ACCESS 2010 LÆR DET SELV

K I M K R A R U P A N D E R S E N ACCESS 2010 LÆR DET SELV ACCESS 2010 LÆR DET SELV Læs om nyhederne i Access 2010 Lær at oprette og anvende en database Tabeldesign, formularer, forespørgsler og rapporter

K I M K R A R U P A N D E R S E N ACCESS 2010 LÆR DET SELV

Access 2010 lær det selv 1. udgave, 1. oplag 2011 Copyright 2011 Libris Media A/S Forfatter: Kim Krarup Andersen Redaktion: Kirsten Bæk Omslag: Per-Ole Lind og Heidi Hofman-Bang DTP: Kim Krarup Andersen Korrektur: Jens Lyng Tryk: AKA-PRINT a/s ISBN: 978-87-7843-966-6 Om Libris Libris er sat i verden for at gøre vanskeligt stof tilgængeligt og anvendeligt for både professionelle og almindelige brugere. Siden 1994 har vi gjort det inden for: Computer og it Digitalfoto Job, karriere og erhverv Alene i Danmark er hæfterne solgt i over ni millioner eksemplarer, og vores titler udgives i 14 europæiske lande. Besøg Libris.dk Besøg os på libris.dk, hvor du finder alle vores udgivelser. Her kan du også give os kommentarer og tilmelde dig vores gratis nyhedsservice. På www.libris.dk/bilag kan du hente eventuelle øvelsesfiler, smagsprøver og opdateringer. Fås overalt Vores udgivelser kan købes i alle boghandler. It-hæfterne fås tillige i større computerforretninger, og flere større kiosker fører et udvalg af vores hæfter. Er der et hæfte, du ikke kan finde, så kan boghandleren normalt skaffe det hjem på et par dage. Hæfterne kan også købes på Libris.dk, men vær klar over, at der tillægges et ekspeditionsgebyr.

Indholdsfortegnelse Indledning... 4 1. Nyheder i Access 2010... 5 2. Rundvisning i Access 2010... 7 Introduktion til Fo2-shoppen... 7 Hvad er en database?... 7 Brugerfladen i Access 2010... 9 Filhåndtering... 17 3. Opret tabel fra bunden... 19 Opret Fo2-databasen... 19 Hvad er en tabel?... 19 Opret produkttabel... 21 Tabeller i designvisning... 22 Feltegenskaber... 25 Justér feltegenskaber i designvisning... 29 4. Indtast data i tabeller... 31 Tilføj poster i dataarkvisning... 31 Redigering i dataarkvisning... 32 Redigér poster... 34 Navigering i tabeller... 35 Søgning, sortering og filtrering... 36 5. Formularer... 39 Opret en produktformular... 39 Dataredigering i formularvisning... 40 Redigér formularens udseende... 41 6. Databasedesign... 52 Designprocessen... 52 Opret kundetabellen... 58 Opret ordretabellen... 59 Opret tabelopslag... 61 Opret ordredetaljetabellen... 64 Relaterede tabeller i dataarkvisning... 67 7. Forespørgsler... 69 Opret Produktoversigt... 69 Opret Produkter til salg... 71 Opret Ordredetaljer udvidet... 72 8. Videre med formularer... 74 Opret formular/underformular... 74 Beregnede felter... 77 Vis beregnede felter... 78 Opret kundeformular... 79 9. Rapporter... 80 Udskriv fra Access 2010... 80 Design rapporter... 81 Produktrapport med ét klik... 81 Lav formular med hyperlinks... 83 10. Trådene samles... 84 Opret startside... 84 Temaer... 85 Hvad så nu?... 86 Stikordsregister... 87 3 libris.dk

