LYNGBY-TAARBÆK FORSYNING A/S Journalnr.: Referat Dato: 16. april 2013 Referent: Marianne T. Bak Mødenr.: 21 Mødedato: Tirsdag den 16. april 2013, kl. 16.00 18.00 Mødested: Mølleåværkets mødelokale, Hjortekærbakken 12 i Lyngby. Dagsorden: 1. Godkendelse og underskrift af referat fra sidste møde 2. SKAT s afgørelse af de skattemæssige anlægsværdier i vandselskaberne 3. Godkendelse og underskrift af revisionsprotokol 2012 4. Godkendelse og underskrift af regnskab 2012 5. Årsrapport vedr. intern overvågning 6. Orientering vedr. revisionsaftale 7. Årsberetning for Lyngby-Taarbæk Forsyning A/S 8. Godkendelse af servicemål om certificering af vandværker 9. Godkendelse af servicemål om strategi af vandforsyningen 10. Godkendelse af servicemål om sikring af vandkvalitet via målerbrønde 11. Business case for strategiplan af afløbssystemet 2012 - valg af strategi for tilpasning af kloaksystemet 12. Orientering ved ELA 13. Eventuelt Deltagere: Henrik Brade Johansen Formand hrj@cowi.dk, henrikbrade@gmail.com Jesper Andersen-Rosendal Medlem jesper@andersen-rosendal.dk Hans Henrik Madsen Medlem hhma@ltk.dk Henrik Peter Bang Medlem henrik.p.bang@gmail.com Peter Christian Linde Medlem pl@net.dialog.dk Henrik Holst Hansen Medlem hhh@ltf.dk Birgitte Myrthue Thorsen Medlem bmt@ltf.dk Per Plannthin Direktør ppl@ltf.dk Ellen Langfrits Vicedirektør ela@ltf.dk Marianne Taanum Bak (ref.) Økonomichef mtb@ltf.dk
1. Godkendelse og underskrift af referat fra sidste møde Forelægges til godkendelse Det indstilles, at godkende referatet af 10. december 2012. 1.1. Referat fra bestyrelsesmøde den 10. december 2012 Referatet blev godkendt og underskrevet. Det blev bemærket fra Peter Linde, at formuleringen i dagsordens pkt. 5 kunne læses som at bestyrelsen godkendte, at der anlægges en fæstningskanal. Peter Linde ønskede at det blev præciseret at Bestyrelsen var enig om, at der arbejdes videre med scenarie 2. Det blev aftalt, at næste møde der var aftalt til den 18. juni flyttes til den 12. juni kl. 17.30. 2. SKAT s afgørelse af de skattemæssige anlægsværdier i vandselskaberne Forelægges til orientering ved KMPG. Den 6. februar 2013 fremsendte SKAT forslag til de skattemæssige værdier for selskaberne Vand, Spildevand og Mølleåværket. LTF har den 4. marts 2013 fremsendt høringssvar til SKAT, hvor LTF, på linje med de øvrige vandselskaber i Danmark, gør indsigelser mod SKAT s forslag til afskrivningsgrundlag. SKAT har den 20. marts 2013 truffet afgørelse på baggrund af sin egen indstilling, således at der rent skattemæssigt, er fastsat et væsentligt lavere afskrivningsgrundlag end den værdi som er fastsat i prislofterne og i selskabernes regnskaber. LTF har i forlængelse heraf, anket afgørelsen til landsskatteretten, med henblik på at få prøvet sagen der. [Afsnit udeladt] Der vedlægges notat incl. bilag som indeholder de skattemæssige konsekvenser for selskaberne. Side 2
2.1. Notat omkring SKAT s forslag til ændring af de skattemæssige anlægsværdier i vandselskaberne Søren P. Nielsen fra KPMG gennemgik notatet. Bestyrelsen drøftede sagen. Bestyrelsen tilsluttede sig ledelsens beslutning om at sagen ankes til landskatteretten. Der var desuden enighed om, at sagen bør rejses politisk. Det blev aftalt at der udarbejdes en kort pixie udgave til Bestyrelsen, der kan videresendes til relevante politiske forbindelser. 3. Godkendelse og underskrift af revisionsprotokoller Forelægges til godkendelse Det indstilles, at godkende revisionsprotokoller af 5. december 2012 og 16. april 2013. På mødet vil KPMG gennemgå protokollerne. Revisionsprotokol af 5. december 2012 og 16. april 2013 er vedlagt som bilag. 