Tilgængelige digitale undervisningsmaterialer

Tilgængelige digitale undervisningsmaterialer - en vejledning for undervisere Udarbejdet af Sensus ApS 24. juni 2014 Version 1.0

Denne vejledning er udarbejdet af Sensus ApS for Kvalitets- og Tilsynsstyrelsen. Vejledningen kan frit kopieres og distribueres mod at Sensus nævnes som kilde. Sensus ApS Københavnsvej 27, 2. DK-3400 Hillerød Telefon: +45 48 22 10 03 E-post: sensus@sensus.dk www.sensus.dk Version 1.0-2014 2

Indholdsfortegnelse 1 Indledning... 5 2 Studerende med særlige behov... 6 2.1 Blinde studerende... 6 2.1.1 Kompenserende teknologi for blinde... 6 2.1.2 Tilrettelæggelse og struktur for blinde... 6 2.2 Svagsynede studerende... 7 2.2.1 Kompenserende teknologi for svagsynede... 7 2.2.2 Tilrettelæggelse og struktur for svagsynede... 7 2.3 Ordblinde studerende... 7 2.3.1 Kompenserende teknologi for ordblinde... 7 2.3.2 Tilrettelæggelse og struktur for ordblinde... 8 2.4 Læsesvage og andre grupper med læsevanskeligheder... 8 2.4.1 Tilrettelæggelse for læsesvage... 8 2.4.2 Hjælpemidler for læsesvage... 8 3 Hvordan skabes et godt dokument?... 9 3.1 Struktur i dokumenter... 9 3.1.1 Opmærkning af dokumenter... 9 3.2 Billeder... 9 3.2.1 Alternative tekster til billeder... 9 3.2.2 Grafiske tekster... 10 3.3 Læserækkefølge... 10 3.3.1 Tekst i spalter... 10 3.3.2 Tekstbokse... 10 3.4 Sprog... 10 3.5 Matematik og naturvidenskabelig notation... 10 3.6 Skanning... 11 3.6.1 Kvalitet... 11 3.6.2 Opløsning... 11 3.6.3 Struktur... 11 3.7 PDF-filer og dokumenter fra artikelbaser... 12 3.7.1 Tilgængeligt indhold... 12 3.7.2 Beskyttelse og tilladelser... 12 4 Hvordan gøres de enkelte dokumenttyper tilgængelige?... 14 4.1 Tilgængelige Word-dokumenter... 14 4.1.1 Struktur... 14 4.1.2 Lister... 15 4.1.3 Billeder... 15 3

4.1.4 Læserækkefølge... 16 4.1.5 Tabeller... 18 4.1.6 Sprog... 19 4.2 Tilgængelige PDF-dokumenter... 20 4.3 Tilgængelige PowerPoint-præsentationer... 22 4.3.1 Struktur... 22 4.3.2 Billeder... 22 4.3.3 Læserækkefølge... 24 4.3.4 Tabeller... 25 4.3.5 Sprog... 25 5 Værktøjskasse... 27 5.1 Hjælpeværktøj i Microsoft Word... 27 5.2 RoboBraille... 27 5.3 Adgangforalle... 28 6 Yderligere læsning... 29 7 SPS Specialpædagogisk Støtte... 30 7.1 Hvem kan få SPS?... 30 7.2 Uddannelser med SPS... 30 7.3 Hvad kan man få?... 30 7.4 Hvordan søger man om SPS?... 30 8 Ordforklaring... 31 4

