Referat fra FMK-EOJ-leverandørmøde Dato: 22.10.15 Vor ref.: IBS Dato: Onsdag den 23. september 2015 Sted: Deltagere: MedCom Janni Kjærgaard, Aalborg Kommune Liselotte Johansen, Assens Kommune Mette Fredensborg, Assens Kommune Anni Steffensen, Hedensted Kommune Bodil Haugstrup, Hedensted Kommune Jesper Dall-Hansen, KMD Morten Larsen, KMD Carsten Hansen, KMD (Avaleo) Torben Iversen, CSC Thomas Sonne, NSI (Lakeside) Helle Balle, NSI Poul Erik Kristensen, KL Marianne Nielsen, MedCom Karina Hasager Hedevang, MedCom Iben Søgaard, MedCom (referent) Fraværende: Heidi Hougaard Madsen, Avaleo Stig Kristensen, CSC Referat: 1. Velkomst Karina byder velkommen. Kort præsentationsrunde. 2. Udeståender fra sidste møde Listevisning/receptfornyelsesanmodning fra EOJ-systemerne til sygehusene Både KMD og CSC kan sende en receptfornyelse til sygehusene via enten SKS-kode eller SOR. Hos KMD står den default til egen læge, men man kan vælge en anden modtager ud fra en liste. Sygehusene kan p.t. ikke se fornyelserne via en liste eller advis, men hvis de på anden måde får besked om, at der ligger en receptfornyelse, kan de sagtens se den på den enkelte patient. Flow vedr. receptfornyelse og genbestilling Marianne har lavet en fin beskrivelse af flowet. Marianne efterspørger, om NSI kan fejle, hvis genbestillingen på et lægemiddel lyder på en helt anden ATC-kode, end den recept, som er tilknyttet lægemiddelordinationen. Helle vil meget gerne have, at nogle andre definerer, i
hvilke tilfælde systemet skal fejle. o Adviser ved receptudstedelse KMD har fra mange kommuner fået et ønske om, at man fjerner adviser ved receptudstedelse. Kommunerne kan ikke selv sortere i, hvilke adviser de gerne vil have. Janni tilføjer, at kommunen får rigtig mange adviser, og mange af dem forstår de ikke. Det giver risiko for, at man overser de adviser, der er vigtige. Marianne ytrer bekymring for, om kommunerne så kan se, hvor langt en genbestilling er nået. Hertil svarer Jesper, at man altid kan hente oplysninger på de enkelte præparater. Thomas fortæller, at adviserne oprindeligt var tænkt som system-til-system-beskeder, og at kommunerne ud fra adviserne egentlig kun skal have oplyst, hvilke CPR-numre der er sket ændringer på uden at skulle kigge på de enkelte adviser. KMD er meget opmærksomme på, at de ikke fjerner adviser vedr. ændringer i medicin. Ændret i udlevering Janni gør opmærksom på, at det giver rigtig mange UTH er, at der udleveres anden styrke end ordineret. Torben foreslår, at man udvider FMK med en form for administrationsmodul, hvor sygeplejersken kan skrive, at de har givet 2 x 20 i stedet for 1 x 40 mg uden at det overskriver noget, men som supplement til ordinationen. Helle tilføjer, at det delvist er en del af 1.4.6, hvor der bliver mulighed for at håndtere dosisdispensering. 3. Status fra NSI Arbejder ihærdigt med at få apotekerne på FMK. Har brugt rigtig meget energi på hele roadmap-diskussionen. Nye krav fra NSI til de eksisterende certificeringskrav 1.4.2 Gældende per. 1/1-2016. Helle vil gerne have argumentation for, hvorfor nedenstående ikke giver mening. Jesper anfører, at det kunne være rigtig lækkert at få at vide, hvilke nye krav der gælder specifikt for EOJ-systemerne, da det kan være rigtig svært at læse ud af et langt dokument. Det har han anført igennem de sidste 2 år. Dette tilslutter Poul Erik sig. Helle fortæller, at det er bygget op om nogle services, og hvis man benytter den specifikke service, skal man opfylde de krav, der er tilknyttet servicen. Hvis leverandørerne i samarbejde med deres kunder finder ud af, at de nye krav på ingen måde giver klinisk mening, vil NSI/MedCom gerne høre om det. o GK. 3.9 (Alle seponerede og udløbne lægemiddelordinationer inkl. tilknyttede recepter og effektueringer skal kunne vises) Jesper kan ikke