3.1. Revisionsprotokollat Lyngby-Taarbæk Forsyning A/S af 5. december 2012 3.2. Revisionsprotokollat Lyngby-Taarbæk Forsyning Holding A/S af 16. april 2013 3.3. Revisionsprotokollat Lyngby-Taarbæk Forsyning A/S af 16. april 2013 3.4. Revisionsprotokollat Lyngby-Taarbæk Vand A/S af 16. april 2013 3.5. Revisionsprotokollat Lyngby-Taarbæk Spildevand A/S af 16. april 2013 3.6. Revisionsprotokollat Lyngby-Taarbæk Affald A/S af 16. april 2013 Søren P. Nielsen fra KPMG gennemgik de væsentligste punkter i protokollen. Det blev bemærket, at der generelt set er velfungerende forretningsgange og interne kontroller i økonomifunktionen, og at økonomifunktionen er på forkant med tingene, så de kan indgå i dialog med Forsyningssekretariatet Bestyrelsen udtrykte ros til økonomifunktionen. Protokollen blev godkendt og underskrevet. 4. Side 3
Godkendelse og underskrift af regnskaber 2012 Forelægges til godkendelse. Det indstilles, at godkende regnskaber for selskaberne. På mødet vil KPMG gennemgå regnskaberne for 2012. 4.1. Lyngby-Taarbæk Forsyning Holding Årsrapport 2012 4.2. Lyngby-Taarbæk Forsyning Årsrapport 2012 4.3. Lyngby-Taarbæk Vand Årsrapport 2012 4.4. Lyngby-Taarbæk Spildevand Årsrapport 2012 4.5. Lyngby-Taarbæk Affald Årsrapport 2012 Søren P. Nielsen fra KPMG gennemgik kort regnskaberne. Regnskaberne blev underskrevet og godkendt af bestyrelsen. 5. Årsrapport vedr. intern overvågning Forelægges til orientering I henhold til reglerne om intern overvågning skal der en gang årligt udarbejdes en årsrapport om LTF s interne overvågning og overholdelse. Årsrapporten forelægges til orientering. 5.1. Årsrapport for Intern overvågning 2012 i LTF Bestyrelsen tog rapporten til efterretning. 6. Side 4
Orientering vedr. revisionsaftale Forelægges til orientering. LTF har i december 2012 gennemført udbud af revisionen for Lyngby-Taarbæk Forsyning koncernen gældende for revisionen for 2013 og frem. Der indkom 6 tilbud heraf var 4 konditionsmæssige. Det økonomisk mest fordelagtige tilbud kom fra KPMG, som dermed fortsætter som revisor for koncernen i 2013. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 7. Årsberetning for Lyngby-Taarbæk Forsyning 2012 Forelægges til orientering. Som bilag er vedhæftet årsberetning for 2012. Beretningen bliver trykt i 200 eksemplarer og lægges desuden på LTF hjemmeside. 7.1. Årsrapport 2012 PPL oplyste, at det er første gang der udarbejdes en årsberetning i LTF. Beretningen er en læse let udgave af årsrapporten, så vores kunder mv. kan se hvad LTF arbejder med. Bestyrelsen var positive overfor beretningen og fandt at den gav et godt billede af udviklingen over tid. 8. Godkendelse af servicemål om certificering af vandværker Forlægges til godkendelse Den 8. februar 2013 trådte en ny bekendtgørelse i kraft om kvalitetssikring på almene vandforsyningsanlæg. Bekendtgørelsen skal sikre at drikkevand, der leveres til borgerne, er af god kvalitet, og at det gennem produktion og distribution overholder vandkvalitetskravene og undgår risici for forurening. Der skal derfor indføres en kvalitetssikring af vandforsyningsanlæggene i Lyngby-Taarbæk Forsyning med henblik på at forebygge en forurening af drikkevandet. Side 5
