Referat af Generalforsamlingen, tirsdag den 23. marts 2010 Der var 80 deltagere fra ejendommene tilstede, heraf 70 stemmeberettigede og der forelå fuldmagt fra 2. Formanden Lene Ørding bød velkommen og oplyste, at advokat Chris Stentoft, revisor John Johannesen samt varmemester Uffe Christiansen var til stede. Susanne Olesen fra kontoret var til stede som referent. 1. Valg af dirigent: Efter indstilling fra bestyrelsen blev advokat Chris Stentoft valgt. Dirigenten kunne konstatere, at indkaldelsen til generalforsamlingen var lovligt varslet. Valg af stemmetællere: Heidi Mathiesen og Susanne Hansen 2. Formandens beretning: Beretning til Generalforsamlingen 2010 Tak til ejendommene for et virkelig godt samarbejde i det forløbne år og fra mig som formand tak til bestyrelsen for en stor indsats. Det er færre end 2 procent af ejendommene, der har haft opfattelser, som har været lidt vanskelige at arbejde med. Der er nogle få som bruger rigtig meget af foreningens tid på at bekymre sig om ting enten som bestyrelsen eller foreningens ansatte efter deres opfattelse skulle have gjort eller ikke skulle have gjort. Også en stor tak til vores medarbejdere som har gjort det rigtig godt. Jeg finder det meget tilfredsstillende, at det ser ud til, at mere end 98 % er tilfredse eller har haft forslag, ofte til gavn for helheden, som vi, i bestyrelsen, har kunnet arbejde konstruktivt med. Bestyrelsen har ved sin konstituering fastlagt en arbejdsproces, som indebærer at alle forhold, som kan forelægges på det månedlige bestyrelsesmøde, er taget op her, til beslutning. Bortset fra personalesager som kræver fortrolighed har hele bestyrelsen fuld og hel adgang til foreningens arkivalier og regnskabsmateriale.
Det er endvidere værd at bemærke, at alle beslutninger er truffet i enighed. Der er i 2010 gennemført personalemøder, hvilket iflg. medarbejderne er en nyskabelse. Her igennem er der sikret den dialog og tillid, som opfylder det mål, at der skal være en god og attraktiv arbejdsplads for alle såvel i Grundejerforeningen som i vort Kraftvarmeværk. Den første udfordring efter generalforsamlingen i 2009 blev behovet for at antage en ny medarbejder til administrationen. Vores tidligere medarbejder havde i samråd med sin mand, der var pensioneret, valgt at gå på pension snarest gørligt. Vi gennemgik 10 ansøgninger, og valgte Susanne Olesen som ny administrativ medarbejder. Bestyrelsen besluttede sig for at igangsætte en administrativ modernisering, som har indebåret anskaffelse af nyt IT-udstyr og software, oparbejdning af det domæne til hjemmeside der blev købt for nogle år siden samt ikke mindst et nyt regnskabsprogram, nye arbejdsprocesser og mere internt arbejde, frem for omkostningskrævende arbejde ude i byen eller ved fremmed hjælp. Den administrative medarbejders arbejdsomfang er derved steget, men såvel effektivitet som besparelser bliver resultatet. Vedrørende vedligeholdelsen af vores områder har vi gennemført aftaler med offentlige myndigheder, og derved fået hjælp til arbejdet i et antal perioder uden lønomkostning. Dette har vi fået positive tilbagemeldinger om fra flere beboere. Vi fortsætter hermed i 2010. Vores største sag har været og er fortsat deklarationerne for vores område. Næstved Kommunes udspil udeblev og blev afløst af kommunens forslag om, at vi selv skulle udarbejde et forslag. Juridisk er det vurderingen hos kommunen, at nye deklarationer kun kan vedtages, hvis alle 514 ejendomme stemmer for. Derfor er det formentlig eneste udvej, at foreslå dispensationer til eller fortolkninger af de gældende deklarationer, da vi i vores undersøgelses arbejde har konstateret, at kommunalbestyrelsen i et antal tilfælde over årene har godkendt ting, som kan siges at have været en fortolkning, snarere end en stringent efterlevelse af deklarationernes ordlyd.