1 Indledning Denne vejledning indeholder anvisninger på hvorledes man kan tilrettelægge sine undervisningsmaterialer så de bliver tilgængelige for flest mulige studerende. Anvisningerne er baseret på internationalt anerkendte principper for digital tilgængelighed, de er enkle og de gavner ikke kun studerende med funktionsnedsættelser. Undervisningsmaterialer, som overholder kravene til digital tilgængelighed, vil også være til glæde for studerende, som eksempelvis ønsker at konvertere dem til ebøger for bedre at kunne læse materialerne på smartphones og tablets. Vejledningen er udarbejdet af Sensus ApS for Undervisningsministeriet. Studerende med funktionsnedsættelser omfatter bl.a. synshandicappede, læsehandicappede, mennesker med motoriske funktionsnedsættelser, samt mennesker med kognitive handicaps, opmærksomhedsforstyrrelser og indlæringsvanskeligheder. Dertil kommer et antal studerende, der har to eller flere kombinerede funktionsnedsættelser, samt de mange, som befinder sig på grænsen, og enten ikke kan få eller ønsker en egentlig diagnose. Digital tilgængelighed sikrer, at indholdet i de digitale undervisningsmaterialer er tilgængeligt. Følger man anvisningerne i denne vejledning vil blinde og svagsynede elever og studerende samt elever og studerende med ordblindhed eller en motorisk funktionsnedsættelse umiddelbart kunne anvende de digitale undervisningsmaterialer. For elever og studerende med forskellige former for kognitive funktionsnedsættelser kan det være nødvendig med en særlig pædagogisk tilrettelæggelse af undervisningsmaterialet. Endelig tager denne vejledning udgangspunkt i, at undervisere såvel som studerende har grundlæggende IT-færdigheder og kender deres værktøjer. Når alt kommer til alt, er det grundlæggende princip i digital tilgængelighed at man anvender sine værktøjer korrekt og på den måde, som de var tiltænkt. 5

2 Studerende med særlige behov Det er ikke opgjort, hvor mange studerende med særligt behov, der har vanskeligt ved at bruge de undervisningsmaterialer, som bliver udleveret på deres uddannelse. På grundlag af generelle undersøgelser er det rimeligt at antage, at ca. 15 % af alle studerende har funktionsnedsættelser, som stiller særlige krav til tilgængeligheden i de undervisningsmaterialer, de skal anvende (se bl.a. Europakommissionens Disability Strategy 2010-2020 1 ). Nogle har en synlig funktionsnedsættelse, og er derfor nemme at identificere. De bliver måske allerede kompenseret i form af hjælp gennem uddannelsessystemets Specialpædagogiske Støtteordning (SPS). Andre, eksempelvis læsesvage, kan i nogen grad skjule deres særlige behov. For begge grupper gælder det dog, at godt tilgængelige undervisningsmaterialer er nødvendige. Nedenstående oversigt beskriver eksempler på studerende med særlige behov og den kompenserende teknologi, de anvender. 2.1 Blinde studerende Blinde studerende har behov for undervisningsmaterialer i alternative formater som punktskrift, lydbøger, eller digitale bøger med mulighed for oplæsning eller visning i punktskrift. Nogle materialer kan bestilles fra via SPS-ordningen, mens andre skal konverteres og produceres lokalt, eventuelt af den studerende selv eller af relevante lærere. 2.1.1 Kompenserende teknologi for blinde Når en blind studerende anvender sin computer, smartphone eller tablet sker det ved hjælp af en skærmlæser. En skærmlæser er et program, som bistår brugeren i dialogen med computeren, og giver information om eksempelvis overskrifter, beskrivelser af illustrationer, links, noter og tabeller. De mest anvendte skærmlæsere er JAWS og NVDA på Microsoft Windows, VoiceOver på Apple Macintosh, ipad og iphone, og TalkBack på Android. JAWS er et kommercielt produkt fra Freedom Scientific. NVDA er et open sourceprojekt. VoiceOver er en integreret del af Apples operativsystemer. TalkBack er en gratis app fra Google. Foruden skærmlæsere anvender blinde studerende ofte også DAISYafspillere til at afspille lydbøger, ebogslæsere til at læse ebøger, punktskriftdisplays til at vise tekst i punktskrift og punktskriftprintere til at udskrive materialer i punktskrift. Illustrationer produceres oftest som alternative, tekstlige beskrivelser eller taktile illustrationer på punktskriftprint eller svulmepapir. 2.1.2 Tilrettelæggelse og struktur for blinde Både når det gælder konvertering af materiale til alternative formater og om læsning direkte på computer, smartphone eller tablet er det vigtigt, at undervisningsmaterialerne er 1 http://ec.europa.eu/justice/discrimination/disabilities/disability-strategy/index_en.htm 6

