Spørgsmål og svar vedrørende EU-udbud af kontrakt på elektroniske dørlåse til Lemvig Kommune, udbudsbekendtgørelse nr. 2015/S 124-226965 Tilbudsgiver skal være opmærksom på, at nedenstående har juridisk forrang i forhold til det øvrige udbudsmateriale. Der er indkommet nedenstående spørgsmål til ovenstående EU-udbud: Nr. Spørgsmål: Svar: Besvaret 1. Ref. Udbudsbetingelsernes pkt. 6.1.1.: Opfordringen efterkommes. Må vi opfordre til, at der gives besked pr. email direkte til spørgsmålsstillere, når der på kommunens hjemmeside er uploadet svar på stillede spørgsmål. Således sikres det, at leverandørerne hurtigst muligt kan komme videre med tilbudsbesvarelsen. 2. Ref. Kravspecifikationens pkt. 2, MK3: Uddyb venligst, hvad der menes med ubetinget garanti? 3. Ref. Kravspecifikationens pkt. 2, MK46: Definer venligst, hvad der menes med uddata? Med ubetinget garanti forstås, at Leverandøren det fulde ansvar i garantiperioden med hensyn til udbedring af fabrikationsfejl og mangler i konstruktion, materialer og udførelse i øvrigt, herunder justering, afprøvning og test af det leverede udstyr samt tilbehør og ekstraudstyr, såfremt defekten ikke kan henføres til Lemvig Kommunes fejlagtige brug, montering eller håndtering af udstyret. Der gælder således kun en begrænsning af garantien i de tilfælde, hvor defekten kan henføres til Lemvig Kommunes fejlagtige brug, montering eller håndtering af udstyret. Med uddata menes følgende: Brugerdata Brugere i systemet med metadata Låsedata hvor sidder de, hvem har adgang til hvad og hvornår Logningsdata hvem har haft adgang til hvad og hvornår Side 1 af 6
4. Ref. Bilag 1 - Kontrakt, 23, første afsnit side 9: Vi formoder, at det er en skrivefejl, at udefra kommende forstyrrelser (som ikke kan relateres til leverancen), ikke kan fragå den tilgængelige oppetid? Nej, der er ikke tale om en skrivefejl. Driftshindringer, som Lemvig Kommune er ansvarlig for, eksempelvis udefra kommende forstyrrelser (el-afbrydelse, fejl i offentlige datanet og lignende), fragår ikke i den tilgængelige oppetid. Såfremt driftshindringer, som Lemvig Kommune er ansvarlig for, eksempelvis udefra kommende forstyrrelser (elafbrydelse, fejl i offentlige datanet og lignende), fragik i den tilgængelige oppetid, ville leverandøren blive belastet af sådanne driftshindrer, idet en lavere tilgængelig oppetid, vil bevirke en reducering af oppetidsprocenten (se dette illustreret i nedenstående to fiktive eksempler). Bemærk i øvrigt, at Lemvig Kommune har ændret formuleringen i Bilag 1 Kontrakt, pkt. 23 (øverste afsnit) jf. nedenstående rettelsesblad, nr. 1. Eksempel 1: Den tilgængelig oppetid i måned X er 715 timer. Den aftalte oppetid i måned X er 720 timer. Oppetidsprocenten er således: 715 timer x 100 = 99,30 % 720 timer Eksempel 2: Den tilgængelig oppetid i måned X er 700 timer. Den aftalte oppetid i måned X er 720 timer. Oppetidsprocenten er således: 700 timer x 100 = 97,22 % 720 timer Side 2 af 6
5. Vedr. Kontraktbilag 8 - Prisskema: Der bedes om pris på..montering/opsætning.. Menes der med dette, udelukkende selve monteringen af låseenheden, på de berørte døre, eller forventes udgift til kørsel mellem borgerne, medregnet i den tilbudte pris på montering/opsætning? Hvis kørsel mellem borgerne skal indeholdes i prisen, bedes om information, der kan anskueliggøre overfor tilbudsgiver, hvilken omkostning dette vil indebære, f.eks. adresseliste over de 410 monteringssteder, eller gennemsnitlig afstand mellem adresserne, eller lignende. 