Vejledning til opdatering af gamle kundefiler 3 Indledning 3 Ny funktionalitet 3 Opdateringer til eksisterende tjeklister 3 Opdatering af vejledningstekster 4 Opdatering af substanshandlingsskabelon 4 Opdatering af posttypeinddeling 4 Opdatering af tekstbehandlingsskabelon 5
Vejledning til opdatering af gamle kundefiler Indledning Formålet med dette dokument er at give brugeren en hjælp til at foretage de nødvendige handlinger for at opdatere gamle filer fra version 2012.2 til version 2013.1/2013.2. Opdateringshandlingerne er vigtige ift. at få opdateret checklister, vejledningstekster mv., således de faglige opdateringer, vi har foretaget i programmet, også slår igennem i tidligere års revisionsfiler. Ny funktionalitet Nye tilføjelser til programmet som f.eks. skabeloner og nye dokumenter til udvidet gennemgang kræver ingen opdateringshandlinger i gamle filer, fordi disse skabeloner automatisk opdateres, hvis de vælges under Skabeloner -> Guide for valg af skabelon. Samtidig vil nye tjeklister, nye tekstfelter og ny opbygning af enkelte områder automatisk blive tilføjet en revisionsfil ved åbning i den nye version. Der henvises til http://www.magnus.dk/da-dk/sitecore/content/home/download/opdateringer.aspx for specifikation af nyheder i ver. 2013.1 og 2013.2. Opdateringer til eksisterende tjeklister Tjeklister, der allerede ligger i programmet, men som er blevet opdateret fagligt med nye eller andre punkter, skal opdateres manuelt i eksisterende revisionsfiler. Opdateringen foretages således: Der er mulighed for at foretage opdatering på 2 måder. Valg af metode afhænger af, hvor man er i processen med den enkelte fil, og om der er lavet egne tilretninger i tjeklisten. Du kan vælge at opdatere hele tjeklisten ved hjælp af opdater-knappen. Herved erstattes den eksisterende tjeklisten med den seneste skabelon og alle tidligere noteringer slettes. Dette anbefales ved påbegyndelse af et nyt år, således, at det sikres, at alle påstande er opdateret, og hvor der ikke er lavet egne tilretninger til tjeklisten. Ved egne tilrettede tjeklister og på igangværende opgaver hvor arbejdet er i gang og hvor tjeklisterne er helt eller delvist udfyldt kan det overvejes at opdatere de enkelte spørgsmål enkeltvis. Dette gøres ved at vælge Vis alle påstande. Systemet sammenligner herved de påstande som indgår i klientfilen med den aktuelle standard på samme måde, og det er muligt at opdatere de forskellige påstande manuelt. Forskelle mellem klientfil og skabelon vises visuelt med farvemarkering 3
Følgende tjeklister er blevet opdateret fra version 2012.2 til 2013.1/2013.2: - Revision -> Udførelse -> Generelle revisionshandlinger -> Hvid-/sortvask af penge - Revision -> Udførelse -> Gennemgang af skatteoplysninger -> Detaljeret gennemgang - Revision -> Konklusion -> Sammenfatning af udført arbejde -> Kvalitetssikring af udført revision (ISA 220) - Revision -> Konklusion -> Sammenfatning af udført arbejde -> Kvalitetssikring af udført review (ISRE 2400) Ovenstående skal derfor opdateres i eksisterende filer! Opdatering af vejledningstekster Vejledningsteksterne i programmet bliver jævnligt opdateret, og det er derfor en god idé at opdatere disse i eksisterende kundefiler. Opdatering af hjælpeteksterne foretages samlet under Værktøjer i windows menuen. Har der været foretaget egne tilretninger i hjælpeteksterne vil disse blive slettet i forbindelse med ovenstående generelle opdatering af alle hjælpeteksterne. Opdatering af substanshandlingsskabelon Substanshandlingsskabelonen kan opdateres ved at gå under Skabeloner -> Guide for valg af skabelon. Denne handling anbefales efter hver