struktureret rigtigt og at alle illustrationer er beskrevet. Uden dette kan det hverken lade sig gøre at konvertere dokumenterne eller at orientere sig i dem. 2.2 Svagsynede studerende Svagsynede studerende har behov for materialer i stor forstørrelse og kontrast, og ofte også i særlige farvekombinationer og med bestemte skrifttyper. Forstørrelsesgrad, kontrast, farvekombinationer og skrifttyper er ofte individuelt betinget. Derfor anvender svagsynede studerende ofte forstørrelsesprogrammer eller konverterer materialerne til alternative formater, som er mere hensigtsmæssige, eksempelvis som ebøger eller lydbøger i DAISY- eller mp3-format. 2.2.1 Kompenserende teknologi for svagsynede Svagsynede studerende anvender ofte forstørrelsesprogrammer på deres computer, smartphone eller tablet til at forstørre tekst med. Det hyppigste forstørrelsesprogram er ZoomText på Microsoft Windows. ZoomText er et kommercielt produkt fra Ai Squared. Desuden har de fleste moderne computere, smartphones og tablets indbyggede funktioner til forstørrelse og ændring af kontrast og farver. Mange svagsynede studerende anvender også såkaldte CCTV forstørrelses- og læseapparater, bærbare forstørrelsesapparater, ebogslæsere og DAISY-afspillere. 2.2.2 Tilrettelæggelse og struktur for svagsynede Ligesom for blinde studerende, er det vigtigt at undervisningsmaterialerne er velstrukturerede og at man ikke anvender strukturopmærkning eller andre elementer til at opnå bestemte visuelle effekter. Det er desuden væsentligt at tilrettelægge materialerne så elementer, der hører sammen, også står tæt på hinanden således at sammenhængen fortsat fremgår efter at man eksempelvis har forstørret med en faktor 15! 2.3 Ordblinde studerende Ordblindhed eller dysleksi dækker over vanskeligheder forbundet med at læse og skrive. Ordblinde har vanskeligheder ved at omsætte bogstaver og kombinationer af bogstaver til lyd. I nogle tilfælde kan det også være en støtte at anvende bestemte skrifttyper eller farvekombinationer. Ordblinde har ofte svært ved at omsætte bogstaver og kombinationer af bogstaver til lyde. Mange ordblinde anvender derfor taleunderstøttelse eller egentlige lydbøger i forbindelse med læsning. Nogle gange kan det også hjælpe at anvende bestemte skrifttyper eller farvekombinationer. 2.3.1 Kompenserende teknologi for ordblinde Ordblinde studerende anvender ofte læse/skrive-programmer når de læser og skriver direkte på deres computer. De mest anvendte værktøjer i denne kategori er CD-ORD og 7

ViTre/ViTal til Microsoft Windows. CD-ORD og ViTre/ViTal er kommercielle produkter fra henholdsvis VM-Nordic og ScanDis. Desuden anvender ordblinde studerende i stor udstrækning DAISY-afspillere, mp3-afspillere og ebogslæsere. 2.3.2 Tilrettelæggelse og struktur for ordblinde Ordblinde studerende har behov for undervisningsmaterialer i lydbogsformat eller at kunne læse materialerne ved hjælp af oplæsningsværktøjer på computer, smartphone eller tablet. Dette forudsætter at materialerne er struktureret rigtigt og at teksten er direkte tilgængelig, således at den kan markeres til oplæsning. Det er derfor væsentligt at tekst ikke placeres i billeder eller på anden måde er blandet med andre lag, så det ikke er muligt at markere den. 2.4 Læsesvage og andre grupper med læsevanskeligheder I kategorien af læsesvage og andre grupper med læsevanskeligheder finder man studerende, som har vanskeligheder ved at læse undervisningsmaterialer. Det kan blandt andet være studerende, der aldrig har lært at læse ordentligt, som har vanskeligheder med det danske sprog eller har kognitive forstyrrelser med manglende koncentrationsevne og lignende som følgevirkning. 2.4.1 Tilrettelæggelse for læsesvage I mange tilfælde vil læsesvage studerende og studerende med mangelfulde sprogkundskaber have glæde af at kunne konvertere undervisningsmaterialerne til syntetisk tale, som eksempelvis mp3-filer eller strukturerede lydbøger i DAISY-format. Dermed vil læsesvage kunne få talestøtte til læsning, hvilket for nogle kan give et bedre udbytte af indholdet. For nogle studerende vil talestøtte samtidig træne sproglige færdigheder og læsefærdigheder. 2.4.2 Hjælpemidler for læsesvage Mange læsesvage studerende er ikke klar over, at der findes en lang række gratis værktøjer, som kan anvendes til at understøtte læsning på skærmen eller konvertering af materialer til lydbøger. Det kan derfor ofte være en god idé at gøre opmærksom på dette. Til oplæsning kan man anvende Microsoft Narrator og NVDA på Microsoft Windows, VoiceOver på Apple Macintosh, ipad og iphone, og TalkBack på Android. Bagerst i denne vejledning findes en oversigt over andre værktøjer, som kan benyttes i forbindelse med oplæsning eller konvertering af materialer. 8