Hvis ikke vi får det her nævnte igennem, at kunne dispensere og eller sikre rimelige fortolkninger, da har deklarationerne deres forblivende. Hvis deklarationerne har deres forblivende, da indebærer det, at en række ændringer skal gennemføres på flertallet af ejendommene. Det drejer sig bl.a. om skure, overdækkede terrasser, udestuer og hegn. Da det vedrører en udvikling igennem mere end 30 år, er det klart, at så mange forhold ikke kan ændres på en studs, og det er bestyrelsens vurdering, at også kommunen er indstillet på, at der gennemføres løsninger, der er til at leve med. Derfor går vi forsigtigt frem og forsøger at skabe en systematik i deklarationer og sager igennem årene, således at vi velbegrundet kan sende et forslag til kommunen. Når vi har et sådant forslag i det stade, at vi kan forvente, at der er realiteter at tage stilling til, da vil dette naturligvis blive fremlagt til drøftelse mv. på en generalforsamling. Vi har haft en del kloakproblemer, som til dels skyldes alder og almindelig slitage. Kloaksystemet bliver jo ikke nyere, og derfor må vi forvente, at der tid efter anden vil blive større reparationer fremover. Kloakservice firmaet har med held lagt en ny foring i et par steder, men det er bekosteligt. Specifikke kloaksager der blev bragt frem ved mødet med gårdrepræsentanterne i juni 2009 er blevet løst. Jeg skal her understrege, at vores ejendomsfunktionærer har været hjælpsomme i mange kloaksammenhænge og gjort en meget rosværdig indsats. Stikledninger mellem hus og brønd er normalt ejendommens eget ansvar og bekostning, men i en række tilfælde, også hvor der har været tvivl om årsag og virkning, har vore medarbejdere løst problemerne. I forbindelse med mødet med gårdrepræsentanterne blev der konstateret et antal udledninger af vand til fællesarealerne. En god del af disse er ved skrivelse fra bestyrelsen blevet ændret. En fartdæmpende foranstaltning er blevet etableret på Runestenen, efter anmodning fra gårdrepræsentanterne. Der er siden hen blevet anmodet om, at denne udvides i bredden med 2 moduler à 40 cm, da nogle bilister desværre med stor fart forsøger at køre indenom.
Fartdæmperen blev netop etableret, således at man med forsigtighed kunne passere indenom, men det forstås åbenbart ikke af alle. Bestyrelsen vil naturligvis anmode om offentlige myndigheders godkendelse inden denne udvidelse sættes i værk. Bestyrelsens arbejde har været meget tilfredsstillende men også ganske tidskrævende. Da der er behov for en indsats fra alle bestyrelses medlemmer, også fremover, har bestyrelsen efter overvejelser besluttet at fremsætte forslag om ændret honorering, da det ikke bør kunne forventes, at mange timer af fritiden skal anvendes uden i hvert fald en vis betaling. Samtidigt er det ikke fundet rimeligt at fortsætte den praksis, at betaling for indsatsen overvejende ensidigt går til formand og kasserer. Alternativet, at ansætte en forretningsfører, er ikke blevet overvejet. Vi har fra 2010 gennemført den ændring, at Information, meddelelser og tryk af generalforsamlingsmaterialer m.v. produceres på egen kopimaskine. Det giver dels fleksibilitet og dels vil det give en helt pæn besparelse. Bestyrelsens motto er, Vi har alle til opgave at få det bedste ud af den tid vi bruger med og for hinanden Lene Sørensen, Runestenen, forespurgte om påsætning af kloakspærre. Det blev aftalt, at varmemester Uffe Christiansen ser på det konkrete tilfælde. Som svar på spørgsmål fra Svend Petersen, Runddyssen, om årsagen til advokatskifte oplyste bestyrelsen, at det var opfattelsen, at vor tidligere advokat Ole Madsens arbejdsgang var blevet for langsommelig, hvorfor det blev besluttet at skifte. Spørgsmål til fartdæmpende foranstaltning (bump) blev fremført af beboere fra Runestenen 65, Helleristen 37, Runestenen 118 og Helleristen 76. Kassereren oplyste, at fartdæmperen på Runestenen var etableret efter anmodning fra gårdrepræsentanterne og udført sådan, at almindelige personbiler med forsigtighed kunne passere mellem bump og hæk. Det etablerede bump kan efter leverandørens angivelse passeres med 30 km/t (personbiler). Da nogle passerer ved højere hastighed indenom og hække derved kan ødelægges, vil bump blive udbygget, men naturligvis efter forudgående sagsgang med godkendelse af myndighederne.