8.1. Certificering af Dybendal- og Lyngby vandværker Bestyrelsen godkendte servicemålet om certificering af vandværkerne. 9. Godkendelse af servicemål om strategi for vandforsyningen Forelægges til godkendelse For at fremtidssikre vandforsyningen til Lyngby-Taarbæk Forsynings kunder på den mest driftssikre, økonomiske og bæredygtig måde, udarbejdes et forslag til en overordnet strategi for vandforsyningen. 9.1. Strategi for vandforsyningen Bestyrelsen godkendte servicemålet om strategi for vandforsyningen. 10. Godkendelse af servicemål om sikring af vandkvalitet via målerbrønde Forelægges til godkendelse Lyngby-Taarbæk Forsyning har i løbet af 2012 etableret og idriftsat 13 målerbrønde. I løbet af 2013 sker den fulde indkøring af brøndene, således at ledningsnettet fra 2014 vil være inddelt i 13 sektioner. Sektioneringen medvirker, når den er idriftsat, til en forbedret kvalitet af drikkevandet. 10.1. Sikring af vandkvalitet via målerbrønde Bestyrelsen godkendte servicemålet om sikring af vandkvalitet via målerbrønde. Side 6
11. Business case for strategiplan af afløbssystemet 2012 Forelægges til orientering Lyngby-Taarbæk Forsyning A/S har udarbejdet forslag til Strategiplan for afløbssystemet 2012, som er en opdatering af den tidligere strategi fra 2009. Opdateringen har været nødvendig, da en lang række forudsætninger er ændret - for eksempel nye miljømål for recipienterne og øget opmærksomhed på oversvømmelser. Forslag til Strategiplan 2012 blev forelagt bestyrelsen i LTF i december 2012. Det affødte en række spørgsmål af opklarende karakter om blandt andet udbygning af fællesbassiner, anvendelse af lokal afledning af regnvand (LAR) og tidsplanen. Denne Business Case skal fungere som beslutningsværktøj for en samlet strategi for afløbssystemet. 11.1. Strategiplan for afløbssystemet 2012 ELA gennemgik strategiplanen for afløbssystemet. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 12. Orientering ved ELA Forelægges til orientering Status Fæstningskanalen Projekter i samarbejde med andre aktører, muliggjort af ændring af lov om betalingsregler for spildevandsforsyninger. Projekter i samarbejde med LTK Lar i Virumparken Sorgenfrigaard Nord Projekter i samarbejde med private Agervangen Side 7
Status Fæstningskanalen: det blev oplyst, at Kommunalbestyrelsen endnu ikke har truffet beslutning omkring etablering af Fæstningskanalen, [afsnit udeladt]. Der gennemføres følgende projekter i samarbejde med andre aktører, hvor kommunen er projektejer/projektleder: Lar i Virumparken Sorgenfrigaard Nord Det blev oplyst, at der netop var afholdt workshop med kommunen omkring mulighederne for LARløsninger. I samarbejde med private arbejdes der med et projekt på Agervangen og et projekt i Bondebyen. Projekterne forventes færdige i 2014 såfremt kommunen giver relevante tilladelser mv. 13. Drikkevandsposter Forelægges til drøftelse Muligheden for at der kan opstilles to drikkevandsposter hhv. på Torvet ved Rådhuset og i Idrætsbyen drøftes. Bestyrelsen støttede, at muligheden blev undersøgt nærmere. 14. Eventuelt Det blev oplyst, at der pt. kører en affaldskampagne omkring storskrald. Der afholdes workshop med særligt interesserede kunder, der selv kan melde sig til og bidrage med ideer til hvordan storskraldordningen kan forbedres. Åbningstiden på genbrugspladsen er blevet udvidet gældende fra den 2. april. Fremover vil der blive holdt åbent fra 08:00 til 17:00 på alle hverdage og fra 09:00 til 18:00 i weekender og på helligdage. Det blev oplyst, at kunderne har taget positivt imod tiltaget. Det blev oplyst, at der nu sættes en anordning på Kirsten Pihls kilde for at regulere mængden af vand der løber ud. Side 8