Tlf: 33 12 65 45 aalborg@bdo.dk BDO Kommunernes Revision Visionsvej 51 DK-9000 Aalborg REBILD KOMMUNE Beretning nr. 2 (side 11-20) udført til og med 2. maj 2013 BDO Kommunernes Revision,, en danskejet revisions- og rådgivningsvirksomhed, er medlem af BDO International Limited - et UK-baseret selskab med begrænset hæftelse - og en del af det internationale BDO netværk bestående af uafhængige medlemsfirmaer.
Indholdsfortegnelse Side 1 INDLEDNING... 11 2 REVISIONENS BEMÆRKNINGER... 12 2.1 Generelt... 12 2.2 Revisionens bemærkninger til den løbende revision for 2012... 12 2.2.1 Opfølgning på tidligere revisionsbemærkninger... 12 3 REGNSKABSFØRING OG INTERNE KONTROLLER... 13 3.1 Kasse- og regnskabsregulativet... 13 3.2 Bilagsbehandling, funktionsadskillelse og interne kontroller... 13 3.3 Beholdningseftersyn og gennemgang af udvalgte balanceposter... 14 3.4 Decentralt besøg... 14 4 BUDGET- OG BEVILLINGSKONTROL... 15 5 LØN- OG PERSONALEOMRÅDET... 15 5.1 Forretningsgange og sagsrevision... 15 5.2 Vederlag m.v. til politikere... 16 6 REVISION AF DE SOCIALE OMRÅDER MED STATSREFUSION... 16 6.1 Generelt... 16 6.1.1 Formål... 16 6.1.2 Revisionens omfang og udførelse... 16 6.2 Forretningsgange m.v.... 17 6.2.1 Forretningsgange... 17 6.3 Personsager... 18 6.3.1 Integrationsprogram og introduktionsforløb (05.46.60) Kontanthjælp til udlændinge (05.46.61)... 18 6.3.2 Førtidspension tilkendt efter 1. januar 2003 (05.48.70)... 19 6.3.3 Sygedagpenge (05.57.71)... 19 6.3.4 Kontanthjælp (05.57.73) Aktiverede kontanthjælpsmod. (05.57.75) Driftsudgifter kommunal beskæftigelsesindsats (05.68.90) Beskæftigelsesordninger (05.68.98) 19 6.3.5 Dagpenge til forsikrede ledige (05.57.78) Beskæftigelsesindsats for forsikrede ledige (05.68.91)... 20 6.3.6 Revalidering (05.58.80) Løntilskud til fleksjob og ledighedsydelse (05.58.81)... 20
Til Rebild Byråd 1 Indledning I henhold til Lov om Kommunernes Styrelse og revisionsregulativet for afgives hermed beretning om revisionsarbejder vedrørende 2012 udført indtil 2. maj 2013. Revisionen udføres ved stikprøver med det formål at vurdere og efterprøve, om interne forretningsgange og kontrolsystemer fungerer hensigtsmæssigt og betryggende. Endvidere vurderes og efterprøves det, om kommunens dispositioner vedrørende regnskabsmæssige forhold m.v. er i overensstemmelse med byrådets bevillinger og øvrige beslutninger, love og andre forskrifter samt indgåede aftaler og sædvanlig praksis. I forbindelse med revisionen skal det vurderes, om udførelsen af byrådets og udvalgenes beslutninger, og den øvrige forvaltning af kommunens anliggender, er varetaget på en økonomisk hensigtsmæssig måde. Om revisionens tilrettelæggelse og udførelse samt ledelsens og revisors opgaver og ansvar henvises i øvrigt til vores beretning om tiltrædelse pr. 1. januar 2012 (beretning nr. 1). Revisionen i den anførte periode har omfattet de områder, der er omtalt i denne beretning. Vi gør opmærksom på, at revisionen for regnskabsåret 2012 først er afsluttet, når vi har revideret årsregnskabet og har afgivet revisionsberetning herom. 11
2 Revisionens bemærkninger 2.1 Generelt Revisionsbemærkninger, der skal behandles af byrådet og fremsendes til tilsynsmyndigheden, er anført under afsnit 2.2. Vi har pligt til løbende at vurdere, om der skal skrives en revisionsbemærkning, hvis regnskabets poster ikke er i overensstemmelse med byrådets beslutninger der er handlet i strid med gældende love og bestemmelser lovligheden af en post eller disposition anses for tvivlsom der ved gennemgang af de etablerede forretningsgange konstateres væsentlige mangler i kontrolmæssig henseende, idet revisionen samtidig kan fremsætte forslag til udbedring af konstaterede mangler foreskrevne forretningsgange i øvrigt ikke er fulgt 2.2 Revisionens bemærkninger til den løbende revision for 2012 Den udførte revision har ikke givet anledning til bemærkninger. 