Koncessionsaftale på levering af byudstyr Info Version 3 Url http://com.mercell.com/permalink/37333202.aspx Tender type Tender Payment condition Given in inquiry document Publish date 2/13/2013 9:38 AM Bid due date 3/5/2013 12:00 PM Document due date 3/5/2013 11:30 AM Change date 2/13/2013 9:38 AM Opening date 3/5/2013 12:00 PM Delivery condition Not applicable Delivery addresses Denmark Buyer Company Herning Kommune Version changes Herning Kommune har ændret i bilag 5 - Mængde, hvor vi har fjernet pendlercykler og system. Dette var en fejl at de var med i det udsendte version. Tilgengæld har vi skrevet byinformationsanlæg på. Vi vægter ikke denne, men vil gerne vide hvor mange der tilhøre tilbudet. Description Udbuddet vedrører levering af reklamefinansieret læskærme, byinformationsanlæg, toiletter, affaldskurv og evt. pendlercykler til følgende kommune: Herning Kommune Torvet 1 7400 Herning Herning Kommune er med et befolkningstal på ca. 86.339 borgere landets 12. største kommune. Arealmæssig er Herning Kommune landets 3. største. Herning Kommune er kendetegnet ved kreativitet, innovation, individualitet og mangfoldighed. Vi tør tænke nyt og handle på nye måder. Vi har visioner og værdier, som vi lever og handler efter. Og vi har en strategi for, hvordan vi når vores mål. Herning Kommune har siden 2001 været med i det grønne kommunesamarbejde, Green Cities, sammen med Kolding, Ballerup, Allerød, Albertslund og Københavns kommuner. De fem kommuner i Green Cities samarbejdet har en række fælles grønne visioner og mål, og et fælles fundament, som vi alle har forpligtiget os til at arbejde med. Blandt andet skal CO2 udslippet reduceres inden udgangen af 2015 med 25 % målt i forhold til 2006. Hele GreenCities samarbejdsaftale, samt andre informationer om Herning Kommune kan læses på www.herning.dk. Både udbudsmateriale og koncessionskontraktdelen er genstand for hele udbuddet, det er derfor vigtigt at gennemlæse begge dele grundigt inden afgivelse af tilbud. Page 1 of 8
CPV codes Code Description 34928440 Bus-stop posts. 45213315 Bus-stop shelter construction work. Announcements Date Name Description 2/15/2013 12:46 PM Rettelse til 3.13.1 Reklameret - 15/2-2013 Vi vælger at rette og ændre punkt 3.13.1 Reklameret afsnit 3 og kun dette afsnit, så teksten lyder i stedet for skrevet i udbudsmaterialet: Reklameeneretten er dog ikke til hinder for, at Herning Kommune på kommunens tilhørende arealer i øvrigt tillader opsætning af konkurrerende reklamesystemer, hvis reklamefladers formater væsentligt afviger fra selskabets reklamering, således at forveksling ikke kan forekomme. Ved opsætning af konkurrerende reklamesystemer skal der holdes en rimelig afstand efter Herning Kommunes skøn til byudstyret. Koncessionshaver vil blive inddraget i beslutningen om en givende opgave er en væsentlig afvigelse i forhold til gældende kontrakt. Dette er alene kommerciel reklame, og ikke politisk ellen anden kommunal reklame, eksempelvis - men ikke begrænset til - valgplakater, som forbuddet efter nærværende bestemmelser gælder for. 2/14/2013 2:28 PM Spørgsmål/svar - 14/2-2013 Vedr. spørgsmål og svar 6: Der ønskes ikke stoppesteds stander med lys. 2/14/2013 2:22 PM Affaldskurve - 14/2-2013 Til spørgemøde blevet der stillet spørgsmål til mindste krav på affaldskurvene. Vi har kigget på teksten og har valgt at ændre den til følgende: 3.5 Buslæskærme (s. 13-6. afsnit) Der skal opstilles affaldskurve med integreret askebæger og stoppesteds standere ved alle læskærme. Affaldskurve og askebæger skal være brugervenlige og nemme at tømme og rengøre. Vandrette flader i forbindelse med indkasthullerne skal minimeres, da disse ofte bliver meget beskidte. Affaldskurve skal være udformet sådan at måger og andre fugle ikke kan plukke affald op af beholderen. SAMT: 3.9 Affaldskurve (s. 15) Koncessionshaveren leverer og opstiller affaldskurve med intergreret askebæger ved hver buslæskærm, samt ved enkeltstående stoppesteds stander, se punkt 3.4. Affaldskurvene skal være runde, placeret på eget fundament, og leveres i samme farve, se punkt 3.3.1.5. Affaldskurve skal kun placeres ved buslæskærme, samt ved enkelt stående stoppesteds stander, og ikke selvstændig i den indre bydel. Page 2 of 8