3 Hvordan skabes et godt dokument? Helt grundlæggende er det vigtigste når man skaber digitale dokumenter, at man bruger programmer som Microsoft Word, Microsoft PowerPoint, Apple Pages, Apple Keynote og Adobe Acrobat korrekt. Derudover bør man benytte programmernes tilgængelighedsfunktioner og i øvrigt følge producenternes retningslinjer for tilgængelighed. Disse retningslinjer kan opstilles som en række simple regler. Ved at overholde disse regler, vil dokumenterne i vid udstrækning kunne benyttes af alle også studerende med særlige behov. 3.1 Struktur i dokumenter Det er vigtigt at opmærke strukturen når man producerer dokumenter. Struktur eller brug af opmærkning handler om, at hvert enkelt element i et dokument skal have en kodemæssig betegnelse. Dette gælder både overskrifter, brødtekst, billeder og figurer, og hvad dokumentet ellers måtte indeholde. 3.1.1 Opmærkning af dokumenter Ved korrekt opmærkning af indhold sikrer man, at det er muligt at navigere i dokumentet, samt at de studerendes kompenserende teknologi også får information om det enkelte element og dets funktion som dermed kan videregives til den studerende. Korrekt opmærkning af dokumenter sikrer samtidig at de kan konverteres til andre formater uden tab af information. Et eksempel kunne være en studerende, som ønsker at konvertere et udleveret Worddokument til en ebog eller en struktureret lydbog. Opmærkning af indhold gøres ved at benytte det enkelte programs funktioner til opmærkning af eksempelvis overskrifter, lister, kolonner, noter og tabeller. Ved at benytte disse funktioner, vil dokumentets struktur fremgå af opmærkningen. Dermed vil eksempelvis en synshandicappet studerende have lettere ved at orientere sig og navigere i dokumentet, ligesom det eksempelvis også vil være muligt at konvertere det automatisk til en ebog eller en struktureret lydbog. 3.2 Billeder Når man anvender billeder i undervisningsmateriale, skal man sørge for at beskrive billederne med alternative tekster. Den alternative tekst anvendes til at beskrive billedet for blinde studerende. 3.2.1 Alternative tekster til billeder En alternativ tekst skal beskrive indholdet af billedet. Det bør derfor overvejes hvilken funktion billedet har i den pågældende situation. Hvis billedet blot er til pynt, kan man anvende en tom beskrivelse, det vil sige en alternativ tekst uden indhold (fx alt= ). Hvis billedet derimod indeholder vigtig information eller tekst, som har betydning for forståelsen af det øvrige indhold, så skal dette angives som en del af beskrivelsen. 9