Indledning I Access 2010 er det nemt at arbejde med databaser, når du ønsker at registrere og holde styr på vigtige oplysninger om f.eks. dine bøger eller dit varelager. Hvis man skal blive rigtig god til et program som Access 2010, er det min erfaring, at man bør arbejde aktivt med programmet frem for blot at læse om det. Med et stort gennemgående databaseeksempel, farveillustrationer og klare instruktioner vil jeg guide dig gennem udviklingen af en fuldt fungerende database for det fiktive firma Fo2-shoppen, der sælger fotoplakater. Du starter med det enkle og bygger gradvist mere og mere på, suppleret med teori om databasedesign, formularer, forespørgsler og rapporter. Hæftet forudsætter kun, at du har installeret Access 2010, og at du har et grundlæggende kendskab til Windows; men det er naturligvis ingen ulempe, hvis du har arbejdet lidt med andre programmer i Office-familien! Sådan bruger du hæftet Som en appetitvækker kan du, hvis du kender lidt til Access i forvejen, i første kapitel blive opdateret på de spændende nyheder i Access 2010. I kapitel 2-5 opretter du databasen fra bunden, og ved hjælp af en enkelt tabel gør du den i stand til at håndtere firmaets produkter, som principielt kan være alt fra batik eller kurser til reservedele til veteranbiler. I kapitel 6-9 udvider du databasen med flere relaterede tabeller, så du også kan håndtere firmaets kunder og firmaets ordrer. Jeg samler trådene i kapitel 10, hvor du skal finpudse designet, gøre databasen mere brugervenlig og lave en fælles indgang til alle databasens funktioner. Endelig vil jeg også give dig inspiration til, hvordan du kan videreudvikle hæftets gennemgående database. I Access 2010 kan du oprette webdatabaser og udgive dem på et SharePoint-websted. Dette hæfte handler dog kun om de traditionelle pc-baserede databaser! Navne på menuer, knapper og taster, du skal vælge, markere eller klikke på, viser jeg med denne skrifttype. Når du skal bruge en bestemt funktion i programmet, vil det typisk være beskrevet på denne måde: Vælg Flere Vis felter i gruppen Formularer på fanen Startside. Det vil sige, at der på fanen Startside er en gruppe kaldet Formularer, hvor du finder knappen Flere. Når du klikker på knappen, åbnes en menu, hvor du skal vælge punktet Vis felter. T IP Hæftet er desuden fyldt med nyttige tips, advarsler og supplerende oplysninger om det aktuelle emne. Kom så i gang! Hæftet er ikke en komplet vejledning til det omfattende Office-program, men når du har afprøvet de trinvise vejledninger, er du godt på vej til at mestre databaser i Access 2010. Jeg håber, du får glæde af hæftet! Kim Krarup Andersen libris.dk 4

1. Nyheder i Access 2010 Access 2010 indeholder mange små og store nyheder og ændringer, som gør det nemmere og hurtigere at udvikle smarte og nyttige databaser. Dette kapitel er blot en appetitvækker til de mest spændende nyheder. I resten af hæftet kan du lære at udnytte de vigtigste. Brugergrænsefladen I forhold til Access 2007 er der ikke sket de store synlige ændringer af brugergrænsefladen. Den største nyhed er, at Office-knappen fra Access 2007 er erstattet af den nye, lilla fane Filer, som giver dig adgang til Backstagevisningen. En anden spændende nyhed er, at databaseobjekter som tabeller og forespørgsler ikke længere flyder rundt i egne vinduer. De er nu i stedet som standard placeret på egne faner i dokumentvinduet. Figur 1.2 Faneopdelte databaseobjekter. Menupunktet Udskrivning Udskrivning, udskriftsvisning og printerindstilling er omstruktureret og samlet under menupunktet Udskrivning i Backstage-visningen. Læs mere i kapitel 9 på side 80ff. Figur 1.1 Et udsnit af visningen Backstage. Backstage-visningen indeholder i den venstre rude en menu med en blanding af knapper og menupunkter. Du kan blandt andet bruge visningen til at gemme, åbne, lukke og oprette databaser, til at ændre indstillinger og til at udskrive rapporter og andre databaseobjekter. Backstage er i øvrigt omtalt flere steder i dette hæfte. Figur 1.3 Fanen Udskrivning i Access 2010. Forbedret layoutvisning I Access 2010 er der mange forbedringer af layoutvisningen, som du bruger til at få vist dine data samtidig med, at du designer rapporter og formularer. Du kan f.eks. placere kontrolelementer mere fleksibelt, og du kan nemt om-arrangere felter og poster. 5 libris.dk