2/13/2013 12:18 PM Rettelser til 2 + 4-13/2-2013 Vi har rettelser til 2 og 4. Det vil blive skrevet ind i den gældende kontrakt, som skal underskrives af vindende Leverandør og Herning Kommune. 2: (1. afsnit side 25) Efter 15 år, jf. 4, ophører Koncessionsaftalen uden varsel. Koncessionshaveren skal dog senest 7 måneder før ophør af Koncessionsaftalen, advisere Herning Kommune om ophøret således, at en eventuel overdragelse eller nedtagning af byudstyret kan aftales. (3. afsnit side 25) Denne koncessionskontrakt kan i det 7. år, fra 01.06.2019-31.05.2020, frikøbes af Herning Kommune med 2 års forudgående skriftlig varsel... 2/13/2013 9:39 AM Versionsændring på bilag 5-13/2-2013 4 Kontrakten er gældende fra den 01.06.2013, og løber i 15 år fra det tidspunkt, hvor 50 % af al byudstyr er opstillet. Med 50 % menes, 50 % af hvert enkelt byudstyrstype. Seneste udløbsdato er dog den 01.12.2028. Kontrakten er uopsigelig for begge parter i kontraktperioden, dog kan Herning Kommune opsige kontrakten jf. 2, samt i henhold til 23 vedr. misligholdelse. Herning Kommune har ændret i bilag 5 - Mængde, hvor vi har fjernet pendlercykler og system. Dette var en fejl, at de var med i det udsendte version. Tilgengæld har vi skrevet byinformationsanlæg på. Vi vægter ikke denne, men vil gerne vide, hvor mange der tilhøre tilbudet. Page 3 of 8
2/13/2013 9:25 AM Referat fra spørgemøde 6. feb. 2013 Referat fra spørgemøde den 6. feb. 2013.02.08 Deltager fra Herning Kommune: Edith Blynning, Børge Jensen, Niels Hermansen og Susanne Hansen. Svar på spørgsmål er med kursiv. Susanne orienterede kort om, at tilbudsgiver skal huske at aflevere alle de adspurgte dokumenter, ellers vil tilbudsgiver blive erklæret ukonditionsmæssig. Skulle der være problemer med Mercell, f.eks. oploading af dokumenter, så kontakt Mercell, de er gode og søde til at hjælpe. Herefter var der åben for spørgsmål. Affaldskurve: Det er et meget konkret produkt I efterspørger, vil I ændre på kravene, så andre modeller vil kunne benyttes? Vi kigger på det, og vender tilbage. Stoppestedstander: Forstiller I jer, at de steder hvor de er integreret med læskærm at lys også integreres med buslæskærme? Ja. Informationsstander: Er det korrekt, at der ikke er nogen i grundpakken? Ja, vi har ikke nogen minimumskrav til antal af disse. El: Sendes der regning til os som leverandør på aftalen? Nej, el til læskærme kører over belysning og sendes til Herning Kommune, som sender den videre til byudstyrs leverandøren med et administrationsgebyr på 10 %, og der er lavet nogle beregninger over, hvor meget en læskærm koster/tager i strøm. Cykler: Vil disse blive vægtet? Nej, det vil de ikke. Vi har bedt om priser på pendlercykler, forbi hvis vi får noget revenue share ud af kontrakten, vil vi muligvis benytte dette til at senere hen at købe det ind i kontrakten på de vilkår der står i materialet. Politiske valgplakater: Vil I ændre dette, så I tillader dette? Nej 26: I skriver Ovenstående bestemmelse gælder ikke såfremt lovgivning, eller 3. part forlanger og får medhold i begæring om aktindsigt i hele/dele af koncessionsaftalen, hvad menes der her med 3. part? Page 4 of 8
Hvis 3. part forlanger aktindsigt og får medhold hos myndighed er Herning Kommune forpligtet til at følge denne. 9: Den er vi lidt i tvivl med, hvad menes der? Den slettes i kontrakten. 25: Hvad menes der her, er dette under hele kontraktperioden? Nej, her menes, hvis der kommer en klagesag i starten, som ender med at den nye kontrakt annulleres, så er Herning Kommune ikke berettiget til at betale godtgørelse, erstatning eller kompensation. Vi ændre det til, at vi kan optage forhandling om en kompensation. 