KORT VEJLEDNING I RAPPORTSKRIVNING Syddansk Universitet, Det Tekniske Fakultet, Institut for Kemi-, Bio- og Miljøteknologi Revideret januar 2007 CLP
DISPOSITION Følgende disposition anbefales: (TITELBLAD) SYNOPSIS (eller sammenfatning, abstract) FORORD INDHOLDSFORTEGNELSE INTRODUKTION (eller indledning), herunder teoriafsnit HOVEDAFSNIT indeholdende EKSPERIMENTELT ARBEJDE, RESULTATBE- HANDLING OG DISKUSSION (ANALYSE OG DISKUSSION hvis projektet ikke indeholder egentligt eksperimentelt arbejde) KONKLUSION SYMBOLLISTE (kan også anbringes mellem indholdsfortegnelse og introduktion) LITTERATURLISTE APPENDIX, BILAG TITELBLAD Titelbladene til K-PRO/TEMA K skal udformes som vist på side 2. Titelbladets funktion er at samle alle oplysninger til identifikation af rapporten. Titlen bør kort og præcist omtale det projekt der er udført. I titlen skal såvel emneområde som metodikker specificeres. Titlens sprog er substantivsprog - verber optræder sjældent. Rapporter til alle projektarbejderne skal være udfærdigede med undertitel på engelsk (en passende oversættelse af den danske titel). Hvis rapporten er skrevet på engelsk, skal den forsynes med en dansk undertitel. Det anbefales også at skrive en titel på tysk. 1
Projektnr. (Gruppenr.) Studienr. - Navne Titel på dansk (max. 80 karakterer) (evt. dansk undertitel) Undertitel på engelsk Evt. undertitel på tysk Evt. illustration Syddansk Universitet, Det Tekniske Fakultet, Institut for Kemi-, Bio- og Miljøteknologi K-PRO/TEMA K forår/efterår årstal 2
SYNOPSIS Synopsis af projekterne K-PRO6/7 skrives både på dansk og på engelsk. Kravene til en god synopsis er følgende: Et koncentreret og dækkende referat af rapporten, så kort og præcist som muligt. Læseren bør ud fra læsning af synopsis kunne afgøre om rapporten har interesse. Den skal altid referere problemet, løsningsmetoden og resultaterne og evt. en vurdering af løsningen. Den skal kunne læses isoleret, uden henvisninger til den øvrige rapport. Synopsis må intet indeholde som ikke står andre steder i rapporten. FORORD I forordet medtages oplysninger og kommentarer som ikke hører hjemme i selve rapporten, fx: hensigten med rapporten, hvem den er skrevet til, læservejledning, omtale og tak til personer og virksomheder som har været behjælpelige, og hvorledes de har hjulpet. Rapportens forfattere daterer og underskriver rapporten her. 3
INDHOLDSFORTEGNELSE Indholdsfortegnelsen viser også rapportens disposition. Teksten i indholdsfortegnelsen skal være identisk med rapportens overskrifter i de respektive afsnit. Brug ikke mere detaljeret inddeling end kapitel, afsnit og underafsnit (fx 4.2.1 som står for kapitel 4, afsnit 2, underafsnit 1). Indholdsfortegnelsen omfatter også appendix og bilag, men ikke synopsis, forord og indholdsfortegnelsen selv. Begynd med side 1 på første højreside efter indholdsfortegnelsen. INTRODUKTION Introduktionen er en væsentlig del af rapporten og ofte ret omfattende. Den kan godt fylde 20-30 sider med teoriafsnit og oversigt over emnet. Introduktionen er det fundament ens eget arbejde i hovedafsnittet hviler på. Begynd introduktionen med en præsentation af problemformuleringen. Beskriv derpå hvorfor netop dette projekt er valgt, og hvad man ønsker at opnå med projektarbejdet, dvs. begrundelse for og hensigt med arbejdet. Da projektarbejdet er begrænset i tid og ressourcer, skal man nøje specificere hvad der ikke medtages i undersøgelsen: Projektafgrænsningen beskrives. Efter omtale af disse tre vigtige