3.2.2 Grafiske tekster Et andet vigtigt eksempel er brug af grafisk tekst. Grafisk tekst er et billede af en tekst. Der er tale om en tekst, der ikke kan markeres og redigeres. En række studerende afskæres derfor fra at kunne læse teksten ved hjælp af deres kompenserende teknologi. Man bør i videst muligt omfang undgå at benytte grafisk tekst. 3.3 Læserækkefølge Læserækkefølgen i et dokument er den naturlige rækkefølge dokumentet skal læses i. Seende kan ofte selv gennemskue læserækkefølgen ud fra den visuelle præsentation, mens blinde er afhængige af, at deres kompenserende hjælpemiddel kender rækkefølgen i teksten, så teksten læses rigtigt op. 3.3.1 Tekst i spalter Ønsker man at sætte teksten i et dokument op i spalter skal man vælge det rigtige værktøj. Ellers er der risiko for at læserækkefølgen bliver forkert. For tekst i spalter skal man anvende tekstbehandlingsprogrammets spalte-værktøj, og ikke anvende en tabel eller tabulatortegn. 3.3.2 Tekstbokse Et andet eksempel på problemer med læserækkefølge, er når man indsætter tekstbokse i PowerPoint-præsentationer. Her vil rækkefølgen, ved brug af kompenserende teknologi, oftest være defineret af den rækkefølge de enkelte elementer blev indsat på siderne. Dermed kan læserækkefølgen i præsentation forekomme ulogisk når den læses ved hjælp af en skærmlæser eller når den er blevet konverteret til en lydbog. 3.4 Sprog I de fleste tekstbehandlingsprogrammer er det muligt at vælge hvilket sprog man skriver på. Sprogindstillingen benyttes normalt kun til at indstille ordbogsfunktion, orddeling og stavekontrol korrekt. Når det gælder studerende med særlige behov anvendes sprogindstillingen tillige til at vælge sprog og stemme når en studerende læser dokumenter ved hjælp af en skærmlæser eller konvertere det til en lydbog. Ligeledes anvendes sprogindstillingerne til at vælge den korrekte gengivelse i punktskrift. Et engelsk dokument, hvor sproget er sat til dansk, vil eksempelvis blive læst op med dansk stemme, og derved gøre dokumentet vanskeligt at forstå. Derfor er det vigtigt at markere sproget korrekt, både på dokumentniveau og når der forekommer sekvenser på andre sprog end det primære sprog i et dokument. 3.5 Matematik og naturvidenskabelig notation For at gøre matematiske formler og anden naturvidenskabelig notation tilgængelig skal man også her anvende de rigtige værktøjer. I Word skal man eksempelvis anvende en 10

formeleditor. Desværre fungerer den indbyggede formeleditor i Word dårligt sammen med de forskellige kompenserende teknologier og konverteringsværktøjer. Derfor bør man i stedet anvende MathType. MathType er et kommercielt produkt fra Design Science. Man bør ikke indsætte formler som billeder eller ved at skrive dem direkte ved hjælp af tastaturet. Ved at anvende en formeleditor sikrer man sig, at formlerne bliver genkendt korrekt som egentlige formler og derved kan oplæses eller konverteres til alternative formater som eksempelvis en lydbog eller et punktskriftdokument. I forbindelse med DAISY-bøger kan formlerne således konverteres automatisk fra Word til MathML og derfra til DAISY. Til brug for punktskriftlæsere kan formlerne konverteres automatisk til LaTeX. 3.6 Skanning En del undervisningsmateriale er fortsat på papir. Dette skannes ofte således at de studerende kan få materialerne i digitale udgaver. Ved skanning skal man især være opmærksom på tre ting: Kvalitet, opløsning og struktur. 3.6.1 Kvalitet Bøger og andet materiale, som skannes med buede eller skæve sider er vanskelige at læse for de fleste. Det samme gælder materialer, som indeholder håndskrevne noter. For studerende med særlige behov kan skannede materialer i dårlig kvalitet betyde, at materialerne ikke kan konverteres til mere tilgængelige formater. Når man skanner et dokument tager man et billede af dokumentet. Skannede dokumenter skal derfor konverteres til tekst inden de er anvendelige for studerende med særlige behov. Denne konvertering kaldes Optical Character Recognition, eller OCR. Man kan konvertere skannede dokumenter ved hjælp af skannerens indbyggede OCR-funktion eller ved hjælp af OCR-software. Dermed bliver det muligt at markere teksten og kopiere den, ligesom det bliver muligt for kompenserende teknologier og konverteringsværktøjer at behandle teksten. 3.6.2 Opløsning Af hensyn til mulighederne for at kunne OCR-behandle skannede materialer, bør man altid benytte en opløsning på minimum 300 dpi. De bedste resultater opnås oftest når man skanner sort tekst på en hvid baggrund. 3.6.3 Struktur Når man OCR-behandler et skannet dokument skal man være opmærksom på, at det oftest kun er teksten, som genkendes. Det sker også ofte, at OCR-programmet ikke er i stand til at genkende alle tegn i det skannede dokument. Derfor vil det i mange tilfælde være nødvendigt at efterredigere dokumentet og bl.a. sørge for, at ord og orddelinger er angivet korrekt, samt at formler, billeder, overskrifter og lignende er korrekt opmærkede. 11