forstå, hvad det skal ind i EOJ-systemet for. Hvis man er i tvivl om noget, kan man slå op på FMK-online. Han kan ikke se, hvad sygeplejepersonalet i hjemmeplejen skal bruge det til. Hertil bemærker kommunerne, at hvis de er i tvivl om, hvorvidt en borger tager noget, der ikke står på FMK, vil de altid kontakte lægen. Helle argumenterer for, at det giver større sikkerhed, idet man får mere overblik over åbne recepter m.m. o GK. 6.3 (Et system skal kunne vise, om borgeren har modtaget dosisdispenseret medicin igennem de seneste 2 år) Hvis dette ønske skal kunne gennemføres, kræver det, at GK. 3.9 også bliver gennemført. 2
Poul Erik tilføjer, at KL erfarer, at praksislæger an block piller borgere af dosisdispensering, da det er for besværligt, og det er et kæmpe problem for kommunerne, som er blevet skåret i bloktilskud pga. effektiviseringer opnået igennem dosisdispensering. Terminologiskift Karina vil gerne høre, om terminologiskiftet giver nogle problemer. Janni har ikke set så meget til det endnu. Region Nordjylland skifter til ny version i dag, hvor det også vil slå igennem på sygehusene i Nordjylland. Liselotte fortæller, at de efter 1. september har haft rigtig mange Udskrevet uden ajourføring, hvor de før 1. september stort set ikke havde suspenderede kort. Hun fortæller, at det ikke er umiddelbart enkelt at frigive. Det har kørt i test i ½ år men der har ikke været en decideret certificering af sygehussystemerne. NSI kan ikke på systemniveau beskrive, hvordan de enkelte har løst det, derfor har det været systemernes pligt at orientere deres kunder om, hvordan de har løst det. 4. Kort status på KL-projektet Status på den tekniske og organisatoriske implementering Deadline på KL-projektet var oprindeligt den 30/6-2015 aftalt i økonomiaftalen. Flytning af deadline ville derfor også skulle forhandles hjem i en ny økonomiaftale. Der blev indgået ny økonomiaftale mellem regeringen og KL lige før sommerferien, men deadline på FMK var ikke en del af denne. Der er dog en intern forståelse mellem parterne af, at ny deadline er den 31/12-2015. PEM-lukningen er udskudt til ultimo 1. kvartal 2016. Der er udarbejdet handlingsplan for indsatsen det sidste halve år, hvor fokus er rettet mod de kommuner, der endnu ikke har hul igennem til FMK, men også på de kommuner, der har hentet mindre end 25 % kort ned. De kommuner, der endnu ikke havde hul igennem til FMK lige efter sommerferien, blev tilbudt at deltage i en supportworkshop. I den forbindelse skulle de melde ind, hvilke udfordringer de havde, og det viste sig, at det var vidt forskellige udfordringer, de stod overfor. Workshoppen blev derfor aflyst, og MedCom har taget hånd om hver enkelt kommune i stedet og tilbudt besøg i kommunerne. Karina præsenterer status over kommunerne. I forhold til de kommuner, der har hentet under 25 % ned, kontakter MedCom dem hver især for at spørge ind til implementeringsplan, tilbyder besøg og deltagelse i KLU-møder. Assens Kommune har inviteret til stormøde med alle apoteker, alle læger, regionen og MedCom. Organisatoriske udfordringer: Det er nu blevet tilladt for projektledere med en sundhedsfaglig autorisation at tilgå FMK, hvis de skal hjælpe med at udrede problemer med en borgers medicin. Man skal dog huske at dokumentere det i EOJ. MedCom opfordrer kommunerne til at lave opfølgning på undervisning i forhold til medicin specielt for social- og sundhedsassistenterne. Herudover er MedCom blevet opfordret til at tage fat i sundhedsuddannelserne i forhold til FMK. På netværksmøderne opfordrer MedCom også til god kommunikation med lægerne det gode samarbejde er vigtigt. Dosisdispensering er en udfordring. Ambulatoriernes manglende anvendelse af FMK. 3
