Microsoft Excel Grundbog

Transkript

1 Microsoft Excel Grundbog 2010 Regn den ud med Microsoft Excel Jørgen Koch

2 Microsoft Excel Grundbog 2010 Regn den ud Microsoft Office 2010 Dansk programversion Jørgen Koch

3 Om forfatteren Jørgen Koch f. 1963, er en meget erfaren underviser og udvikler, der har haft egen virksomhed i itbranchen i mange år. Ud over at undervise i it har han blandt andet oversat en lang række it-fagbøger og udviklet kursusmaterialer til alle de førende programmer på markedet. Jørgen startede sit it-liv med Commodore 64 tilbage i sine unge teenageår og hoppede med på pc-bølgen, da denne startede i begyndelsen af 80 erne. Jobmæssigt startede Jørgen først i forsvaret og siden i politiet, men efter at have udviklet et personaleadministrationssystem til Hjemmeværnet, helligede han sig sin it-virksomhed på fuld tid i starten af 90 erne med fokus på udvikling og undervisning. Nærmest ved et tilfælde faldt han over udvikling af kursusmateriale til både egen og ekstern brug, da mange kursuscentre brugte kursusmateriale af meget blandet kvalitet, og har siden skrevet over 500 titler, der er udkommet både i indog udland. Jørgen har også udviklet en del større Office-applikationer til bl.a. projektstyring, risikostyring, utallige analyseprogrammer m.v. til en lang række internationale virksomheder og offentlige institutioner. Sideløbende med sin virksomhed har Jørgen uddannet sig til erhvervspilot og flyveinstruktør, og har både undervist erhvervspiloter og fløjet som pilot i flere forskellige selskaber. Han er således en alsidig herre, elsker at have mange bolde i luften, og bruger en del af sin sparsomme fritid på at skyde konkurrenceskydning og køre motorcykelrally, når der er tid og overskud til dette. Om Innovate Innovate ( er en personlig ejet virksomhed ejet af Jørgen Koch, der primært beskæftiger sig med undervisning, udvikling af kursusmateriale og Office-applikationer. Gratis e-bøger Hold øje med gratis e-bøger på

4 Copyright 2012 Innovate Forfatter: Jørgen Koch Forlag: Innovate Materialet er beskyttet af copyright, hvorfor alle rettigheder er reserverede. Ingen dele af materialet må reproduceres på nogen måde uden skriftlig aftale med Innovate. ISBN (e-bog i pdf-format) Enhver henvendelse skal ske til direkte til forlaget: Kursusfiler Du kan finde kursusfiler på eller

5 Indhold

6 INDHOLD Introduktion Læs dette først 10 Kursets indhold 10 Mål med dette materiale 10 Forudsætninger 10 Læsevejledning 11 Programkommandoer 11 Filnavne og indtastning 11 Taster 12 Musen 12 Noter og lignende 12 Kapitel 1 Kom godt i gang 13 Brugergrænsefladen 14 Introduktion til båndet 14 Backstage-visning 17 Miniværktøjslinjen 18 Værktøjslinjen Hurtig adgang 18 Genvejstaster 19 Boksen Navn 19 Statuslinje 20 Projektmappens opbygning 20 Titellinjen 20 Knappen Vælg alle 21 Markering af den aktive celle 21 Kolonneoverskrifter 21 Rækkeoverskrifter 22 Celler 22 Navigationsknapper og arkfaner 22 Vandret og lodret rullepanel 23 Et lille eksempel 23 Klar til start 24 Tilpasning af kolonnebredde 24 Indtastning af overskrifter 25 Indtastning af data 27 Indtastning af formler 28 Formatering af tabellen 29 Konverter til område 30 Formatering af titelteksterne 31 Oprettelse af et diagram 31 Tilpas arkfanerne 34 Gem dine data 35 Udskriv rapporten 35 Gem og luk rapporten 37 Kapitel 2 Navigation 39 Vinduer i Excel 40 Hvordan flytter man vinduer? 41 Hvordan skifter man mellem vinduer? 42 Hvordan kontrollerer jeg vinduer uden musen? 42 Navigation i regnearket 43 Brug tastaturet 43 Genvejsmenuer 44 Kapitel 3 Filer, projektmapper og regneark 45 Oprettelse af en ny projektmappe 46 Åbn eksisterende projektmapper 47 Gem projektmappen 48 Dokumentegenskaber 49 Luk projektmappen 52 Regneark og projektmapper 52 Tilføjelse af nye regneark 52 Aktivering og markering af regneark 53 Slet regneark 54 Ændring af regnearkets navn 54 Ændring af arkfanefarve 55 Flytning af et regneark 55 Kopiering af et regneark 56 Det nye filformat 56 Hvilke fordele er der ved Office XML-formater? 56 Hvad er de nye filtypenavne? 58 Kan forskellige versioner af Office dele de samme filer? 58 Kapitel 4 Redigering og dataindtastning 61 Datatyper 62 Tekst 62 Værdier 63 Formler 63 Indtastning af værdier 64 Indtastning af tekst 64 Datoer og klokkeslæt 65 Ændring eller sletning af værdier og tekster 65 Slette indholdet i cellen 65 Erstat indholdet i cellen 66 Rediger indholdet i cellen 66 Formatering af værdier 66 Automatisk talformatering 67 Formatering ved hjælp af båndet 67 Andre talformater 67 Grundlæggende celleformatering 69 Skrifttype og tegnformater 69 Justering 69 Rammer 70 6

