Mamut Anlægsregister Introduktion This program includes software developed by Skybound Software (http://www.skybound.ca)
Mamut Anlægsregister INDHOLD 1 OM MAMUT ANLÆGSREGISTER... 1 2 INSTALLATION... 2 Installation af programmet... 2 3 REGISTRERING... 5 Guide til registrering af Mamut Anlægsregister... 5 Registrer firmainformation... 5 Registrer kontaktinformation... 6 Sikkerhed - beskyt programmet med password!... 6 Guiden til registrering er fuldført... 7 4 KOM I GANG... 8 Indlogning... 8 Hovedvinduet i Mamut Anlægsregister... 8 Anlægsregister... 8 Registrering af aktiv... 9 Opret afskrivninger... 10 5 UDVALG OG RAPPORTER... 12 Udvalg... 12 Rapporter... 12 6 INDSTILLINGER... 14 Indstillinger... 14 Sprog... 15 Sikkerhed - beskyt programmet med password!... 15 Firmaindstillinger... 15 Grupper... 16 Lokaliteter... 17
Producent og distributør: Mamut A/S Sluseholmen 2-4 2450 København SV Tlf.: 70 27 71 78, Fax: 70 27 71 79 Internet: www.mamut.dk E-mail: mail@mamut.dk Mamut Supportcenter: Mamut A/S Sluseholmen 2-4 2450 København SV Tlf.: 70 27 71 78, Fax: 70 27 71 79 Internet: www.mamut.dk/support E-mail: support@mamut.dk Salg: Mamut A/S Sluseholmen 2-4 2450 København SV Tlf.: 70 27 71 78, Fax: 70 27 71 79 Internet: www.mamut.dk E-mail: sales@mamut.dk Copyright 2007 Mamut. Alle rettigheder. Med forbehold for ændringer. Mamut og Mamut-logoet er registrerede varemærker fra Mamut. Alle andre varemærker er registrerede varemærker af respektive firmaer.. This program includes software developed by Skybound Software (http://www.skybound.ca)
OM MAMUT ANLÆGSREGISTER 1 OM MAMUT ANLÆGSREGISTER Mamut Anlægsregister er et program, som hjælper dig med at holde oversigt over dine aktiver og foretage afskrivninger på dem. Programmet er i første omgang et gratis program, som kan benyttes af én bruger til at afskrive aktiver for en virksomhed. Kort om afskrivning Varige driftsmidler, dvs. aktiver som maskiner, biler, inventar og bygninger er investeringer, som virksomheden vil forbruge over flere år, og som derfor bør afskrives for at fordele omkostningerne på hele den periode, aktivet antages at holde eller efter Skatteministeriets afskrivningssatser. I Danmark benyttes to afskrivningsmetoder; LINEÆR og SALDO. Begge metoder kan benyttes i Mamut Anlægsregister. Lineær afskrivning betyder at investeringsudgiften fordeles over aktivets forventede levetid med lige store beløb hvert år. Saldo afskrivning betyder at aktivet afskrives med samme procentsats hvert år. Du finder mere information om afskrivning og regler på www.skat.dk MAMUT SUPPORTCENTER Hvis du behøver hjælp til Mamut Anlægsregister, kan du kontakte Mamut Supportcenter ved at vælge Hjælp - Kontakt Support fra menulinjen i programmet. Sikkerhedskopiering Sikkerhedskopiering af dine data i Mamut Anlægsregister foretages i programmet Mamut DataTools. Programmet installeres automatisk sammen med Mamut Anlægsregisters programfiler, og kan startes derfra (MDataTools.exe). Du kan også starte Mamut DataTools via Start-menuen i Windows under programgruppen Mamut Business Software - Mamut Anlægsregister - Mamut DataTools. For at få mere information om sikkerhedskopiering og andre funktioner i programmet, kan du trykke på F1, når du har åbnet Mamut DataTools. Hvordan slettes en firmadatabase/oprettes en ny firmadatabase? Hvis du ønsker at oprette en ny firmadatabase vælger du Filer - Ny firmadatabase. Vær opmærksom på at du kun kan have én firmadatabase og at din eksisterende firmadatabase vil blive slettet, når du vælger at oprette en ny. 1