Ønskes bump etableret andre steder skal det enkelte sted særskilt godkendes. Helleristen 110, fremsatte ønske om at se på forhold om overskuelighed de steder, hvor hjørnegrunde var spærret med høje hegn/hække, især af hensyn til børns sikre færden fra gården. Formandens beretning blev godkendt. 3. Årsregnskabet 2009 med revisionspåtegning. På forespørgsel fra Jørgen Hansen, Runddyssen 25, vedrørende tab på debitorer og Ejler Callesen om tab fordelt grundejerforening / kraftvarmeværk oplyste kassereren, at der bogføringsmæssigt var anvendt praksis som tidligere. Jørgen Hansen mener, at man bør ændre formulering. Ejler Callesen påpegede, at der var en trykfejl på side 8 Vættehøjen 66 ønskede oplyst, hvorfor forsamlingshuset giver underskud. Hertil svarede kassereren, at med den valgte måde at registrere udgifter og indtægter på, herunder foretage afskrivninger, da ville regnskabet for nærværende kun kunne vise underskud. Det blev tilføjet, at underskuddet er halveret i 2009 set i forhold til 2008 regnskab. Det er bestyrelsens opfattelse, at forsamlingshuset er et fælles gode af så høj værdi for helheden, at et underskud ikke bør kunne anses for særligt væsentligt. Vættehøjen 66 og Runddyssen 25 mente, at lejeindtægter og udgifter bør beregnes så det går lige op. Det er bestyrelsens opfattelse, at 4-5 kr. om måneden pr. ejendom i nettoudgift bør være til at bære. Runestenen 100 spurgte til stigningen vedrørende udgifter til advokat og revisor for 2011. Hertil svarede kassereren, at finanskrisen også smittede af her i bebyggelsen med flytninger i ly af mørket, tvangsauktioner m.fl. Ejler Callesen efterspurgte underskrift af intern revisor: Annette Rasmussen. Det blev oplyst, at der findes original underskrift på erklæring på kontoret samt ved revisor. Regnskabet blev godkendt.
4. Indkomne skriftlige forslag: 1. Fjernelse af møde honorar - forslag stillet af Torben Jensen, Helleristen 46 2. Ændret honorering forslag stillet af bestyrelsen Pkt. 1 og 2 blev vedtaget at behandle i sammenhæng. Torben Jensen uddybede sit skriftlige forslag og redegjorde for en mulig anvendelse af de foreslåede sparede beløb. Bestyrelsen var ikke enig heri. Bestyrelsen uddybede sit forslag og redegjorde for, at den igangsatte modernisering bl.a. indebærer, at alle bestyrelsesmedlemmer vil blive inddraget i sagsforløbene, således at ikke kun formand og kasserer har viden om, hvilke sager der er til behandling. Det vil derfor være rimeligt, at honorere den enkelte for den faktiske indsats og anvendte tid. Nuværende honorarer er i øvrigt uregulerede siden januar 2000. Alternativet til ændret honorering vil være ansættelse af forretningsfører, hvilket er en betydelig lønudgift. Runestenen 73 og 118 samt Runddyssen 75 ville gerne vide, hvem der skulle kontrollere antal anvendte timer. Jørgen Hansen mente, at hvis bestyrelsesmedlemmer skal have timebetaling, vil han også have timebetaling for at komme til generalforsamlingen. Kassereren oplyste, at bestyrelsen ikke honoreres for deltagelsen. Runestenen 41 var enig i, at det ville være til gavn, at alle bestyrelsesmedlemmer har viden om verserende sager og kendskab til hvad der foregår i grundejerforeningen, hvilket ikke tidligere har været tilfældet. Langdyssen 33 mente, at bestyrelsens forslag burde vedtages. Efter skriftlig afstemning med 39 ja-stemmer 27 nej-stemmer og 3 blanke stemmer Konstaterede dirigenten, at bestyrelsens forslag blev vedtaget.