2.2.1 Opfølgning på tidligere revisionsbemærkninger Ved revisionen har vi foretaget opfølgning på tidligere revisionsbemærkninger vedrørende: Sagsadministration - kontanthjælp (Rettidighed i forhold til samtaler i det individuelle kontaktforløb samt vurdering af behov for læseskrivetest) Sagsadministration - forsikrede ledige (Rettidighed i forhold til afgivelse af tilbud) Sagsadministration - job med løntilskud til førtidspensionsister (skånejob) (Manglende udarbejdelse af merbeskæftigelsesblanket forud for etablering af løntilskuddet) Sagsadministration ledighedsydelse til fleksjobvisiterede efter aktivlovens 7 (Manglende rettidig opfølgning i det individuelle kontaktforløb) Sagsbehendling og intern kontrol i familieafdelingen (Manglende udførelse af fagligt ledelsestilsyn og kontrol med udbetalinger genereret fra KMD-aktiv) I forbindelse hermed er gennemlæst byrådets besvarelser overfor tilsynsmyndigheden og fulgt op på de tiltag, som er foretaget i forhold til disse. Vi har endvidere i vores løbende sagsrevision 2012 haft fokus på de forhold som bemærkningerne vedrører og dermed efterprøvet om der er sket forbedringer. erne herom er medtaget under afsnit 6. 12
På grundlag af byrådets besvarelse og vores opfølgning anser vi bemærkningerne som afsluttet. 3 Regnskabsføring og interne kontroller 3.1 Kasse- og regnskabsregulativet Vi har gennemgået kommunens kasse- og regnskabsregulativ og herunder vurderet om regulativet fortsat beskriver rammen og reglerne for, hvordan kommunens økonomistyring, kasse- og regnskabsvæsen m.v. udøves i praksis. Regulativet er under ajourføring, og det er således ikke alle underliggende bilag og beskrivelser der er ajourførte. Det er vores opfattelse, at hoveddokumentet og de ajourførte bilag til kasse- og regnskabsregulativet i fornødent omfang beskriver rammen og reglerne for kommunens kasse- og regnskabsvæsen, herunder niveauet for de interne kontroller og ledelsestilsynet. Det er besluttet at de resterende bilag som pt. ikke er politisk godkendte forelægges samlet til godkendelse i juni måned 2013. Vi vil ved den løbende revision 2013 efterprøve at disse ajourførte beskrevne arbejdsgange og rutiner efterleves. 3.2 Bilagsbehandling, funktionsadskillelse og interne kontroller Vi har valgt at sætte fokus på, om bilagsbehandlingen i kommunen overholder de regler, som er vedtaget i Kasse- og regnskabsregulativet. Regulativet indeholder følgende grundlæggende regler for den elektroniske bilagsbehandling i kommunen: De elektronisk modtagne fakturaer kræver alene elektronisk attestation før bogføring og betaling. Dette gælder dog ikke manuelt oprettede udbetalinger, som også kræver godkendelse af den budgetansvarlige (elektronisk anvisning). Vi har undersøgt, om bilagsbehandlingen følger disse regler og i det hele taget er tilrettelagt hensigtsmæssigt og betryggende. Det er vores opfattelse, at kommunens bilagsbehandling er velfungerende og dermed er tilrettelagt på en hensigtsmæssig og betryggende måde. Der er endvidere primo 2013 godkendt bilag vedrørende økonomisk ledelsestilsyn og intern revision. Vi vil i 2013 følge op på at disse efterleves. 13
3.3 Beholdningseftersyn og gennemgang af udvalgte balanceposter Vi har foretaget et uanmeldt beholdningseftersyn pr. 31. august 2012, som har omfattet kontrol af tilstedeværelsen af kommunens likvide aktiver, midlertidige anbringelser, fejlkonti og ventende remittering. Vi har undersøgt, de generelle forretningsgange for afstemning af balancekonti. Vi har ved revisionsbesøget fokuseret på at undersøge, om de enkelte afdelinger overholder reglerne i kasse- og regnskabsregulativet om afstemning af balancekonti. Afstemningsprocedurerne skal sikre, at balancens poster løbende bliver afstemt og udlignet, så der ikke opstår uafklarede mellemværender og differencer med borgere, virksomheder og myndigheder. Det er vores opfattelse, at kommunens kassevirksomhed fungerer betryggende og følger de regler, som byrådet har vedtaget. Vi har noteret at der endnu ikke foreligger godkendt ajourført bilag med retningslinjer for afstemning og minimumskrav til afstemningsfrekvenser for balancekonti. Dette bilag fremlægges til politisk godkendelse i juni 2013. 