redegørelse, at borgerne er trygge og i generel trivsel på Søndersø. 3.5 Organisatoriske og personalemæssige forhold 3.5.1 Internt samarbejde og kommunikation Med hensyn til den kommende nedlæggelse af afdelingen på 1. sal, og de deraf følgende afskedigelser/omplacering af personale og flytning af borgere, så fortæller medarbejderne og teamleder, at ledelsen netop nu har udarbejdet en procesplan, der er udleveret til medarbejderne og lagt på EKJ. Når det gælder samarbejdet, fortæller medarbejderne, at de er gode til at supplere hinanden i forhold til fagområder, og giver konkrete eksempler på sårpleje og anvendelse af dialog redskaber. Medarbejderne roser deres leder og fortæller, at efter leder tiltrådte har samarbejdskulturen været positiv og fremadrettet. I forhold til mødestrukturen afholdes der personalemøde på hver afdeling, en gang om måneden, her deltager også cafeens medarbejdere. Det er hensigten at Kongens- og Dronningensgades medarbejdere skal samarbejde på tværs, hvilket medarbejderne på disse afdelinger stiller sig positive overfor. Derudover er der samarbejde på tværs af afdelingerne i teamworkshops, hvor der deltager en neuropædagogisk coach. På dette møde drøftes borgerne (manuskriptet). Teamleder giver udtryk for, at det for hende ville være ønskeligt, at de havde personalemøde hver 14 dag. Dette dels fordi der er en udfordring i, at personalet enten er på dagvagt eller aftenvagt og dels fordi det vil give medarbejderne en mere holistisk tilgang til borgerne. Teamleder tilkendegiver, at ledelsen drøfter muligheden for at omorganisere arbejdstiderne, således at man både har dag og aftenvagter. I forhold til en ændring i arbejdsstrukturen er medarbejderne delte. Medarbejderne er dog enige om at udgangspunktet må være for borgernes bedste. Endvidere er det teamleders oplevelse, at den meget flade ledelsesstruktur kan være udfordrende for nogle medarbejdere, fordi medarbejderne nu i højere grad skal fungerer i selvledende teams, og selv tage ansvar og initiativet på sig. 12
Udover de nævnte mødefora er der også et kvarters overlap ved arbejdsophør og start. Teamleder fortæller, at sygefraværet ikke er højt, og at der skal være trivselsundersøgelse i januar 2013 samt at der bliver udarbejdet en APV til efteråret (2013). I forhold til nye medarbejdere og vikarer er introduktionsmappen under revidering. Det oplyses, at der typisk er to introdage for nye medarbejdere. Tilsynet får ligeledes mulighed for at se handleplan / årshjul for det interne samarbejde. Handleplanen/årshjulet er udarbejdet i overskueligt skema med angivelse af dato for handling, hvem der er ansvarlig samt en beskrivelse af hvorfor og hvad der ligger i handlingen. Handleplanen er gældende for perioden august 2012 til og med uge 2 i 2013. Tilsynet vurderer, at det interne samarbejde er positivt og fremadrettet, dog kan det til tider være udfordrende for nogle medarbejdere fordi de er blevet mere selvlederende og skal tage ansvar og initiativ på sig. Tilsynet bemærker, at ledelsen overvejer at omorganiserer medarbejdernes arbejdstider, og at der er delte meninger om dette. 3.5.2 Procedurer og retningslinjer I forhold til procedure og retningslinjer ved magtanvendelse, medicinhåndtering og indberetning af utilsigtede hændelser, så oplyses dette, at disse alle er bekendt for medarbejderne. Det oplyses, at en intern videns person til foråret vil undervise i medicinhåndtering. Endvidere er utilsigtede hændelser et fast punkt på personalemødet. Ligeledes oplyses det, at der efter undervisning af konsulent Lise Rasmussen omkring magtanvendelse, er der kommet en større opmærksomhed på magtanvendelse herunder gråzonetilfælde og dette tema er nu også fast punkt på personalemødet. Medarbejderne roser Lise Rasmussen og oplever sig fagligt godt klædt på til opgaven. I forhold til brand- og evakueringsøvelser fortages der en teoretisk øvelse hvert ½ år. Tilsynet vurderer, at Søndersø har stor opmærksomhed på magtanvendelse, herunder gråzone tilfælde og korrekt medicinhåndtering. Ligesom tilsynet konstaterer, at medarbejderne har kendskab til procedure og retningslinjer vedrørende magtanvendelse og medicinhåndtering. Tilsynet noterer sig, at der udføres en teoretisk brand og evakueringsøvelse hver ½ år. 13
4 Formål og metode 4.1 Formål med tilsynet I henhold til Retssikkerhedslovens 16 og Servicelovens 148a er kommunalbestyrelsen forpligtet til at føre tilsyn med, hvordan de kommunale opgaver løses, herunder at sikre kommunalbestyrelse, brugere og pårørende indsigt i den pædagogik, omsorg og trivsel, der leveres på det enkelte tilbud. Jf. lovgivningen er formålet med tilsynet: At påse at borgerne får den hjælp, de har ret til efter loven og efter de beslutninger, som kommunalbestyrelsen har truffet. At hjælpen er tilrettelagt og bliver udført på en faglig og økonomisk forsvarlig måde. At forebygge ved at gribe korrigerende ind før mindre problemer udvikler sig til alvorligere problemer. Tilsynene skal dermed bidrage til at sikre kvaliteten i tilbuddene, herunder at der er overensstemmelse mellem gældende lovgivning, tilbuddets beskrevne pædagogik og