1. Nyheder i Access 2010 Figur 1.4 Eksempel på en rapport i layoutvisning. Programdele Programdele er nye i Access 2010. De svarer til formularskabeloner, men er blot mindre dele eller byggeklodser, du kan føje til dine databaser. Det kan f.eks. være en færdig dialogboks eller en persontabel med tilhørende formular og rapport. Du kan se et udsnit af udvalget i figur 1.5. Figur 1.5 Udsnit af nyheden Programdele. Temaer Et tema er et foruddefineret sæt af farver og skrifttyper, som du på én gang kan vælge for alle databaseobjekter i en database. Access 2010 har i øvrigt temaerne til fælles med Excel, Word og PowerPoint 2010. Du kan læse mere om temaer på side 85. Figur 1.6 En del af temaudvalget i Access 2010. Diverse nyheder Endelig er der nogle små og større nyheder, som jeg ikke omtaler yderligere, da emnerne ligger uden for rammerne af dette hæfte: I Access 2010 er det blevet nemmere at oprette webdatabaser og udgive dem på et SharePoint-websted. Udtryksgeneratoren er forbedret i forhold til tidligere udgaver af Access. Når du importerer data fra Excel til en Access-tabel, er programmet blevet bedre til at genkende datatyperne. Generelt er der store forbedringer og nyheder på makroområdet i Access 2010. F.eks. kan du knytte såkaldte datamakroer sammen med tabeller, som usynligt for brugeren bliver kaldt, når der sker forskellige tabelhandlinger, som f.eks. at en post er ved at blive opdateret eller slettet. I figur 1.7 kan du se et udsnit af den nye makrogenerator med IntelliSense. Figur 1.7 Den nye makrogenerator i Access 2010. libris.dk 6

2. Rundvisning i Access 2010 Uanset om du kender Access i forvejen, eller du er nybegynder, kan det sikkert kun gå for langsomt med at oprette din egen database i Access 2010. I dette kapitel får du en rundvisning i brugergrænsefladen, og jeg vil kort introducere dig for hæftets gennemgående case og for databaser generelt. Introduktion til Fo2-shoppen Du skal forestille dig, at du skal udvikle en fuldt fungerende database til det fiktive firma Fo2-shoppen. Databasen skal kunne håndtere firmaets produkter eller varelager, kunder og ordrer. For nemheds skyld medtager vi kun de mest oplagte oplysninger om varer, kunder og ordrer i databasen. Når du har afprøvet hæftets trinvise vejledninger, er det dog ingen sag at medtage præcis de oplysninger, som du ønsker, når du senere skal i gang med at designe din egen Access-database, der måske vil ligne den gennemgående case. Hvad er en database? Du kan betragte en Access-database som et selvstændigt program, der kan holde styr på en masse oplysninger, behandle dem og præsentere dem på utallige måder efter behov. En database kan opbygges af disse fire typer databaseobjekter, som du alle skal prøve at udvikle i dette hæfte: tabeller, formularer, forespørgsler og rapporter. Se eksemplet i figur 2.1. Hvad er en tabel? Det centrale i en database er naturligvis dine data, som er gemt i tabeller. En tabel indeholder oplysninger om et bestemt emne, som f.eks. kunder, produkter eller leverandører. Data i en tabel er organiseret i rækker og kolonner på samme måde, som du måske kender det fra et regneark. Figur 2.1 Eksempel på en database, som er opbygget af tabeller, formularer, forespørgsler og rapporter. 7 libris.dk

2. Rundvisning i Access 2010 Du kan som eksempel se et udsnit af en tabel i figur 2.2. dine forespørgsler på forskellige måder. I figur 2.4 kan du se en formular til at indtaste og til at studere produktoplysninger. Du kan læse om formularer i kapitel 5. Figur 2.2 Eksempel på en tabel med ordredetaljer. De simpleste databaser indeholder kun en enkelt tabel, men typisk indeholder databaser flere tabeller med indbyrdes relationer. Du kan læse meget mere om tabeller i kapitel 3. I Access kan du bruge dine tabeller til at oprette andre databaseobjekter som f.eks. forespørgsler, formularer og rapporter. Hvad er en forespørgsel? Ved hjælp af forespørgsler kan du finde og sammenstille nøjagtigt de oplysninger fra dine tabeller, du ønsker, og du kan blandt andet tilføje nye oplysninger på baggrund af de eksisterende data. Forespørgsler ligner til forveksling tabeller. I figur 2.3 kan du se et eksempel på en forespørgsel, hvor jeg har tilføjet et nyt felt, feltet Enhedspris, i forhold til den oprindelige tabel fra figur 2.2. Forespørgsler er emnet i kapitel 7. Figur 2.4 Formular til at vise, tilføje og opdatere varer. Hvad er en rapport? Rapporter bruger du til at analysere eller udskrive data fra dine tabeller og forespørgsler. Du kan selv designe dine rapporters udseende. Læs mere om rapporter og udskrifter i kapitel 9. Figur 2.3 En forespørgsel minder meget om en tabel. Hvad er en formular? Ved hjælp af formularer kan du præsentere og redigere oplysninger fra dine tabeller og Figur 2.5 Udsnit af en produktrapport. libris.dk 8