projektdefinitioner kan man nu inkludere nogle teoriafsnit om undersøgelsesobjektet (fx tungmetaller i fisk, pesticider i grøntsager), om undersøgelsesmetoden (fx HPLC, AAS, GC) og databehandlingsmetoder (fx statistiske metoder). Forudsætningen for at kunne skrive en god introduktion er at man har været omhyggelig med biblioteksarbejdet så man kan give en almen og historisk oversigt over emnet med angivelse af hvem der tidligere har arbejdet med samme eller lignende problemstilling og med hvilke resultater. Ingen projekter svæver frit i 4
luften, og læseren af projektet skal orienteres om andres tidligere arbejde inden for området. Hvilken ny viden ønsker vi at bidrage med? Denne diskussion kan struktureres på følgende måde: Projektet har tidligere været undersøgt af... med følgende resultater... OMTALE AF ANDRES ARBEJDE OG HVORDAN DET ADSKILLER SIG FRA VORT ARBEJDE Men det er ikke tilstrækkeligt fordi: Der er derfor foretaget med det formål at PRÆSENTATION AF NYE MODELLER, IDEER, METODER, ARBEJDSPLANEN (evt. i blokdiagram), EN VURDERING AF PROJEKTETS FORVENTEDE BETYDNING HOVEDAFSNIT Hovedafsnittet må som regel deles op i flere afsnit som hvert behandler en afgrænset del af problemløsningen. Hvert afsnit udformes så det udgør en helhed der kan læses for sig. Teksten der beskriver udførte eksperimenter bør skrives i historisk datid, eksempelvis som følgende: Polymethylmethacrylat (PMMA) film blev fremstillet ved polymerisation af den rene monomer ved 60 80 o C. Som initieringsreagens anvendtes azobis-isobutyronitril. Monomeren blev renset ved destillation gennem en vigreuxkolonne DET EKSPERIMENTELLE ARBEJDE 1 Dette afsnit bør struktureres ved opstilling af forsøgsplaner. Man påbegynder det eksperimentelle arbejde ved at udføre nogle indledende forsøg der skal eftervise om den valgte undersøgelsesmetode overhovedet er anvendelig. Når man har fundet en anvendelig metode, går man videre med en forsøgsplan til udvikling og optimering af metode, herunder apparatoptimering. De forskellige 1 Dette afsnit og det følgende afsnit om resultatbehandling vedrører specifikt eksperimentelt arbejde. Da der ikke nødvendigvis er eksperimentelt arbejde i alle projekter, kan hovedafsnittet i fravær af eksperimentelt arbejde opdeles i et analytisk afsnit og et diskussionsafsnit. 5
variabler man undersøger (fx ph, temperatur, solvent, flowhastighed) kan være indbyrdes afhængige, og man bør derfor overveje nødvendigheden af at opstille en statistisk forsøgsplan. Når den valgte metode er fastlagt, går man videre med opstilling af en plan til metodevalidering/statistisk forsøgsplan. Ved arbejde med analytiske og tekniske projekter er det nødvendigt at validere den anvendte metode, incl. instrumenter og deres software. Når man gennemfører en validering af en metode, undersøger man om metoden overholder specifikationerne i relation til den påtænkte brug af resultaterne: Er metoden tilstrækkelig pålidelig og nøjagtig? Man skal være opmærksom på at en fuldstændig validering er illusorisk inden for den fastsatte tidsramme. Overvej derfor nøje hvilke valideringsparametre der skal udvælges. For yderligere detaljer henvises til håndbøger i metodevalidering. Den færdige analytiske metode bør være opsummeret i tabel eller figur under det eksperimentelle arbejde så læseren har nemt ved at finde den. Det vil være en god ide også at anbringe den i bilag. Det eksperimentelle afsnit skal være så detaljeret at eksperimenterne uden besvær kan reproduceres af