praksis. BDO s tilsyn er tilrettelagt med udgangspunkt i ovenstående lovgivning og retningslinjer på området, og omfatter tilsynet med de pædagogiske, organisatoriske og personalemæssige forhold på de enkelte tilbud. Tilsynet sætter fokus på hverdagslivet for beboere/brugere/borgere og således også på, hvordan hjælpen efter deres og de pårørendes opfattelse fungerer. De fysiske rammers egnethed i forhold til beboernes behov indgår ligeledes i tilsynet. Med udgangspunkt i omfattende erfaringer med at føre tilsyn på hhv. ældre- og det socialfaglige område har BDO udviklet koncepter for tilsynsområderne, som gør det muligt at lade kontrol og læring gå op i en højere enhed. BDO lægger vægt på, at den dokumentation, der indhentes i forbindelse med tilsynene, er anvendelig i det fremadrettede arbejde med kvalitets- og kompetenceudviklingen indenfor både ældreområdet og det socialfaglige område. Det økonomiske tilsyn dvs. tilsynet med forbrug, budget, kapacitetstilpasninger etc. indgår efter aftale med Lolland Kommune ikke i BDO s tilsyn. 4.2 Metode BDO s tilsynskoncept kombinerer en række forskellige metoder til indsamling af viden, som alle tager afsæt i den anerkendende metode og en konstruktiv tilgang. Den anerkendende og værdsættende tilgang handler om at fokusere på og lade sig inspirere af dét, der virker på det enkelte tilbud. Dette indebærer, at man i fællesskab søger at identificere tilbuddets ressourcer, styrker og gode erfaringer. Metoden er særlig velegnet til det fremadrettede arbejde med henblik på at få overensstemmelse mellem borgernes og pårørendes ønsker og forventninger og medarbejdernes og ledelsens muligheder og rammer. Den anerkendende tilgang kan ses som det ene ben i tilsynskoncepterne, mens det andet ben er struktureret og stringent metodeanvendelse. Alle former for dataindsamling, som benyttes i tilsynet, har udgangspunkt i gennemarbejdede og afprøvede skabeloner. De anvendte metoder er henholdsvis kvalitative interviews, fokusgruppeinterviews, observation og gennemgang af dokumentation. Tilsynet giver et øjebliksbillede baseret på dialog, udsagn, observationer samt det foreliggende baggrundsmateriale. Tilsynet er derfor ikke nogen garanti for, at alle forhold på 14
tilbuddet til enhver tid lever op til de lovgivningsmæssige krav og kommunalbestyrelsens forventninger. 4.3 varsling og tilrettelæggelse Tilsynsforløbet besluttes og planlægges ud fra de omstændigheder, som er gældende for det tidspunkt, hvor det uanmeldte tilsyn foregår. Så vidt muligt foregår tilsynet på et tidspunkt hvor der er mulighed for dialog eller samvær med flere af beboerne/brugerne. Til brug for forberedelsen af tilsynet har BDO indhentet materiale fra kommunen, herunder eventuelle kvalitetsstandarder, oplysninger fra kommunens hjemmeside, ligesom oplysninger fra Tilbudsportalen og tilbuddets egen hjemmeside har indgået i det konkrete tilsyn. 4.4 BDO s definition på bemærkninger og anbefalinger Bemærkninger Bemærkninger gives, hvor tilsynet finder anledning til at fremhæve bestemte forhold. Det kan være forhold, som er i udvikling eller som tilbuddet og kommunen skal være opmærksomme på i tiden frem til det næste tilsyn. Bemærkninger kan have vejledende og/eller informerende karakter. Anbefalinger Anbefalinger gives, hvor der er tale om forhold, der kan forbedres og som tilbuddet derfor bør arbejde med. Tilbuddet forventes at forholde sig til anbefalingen, fx ved at tage stilling til hvornår og hvordan de vil tage hånd om den givne anbefaling. Såfremt der ikke handles på anbefalingen forventes det, at tilbuddet har taget stilling til, hvorfor anbefalingen ikke er fulgt op. Anbefaling om påbud BDO kan anbefale Lolland Kommune at give påbud, hvor der er alvorlige forhold, som af en given grund fordrer hurtig/øjeblikkelig handling. Her forventes det, at det pågældende tilbud indenfor fire uger fremsender en redegørelse til kommunen om, hvordan de har taget hånd om problemet. 15
5 Kontaktoplysninger Ved behov for yderligere oplysninger kan henvendelse ske til HELEN HILARIO JØNSSON Senior Manager og forretningsansvarlig hej@bdo.dk BDO Kommunernes Revision Godkendt revisionsaktieselskab Havneholmen 29 DK-1561 København V Tlf.: 33 12 65 45 www.bdo.dk 5.1 Præsentation af BDO BDO er en uafhængig privat leverandør af rådgivning til de danske kommuner, herunder tilsyn med plejehjem og på socialområdet. BDO gennemfører i dag tilsyn på såvel ældreområdet som på det sociale område i en lang række kommuner over hele landet). På ældreområdet omfatter tilsynene plejehjem, hjemmepleje samt trænings- og rehabiliteringscentre. På det sociale område omfatter tilsynene både børne- og ungeområdet, handicap- og psykiatriområdet samt udsatteområdet, herunder herberger, misbrugs- og krisecentre. BDO s rådgivningsafdeling løser ud over tilsynsopgaver en lang række forskelligartede rådgivningsopgaver indenfor alle sektorer i den kommunale virksomhed. BDO s rådgivningsafdeling beskæftiger i dag godt 35 konsulenter med kompetencer, der dækker bredt både i forhold til de kommunale sektorområder og tværgående kompetencer, som fx økonomi, ledelse, evaluering mm. 16