3.4 Decentralt besøg Der er den 17. december 2012 foretaget uanmeldt eftersyn ved Bavnebakkeskolen i Støvring. Besøget har omfattet stikprøvevise kontroller af institutionens forretningsgange og håndtering af udvalgte områder, ligesom vi har vurderet implementeringen af kommunens kasse- og regnskabsregulativ. Ved besøget har vi blandt andet undersøgt følgende områder: Forretningsgange for indtægter Bilagsbehandling og decentral bogføring Moms- og afgiftsforhold Procedure for budgetopfølgning Decentral indberetning af løn Det foretagne eftersyn har givet anledning til kommentarer/anbefalinger om, at der beskrives forretningsgang og iværksættes ledelsesmæssigt tilsyn/kontrol med de indtægter der vedrører salg fra boden. 14
4 Budget- og bevillingskontrol Vi har vurderet budgetopfølgningen ved udgangen af september måned 2012, herunder gennemgået regnskabsrapporten ultimo september 2012. Undersøgelsen har haft til formål at afdække, om budget- og bevillingskontrollen følger de regler, som byrådet har vedtaget, og de generelle bestemmelser i Styrelsesloven. Det er vores opfattelse, at budgetopfølgningen er foretaget i overensstemmelse med de regler, som byrådet har vedtaget samt de generelle bestemmelser i Styrelsesloven. 5 Løn- og personaleområdet 5.1 Forretningsgange og sagsrevision Vi har foretaget stikprøvevis lønrevision for perioden 1. januar 2012 til 31. juli 2012. Lønrevisionen har til formål at sikre, at procedurerne omkring indberetning og udbetaling af løn fungerer betryggende. Vores lønrevision tager afsæt i en vurdering af de arbejdsgange og interne kontroller, som har væsentlig betydning for løndannelsen både centralt og decentralt. På baggrund af denne vurdering har vi udvalgt 15 lønsager til test af forretningsgangene. Stikprøverne er udvalgt således det dækker bredt i forhold til overenskomstområderne og således samtlige lønformer er omfattet. I lønsagerne har vi bl.a. påset, at der foreligger underskrevet ansættelsesbrev, at lønindplaceringen, jf. ansættelsesbrevet, er i overensstemmelse med gældende overenskomst, at der er overensstemmelse mellem ansættelsesbrevet og den udbetalte løn, at der for udbetaling af særydelser foreligger dokumentation for den udbetalte ydelse, at den udbetalte særydelse er udbetalt med korrekt beløbssats. Det er vores opfattelse, at kommunens etablerede forretningsgange vedrørende lønadministrationen er betryggende og fungerer hensigtsmæssig. Vi har ikke fundet fejl eller mangler i de gennemgåede stikprøver. 15
5.2 Vederlag m.v. til politikere Vi har foretaget stikprøvevis gennemgang af udbetalte vederlag, diæter og godtgørelser til borgmester, udvalgsformænd og byrådsmedlemmer. Gennemgangen af udbetalt vederlag m.v. har vist, at udbetalingerne er foretaget i henhold til gældende regler og kommunens bestemmelser i øvrigt. 6 Revision af de sociale områder med statsrefusion 6.1 Generelt De efterfølgende afsnit vil indeholde en beskrivelse af formål, omfang samt revisionens udførelse, som er dækkende for samtlige reviderede personsagsområder. Personsagsområderne er opdelt i overensstemmelse med den autoriserede kontoplan på hovedfunktionsniveau. 