I tilfælde af, at et dokument ikke bliver OCR-behandlet, er resultatet et dokument, der opleves som et tomt billede og dermed er utilgængeligt. Denne type skannede dokumenter bør altid undgås. 3.7 PDF-filer og dokumenter fra artikelbaser I forbindelse med artikler og andre materialer, som hentes fra artikelbaser, skal man være opmærksom på især to forhold, der har indflydelse på tilgængeligheden: For det første skal materialet findes i et tilgængeligt format. For det andet må materialet ikke være beskyttet på en måde, som betyder at det ikke kan læses ved hjælp af kompenserende teknologi. 3.7.1 Tilgængeligt indhold Langt de fleste materialer fra artikelbaser hentes som PDF-filer. PDF-formatet er dog ikke en entydig størrelse, og dækker populært sagt over tre forskellige indholdstyper: 1. Skannede dokumenter, som er gemt i PDF-format; 2. PDF-filer, som indeholder tekst og information om den visuelle præsentation; og 3. PDF-filer, som foruden tekst og information om den visuelle præsentation også indeholder information om dokumentets (semantiske) struktur. Den første kategori af PDF-dokumenter kaldes ofte image-only PDF-filer, de er utilgængelige for de fleste studerende med særlige behov, og de skal behandles som andre skannede dokumenter for at blive tilgængelige. Den anden kategori af PDF-dokumenter kan læses ved hjælp af forskellige kompenserende teknologier, men da de ikke indeholder information om dokumenternes struktur, kan de være vanskelige for især synshandicappede at navigere og orientere sig i. Desuden betyder den manglende struktur, at det kan være vanskeligt at konvertere disse dokumenter til andre, mere hensigtsmæssige formater som eksempelvis ebøger. Det er muligt at tilføje den manglende struktur, men det er ofte forbundet med en meget stor arbejdsindsats. Den tredje kategori af PDF-dokumenter kalder man kodede PDF-filer eller tagged PDF. Foruden dokumenternes egentlige indhold og information om hvorledes de skal præsenteres, indeholder kodede PDF-dokumenter også information om overskrifter, illustrationer, tekstlige alternativer til illustrationer, tabeloverskrifter og sprogopmærkning. Kodede PDF-dokumenter har en høj grad af tilgængelighed og giver sjældent anledning til problemer for studerende med særlige behov. 3.7.2 Beskyttelse og tilladelser I PDF-formatet har man mulighed for at bestemme hvad brugerne kan og ikke kan i forhold til dokumenter. Dette skyldes især, at PDF-formatet ofte anvendes til distribution af juridiske dokumenter og af materialer, som er ophavsretsligt beskyttede. Man kan eksempelvis bestemme om dokumentet må kunne redigeres, om det må kunne udskrives og om 12

brugeren må kunne markere og kopiere indhold fra dokumentet. Beskyttelse af denne slags betyder ofte, at studerende, som anvendes oplæsningsværktøjer og andre digitale hjælpemidler, ikke kan læse beskyttede dokumenter. 13

4 Hvordan gøres de enkelte dokumenttyper tilgængelige? Alt efter hvilke programmer man benytter, er der forskellige metoder til at skabe tilgængelige dokumenter. Dette kapitel gennemgår hvordan de mest udbredte formater gøres tilgængelige dokumenter fra Word og PowerPoint. Eksemplerne er taget fra Microsoft Office 2013-udgaven, men gælder også tidligere udgaver. I de tilfælde hvor tidligere versioner afviger fra denne udgave, er der givet eksempler fra 2010-udgaven. Kapitlet indeholder også information om hvorledes man skaber tilgængelige PDF-dokumenter. Principperne, som er beskrevet her, gælder også hvis man benytter andre programpakker som eksempelvis OpenOffice, LibreOffice eller iworks. 4.1 Tilgængelige Word-dokumenter 4.1.1 Struktur Ved overskrifter bør typografier benyttes for at sikre struktur i dokumentet. For at vælge en typografi til overskrift, markeres den pågældende tekst. Herefter vælges eksempelvis Overskrift 1 som typografi til hovedoverskriften i typografier. For underoverskrifter til hovedoverskriften, benyttes Overskrift 2, etc. På denne måde sikres strukturen i dokumentet, og giver samtidig større overblik og mulighed for hurtigere navigation. Figur 1: Visning af brug af overskrift-typografi 14