årsrulning, man foretager på en revisionsfil. Ved opdatering på denne måde slettes alle eksisterende noteringer for indeværende år, men sidste års notater slettes ikke. Derfor er det kun relevant at opdatere på denne måde efter hver årsrulning, hvor man endnu ikke har foretaget nogle noteringer under udførelsen. Hvis substanshandlingsskabelonen skal opdateres i en fil, hvor man allerede har påbegyndt dokumentationen anbefales det, at man anvender opdateringsfunktionen i programmet, hvor man kan opdatere enkelte handlinger uden at opdatere hele skabelonen: Følgende steder er substanshandlingerne blevet opdateret fra version 2012.2 til 2013.1/2013.2: - Ingen Der er udelukkende tilføjet en ny skabelon, som er tilpasset udvidet gennemgang. Opdatering af posttypeinddeling Skabelonen for posttypeinddelingen ændrer sig løbende især efter indførelsen af XBRL-taksonomi, hvor vores posttypeinddelinger skal være kompatibel med denne taksonomi for at kunne indberettes til Erhvervsstyrelsen. Det er ikke Magnus:Revision, der skal kunne indberette, men for at opretholde en integration til Magnus:Årsafslutning (som skal kunne indberette) skal posttypeinddelingsskabelonen for artsopdelt og funktionsopdelt opstilling være ens i de to programmer. Hvis man anvender Magnus:Årsafslutning vil en løbende opdatering af posttypeinddelingen i gamle kundefiler ikke være nødvendig, da posttypeinddelingen automatisk opdateres ved overførsel fra Magnus:Årsafslutning. Anvender man ikke Magnus:Årsafslutning vil man indimellem skulle opdatere posttypeinddelingen i sine filer, da det ellers vil skabe problemer andre steder i programmet (posttypeinddelingen er styrende for mange dele af programmet). 4
Generelt anbefales det, at man opdaterer posttypeinddelingen i filer, der er oprettet i version 2011.3 eller tidligere. En opdatering foretages ved at trykke Skabeloner -> Guide for valg af skabelon og vælge en relevant posttypeinddeling. Det er i den forbindelse vigtigt, at der sættes hak i boksen Behold kontointerval fra aktuel posttypeinddeling. Derved sikres, at den opmappede saldobalance trækkes med over i den opdateres posttypeinddeling. Det er vigtigt at bemærke, at har der været foretaget individuelle tilretninger i posttypeinddelingen, fx i form af undergrupper under nettoomsætningen, vil de opmappede konti ikke bliver overført dit den nye posttypeinddelingen. Der vil i denne situation skulle ske en gen-opmapning af disse konti. Herefter anbefales en opdatering af posttypeinddelingen som minimum hvert 3. år, medmindre ændringer i taksonomien fra Erhvervsstyrelsen kræver en hyppigere opdatering. I sådanne tilfælde vil vi oplyse herom. Opdatering af tekstbehandlingsskabelon Tekstbehandlingsskabelonen indeholder de standarddokumenter, vi har indarbejdet i programmet såsom skabelon til aftalebrev, protokollat, revisionserklæring mv. Denne skabelon skal også opdateres under Skabeloner -> Guide for valg af skabelon (sidste side). Det er vigtigt, at dette gøres ved hver opdatering til programmet for erklæringer og protokollater, da disse dokumenter kan indeholde vigtige faglige opdateringer. Ved opdatering af skabelonen kan man udvælge nogle specifikke dokumenter, man ønsker at opdatere, og således kan man undlade at opdatere andre dokumenter end erklæringer eller protokollater. De øvrige dokumenter kan opdateres efter behov. Man kan have lavet egne tilretninger til disse dokumenter, man ønsker at beholde, fordi de er relevante for den aktuelle kundesag, og i disse tilfælde er en opdatering ikke relevant. Hvis en opdatering er fagligt relevant vedr. de øvrige dokumenter, vil vi oplyse herom. 5