7 MICROSOFT EXCEL 2010 GRUNDBOG Indtastnings- og opsætningstip 70 Flyt markering efter Enter eller ej 70 Brug piltasterne i stedet for Enter 71 Marker cellerne før indtastning 71 Brug Ctrl+Enter til ens oplysninger 72 Autofuldførelse 72 Flere linjer i en celle 72 Kapitel 5 Formler 73 Introduktion til formler 74 Regnearksoperatorer 75 Operatorprioritet 76 Indtastning af formler 77 Manuel indtastning af formler 77 Indtastning ved udpegning 77 Absolutte og relative cellereferencer 78 Relative referencer 78 Absolutte referencer 79 Blandede referencer 79 Indtastning af ikke-relative referencer 80 Formeltips 81 Indtast aldrig faste værdier 81 Brug formellinjen til beregning 81 Konvertering af formler til værdier 81 Kapitel 6 Praktisk regnearksopbygning 84 Indtastning af fast tekst og faste tal 84 Indsættelse af ekstra kolonner 85 Indtastning af formler 86 Kopiering af celler og blokke 87 Justering af formlerne 88 Optimering af modellen 89 Indsættelse af en ekstra række i regnearket 89 Formler med absolutte cellereferencer 90 Formatering 91 Skab lidt luft 91 Ændring af kolonnebredde 92 Flet og centrer 92 Formater som tabel 93 Tal- og tekstformater 94 Omfarv titlen 95 Gitterlinjer 96 Arkfanen 96 Gem modellen 96 Sidehoved og sidefod 96 Udskriftsområde m.v. 98 Kapitel 7 Introduktion til funktioner 101 Hvad er en funktion? 102 Eksempler på funktioner 102 Mere om funktioner 103 Funktionsargumenter 104 Indtastning af funktioner 105 Manuel indtastning 105 Indsæt en funktion ved hjælp af en dialogboks 105 Anvendte funktioner på dette kursus 109 Ændrede funktioner i Excel Kapitel 8 Introduktion til navngivne celler 111 Fordele ved navne 112 Gyldige navne 112 Manuel oprettelse af navne 113 Dialogboksen Nyt navn 113 Navneboksen 114 Dialogboksen Navnestyring 115 Automatisk oprettelse af navne 115 Sådan anvendes navne 117 Liste over anvendte navne 118 Slet navnene igen 118 Kapitel 9 Diagrammer 121 Et kort overblik 122 Diagramtyper 123 Hvilken diagramtype skal jeg vælge? 123 Oprettelse af diagrammer med et enkelt tastetryk 124 Sådan anvender du gruppen Diagrammer 125 Diagramværktøjer 127 Lidt om forskellige diagramtyper 128 Minidiagrammer 132 Tilpas dine minidiagrammer 134 Slet minidiagrammer 136 Kapitel 10 Introduktion til Excel-tabeller 137 Hvad er en Excel-tabel? 138 Hvad kan man bruge tabeller til? 139 Generelt om tabeller 139 Definition af tabellen 140 Konverter til område 141 Slet tabellen 141 7