andre. Husk alle relevante fysiske parametre, så som masser, koncentrationer, rumfang, tryk, tid, ph og temperatur. Almindeligt apparatur, fx vægte og simpelt glasapparatur, beskrives ikke. Mere specielt apparatur, herunder teknisk og analytisk apparatur, beskrives i et underafsnit apparaturbeskrivelse, gerne i bilag. Fabrikat og mærke skal angives. Specialfremstillet apparatur skal beskrives nøje. Ofte vil en tegning være nødvendig. For de fleste kemikalier vil det være nødvendigt at angive renhedsgraden samt leverandør. Anbringes med fordel i bilag. RESULTATBEHANDLING Statistisk databehandling, herunder metodevalideringsdata Større datamængder bør anbringes i tabeller i bilag. Husk teksthoved og nummerering af alle tabeller. Hvis beregningerne er omstændelige, bør der gives en udledning af de udtryk der bruges. Anfør i bilag et beregningseksempel så læseren uden besvær kan se hvordan man kommer fra data til behandlede data. 6
Brug så vidt muligt grafiske afbildninger. Vær omhyggelig med symboler og enheder. Afbildningen skal altid ledsages af en forklarende tekst der bør kunne læses og forstås alene på baggrund af rapportens synopsis. Tabeller og afbildninger nummereres så man altid ved hvor i teksten de hører hjemme. Af hensyn til læserens overblik er det nødvendigt med delkonklusioner i et langt resultatbehandlingsafsnit. DISKUSSION Diskussionsafsnittet beskriver en logisk udvikling af det udførte arbejde. Det er ikke et kronologisk referat. Selvom der er skrevet delkonklusioner i forrige afsnit, er det en god ide at gentage hovedtrækkene i dem, således at diskussionen i sin helhed er samlet i et diskussionsafsnit. Det gør det nemmere for læseren. I nogle tilfælde kan det dog være en fordel at slå de to afsnit resultatbehandling og diskussion sammen i ét afsnit, fx hvis rapporten ikke er meget omfattende. Diskussionen skal altid begrundes med henvisning til forsøgsarbejdet. Hvis det er nødvendigt at gøre antagelser eller opstille teorier, skal dette klart fremgå. Indgår der i diskussionen figurer o.a. taget fra litteraturen, skal kilden altid anføres. Det er katastrofalt at uddrage konklusioner der ingen dækning har i forsøgsarbejdet eller i eksplicitte antagelser eller teorier! Anfør tydeligt: - hvad der blev opnået/ikke opnået ved forsøgene, - hvad der blev bekræftet eller modbevist, - har modellerne været brugbare? - kunne de valgte metoder valideres på tilfredsstillende vis? - er der afvigelser fra det andre har publiceret? - er de opnåede resultater bedre end det andre har publiceret? Ved de to sidste punkter genoptages omtalen af andres arbejde som blev påbegyndt i introduktionen. 7
KONKLUSION Sammen med synopsis har konklusionen bl.a. den funktion at beskrive projektet for den læser der ikke umiddelbart har tænkt sig at læse hele rapporten. Konklusionen skal: Samle og præcisere de vigtigste resultater. Man kan evt. henvise til enkelte centrale punkter i hovedafsnittet. Vurdere hvor godt resultaterne opfylder hensigten med projektarbejdet. Pege på muligheder, ideer eller visioner der kunne være en følge af projektet hvis der havde været mere tid eller flere ressourcer til rådighed. SYMBOLLISTE Hvis rapporten anvender mange symboler for fysisk - kemiske størrelser, vil det være en stor hjælp for læseren med en oversigt og en forklaring af de anvendte symboler. Enheder og symboler skal om muligt være i overensstemmelse med dansk eller international standard. Dobbelttydninger og flere symboler for samme størrelse skal undgås. LITTERATURLISTE Litteraturlisten skal give en oversigt over alle skriftlige arbejder der refereres til i rapporten. Litteraturhenvisningerne skal være så præcise at læseren af rapporten uden besvær kan genfinde den pågældende litteratur, så her skal man være allermest omhyggelig med korrekturlæsningen! Hvis litteraturen ikke er offentlig tilgængelig, må det anføres i rapporten. Private meddelelser og henvisninger til web-steder bør holdes på et minimum, for 8