6.1.1 Formål Formålet med revisionen er at efterprøve, om kommunens administrative og regnskabsmæssige praksis, herunder forretningsgange, interne kontrolprocedurer samt procedurer for sagsbehandling på de sociale områder, er hensigtsmæssige og fungerer på betryggende vis. Revisionen udføres i overensstemmelse med god offentlig revisionsskik og bekendtgørelse nr. 1405 af 28. december 2011 om statsrefusion og tilskud samt regnskabsaflæggelse og revision på Socialministeriets, Beskæftigelsesministeriets og Ministeriet for Flygtninge, Indvandrere og Integrations ressortområder (revisionsbekendtgørelsen), bekendtgørelse nr. 1305 af 15. december 2011 om kommunale revisorers revision af børnefamilieydelser 6.1.2 Revisionens omfang og udførelse Revisionen gennemføres ved en kombination af system- og substansrevision baseret på revisors faglige vurdering af kommunens systemer, forretningsgange, kontrolmiljø m.v. Antallet af gennemgåede sager skal ses i sammenhæng med de anvendte revisionsmetoder, test af kontroller og substansrevision. Udvælgelsen af personsager planlægges og gennemføres ud fra revisors faglige vurdering af væsentlighed og risiko, og der er lagt særligt vægt på følgende kriterier: nyetablerede sager sager af væsentlig økonomisk karakter sager af væsentlig sagsbehandlingsmæssig, principiel og lokal karakter 16
sager efter revisors vurdering Revisionen omfatter ikke en socialfaglig vurdering, men alene en vurdering af det retlige grundlag i sagerne. Vi har foretaget kontrol af, at bogførte udbetalinger m.v. er sket med hjemmel i meddelte bevillinger samt gældende love og bestemmelser. Det er endvidere efterprøvet, om der ved sagsbehandlingen er taget hensyn til principielle afgørelser, der er truffet af decisionsmyndigheder og ankeinstanser inden for de forskellige områder. Vi har endvidere efterprøvet, om kommunen ved sagsoprettelse og ved lovpligtige sagsopfølgninger har udnyttet muligheden for at foretage kontrol af oplysninger om økonomiske forhold, herunder i fornødent omfang har sammenholdt oplysninger fra forskellige registre med det formål at sikre, at der ikke udbetales uforenelige ydelser. 6.1.3 Genopretningsplanen for Center Familie og Handicap Vi er bekendt med at kommunen har igangsat en genopretningplan for Center Familie og Handicap, som blandt andet indeholder en gennemgang af enkeltsager og genopretning heraf. I planen er indeholdt implementering af nyt administrationsgrundlag med tilhørende løbende ledelsestilsyn og kvalitetssikring. Hele planen forventes gennemført ved udgangen af 2013. Byrådet orienteres hver anden måned om planens forløb og rapportering til byrådet den 25. april 2013 indikerer at tidsplanen holder. Vi vil følge processen og implementeringen af det nye administrationsgrundlag, herunder at den nye model for ledelsestilsyn og kvalitetssikring efterleves. 6.2 Forretningsgange m.v. 6.2.1 Forretningsgange I henhold til regnskabs- og revisionsbekendtgørelsen på områder med statsrefusion og tilskud skal kommunen have tilrettelagt interne kontroller til sikring af kvaliteten i sagsbehandlingen. Vi har efterprøvet, om kommunens administrative og regnskabsmæssige praksis (herunder forretningsgange, interne kontrolprocedurer, procedurer for sagsbehandling samt kvalitetskontrol) inden for på følgende personsagsområder er hensigtsmæssig og fungerer på betryggende vis: Tilbud til udlændinge Førtidspensioner og personlige tillæg (herunder folkepensioner og delpension) Kontante ydelser (herunder børnetilskud- og bidrag samt børnefamilieydelser) Revalidering (herunder ledighedsydelse og fleksjob) Arbejdsmarkedsforanstaltninger Vi har foretaget test af kontroller af 43 personsager for at efterprøve kommunens forretningsgange, kvalitetskontrol og andre interne kontroller. 17
Det er vores vurdering, at der generelt er etableret hensigtsmæssige og betryggende forretningsgange m.v. på personsagsområderne, samt at der administreres i overensstemmelse med disse. 6.3 Personsager På baggrund af en vurdering af væsentlighed og risiko er der foretaget gennemgang af personsager. Personsagsgennemgangen er foretaget som kombination af test af kontroller samt juridisk kritisk revision inden for følgende funktioner: 05.46.60 Integrationsprogram og introduktionsforløb mv. 05.46.61 Kontanthjælp til udlændinge omfattet af integrationsprogram 05.48.70 Førtidspension med 35 pct. Refusion tilkendt efter regler efter 1/1 2003. 