INSTALLATION 2 INSTALLATION Installation af programmet Mamut Anlægsregister kan downloades gratis fra www.mamut.dk/anlægsregister ved at klikke på linket Download gratis. Bemærk! Programmet benytter SQL-database. Hvis du ikke allerede har installeret en version af SQL Server 2005, vil installationsguiden installere gratisversionen SQL Server Express 2005. Du skal være tilsluttet internet for at dette skal fungere. Download af installationsfilen kan tage noget tid. Installationsguide 1. Dobbeltklik på filen setup.exe. 2. Vælg Sprog og klik OK. 5. Installationsguiden kontrollerer at de nødvendige komponenter er installeret på din computer. Eventuelle komponenter, som skal installeres før du kan installere Mamut Anlægsregister, vil blive vist i listen. Klik OK for at installere de nødvendige komponenter. 6. Klik Næste for at starte installationen af Mamut Anlægsregister. 2
OM MAMUT ANLÆGSREGISTER 7. Læs licensaftalen, kryds af for Jeg accepterer betingelserne i brugeraftalen ovenfor og klik Næste. 8. Klik Installer for at installere programfilerne på standardområdet.. 3
MAMUT ANLÆGSREGISTER 9. Klik Fuldfør når installationsguiden er færdig med at installere programmet. Mamut Anlægsregister er nu installeret. Når du starter programmet via Start - Programmer vil du komme til en registreringsguide, som hjælper dig med at registrere programmet. Genvej: Hvis du ønsker en genvej til Mamut Anlægsregister på skrivebordet, kan du klikke på Start-menuen i Windows, vælge Alle programmer og Mamut Business Software og derefter vælge Mamut Anlægsregister. Højreklik programmets navn, vælg Send til, og klik derefter Skrivebord (opret genvej). Systemkrav Følgende systemkrav skal opfyldes før du kan installere Mamut Anlægsregister: Windows XP med Service Pack 2 eller nyere, Microsoft Windows 2000 Professional med SP4, Windows Server 2003 med Service Pack 1 eller nyere, Windows Server 2003 med Service Pack 1 eller nyere. 192 MB RAM eller mere; 512 megabytes (MB) eller mere anbefales. Mindst 350 MB ledig plads på harddisk. Microsoft Internet Explorer 6.0 SP1 eller nyere. 4
REGISTRERING 3 REGISTRERING Guide til registrering af Mamut Anlægsregister Velkommen til guiden til registrering af Mamut Anlægsregister. Guiden hjælper dig med at registrere programmet, firmainformation og kontaktinformation. Hvis du ønsker at sikre dine data, kan du vælge at beskytte programmet med password. Klik Næste for at registrere Firmainformation. Registrer firmainformation I vinduet Firmainformation registrerer du oplysninger om din virksomhed. Felter markeret med * skal udfyldes. 5
MAMUT ANLÆGSREGISTER Klik Næste for at gå videre i guiden og registrere information om kontaktperson. Registrer kontaktinformation I vinduet Kontaktinformation registrerer du information om den, som er kontaktperson i din virksomhed. Hvis du ønsker at modtage information pr. e-mail, vælger du det. Klik Næste for få mulighed for at beskytte dine data med password. Sikkerhed - beskyt programmet med password! For at sikre dine data anbefaler vi, at du beskytter programmet med password. Det gør du ved at registrere et ønsket password og bekræfte det. 6
REGISTRERING Bemærk: Det er frivilligt om du vil beskytte programmet med password. Hvis du lader felterne være tomme, kommer du direkte ind ved opstart af programmet. Guiden til registrering er fuldført I sidste trin i guiden til registrering vil programmet koble sig til internettet for at registrere programmet. Klik Fuldfør for at konfigurere og starte programmet. 7
MAMUT ANLÆGSREGISTER 4 KOM I GANG Indlogning Indtast dit password for at logge ind i Mamut Anlægsregister. Har du glemt dit password? Hvis du har glemt dit password og ønsker hjælp med at komme ind i programmet, skal du tage kontakt til Mamut Supportcenter. Du vil da få tilsendt et skema, du skal udfylde og sende ind for at identificere dig. Dette er for at beskytte dig og andre brugere mod misbrug. Vær opmærksom på at denne tjeneste koster kr. 200,- ekskl. moms, hvis problemet skyldes en brugerfejl. Hovedvinduet i Mamut Anlægsregister Ved åbning af programmet, vil der i hovedvinduet blive vist en oversigt over aktiver, som er fuldstændigt afskrevet, aktiver hvis garanti snart udløber