6. Vedr. Bilag 1 - Kontrakt, pkt. 18 Erstatningsansvar: Det ønskes specificeret, hvornår en bod kan træde i stedet for erstatning? Pris for montering/opsætning af låse skal indeholde samtlige udgifter forbundet hermed, herunder bl.a. kørselsudgifter mellem de enkelte adresser. Af hensyn til de berørte borgeres sikkerhed, vil Lemvig Kommune ikke gøre adresselisterne offentlig tilgængelige på hjemmesiden. Den gennemsnitlige kørselsafstand mellem opsætningsadresserne vil bero på det af leverandøren valgte kørselsmønster og kan således ikke beregnes af Lemvig Kommune. Det kan dog oplyses, at hovedparten af låsene må forventes at skulle opsættes i Lemvig, Harboøre, Thyborøn og Nørre Nissum, hvorfor kørselsafstandene vurderes begrænset sammenholdt med, at Lemvig Kommune dækker et mindre geografisk areal. Det bemærkes i øvrigt, at opsætningsadresserne kan blive genstand for ændringer, som følge af omskifteligheden i forhold til hjemmeboende borgere, der modtager hjemmehjælp. Oplysninger om de eksakte opsætningsadresser vil blive udleveret til den valgte leverandør i forbindelse med kontraktunderskrift. Med formuleringen i Bilag 1 Kontrakt, pkt. 18 menes, at Lemvig Kommune ikke kan opnå en økonomisk gevinst to gange og der således ikke kan kræves bod for eksempelvis forsinkelse og samtidig opnås fuld erstatning for samme forhold. I sådanne tilfælde vil den allerede betalte bod skulle modregnes erstatningen. Dette betyder, at i så fald Lemvig Kommune pålægger Leverandøren bod hvis produktet/ydelsen ikke er i overensstemmelse med kontraktgrundlaget, kan Lemvig Kommune ikke ligeledes opnå Side 3 af 6
erstatning for samme forhold. 7. Vedr. Bilag 1 - Kontrakt, pkt. 21 Bod: I kontrakten anføres 385 stk. låse, mens der i udbudsbetingelserne står 410 låse. Det ønskes specificeret, hvilket antal låse kontrakten omhandler, samt hvilket antal låse der kræves monteret, inden den 18.12.15? 8. Vedr. Bilag 1 - Kontrakt, pkt. 22 Ophævelse: Det ønskes tilføjet, at dækningskøb først kan foretages efter forudgående meddelelse til - og accept fra tilbudsgiver, med hensyntagen til købelovens 49 sædvanlige bestemmelser om udbedringsret. 9. Til Udbudsbetingelser pkt.8: I underpunkt økonomi er angivet vægtning med 30-40 % vores spørgsmål til dette er, hvornår er det vægtningen 30% og hvornår er vægtningen 40%? 10. Til Udbudsbetingelser pkt. 8: I underpunkt funktionalitet og brugervenlighed er angivet vægtning med 40-50 % vores spørgsmål til dette er, hvornår er det vægtningen 40% og hvornår er vægtningen 50%? 11. Til Prisskema: I prisskemaet skal der angives en pris pr. nøglekort. Ligesom der bliver tabt eller forlagt et nøglekort, så bliver der vil også tabt eller forlagt en mobiltelefon. Vores spørgsmål er derfor, skal der ikke indregnes en udgift til smartphones i regnestykket? 12. Konsekvenser ved utilstrækkelig funktion på bestående mobiltelefoner: Det korrekte antal omfattet af initialordren er 410 stk. Som følge af ovenstående, har Lemvig Kommune den uploadet et nyt Bilag 1 på hjemmesiden, hvor ovenstående tal er korrigeret med rød skrift i pkt. 21, Bod. Lemvig fastholder den nuværende formulering. Lemvig Kommune fastlægger, i forbindelse med åbningen af tilbuddene, den eksakte vægtning af underkriteriet økonomi indenfor det angivne spænd. Lemvig Kommune fastlægger, i forbindelse med åbningen af tilbuddene, den eksakte vægtning af underkriteriet funktionalitet og brugervenlighed indenfor det angivne spænd. Udgifter i forbindelse med at mobiltelefoner tabes eller forlægges indgår ikke den økonomiske vurdering, i det Lemvig Kommune ikke på forhånd kan udarbejde et kvalificeret og sagligt skøn over udgiften hertil. Jf. MK 40 skal løsningen som minimum kunne anvende en Samsung Xcover 3 som Side 4 af 6