2. Rundvisning i Access 2010 Brugerfladen i Access 2010 Hvis du er helt ny bruger, eller du er sprunget fra en ældre udgave end Access 2007 til 2010-udgaven, vil brugerfladen kræve en del tilvænning. I Access 2007 blev menuer og værktøjslinjer nemlig erstattet af båndet med kommandoer fordelt på faner og af Officeknappen. Springet fra Access 2007 til 2010 er til gengæld ikke ret stort, når det gælder brugergrænsefladen. Det er nemmere at lære brugerfladen at kende, hvis du har en database at lege med. Ved hjælp af skabeloner, tilbyder Access 2010 dig at skyde genvej, så du kan oprette en fuldt funktionsdygtig database på et par minutter. Det kræver blot, at du kan finde en skabelon, som passer nogenlunde til dine behov. Når du starter Access 2010, kan du se nyheden Backstage-visning med menupunktet Nyt valgt i den venstre rude. Se figur 2.6. Du kan nu oprette en ny database ved hjælp af den midterste rude på flere måder: Med knappen Tom database kan du oprette en helt tom database. Når du har lært brugerfladen at kende, vender vi i næste kapitel tilbage til Fo2-shoppen og opbygger database og tabeller helt fra bunden. De øvrige knapper bruger du til at oprette en database ved hjælp af en skabelon. T IP Når du bruger en skabelon, opretter Access en komplet database med tabeller, formularer, rapporter, forespørgsler og relationer. Du kan altid tilpasse din database bagefter. Opret en database ud fra en skabelon Med Access 2010 får du nogle eksempelskabeloner, og hvis du ikke kan finde en passende skabelon, kan du finde et ekstra udvalg på Office.com på internettet. Figur 2.6 Backstage-visningen, hvor du opretter nye databaser. Under Office.com-skabeloner kan du se kategorier med skabeloner, som du kan hente på internettet. Klik på en kategori, hvis du vil studere skabelonerne nærmere. 9 libris.dk

2. Rundvisning i Access 2010 Sådan opretter du lynhurtigt en brugbar database ud fra en skabelon i Access 2010 eller fra Office.com: 1 Start Access 2010, eller hvis Access allerede er startet, klik på fanen Filer, og klik på punktet Nyt i menuen i venstre side. I begge tilfælde viser Access herefter Backstage-visningen i figur 2.6. 2 Klik på knappen Eksempelskabeloner for at se de skabeloner, som Access 2010 stiller til rådighed. Du kan se en del af udvalget i figur 2.7. Der er f.eks. skabeloner til at styre personoplysninger (skabelonerne Elever og Fakultet) og arbejdsopgaver (Opgaver). Figur 2.7 Udsnit af eksempelskabelonerne. 3 Her skal vi bruge en vilkårlig skabelon til en demonstration af brugerfladen, så du kan f.eks. klikke på Hændelser. Skabelonnavne, som starter med Webdatabase, kræver en SharePoint-server, så dem bør du undgå her. 4 I den højre rude (se figur 2.7) foreslår Access et filnavn og en placering til din nye database. Du kan overskrive filnavnet i tekstboksen eller ændre placering via knappen med mappe-ikonet. Jeg har valgt at beholde standardfilnavnet Hændelser.accdb og standardplaceringen. Du behøver ikke skrive filtypen.accdb. 5 Endelig klikker du på knappen Opret. Efter kort tid har Access oprettet din nye database og åbnet den. Du kan se den tomme database i figur 2.8. Figur 2.8 Den tomme begivenhedsdatabase med en gul sikkerhedsadvarsel i meddelelseslinjen. 6 Databaser kan indeholde både makroer og anden kode, som potentielt kan udnyttes til at sprede virus og anden skadelig kode. Derfor deaktiverer Access som udgangspunkt makroer og kode og viser den gule sikkerhedsadvarsel i figur 2.8, når du åbner en ny database. I dette tilfælde er din database en del af Access 2010, så du kan roligt stole på den og klikke på knappen Aktivér indhold, så Access fjerner sikkerhedsadvarslen, og gør din database klar til brug i fuldt omfang. Access 2010 husker din sikkerhedsindstilling, når du senere åbner databasen igen. Det er derfor nok at aktivere databasens indhold via knappen Aktivér indhold én gang. A DVARSEL Du må aldrig aktivere indholdet i en Accessdatabase, du får fra folk, du ikke stoler på, eller du ikke kender identiteten på. I figur 2.9 på næste side kan du se nogle af de komponenter i brugerfladen, som jeg vil beskrive. Jeg lægger ud med båndet. libris.dk 10