uanset hvor troværdige private meddelelser er for rapportens forfattere, kan de ikke kontrolleres af læseren. Web-steders indhold er ikke nødvendigvis blevet fagligt bedømt, og der må derfor tages forbehold over for deres troværdighed. Dette forbehold gælder også andre kilder, fx leverandøroplysninger og kataloger. Ydermere bliver web-steders adresser og indhold ofte ændret, hvilket kan gøre det svært eller umuligt senere at finde det citerede materiale. Med mindre det drejer sig om materiale fra store leverandører, bør alt materiale der refereres til fra Internettet printes ud og vedlægges i appendix eller bilag. Det er nemmest at opstille litteraturlisten med fortløbende numre. Første gang der i rapporten henvises til litteraturlisten, skrives (ref. 1), (litt. 1), /1/, [1], (1) eller 1, og følgende nye referencer nummereres fortløbende. Referencerne skrives på følgende måde: Tidsskriftartikler med og uden bindnummerering: 1. Adam, W. Adv. Heterocycl. Chem. 21 (1977) 437. 2. Jones, B. J. J. Chem. Soc. (1936) 1854. Sidehenvisningen er til artiklens første side. Artikler er oftest korte, så specifik sidehenvisning er ikke nødvendig. Monografi: 3. Cotton, F. A. og Wilkinson, G. Advanced Inorganic Chemistry, 2. udg., Interscience, New York 1966, p. 1023. Hvis der refereres flere gange til forskellige steder i samme monografi, kan man fx gøre følgende: [3, p. 365], [3, p. 369 371]. Patent: 4. Edison, T. A. US Patent 678722 (1901). APPENDIX, BILAG Appendix kan bruges til afsnit som falder uden for projektets hovedlinie, og som modtageren måske ikke har forudsætninger for at forstå, men hvor konklusionen er vigtig, fx udredninger inden for statistik, spektroskopi eller chromatografi. 9
Bilag er dele af rapporten som er upraktiske at anbringe på deres naturlige plads. Bilag kan fx omfatte: tabeller over forsøgsresultater, udregninger, datablade, dataudskrifter, tegninger, diagrammer, korrespondance, virksomhedsinformation, spektre, chromatogrammer, leverandørbrugsanvisninger og arbejdspladsbrugsanvisninger. Appendix- og bilagssider nummereres og forsynes med teksthoved. Der må ikke medtages appendix- og bilagssider der ikke er refereret til i rapporten. Appendixog bilagsfortegnelsen sættes i rapportens indholdsfortegnelse, og også gerne umiddelbart før appendix- og bilagsmaterialet. Hvis appendix og bilag er meget omfattende, kan de med fordel samles i et separat bind. Henvisninger til værker om rapportskrivning: 1. Algreen-Ussing, H., Fruensgaard, N. O. og Skov-Petersen, B. Projekt og rapport, 4. udg., Aalborg Universitetsforlag, Aalborg 1993. 2. Fenger, J. Teknisk-videnskabelige rapporter, Forskningscenter Risø, Roskilde 1989. 3. Rasmussen, L., Andersen, O. T. og Jacobsen, J. S. Rapport og artikel, Odense Universitetsforlag, Odense 1994. Disse tre værker findes både på SIB-K og på Odense tekniske Bibliotek (OTB). Se i øvrigt på OTB under gr. 001. En varm tak til kollegerne på Institut for Kemi-, Bio- og Miljøteknologi for kritik og gode råd. CLP 10