8 INDHOLD Indtastning af data i tabellen 141 Indsæt og slet poster i listen 142 Filtrering af tabellen 145 Autofilter 145 Tekst-, tal- og datofiltre 147 Sortering af tabellen 148 Simpel sortering 148 Avanceret sortering 149 Kapitel 11 Spændende funktioner i Excel 151 Autoberegning i statuslinjen 152 Revisionsværktøjer 153 Fejlmeddelelser 155 Datavalidering 156 Fanen Indstillinger 156 Fanen Meddelelse 157 Fanen Fejlmeddelelse 157 What-if-analyse 158 Målsøgning 158 Gem og gendan Excel-filer automatisk 160 Aktiver og tilpas automatisk gendannelse 160 Gendan lukkede filer, du ikke fik gemt 161 Se og gendan tidligere automatisk gemte versioner af din fil 163 Tilpasning af båndet 163 Tilføj en brugerdefineret fane 164 Skjul eller fjern brugerdefineret faner 167 Tillæg A Genvejstaster m.v. 169 Stikord 177 8

9 i Læs dette først

10 INTRODUKTION LÆS DETTE FØRST Læs dette først Kursets indhold Excel 2010 Grundbog er en grundlæggende gennemgang af Microsoft Excel Du vil efter kurset have kendskab til programmets opbygning og vil kunne anvende det til løsning af daglige regnearksopgaver. Efter kurset vil du blandt andet kunne: Forstå opbygningen af Excel. Forstå de grundlæggende begreber i regneark. Oprette, hente, gemme og udskrive regneark. Oprette og anvende formler og funktioner. Oprette og anvende navne. Oprette og anvende diagrammer. Oprette, sortere og søge i lister. Anvende de indbyggede revisionsværktøjer. Anvende datavalidering. Anvende målsøgning. Mål med dette materiale Tænk på dette materiale som en slags kogebog. Hent inspiration i materialet og benyt så programmets online-hjælp til at få emnet yderligere uddybet. Materialet er ment som en støtte i forbindelse med kurset med henblik på at forklare nogle af de anvendte begreber og kommandoer, men materialet kan også anvendes til selvstudium uden instruktørbistand. Materialet er ikke beregnet på at erstatte den dokumentation, der følger med programmet. Forudsætninger Det forudsættes, at kursisten har et grundlæggende kendskab til en pc og er vant til at arbejde med brugergrænsefladen i Windows. 10

11 MICROSOFT EXCEL 2010 GRUNDBOG Læsevejledning I dette materiale er der anvendt forskellige typografiske konventioner for at lette læsningen, hvilket gennemgås i det følgende. Programkommandoer Som de andre Office 2010-programmer har Excel 2010 fået en ny og opdateret brugergrænseflade, som du kan læse meget mere om i kapitel 1, Kom godt i gang. Denne nye brugergrænseflade indeholder kommandoknapper grupperet i grupper fordelt på forskellige kommandofaner i stedet for menuer og menupunkter, som du sikkert er vant til fra andre Windows-programmer og tidligere udgaver af Excel. Båndet i Office 2010 er ændret i forhold til båndet i Office 2007, idet Microsoft har erstattet knappen Microsoft Office og menuen Filer i tidligere versioner af Microsoft Office-programmerne med fanen Filer. Når du klikker på fanen Filer, får du adgang til visningen Microsoft Office Backstage (også blot kaldet Backstage-visning), hvor du kan åbne, gemme, udskrive, dele og administrere filer og angive programindstillinger. NOTE Fanen Filer er i modsætning de øvrige faner farvelagt, så den følger Microsofts farveskema for Office-programmerne. Fanen Filer i Microsoft Office Excel 2010 er fx grøn, hvor den i Microsoft 2010 Word er blå. Hvis jeg skriver Klik på kommandofanen Filer for at åbne Backstage- Visning, og vælg kommandoen Gem, betyder det, at du skal klikke på fanen Filer, der er placeret i venstre side af båndet, og derefter klikke på kommandoen Gem i visningen Microsoft Office Backstage. Hvis jeg skriver Klik på kommandoen Pivottabel i gruppen Tabeller under Indsæt betyder det, at du skal klikke på kommandofanen Indsæt, hvis den ikke allerede er aktiv, og så klikke på kommandoknappen Pivottabel i gruppen Tabeller. Filnavne og indtastning Din indtastning via tastaturet vises i enten halvfed kursiv eller i denne skrift. Filnavne kan være skrevet med en anden skrifttype. Lange indtastninger skrives normalt på separate linier, hvor du for eksempel kan blive bedt om at skrive en tekst som vist her: Salgskoncept og projektplan for år