I tilfælde af at man efterfølgende må investere i nye telefoner for i praksis at kunne benytte det leverede system, hvilken konsekvens vil dette have for leverandøren? Og hvorledes vil information om dette blive tilgængeligt? Baggrund for spørgsmålet I flere tilfælde har udbydere af elektroniske låsesystemer vundet udbud, hvor kunden efterfølgende måttet investere i andre mobiltelefoner for midler der ikke har været en del af udbuddet. Dette er konkurrenceforvridende og vi går ud fra at man har taget forholdsregler for dette i indeværende udbud. 13. Brandsikkerhed for borgere og hjemmeplejere hvor kommunen installerer elektronisk lås Hvis et system ved batteri nedbrud kan blokere døren til en lejlighed så man ikke kan komme ud eller ind ved manuel brug af lås eller nøgle, kan det så komme i betragtning i indeværende udbud? Baggrund for spørgsmålet Flere systemer er designet således at låsen, ved strømsvigt eller batteri nedbrud, ikke går tilbage til normal manuel brug men i stedet blokeres. Dette kan påvises ved tests og flere kommuner i de nordiske lande har allerede oplevet at måtte hente nødstedte brugere ud af vinduer med hjælp fra brandmyndighederne. Dette har naturligvis juridiske implikationer når hjemmet dels påvirkes af udstyr leveret af kommunen og når hjemmet samtidigit skal vurderes som værende arbejdsplads for kommunes ansatte. Derfor stilles spørgsmålet om hvordan udbudsgiver vurderer dette både juridisk samt i forhold til vurdering af pris / kvalitet adgangsgivende enhed, hvilket er den mobiltelefon, som Lemvig Kommune anvender i den daglige drift. Der er således ikke behov at investere i en ny model af mobiltelefon. Som det fremgår af MK27, må nedbrud af den hostede løsning, eksempelvis men ikke begrænset til servernedbrud, ikke hindre adgang til borgerne. Dette gælder således også i tilfælde af batterinedbrud eller strømsvigt. Dette medfører, at batterinedbrud eller strømsvigt ikke må blokere låsen, idet det i så fald hindrer adgangen til borgeren. Det følger tillige af MK13, at de berørte borgere og deres pårørende skal fortsat kunne benytte egen eksisterende nøgle, efter at låsen er monteret. Endelig følger det af MK20, at den tilbudte lås ikke må forringe de brandtekniske forhold. På baggrund af ovenstående er det således Lemvig Kommunes vurdering, at de stillede mindstekrav er med til at sikre Lemvig Kommune mod, at de i spørgsmålet opstillede problemstillinger vil opstå. Side 5 af 6
Foruden ovenstående spørgsmål og svar har Ordregiver følgende tilføjelser til udbudsmaterialet: Nr. Afsnit: Tilføjelse Besvaret 1. Bilag 1 Kontrakt, pkt. 23 Formuleringen i øverste afsnit: Oppetiden måles for Systemet som helhed, og oppetidsprocenten opgøres således: Tilgængelig oppetid x 100 Garanteret driftstid Ved "tilgængelig oppetid" forstås det pågældende måneds driftstid minus den tid, hvor Systemet eller en del af dette ikke kan anvendes til mangelfri driftsafvikling. Den tilgængelige driftstid defineres som hele døgnet alle årets dage. Ændres til: Oppetiden måles for Systemet som helhed, og oppetidsprocenten opgøres således: Tilgængelig oppetid x 100 Aftalt driftstid Ved "tilgængelig oppetid" forstås det pågældende måneds driftstid minus den tid, hvor Systemet eller en del af dette ikke kan anvendes til mangelfri driftsafvikling. Den aftalte driftstid defineres som hele døgnet alle årets dage. Som følge af ovenstående, har Lemvig Kommune den uploadet et nyt Bilag 1 på hjemmesiden, hvor ovenstående ændring er indført med rød skrift. Revideret udbudsmateriale er udarbejdet og datomarkeret. Side 6 af 6