København, 19.-20. juni 2013 Praktisk erfaring i forbindelse med dialog ved udbud 1 V/Erik Riis Krogh og Ditte Nicolajsen, Indkøbsafdelingen Region Syddanmark
Agenda Gennemgang af Dialog udbudshjulet. Praktiske eksempler. Spørgsmål/diskussion i plenum under hvert punkt. 2
Indkøbsafdelingen i Region Syddanmark - strategisk stabsfunktion Ansvar for koordination og udbud af indkøb af varer og tjenesteydelser på tværs af regionen (undtaget: Medicoteknisk udstyr, medicin og byggeri). Indkøbsstrategier og Indkøbspolitik, Regionernes år 2015 mål. Drift, vedligeholdelse og udvikling af indkøb og lagersystem (150.000 varenr.). Juridisk rådgivning i regionen, herunder IT-udbud, HR-ydelser. Indkøbsvolumen: 3.6 mia. p.a. 26 ansatte. 3
DIALOG UDBUDSHJULET 4
DIALOG UDBUDSHJULET 5
FORANALYSE Formål: Opnå markeds- og produktkendskab gennem formøder med leverandørerne indenfor udbudsområdet. Indkøber opnår en grundlæggende forståelse af markedet. Afklaring af hvad markedet kan tilbyde, produktstandarder, innovation samt miljøforhold. Hjælp til udbudskonstruktion og logistikløsning. Opnår kendskab til tidl. udbudsmateriale, og leverandørernes holdning til disse. Tiden er givet godt ud, da der kan opnås bedre løsninger (ex. Fødevareudbud, VAC-sårudbud). 6
DIALOG UDBUDSHJULET 7
HØRING Formål: Få input fra leverandørerne, der kan sikre et kvalitativt godt udbudsmateriale. Eksempler: - Undgå krav der favoriserer én bestemt leverandør. - Undgå uhensigtsmæssig opdeling af delpakker. - Få input til oversete krav. - Afklaring af uklarheder inden udbud, så mængden af spørgsmål reduceres. 8
Eksempel på høringssvar PKT. Mindstekrav Leverandørernes høringskommentarer Maskinen skal have en funktion for trykaflastning ved udånding. 1) Vi ser gärna att denna formulering ändras till tryckaflastning utan att specificera att det måste vara vid utandningen eftersom vi har funktionen SensAwake som känner av när patienten håller på att vakna och då slår av på trycket för att förhindra tryck intolerans. 9 1.3 2) Vedr. pkt. 1.3 - Funktion for trykaflastning ved udånding : Har man overvejet at gøre pkt. 1.3 til et bør krav i stedet, da dette ellers kan betyde at flere CPAP producenter ekskluderes? 3) Klinisk meget relevant. Hvis det ikke kommer med som et A krav bør det med som B krav.. Trykaflastning er med til at sikre god compliance og dermed god behandling.
Eksempel på høringssvar PKT. Ønske/krav Leverandørernes høringskommentarer 1.66 Det vægtes positivt, hvis maskinen kan lagre detaljeret statistik (herunder flow) for mere end 2 dages drift. Hvorfor det. Det er klinisk irrelevant. Danmarks førende søvnlæge Professor Poul Jennum er enig i denne betragtning. 10
Høringsmodeller - Skriftlig høring (anonymt - så alt kan komme frem). - Høringsmøde i plenum (god synergi hvis leverandørerne åbner op for diskussion, men også stor risiko for larmende tavshed ). - Høringsmøde med firmaerne enkeltvis (tidskrævende men her kan alt komme frem, og man har mulighed for at diskutere med leverandørerne). 11 Se i øvrigt høringsvejledning fra RSD.
DIALOG UDBUDSHJULET 12
UDBUDSMATERIALE Formål: Give tilbudsgiverne det bedste grundlag for at afgive tilbud og dermed få de skarpeste tilbud. - Grundig beskrivelse af ydelse og omfang. - Grundig beskrivelse af hvordan tilbuddene evalueres; hvilke delelementer der indgår, og hvordan de vægtes. 13
Oplysning om kvalitetsvægtning Hvordan de enkelte positioner vægtes i forhold til hinanden. 14
Oplysning om nuværende produkt Særskilt bilag, med nuværende leverandør og dennes varenr. eller mærke 15
Oplysning om max-pris Mindstekrav med max-pris Det tilkendegives hvilket kvalitetsniveau vi ønsker. Ferrari-sælgeren spilder ikke tid på at lave et udbud, når vi ønsker et Volvo niveau. 16
DIALOG UDBUDSHJULET 17
INFORMATIONSMØDE Formål: Klæde leverandørerne på til at afgive tilbud, således at ukonditionsmæssige tilbud undgås. - Leverandører orienteres om hvordan tilbud skal afgives; gennemgang af udbudsmateriale. - Opmærksomhed på de klassiske fælder. - Tilbudsgivere opfordres til at stille spørgsmål inden/til informationsmødet. - Indkøber og tilbudsgiver får mulighed for at se hinanden i øjnene. - Fast punkt siden 2009. 18
Eksempel fra Informationsmøde 19
Eksempel fra Informationsmøde 20
DIALOG UDBUDSHJULET 21
SPØRGSMÅL/SVAR Formål: Oplevelsen af en god og professionel udbudsproces, der giver et godt grundlag for at afgive tilbud. - Spørgsmål besvares med fokus på at understøtte Tilbudsgiver i udarbejdelsen af tilbud. 22 - Tilbudsgivere opfordres til at stille spørgsmål tidligt i processen. Vi har fokus på at give hurtige svar så Tilbudsgiverne kan komme videre med deres arbejde. - Hvis der er spørgsmål, der ikke kan besvares hurtigt offentliggøres disse - Tilbudsgiver ved at svar er på vej. - Mange spørgsmål er afklaret i høringsperioden, hvorfor tilbudsperioden bliver mindre presset både for Tilbudsgivere og os.