4.1.2 Lister For at opstille tekst som en liste, skal Words egen formateringsfunktion Opstilling af punkttegn benyttes. Dette gøres ved at markere teksten, og herefter vælges ikonet Opstilling med punktegn : Figur 2: Indsætning af lister sker ved hjælp af funktionen 'Punktopstilling' Hvis denne metode ikke benyttes, kan der være risiko for, at der blot er tale om en visuel punktopstilling. I fald en visuel punktopstilling benyttes, vil informationen om, at teksten bør forstås som en liste, ikke kunne videregives, og læseren vil ikke vide, at teksten er tænkt som en liste. 4.1.3 Billeder Alternative tekster til billeder og figurer indsættes ved at højre-klikke på den pågældende illustration. Her vælges Formater billede, ikonet Layout og egenskaber og derefter vælges Alternativ tekst. I Word version 2010 følges samme metode. Her findes Alternativ tekst i vinduet Formater billede, som vist i Figur 3. Feltet Beskrivelse udfyldes herefter med den korrekte alternative tekst. Teksten i beskrivelsesfeltet skal være en beskrivende alternativ tekst, som kan stå i stedet for billedet. Det anbefales at holde teksten til højst 125 tegn, dog gerne langt mindre. Hvis man har behov for at skrive mere, eksempelvis ved komplicerede diagrammer, bør der i stedet benyttes et afsnit i teksten til dette. 15

Figur 3: I Word 2013 vælges ikonet Layout og egenskaber, og den alternative tekst indtastes i feltet Beskrivelse Figur 4: I Word 2010 indsættes den alternative tekst til et billede i feltet 'Beskrivelse' under Alternativ tekst 4.1.4 Læserækkefølge Læserækkefølgen kan påvirkes af flere forskellige funktioner i Word. Dette gælder eksempelvis ved indsættelse af tekstbokse eller WordArt, eller brug af tabulering. Ved opstilling af en tekst i spalter (kolonner), bør man undgå at benytte tabulering. Ved brug af tabulering vil læserækkefølgen fortsat være angivet som en linje ad gangen, og på trods af at teksten visuelt fremstår i spalter, så vil dokumentet strukturelt være opbygget 16

uden spalte. I stedet bør spaltefunktionen benyttes. På denne måde bliver denne del af dokumentet opmærket som spalter, og ved brug af kompenserende hjælpemiddel vil teksten blive læst op i den rigtige rækkefølge. Tekst, der ønskes i spalter markeres. Herefter vælger man Sidelayout og Spalter. Her kan man vælge det ønskede antal. Figur 5: Det kan vælges hvor mange spalter teksten skal opstilles i, og samtidig sikres en korrekt læserækkefølge i dokumentet. Her et eksempel fra Word 2013 I Office version 2010 findes den samme funktion. Her er den blot navngivet Kolonner, men findes ligeledes under Sidelayout, og fungerer på samme vis. 17

Figur 6: I Word 2010 indsættes tekst i spalter under funktionen Kolonner Hvis det er muligt bør man undgå at anvende tekstbokse, WordArt og tilsvarende i sine dokumenter da læserækkefølgende let bliver uforudsigelig. Eksempelvis vil en indsat tekstboks kunne blive læst op som det første i dokumentet, uanset hvor det er placeret i forhold til dokumentets øvrige tekst. 4.1.5 Tabeller Når man anvender tabeller skal man først og fremmest sikre sig, at de anvendes til data og ikke at opnå en bestemt visuel effekt. Ved oplæsning af en tabel, vil dette normalt ske række efter række, og brug af tabeller til layout vil således kunne påvirke læserækkefølgen uhensigtsmæssigt. Dernæst er det væsentligt at angive tabellens overskrifter. Dette gør man ved at sætte kryds i feltet Overskriftrækker i tabellens egenskaber. Dette sikrer at tabellens øverste rækker benyttes som overskrift for tabellens øvrige indhold. Angivelse af overskriftrække gøres på følgende vis: Højre-klik på tabellen og vælg Række, og afkryds Gentag som overskriftsrække på hver side. 18