3. 5 forslag stillet af Svend Petersen, Runddyssen 75 Ad -1 ( Formandens beretning ændres til Bestyrelsens beretning ) Forslagsstiller var enig i, at punktet udsættes til behandling sammen med andre vedtægtsændringer, og at bestyrelsen arbejder med dette samt andre forhold, når vedtægtsændringer er aktuelle. Ad -2. Formandens beretning kan udleveres senest 8 dage før generalforsamlingen. Forslaget blev vedtaget. Ad -3. Dagsorden og beslutningsreferat af bestyrelsesmøder og andre møder udsendes gennem Information. Bestyrelsen mener forslaget bør afvises, idet trykning og udsendelse vil betyde et meget væsentligt merarbejde og i forhold til antal bestyrelsesmøder både i Grundejerforening og Kraftvarmeværk (ca. 1 møde hvert sted pr. måned) nemt løbe op i en meromkostning på ca. kr. 64.000 om året. Forslaget blev forkastet. Ad -4. Dagrenovation i velkomstmappen ændres. Helleristen 40 støtter forslaget. Bestyrelsen ved Jesper Johansson erkender, at ændringer i velkomstmappen er en af bestyrelsens dårlige samvittigheder og har haft lav prioritet, men at bestyrelsen gerne vil gennemgå og opdatere velkomstmappen. Forslaget blev afvist. Ad -5. De 2 årlige møder med gårdrepræsentanter erstattes af 2 årlig beboermøder: Formanden anfører, at bestyrelsen bestemt ikke kan gå ind for forslaget, og agter at fortsætte som hidtil med baggrund i gårdrepræsentanternes udtrykte ønsker.
Ejler Callesen anførte, at hvis dette skulle vedtages, ville der være tale om en ændring af vedtægterne. Vættehøjen 13 udtrykte vi har demokrati i vores gård og synes at det skal fortsætte som hidtil. Forslaget blev ikke vedtaget. 5. Budgetforslag 2011 Bestyrelsens forslag blev godkendt. 6. Valg af bestyrelse: Formand Lene Ørding blev genvalgt Bestyrelsesmedlem Niels Andersen blev genvalgt Suppleant Brian Rasmussen blev valgt som medlem 7. Valg af bestyrelses suppleanter Jeppe Boel blev genvalgt Lasse Blauenkjær, Langdyssen 56 blev valgt Kasserersuppleant: Hans Jørgen Nielsen, Runestenen 100 blev valgt. 8. Valg af revisor: a) Henrik Frandsen fra Revisionsfirma Beierholm blev genvalgt (Jørgen Hansen fremsatte ønske om, at revisor Henrik Frandsen deltog i generalforsamlingen), hvortil det blev bemærket, at John Johannesen var til stede som firmaets repræsentant. b) Valg af intern revisor: Annette Rasmussen blev genvalgt.
c) Valg af ekstern revisorsuppleant: Revisor Jørgen Stegmann, Revisionsfirmaet Beierholm blev valgt. d) Valg af intern revisorsuppleant: Ernst Mathiesen, Vættehøjen10 blev valgt. 9. Eventuelt. Runestenen 37 efterlyste billeder af bestyrelsens medlemmer i Information. Unavngiven ønskede, at personer der stiller sig til rådighed for bestyrelsesarbejdet, henholdsvis som medlem eller suppleant deltager i generalforsamling så vi kan se hvem vi stemmer på. Runestenen 65 vedrørende snerydning. Der blev givet udtryk for, at beboere fjerner sne og at gårdmændene skubber sne ind på rensede områder, fordi der ryddes sent. Formanden meddelte, at stier og gangarealer har højeste prioritet og ryddes og saltes først. Varmemesteren meddelte, at der renses senest muligt i gårdene, ca. kl. 9, for at de fleste biler kan være ude, så der kan ryddes effektivt. Jørgen Hansen: Campingvogn (autocamper) er i gården uden nummerplade. Formanden forklarede, at hvis der er tale om et køretøj der vejer under 3500 kg., er det ok, men at vedrørende forudsætningen om nummerplader, har kontakt til politiet ikke givet noget resultat. Kassereren oplyser, at der er ca. 1½ parkerings plads til hver husstand. Der blev udtrykt ønske om opmaling af hvide striber ved parkerings-båse eventuelt med angivelse af husnummer. Chris Stentoft Susanne Olesen Lene Ørding Dirigent Referent Formand