12 INTRODUKTION LÆS DETTE FØRST Taster Navne på taster på tastaturet vises i halvfed. Når der skal trykkes på to taster samtidig, skrives dette med et plustegn som vist her: Tryk på Ctrl+S for at gemme. Musen Du vil støde på følgende termer i forbindelse med brug af musen: Musemarkøren Den grafiske markør, som bevæger sig rundt på skærmen, når du flytter på musen. Musemarkøren er normalt en pil, men den ændrer form alt, efter hvilken arbejdsopgave du er i gang med. Peg Flyt musen, så musemarkøren placeres oven på et bestemt objekt. Tryk Tryk på den primære (normalt venstre) museknap, og hold den nede. Dette anvendes normalt i forbindelse med at trække. Klik Tryk på den primære museknap en enkelt gang, og slip den straks. Højreklik Tryk på den sekundære (normalt højre) museknap en enkelt gang, og slip den straks. Den sekundære museknap anvendes til at vise forskellige genvejsmenuer. Dobbeltklik Klik to gange umiddelbart efter hinanden på den primære museknap. Træk Tryk på den primære museknap, og hold den nede, mens du flytter musen. Dette anvendes oftest til at vælge et område med eller til at ændre størrelsen af et objekt. Noter og lignende Jeg har nogle steder valgt at anvende forskellige tekster i venstre margen for at henlede opmærksomheden på et bestemt afsnit: NOTE Dette symbol viser, at noget er vigtigt eller værd at notere sig. Det kan være nogle forklaringer, som hjælper dig med at forstå en bestemt opgave, eller noget fundamentalt for at forstå den efterfølgende gennemgang. TIP Dette symbol henviser til et tip. Et tip kan være en mere effektiv måde at gøre tingene på. EKSEMPEL Dette symbol henviser til forskellige filer på harddisken/disketten. 12

13 1 Kom godt i gang

14 KAPITEL 1 KOM GODT I GANG Kom godt i gang Når du begynder at bruge Excel, starter programmet med at vise en projektmappe, masser af underlige knapper og nogle nye kommandofaner. I dette kapitel vil jeg forklare de enkelte dele i programmets brugergrænseflade samt give et lille eksempel på, hvordan du let og hurtigt kan oprette et simpelt regneark. Brugergrænsefladen En af de mest iøjnefaldende ændringer i Excel 2010 og de andre programmer i Office 2010 er båndet, som er en stribe der går på tværs øverst i programmet, og som har erstattet det gamle udseende med menuer og værktøjslinjer. NOTE Båndet blev indført i forbindelse med lanceringen af Office 2007, men båndets udseendende i Office 2010 er dog ændret en smule i forhold til Office Dels er Office-knappen fjernet og erstattet af kommandofanen Filer og visningen Microsoft Office Backstage, og dels er båndet blevet noget mere strømlinet, så der ikke er så meget spildplads (selv om den gamle version efter min mening virkede mere elegant). Introduktion til båndet Båndet er som nævnt helt nyt, og samler alle programmets kommandoer på et logisk sted. Fanen Indsæt indeholder fx forskellige kommandoer til oprettelse af forskellige elementer. Hver fane indeholder kommandoer, der er grupperet i grupper, som fx Tabeller, Illustrationer og Diagrammer. 14

15 MICROSOFT EXCEL 2010 GRUNDBOG Hvorfor har Microsoft så ændret brugergrænsefladen så drastisk? De har foretaget en research af, hvordan folk bruger kommandoerne i Office, og i stedet for at gemme over tusind kommandoer rundt omkring i menuer, undermenuer og underundermenuer, har de så opfundet båndet, som giver en nem og visuel adgang til programmets funktioner. For at gøre det nemmere for dig at bruge båndet, vil jeg kort gøre rede for den grundlæggende struktur. Båndet er inddelt i kommandofaner, eller blot faner, der mere eller mindre minder om de gamle menuer, men som nu blot viser de kommandoer og knapper, der hører til den pågældende fane. Et bånd indeholder typisk flere grupper, der bruges til at gruppere sammenhængende kommandoer, og så de egentlige kommandoer, der kan være knapper, bokse eller rullelister m.v. De mest benyttede kommandoer som fx Sæt ind har de største knapper. Kontekstafhængige kommandoer vises til højre for standardkommandofanerne. Båndet skifter automatisk indhold alt efter, hvad du arbejder med i Excel. Båndet kan også indeholde kontekstafhængige kommandofaner, som vises til højre for standardkommandofanerne, når du arbejder med forskellige elementer i programmet. En lille pil nederst i en gruppe betyder, at du kan udvide gruppen (hvis du holder musemarkøren over den lille pil uden at klikke på museknappen, vil du se en kort forklaring til, hvad den pågældende knap gør). 15