05.57.71 Sygedagpenge 05.57.73 Kontanthjælp 05.57.75 Aktiverede kontanthjælpsmodtagere 05.57.78 Dagpenge til forsikrede ledige 05.58.80 Revalidering 05.58.81 Løntilskud m.v. til personer i fleksjob m.v. (herunder ledighedsydelse) 05.68.90 Driftsudgifter til den kommunale beskæftigelsesindsats 05.68.91 Beskæftigelsesindsats for forsikrede ledige 05.68.98 Beskæftigelsesordninger Vi har i de følgende afsnit redegjort for resultatet af personsagsgennemgangen og anført antallet af sager, som vi har gennemgået på de enkelte personsagsområder. Der er redegjort for, om der er konstateret væsentlige fejl og mangler på området, og hvorvidt disse har haft udbetalings- og/eller refusionsmæssig betydning. Såfremt der er tale om generelle fejl og mangler, vil dette være anført. Sammenfattende konklusion på personsagsgennemgang På baggrund af den udførte revision er det vores opfattelse, at personsagerne generelt administreres i overensstemmelse med gældende regler. 6.3.1 Integrationsprogram og introduktionsforløb (05.46.60) Kontanthjælp til udlændinge (05.46.61) Vi har foretaget gennemgang af 9 personsager. Der er ved gennemgangen ikke konstateret væsentlige fejl i de udvalgte sager. 18
På baggrund af den udførte revision er det vores opfattelse, at områderne generelt administreres i overensstemmelse med gældende regler. 6.3.2 Førtidspension tilkendt efter 1. januar 2003 (05.48.70) Vi har foretaget gennemgang af 4 personsager. Der er ved gennemgangen ikke konstateret væsentlige fejl og mangler i de udvalgte sager. På baggrund af den udførte revision er det vores opfattelse, at områderne generelt administreres i overensstemmelse med gældende regler. 6.3.3 Sygedagpenge (05.57.71) Vi har foretaget gennemgang af 5 personsager. Der er ved gennemgangen konstateret 2 fejl i de udvalgte sager uden umiddelbar udbetalingsog/eller refusionsmæssig betydning, der kan henføres til: I 2 sager er der ikke foretaget rettidig opfølgning. På baggrund af den udførte revision og på trods af, at der er konstateret enkelte fejl og mangler, er det vores opfattelse, at områderne generelt administreres i overensstemmelse med gældende regler. 6.3.4 Kontanthjælp (05.57.73) Aktiverede kontanthjælpsmod. (05.57.75) Driftsudgifter kommunal beskæftigelsesindsats (05.68.90) Beskæftigelsesordninger (05.68.98) Vi har foretaget gennemgang af 10 personsager. Der er ved gennemgangen konstateret 4 fejl i de udvalgte sager uden umiddelbar udbetalingsog/eller refusionsmæssig betydning, der kan henføres til: 4 sager hvor der ikke er afholdt rettidig opfølgning på det individuelle kontaktforløb. På baggrund af den udførte revision og på trods af, at der er konstateret enkelte fejl og mangler, er det vores opfattelse, at områderne generelt administreres i overensstemmelse med gældende regler. 19
6.3.5 Dagpenge til forsikrede ledige (05.57.78) Beskæftigelsesindsats for forsikrede ledige (05.68.91) Vi har foretaget gennemgang af 5 personsager. Der er ved gennemgangen konstateret 3 fejl i de udvalgte sager uden umiddelbar udbetalingsog/eller refusionsmæssig betydning, der kan henføres til: 3 sager hvor der ikke er afholdt rettidig opfølgning på det individuelle kontaktforløb På baggrund af den udførte revision og på trods af, at der er konstateret enkelte fejl og mangler, er det vores opfattelse, at områderne generelt administreres i overensstemmelse med gældende regler. 6.3.6 Revalidering (05.58.80) Løntilskud til fleksjob og ledighedsydelse (05.58.81) Vi har foretaget gennemgang af 13 personsager. Der er ved gennemgangen konstateret 1 fejl i de udvalgte sager uden umiddelbar udbetalingsog/eller refusionsmæssig betydning, der kan henføres til: 1 sag vedrørende revalidering, hvor der ikke er foretaget opfølgning med korrekte intervaller På baggrund af den udførte revision og på trods af, at der er konstateret enkelte fejl og mangler, er det vores opfattelse, at områderne generelt administreres i overensstemmelse med gældende regler. Aalborg, den 24. maj 2013 BDO Kommunernes Revision Jan Hansen Registreret revisor 20