og de aktiver, som snart bør fornys. For at opdatere informationen i hovedvinduet, kan du klikke på linket Opdater information. Fra hovedvinduet har du adgang til al funktionalitet i programmet. Fra venstremenuen kan du åbne Anlægsregistret, hvor du kan oprette nye- og vedligeholde dine eksisterende aktiver. Du kan klikke Opret afskrivninger for at starte en guide, som hjælper dig med at afskrive dine aktiver. Du kan klikke Rapporter for at udskrive en af de tilgængelige rapporter. Via Indstillinger tilpasser du indstillinger for sprog, sikkerhed, firmadatabasen, grupper og lokaliteter. Anlægsregister Anlægsregistret åbnes ved at klikke på knappen Anlægsregister til venstre i programmet eller ved at vælge Vis Anlægsregister. Klik på knappen Ny for at oprette et nyt aktiv. Hvis du ønsker at redigere information om et aktiv, markerer du det aktuelle aktiv i listen og klikker Rediger. 8
KOM I GANG Hvis du ønsker at slette et aktiv, klikker du Slet. Hvis du forsøger at slette et aktiv, skal du bekræfte at du virkelig ønsker at slette aktivet. Vær opmærksom på at det ikke er muligt at slette aktiver, der er foretaget afskrivninger på. Ved åbning af Anlægsregistret vises en liste over benyttede aktiver. Du kan foretage udvalg baseret på status og/eller grupper for at begrænse antallet af aktiver, som vises i listen. Hvis du har behov for mere avanceret filterfunktionalitet, kan du benytte knapperne for dette og definere dit eget udvalg. Ved at klikke på knappen Udskriv vil rapporten Liste over aktiver blive sendt til visning. Rapporten vil vise det samme udvalg af aktiver, som vises i listen ved udskrift. Det vil sige, at du kan udskrive en liste baseret på et udvalg, du selv har foretaget. Registrering af aktiv I vinduet Aktiv registrerer du Aktiv ID, Beskrivelse, hvilken gruppe aktivet tilhører samt lokalitet og status for aktivet. På fanebladet Information registrerer du yderligere information om aktivet. Det kan være detaljer som mærke, serienummer, produktionsnummer, indkøbsnummer, indkøbsværdi, forsikringsnummer, garanti m.m. Hvis du ønsker at få besked på skrivebordet, når et aktiv bør fornys eller når garantien udløber, kan du markere disse valg. På fanebladet Indstillinger for afskrivning tilpasses indstillinger for hvorvidt og hvordan aktivet skal afskrives. Nye aktiver, som oprettes, vil overtage indstillinger for afskrivninger fra den gruppe, som aktivet er tilknyttet. Disse indstillinger kan overstyres for hver enkelt aktiv, hvis det er aktuelt. Vær opmærksom på at eventuelle ændringer af indstillinger for gruppen ikke har tilbagevirkende kraft for aktiver, som allerede er knyttet til gruppen. 9
MAMUT ANLÆGSREGISTER Hvis du har angivet aktivets indkøbsværdi, vil denne blive kopieret til feltet Afskrivningsgrundlag. Hvis du tidligere har afskrevet aktivet et andet sted, kan du tilføje det akkumulerede beløb i feltet Tidligere afskrivninger (akk). Hvis du vælger at afskrive aktivet efter Saldo-metoden, skal du registrere afskrivningssatsen i %. Hvis du vælger Lineær metode, registrerer du information om det antal år og måneder, aktivet skal afskrives over. Vælg også ønsket start for, hvornår afskrivningerne skal starte og registrer Beløbsgrænse, fuldt afskrevet. Notater om aktivet registreres på fanebladet for dette. På fanebladet Afskrivninger vises en oversigt over alle afskrivninger, som er foretaget på aktivet. Hvis du ønsker at Fortryde sidste afskrivning, kan du gøre det ved at klikke på knappen for dette. Ændringer, som gemmes på aktivet, vises på fanebladet Ændringslog. Eksempler på ændringer, som gemmes, er ændring af afskrivningsmetode, afskrivningssats og beløbsgrænse for fuldstændig afskrivning. Opret afskrivninger Ved hjælp af en guide vil du let kunne foretage afskrivninger på dine aktiver. Guiden startes ved at vælge Vis - Opret afskrivninger eller ved at klikke på Opret afskrivninger på venstremenuen. I guiden foretager du et udvalg af de aktiver, som skal afskrives. Derefter bestemmer du hvilken periode, afskrivningerne skal køres for. Hvordan oprettes afskrivninger 1. Klik Opret afskrivninger i venstremenuen. 2. Klik Næste. 3. Marker om du ønsker at afskrive Alle aktive aktiver eller Udvalgt gruppe. Ved valg af Udvalgt gruppe kan du vælge aktuel gruppe i rullelisten. 4. Klik Næste. 5. Vælg År og Måned, som afskrivningerne skal køres for. 10