2. Rundvisning i Access 2010 Figur 2.9 Programvinduet i Access 2010, hvor du arbejder med dine databaser. Vinduet består blandt andet af værktøjslinjen Hurtig adgang (1), båndet (2), fanen Filer (3), navigationsruden (4), det store dokumentvindue med dokumentfaner (5) og databaseobjekter (6) og endelig statuslinjen nederst (7). Båndet I den båndbaserede brugergrænseflade, som fra og med Access 2007 erstattede den gamle menustruktur, er funktionerne arrangeret efter, hvor tit du forventes at bruge dem, og efter hvilke opgaver du er i gang med at løse. På båndet er kommandoerne fordelt logisk på faner, som vedrører hver sin aktivitetstype. Der er f.eks. en fane med kommandoer til at oprette alle mulige databaseobjekter, og en fane til at håndtere eksterne data. I figur 2.9 kan du se fanen Startside. Access 2010 skifter løbende til den fane, programmet finder det mest sandsynligt, du vil bruge i forhold til det, du foretager dig. Du kan naturligvis altid skifte fane, som det passer dig, når programmet ikke gætter rigtigt. Når du arbejder med helt bestemte opgaver, som f.eks. layout af en formular, viser Access kontekstafhængige faner med værktøjer, som passer til arbejdet. Det kan du se et eksempel på i figur 2.10. Figur 2.10 Tre kontekstafhængige faner under overskriften Værktøjer til formularlayout. Kommandoerne på de enkelte faner er inddelt i logiske navngivne grupper. Gruppenavnene kan du se nederst i grupperne. Gruppen Tekstformatering på fanen Startside indeholder f.eks. kommandoer som Fed og Kursiv (se figur 2.11). Figur 2.11 Fane med dialogboksvælgeren markeret. Nogle af grupperne på båndet er udstyret med en såkaldt dialogboksvælger (den lille pil markeret i figur 2.11) til højre for gruppenav- 11 libris.dk

2. Rundvisning i Access 2010 net. Access åbner en dialogboks med flere valgmuligheder, når du klikker på vælgeren. Hvis der ikke er plads til at vise alle knapper i en gruppe, placerer Access knapperne på en rulleliste, så du kan blade imellem dem ved hjælp af et rullegardin i højre side. Access tilføjer tillige knappen Mere (den lille knap med en nedad-pil), som kan vise dig hele udvalget på én gang. I figur 2.12 kan du se gruppen Kontrolelementer med rulleknapper og en Mere-knap i højre side. Figur 2.14 Udsnit af dialogboksen Access-indstillinger. Figur 2.12 Gruppen Kontrolelementer med knappen Mere i højre side. Du kan se den samme gruppe i figur 2.13, efter at jeg har klikket på Mere-knappen. Figur 2.13 Gruppen Kontrolelementer efter klik på knappen Mere. Du kan tilrette båndet på forskellige måder, så du kan bruge Access mest effektivt: Højreklik på en vilkårlig fane, og vælg Tilpas båndet i genvejsmenuen. Access viser dialogboksen Access-indstillinger (se figur 2.14). Med pileknapperne til højre kan du flytte rundt på grupperne på de enkelte faner. Du kan tilføje kommandoer ved at markere dem i den venstre rulleliste og klikke på knappen Tilføj. Du kan altid vende tilbage til standardindstillingen ved hjælp af knappen Nulstil. Du kan slette en fane helt fra båndet ved at fjerne markeringen i fanens afkrydsningsfelt i den højre rulleliste i figur 2.14. Du kan se, at jeg har fjernet fanen Tilføjelsesprogrammer fra min opsætning (forneden i listen). Du kan også få mere plads på skærmen ved midlertidigt at minimere båndet. Du skal blot dobbeltklikke på en af fanerne eller taste Ctrl+F1. Som du kan se i figur 2.15 på næste side, er det kun fanenavnene som forbliver synlige. Klikker du på en af fanerne, bliver den pågældende fane midlertidigt vist, indtil du eventuelt klikker på en af dens knapper. Du maksimerer båndet igen på samme måde med dobbeltklik eller med Ctrl+F1. libris.dk 12