16 KAPITEL 1 KOM GODT I GANG Nogle grupper indeholder nederst i højre hjørne en lille pil, som kaldes knappen Vis dialog (eller Dialogstarter). Ved at klikke på den lille pil kan du udvide gruppen til en dialogboks eller lignende, hvor du kan se flere elementer og indstillinger. Båndets udseende bestemmes af opløsningen og størrelsen på din skærm, så hvis du anvender en lav opløsning som fx 800 x 600 pixels, vil du ofte kun se gruppenavnet og en lille nedadrettet pil under gruppenavnet, og du vil ikke kunne se de enkelte kommandoer i gruppen. Hvis du klikker på den lille pil, vil du få vist en oversigt over kommandoerne i gruppen. Eksempel på forholdsvis lav opløsning. Eksempel på høj opløsning. Skjul og vis båndet Hvis du har brug for mere plads til arbejdsområdet, kan du skjule båndet, så du kun kan se linjen med kommandofanerne. Dobbeltklik på den aktive fane for at lukke båndet (eller klik på knappen Minimer båndet øverst til højre i programvinduet). Knappen Minimer båndet. Dobbeltklik på den aktive fane for at åbne det igen (eller klik på knappen Udvid båndet øverst til højre i programvinduet). 16

17 MICROSOFT EXCEL 2010 GRUNDBOG Hvis du har skjult båndet, vil det blive vist midlertidigt, når du vælger en fane og skjult igen, når du vælger en kommando på en fane. TIP Du kan også skjule og vise båndet ved at trykke Ctrl+F1. Backstage-visning Som tidligere nævnt omfatter Microsoft Office 2010 fanen Filer, der erstatter Office-knappen i Office 2007, og menuen Filer i Office 2003 og tidligere versioner af Office-pakken. Fanen Filer indeholder dels de samme grundlæggende kommandoer som både Office-knappen og menuen Filer gjorde, hvor du kan åbne, gemme og udskrive dokumenter, men også mange andre ting. Dette sker i visningen Microsoft Office Backstage (eller blot Backstage-visning), hvor mange af indstillingerne foregår direkte i menuen (visningen). Kommandoen Udskrivning i Backstage-visning. Fanen Filer giver også adgang til forskellige programindstillinger, idet du i menuen også finder kommandoen Indstillinger (svarer til Funktioner Indstillinger i tidlige versioner af Office og knappen Excel-indstillinger i Office 2007). TIP Hvis du vil forlade Backstage-visningen igen uden at vælge en af de viste kommandoer, kan du gøre det ved enten at trykke på Esc eller klikke på fanen Filer eller en af de øvrige faner. 17

18 KAPITEL 1 KOM GODT I GANG Miniværktøjslinjen Den nye miniværktøjslinje giver dig hurtig adgang til de mest almindelige formateringskommandoer, uden at du behøver at flytte musen helt op i båndet, og vises automatisk, når du markerer tekst til formatering eller højreklikker i en celle. Du bruger miniværktøjslinjen således: 1 Marker teksten, og peg derefter på markeringen ved hjælp af musen, eller højreklik i en celle. 2 Herved vises miniværktøjslinjen i en nedtonet udgave (og cellens genvejsmenu, hvis du har højreklikket). 3 Peg på værktøjslinjen, hvorefter den bliver aktiv, så du kan klikke på de forskellige knapper. Værktøjslinjen Hurtig adgang Oven over båndet finder du værktøjslinjen Hurtig adgang, der indeholder de kommandoer du bruger oftest. Du kan selv bestemme, hvilke kommandoer værktøjslinjen Hurtig adgang skal indeholde, hvilket gøres på følgende måde: 1 Højreklik på den kommando i båndet, som du vil føje til værktøjslinjen Hurtig adgang. 2 Vælg kommandoen Føj til værktøjslinjen Hurtig adgang i genvejsmenuen. Du kan nu se en kopi af kommandoen til højre i værktøjslinjen. Værktøjslinjen Hurtig adgang. 18