Figur 7: Det er vigtigt at huske at vælge 'Gentag som overskriftsrække' indsætning af tabeller. På den måde får brugere af kompenserende hjælpemidler også information om hvad der er overskrift i tabellen 4.1.6 Sprog Sproget i et Word-dokument vælges under fanen Filer, og Indstillinger. Under menupunktet Sprog sikres det, at det rigtige sprog er valgt som Standard og herefter trykkes OK. Figur 8: Standardsproget i dokumenter vælges i indstillingerne i Microsoft Word Skift i det naturlige sprog i dokumentet skal også markeres. Skal man eksempelvis markere et fremmedsprogscitat, kan det gøres således: Marker teksten som er skrevet på et andet sprog. Vælg sprogangivelsen i bundlinjen, og vælg det ønskede sprog i Angiv sprog -boksen. Herefter vil sproget for den markerede tekst ændres til det ønskede sprog: 19

Figur 9: Valg af lokalt sprog kan nemt ændres ved at klikke på sprogangivelsen i bundlinjen 4.2 Tilgængelige PDF-dokumenter Vil man skabe tilgængelige PDF-dokumenter på grundlag af et kildedokument i et andet format eksempelvis Word er det en forudsætning, at kildedokumentet i sig selv er tilgængeligt. Desuden er det vigtigt, at man konverterer dokumentet til PDF på den rigtige måde. (Man kan også skabe PDF-dokumenter ved at skanne. Læs i så fald afsnittet ovenfor om Skanning). For at sikre at strukturen i dokumentet gemmes i PDF-filen, er det vigtigt at man skaber PDF-filer på den rigtige måde. Undgå at benytte konverteringsværktøjer, som baserer sig på udskrivningsfunktionen og printerdrivere - som eksempelvis det gratis CutePDF. Anvender man udskriftfunktionen til at skabe PDF-dokumenter går information om dokumentets struktur tabt og resultatet bliver dermed utilgængeligt. Den bedste måde at konvertere til PDF-format fra Word, er at anvende Words egen Gem-som-PDF-funktion (eller Gem-som med Adobes Acrobat Office Plug-in). Herunder ses Gem-som-PDF-funktionen i Word: 20

Figur 10: Et dokument konverteres til PDF i Microsoft Word med 'Gem som PDF' funktionen For at dokumentstrukturen fra Word-dokumentet kommer med i PDF-filen skal man sikre, at Koder til dokumentstrukturering for hjælp til handicappede er afkrydset. Dette gør man ved at klikke på Indstillinger efter at der er valgt PDF, og derefter afkrydse feltet. 21

Figur 11: Det er vigtigt at huske at tilføje koder når PDF-dokumenter dannes 4.3 Tilgængelige PowerPoint-præsentationer 4.3.1 Struktur PowerPoint understøtter kun i begrænset omfang opmærkning af struktur. Det er udelukkende muligt at vælge layout på tekst og baggrund og bl.a. ikke muligt at benytte typografier i PowerPoint-præsentationer. Dermed kan man eksempelvis ikke angive overskrifter. Dette betyder, at strukturen i præsentationen kun forekommer visuelt, og mange synshandicappede finder derfor PowerPoint-præsentationer vanskelige at navigere i. Ved at anvende de indbyggede overskrift- og listefunktioner kan man dog sikre, at synshandicappede kan navigere ved at hjælp af outline-funktionen. 4.3.2 Billeder I PowerPoint benyttes samme fremgangsmåde, når der laves alternative beskrivelser til billeder, som det er tilfældet i Word. Højre-klik på billedet, vælg Formater billede, ikonet Layout og egenskaber og derefter indsættes teksten i feltet Beskrivelse under Alternativ Tekst. 22