3.13.1 Reklameret: I tredje afsnit skriver I Herning Kommune forpligter sig til ikke at tillade andre reklamesystemer, hvor ved forstås reklamefelter, der videresælges enkeltvis eller i serier, inden for en rimelig afstand efter Herning Kommunes skøn fra det inventar, der er opsat af Koncessionshaveren, i det omfang Herning Kommune har mulighed for at bestemme dette. Det er alene kommerciel reklame, og ikke politisk eller anden kommunale reklame, eksempelvis men ikke begrænset til - valgplakater, som forbuddet efter nærværende bestemmelse gælder for. Dog med den mulige undtagelse, at Herning Kommune opstiller nye tiltag, eksempelvis informationsskærme, som kan være reklamefinansieret. Hvor meget nyt kan vi forvente? Reklamer i de formater som er beskrevet i dette udbud (læskærme og informationsanlæg) har Koncessionshaver rettighederne til. Stiller Herning Kommune nye tiltag op, bliver det i andre formater. Side 13 9. afsnit: Der står længde og højde? Det skal være længde og bredde. 2 + 4: Der er nogle uoverensstemmelser. Vi kommer med en ny tekst, og ligger den på Mercell og retter kontrakten. Page 5 of 8
2/4/2013 3:28 PM Spørgsmål/svar 4/2-13 Spørgsmål 3: Grundpakke pkt. 3.1.: Byinformationsanlæg - som omtalt i pkt. 3.6. i indgår ikke i anførte grundpakke, er det korrekt? Svar 3: Ja Spørgsmål 4: Kravspecifikation pkt. 3.1.: Koncessionshaveren gives retten til at opstille buslæskærme, affaldskurve, byinformationsanlæg, toiletter og pendlercykler, med ret til salg af reklameplads på dele af disse typer byudstyr. Venligst definer / uddyb dele og venligst bekræft at der med ret - også jf. pkt. 3.13.1. Svar 4: Dele: f.eks. en endegavl i en læskærm, på en del af det opstillede materiale. Spørgsmål 5: Buslæskærme pkt. 3.5.: I bybusområdet skal alle buslæskærme være af samme design familie. Venligst definer bybusområdet og, betyder anførte, at der udenfor dette område kan være buslæskærme af en anden design familie? Svar 5: Bybusområdet består af: Herning midtby og byerne Lind, Snejbjerg, Tjørring, Gullestrup, Hammerum, Gjellerup samt området mellem disse byer og Herning Midtby. Herudenfor kan der være læskærme af anden design familie. Spørgsmål 6: Stoppestedstander pkt. 3.7.: Koncessionshaver leverer og opstiller oplyste stoppestedstandere. Venligst oplys om der ønskes oplyste stoppestedsstandere eller om der kan leveres stoppestedsstandere uden integreret lys. Svar 6: Der kan leveres stoppestedsstandere uden integreret lys. Spørgsmål 7: Kan affaldskurve i andet materiale og i andre dimensioner end anførte, godkendes? Svar 7: Nej Spørgsmål 8: Installation og tilslutning pkt. 3.11: Herning Kommune forestår retablering af fortove m.m. i det omfang, det Page 6 of 8
ikke er omfattet af den retablering, som Koncessionshaver skal udfører. Venligst uddyb, f.eks. ved eksempel på hvad der kan være udover det omfang som Koncessionshaver skal udfører. Svar 8: Koncessionshaver skal kun retablere de områder af fortovet, der direkte berøres af opsætning mv. af byudstyret. De omkringliggende områder skal kommunen sikre retablering af. Spørgsmål 9: Rengøring og vedligeholdelse af byusatyr pkt. 3.12.1: Koncessionshaver står for rengøring i og omkring byudstyret. Papir, affald og cigaretskodder skal fjernes fra byudstyret i en radius af 5 meter. Venligst definer byudstyret - omfattes, udover buslæskærme med affaldskurve og evt. pendlersystem jf. pkt. 3.15.5 - såvel stoppestedstander, byinformationstavler og toilet? Svar 9: Ved byudstyret menes buslæskærm med affaldskurv samt enkeltstående stoppestedsstander Spørgsmål 10: Venligst definer hvordan / hvorfra radius på 5 meter beregnes Svar 10: Det skal forstås således: Rengøring af fortov til kantsten + bagkant/hæk - 5 m fra kant af det opstillede byudstyr (læskærme og stoppestedsstandere) - affald der kan nås fra bagkant af fortov skal opsamles (inde i hæk el. lignende) Page 7 of 8
2/1/2013 10:00 AM Spørgsmål/svar 1/2-13 Spørgsmål 1: I udbudsmaterialet side 4 punkt 1.3 står angivet at Herning kommune har 48 stk. informationsanlæg til rådighed via reklamefinansiering. Er det muligt at få fremsendt en placeringsliste, der angiver opstillingsstederne. Svar 1: Det er det, se vedhæftet liste Spørgsmål 2: Er det korrekt forstået at stoppestedstanderne alene ønskes som selvstændige fritstående standere og dermed ikke en stander, der er en integreret del af de nye buslæskærme Svar 2: Ja og nej. De steder, hvor der sættes læskærm op skal det være en integreret del af læskærmen, men de steder der ikke sættes læskærm op, skal de fritstående stander stå. Page 8 of 8