Eksempel spørgsmål/svar 23
DIALOG UDBUDSHJULET 24
TILDELINGSBREVE Formål: Give tilbudsgiverne en tilbagemelding af høj kvalitativ værdi til evaluering af deres proces og produkter. Der meldes åbent ud til alle tilbudsgivere. Uddybende forklaring med alle brugergruppens kommentarer. Telefonisk føler ud til kritiske tilbudsgivere. Møde for at afklare evt. uenigheder inden udløb af stand-still. Effekt 1 signalerer åbenhed, og ikke noget at skjule accept af afgørelsen! Effekt 2 Værdifuld data til virksomhederne til deres produktudvikling. 25
Eksempel på tildelingsbrev Delaftale 22 Urinkateter m. temp.føler Vi må desværre meddele, at XXXXX ikke er blevet tildelt kontrakten. Region Syddanmark modtog 3 rettidige og 3 konditionsmæssige tilbud. Tilbudene er blevet vurderet af repræsentanter fra alle Regionens sygehusenheder samt Region Syddanmarks Indkøbsafdeling, på basis af de i udbudsmaterialets punkt 1.21 angivne underkriterier: Økonomi 40 %(vægtet point) Kvalitet 60 %(vægtet point) 4,50 5,0 (2.) 2,50 26 Den anvendte skala går fra 0 5, hvor 5 er det højest mulige. Afgørende for udfaldet har været en kombination af økonomi og kvalitet. Kommentarerne for kvalitetsvurderingen er vedlagt som bilag, så der er mulighed for en mere detaljeret tilbagemelding. Resultatet af denne vurdering er således, at Region Syddanmark har til hensigt at indgå kontrakt med YYYYYY.
Eksempel på bilag til tildelingsbrev PKT. Krav (ønsker) Bemærkning (hvis afvigelse fra 5 point) 22.3 På inderpakningen og kateteret bør være en tydelig angivelse af CH- størrelse og ballon indhold i form af tal samt farvekodning. Kravet ikke helt opfyldt, da 5 cc er ikke entydigt. 22.4 Indpakningen bør være brugervenlig - nem at håndtere og åbne. Den er dårligere at håndtere end forventet grundet dårlig indpakning 27 22.5 Der bør være glatte dræn-huller og afrundet glat fast spids. som forventet 22.6 Kateteret bør være let at indføre i patienten. som forventet 22.7 Kateteret bør være nemt og sikkert at håndtere. Risiko for kontaminering, da kateterets tunge ende falder ud ad ved åbning. Baseret på ovenstående kommentarer/vurdering opnår tilbudet den samlede kvalitets karakter: 2,5
DIALOG UDBUDSHJULET 28
TILFREDSHEDSANALYSE Formål: Input til hvordan vi kan forbedre vores udbudsproces. - Elektronisk spørgeskema til alle Tilbudsgivere. - Hvordan har de oplevet udbudsprocessen? Vurdering fra meget utilfredsstillende til meget tilfredsstillende. Mulighed for at komme med kommentarer. - Spørgsmål vedrører: Annonceringen af udbuddet. Processen ved høringen og informationsmøde. Udbudsmaterialet og spørgsmål/svar. Implementering. 29
Eksempel på spørgsmål vedr. høring 30
Eksempel på spørgsmål vedr. udbudsmaterialet 31
Eksempel på spørgsmål vedr. annonceringen 32
DIALOG UDBUDSHJULET 33
INNOVATION Formål: Kontinuerligt af udvikle og optimere udbudsprocessen for alle involverede parter. Gennem vort arbejde med dialog har vi udviklet følgende redskaber: 34 Dialogmøder. Høringer. Informationsmøder. Detaljerede tildelingsbreve. Opfølgningsmøder.
RESULTATER Bedre udbudsmateriale og kravspecifikation. Færre klagesager. Færre spørgsmål i tilbudsfasen. Tilbudsgivers feedback indtænkes i vores proces. Kontrakter med kvalitet og innovative løsninger. Uhensigtsmæssigheder opdages tidligt i forløbet. Forbedret konkurrencesituation. Udvikling af udbudsprocessen. Færre ukonditionsmæssige tilbud. 35
DIALOG UDBUDSHJULET 36
Link: Til Region Syddanmarks pressemeddelelser om dialog ved udbud samt guide om gennemførelse af høring. http://regionsyddanmark.dk/wm408430 37
Kontaktoplysninger: Erik Riis Krogh Tlf.: 76631617 / 29201617 E-mail: erik.riis.krogh@rsyd.dk Ditte Nicolajsen Tlf.: 76631685 / 29201685 E-mail: ditte.nicolajsen@rsyd.dk 38