KOM I GANG 6. Vælg om afskrivningen skal vises Fordelt eller Samlet, hvis aktiverne bliver afskrevet for flere perioder. 7. Marker hvis du ønsker at Vise forslag til postering når guiden er fuldført. 8. Klik Næste. 9. Kontroller at oversigten over aktiver, som skal afskrives, stemmer. Klik Tilbage hvis du ønsker at gå tilbage i guiden og foretage ændringer. 10. Klik Næste. 11. Klik Fuldfør for at foretage afskrivninger på de valgte aktiver. Rapporten Posteringsforslag vises, hvis du har valgt dette. Du kan udskrive rapporten fra visningen for at benytte den ved postering af afskrivningerne. Bemærk! Når du klikker Fuldfør i guiden, er det ikke længere muligt at fortryde afskrivningen i sin helhed. Hvis du fortryder efter at have fuldført, kan du fortryde afskrivning af enkeltaktiver i aktivbladet for hver enkelt aktiv. 11
MAMUT ANLÆGSREGISTER 5 UDVALG OG RAPPORTER Udvalg Hvis du har registreret mange aktiver, kan du begrænse det udvalg, som vises i listen, ved at specificere et eget udvalg. I udvalget kan du specificere kriterierne for de aktiver, du ønsker at vise. Det kan for eksempel være at du ønsker at se alle aktiver, som er knyttet til en speciel lokalitet, aktiver som købt ind i en bestemt periode eller lignende. Knappen Ny vil nulstille alle tidligere udvalg, du har foretaget via udvalgsvinduet. Rapporter Rapporterne kan forhåndsvises på skærmen eller udskrives til printer, PDF, Excel eller HTML. Hvis du ønsker at vælge printer ved udskrift, skal du markere dette. 12
UDVALG OG RAPPORTER I Rapportmodulet kan du udskrive følgende rapporter: Afskrivninger for aktiv Rapporten er en oversigt over afskrivningsplanen for et aktiv eller udvalgte aktiver i en valgt tidsperiode. Rapporten vises i portrætformat og kan blandt andet bruges til budget og evt. næste måneds afskrivninger. Dato kan specificeres både frem og tilbage i tid. Ved beregning frem i tid vil programmet beregne fremtidige afskrivninger baseret på indstillinger, som er foretaget for aktivet. Hvis afskrivninger er foretaget på aktivet, vil disse benyttes i stedet for en beregnet værdi. Rapporten kan benyttes både som en afskrivningsplan for aktivet og en overordnet oversigt over afskrivninger for aktivet. Detaljeret information Rapporten viser detaljeret information om et aktiv eller udvalgte aktiver. Liste over aktiver Rapporten viser en liste over aktiver og viser information om mærke, gruppe, lokalitet, udløb af garanti, afskrivningsgrundlag, fuldstændigt afskrevet dato, sidst afskrevet dato og nuværdi. Rapporten kan udskrives pr. gruppe eller samlet for alle grupper. Hvis du vælger at udskrive rapporten direkte fra listen over aktiver, vil du kunne foretage udvalg og udskrive listen baseret på aktiver, som vises i listen. Afstemningsrapport Rapporten giver en oversigt over foreslåede posteringer for det angivne periodeudvalg. Årsrapport Rapporten viser en summarisk oversigt over alle anskaffelser, afskrivninger og værdiforandringer i løbet af et valgt år. Listen er sorteret på gruppe. 13
MAMUT ANLÆGSREGISTER 6 INDSTILLINGER Indstillinger Under Indstillinger tilpasser du indstillinger, som gælder den aktive bruger og firma. Du kan blandt andet bestemme Sprog og ændre/registrere password for brugeren. Under knappen Firmaindstillinger registreres firmaets navn, aliasnavn, CVR-nummer og land. Det er også muligt at skrive notater, hvis dette er aktuelt. Aliasnavn: Et Aliasnavn er tænkt som et kort navn for firmaet. Aliasnavnet kan ændres. Navnet bør ikke indeholde specialtegn, mellemrum, punktum etc. Via knappen Grupper får du overblik over de standardgrupper, som benyttes ved afskrivning. Indstillingerne for hver enkelt gruppe kopieres til aktiver, som oprettes og knyttes til gruppen, men det er muligt at overstyre indstillinger på det enkelte aktivs niveau. Det er muligt at redigere de eksisterende grupper ved at klikke på Rediger. Det kan være aktuelt, hvis man f.eks. ønsker at redigere standard afskrivningsmetode, afskrivningslængde, beløbsgrænse for fuldstændig afskrivning eller kontonumre, som skal benyttes for aktiver knyttet til denne gruppe. Du opretter en ny gruppe ved at klikke på knappen Ny. Lokaliteter giver dig mulighed for at registrere forskellige lokaliteter, hvor aktiver er placeret. Du opretter en ny lokalitet ved at klikke på knappen Ny. 14
INDSTILLINGER Sprog Via knappen Sprog kan du benytte rullelisten til at vælge hvilket sprog, du ønsker at benytte i programmet. Ændringerne vil effektueres næste gang, du åbner programmet. Sikkerhed - beskyt programmet med password! For at sikre dine data anbefaler vi, at du beskytter programmet med password. Det gør du ved at registrere et ønsket password og bekræfte det. Bemærk: Det er frivilligt om du vil beskytte programmet med password. Hvis du lader felterne være tomme, kommer du direkte ind ved opstart af programmet. Firmaindstillinger Under knappen Firmaindstillinger registrerer du information om firmanavn, alias, Org. nr., Land og eventuelle notater for firmaet. 15
MAMUT ANLÆGSREGISTER Aliasnavn: Et Aliasnavn er tænkt som et kort navn for firmaet. Aliasnavnet kan ændres. Navnet bør ikke indeholde specialtegn, mellemrum, punktum etc. Grupper Under knappen Grupper finder du en oversigt over de grupper, som er registreret for din virksomhed. Klik på knappen Ny for at oprette en ny gruppe. Klik Rediger for at ændre information om en gruppe. Klik Slet hvis du ønsker at slette en gruppe. Vær opmærksom på, at det kun er muligt at slette grupper, du selv har oprettet og som ikke er i brug. Grupper, som ligger i systemet som standard, kan ikke slettes. 16
INDSTILLINGER Feltbeskrivelser ved oprettelse/ændring af gruppe I vinduet Gruppe angiver Navn og en Beskrivelse af gruppen. I feltet Notat kan du registrere yderligere oplysninger om gruppen. Under Afskrivning vælger du hvilken Metode, du skal benytte ved afskrivning af aktiver knyttet til den aktuelle gruppe. Du kan vælge mellem lineær eller saldo. Hvis du vælger lineær, skal du registrere antal år og måneder Afskrivningslængde skal vare. Hvis du vælger at afskrive gruppen efter saldometoden, skal du registrere aktuel Afskrivningssats. I feltet Beløbsgrænse, fuldt afskrivning registrer du beløbsgrænsen for fuldstændig afskrivning. Fuld afskrivning første år markeres, hvis aktiver knyttet til denne gruppe skal afskrives fuldstændig det første år. Under Kontoer registrerer du Konto for akkumulerede afskrivninger, Konto for afskrivninger og Konto for indkøbsværdi. Kontonumrene vil blive vist på posteringsbilaget og på rapporter, som viser balancen. Det er muligt at ændre kontonumre for en gruppe. Da bliver du spurgt om ændringen også skal gælde for aktiver, som allerede er afskrevet. Lokaliteter Via knappen Lokaliteter kan du oprette lokaliteter, som er aktuelle for din virksomhed. Klik på knappen Ny for at oprette en ny lokalitet. Klik Rediger for at redigere information om en lokalitet. Klik Slet, hvis du ønsker at slette en lokalitet. Vær opmærksom på, at det kun er muligt at slette lokaliteter, som ikke er tilknyttet aktiver. 17
MAMUT ANLÆGSREGISTER Feltbeskrivelser ved oprettelse/ændring af lokalitet I vinduet Lokalitet skriver du Navn og en Beskrivelse af lokaliteten. I feltet Notat kan du registrere yderligere oplysninger om lokaliteten. 18