Et kontaktpunkt til sygehusene. Lægerne reagerer ikke på henvendelse om oprydning på FMK. På netværksmøderne hører MedCom, at FMK er et kvalitetsløft, når først der er ryddet op i kortet, og kommunen har taget det i brug. 5. Håndtering af PN-ordinationer, håndkøbsmedicin, udgåede præparater og præparater med ukendt behandlingsstartdato (indmeldt af CSC) CSC kunne godt tænke sig at høre, hvordan de andre systemer håndterer dette. Der bliver somme tider udskrevet 2 ordinationer på samme præparat, hvis borgeren både skal have det fast, men også p.n. Lægen laver dog kun én ordination. En læge ordinerer håndkøbsmedicin, men laver ingen recept på det. I Care og SmartCare vælger man en udlevering. Hvis der ikke findes en udlevering går man ned og søger på handelsnavnet. Hvis det heller ikke findes her, kan man lave en lokal ordination. Janni efterlyser en funktionalitet, hvor lægen kan vinge af, at han ikke vil have genbestilling på håndkøbsmedicin, men at disse bestillinger skal direkte til apoteket. Helle foreslår, at man i første omgang kunne eliminere frihandelsvarer, således at de ryger direkte til apoteket. Janni kunne godt tænke sig en analyse af arbejdsflowet for bestilling/genbestilling. Janni vil gerne være med til at beskrive det. Janni vil meget gerne have MedComs hjælp til det. MedCom tager initiativ til en lille workshop. Thomas mener godt, det kan løses teknisk, således at kommunen sender det hele af sted på én gang, så de præparater, der enten ligger recept på i forvejen, eller som er håndkøbsmedicin, først ryger til apoteket, når der ligger en recept på de præparater, som er genbestilt hos lægen. Man kan dog ikke bestille håndkøbsmedicin, hvis der ikke på et tidspunkt har været en recept. Torben sender et skriv til Marianne, som han har sendt til CSC-kommunerne, med flere forskellige måder at håndtere problematikkerne på. Marianne får en del henvendelser fra kommunerne, som ikke kan genbestille på præparater med ukendt behandlingsstartdato. Det er tilsyneladende et CSC-problem, afhængig af hvilken version man har. Marianne snakker med Torben om det. 6. Åbne recepter, der ikke kan bestilles på Marianne har hørt fra flere kommuner både CSC, Avaleo og KMD. Det drejer sig typisk om en recept, der aldrig har været en udlevering på. Når de går ind og slår op på FMK-online, står der blot, at den er under behandling, og de kan ikke få lov at foretage genbestilling på ordination. Tilsyneladende skal man kontakte apotekerne. Man kan evt. kontakte Marianne eller Helle, hvis det ikke hjælper at kontakte apoteket. 7. Styrkeangivelse fra Medicinpriser til EOJ hvor opstår fejlen? Dataforvanskning i forhold til komma, punktum eller oprunding ved decimaltal. FMK bruger den gamle takst, som lægen oprindeligt hentede fra, men ved opslag på den nye takst, kan der godt være sket tekstuelle ændringer. Hvis EOJ-systemerne bruger det, som FMK bruger, vil det altid være konsistent med, hvad lægen så, da han ordinerede, da FMK har de historiske data med. Helle spørger SST. Marianne supplerer til Helle med nogle eksempler fra kommuner. Den problematik, der har været i forhold til decimaltal, var et Avaleo-problem, og det skulle være løst. 8. Tryghedskasse Bodil forklarer, hvad en tryghedskasse er. Den indeholder et bestemt antal præparater og udstyr. Ordinationen ligger på tryghedskasse, men ikke på hvert enkelt præparat. Det betyder, at kommunerne ikke kan koble deres givning med en ordination. Lægen kan ikke bestille 4
tryghedskassen elektronisk, da der også er narko i den, hvorfor lægen skal sende sit CPR-nummer med. Thomas mener godt, at man kan lave en teknisk løsning, der gør, at når lægen ordinerer en tryghedskasse, folder den sig ud hos kommunen som en række p.n.-ordinationer. Det kræver selvfølgelig, at der ligger en helt klar definition af, hvad en tryghedskasse indeholder. Men hvem skal tage ansvaret for stamdata? Vi når dog frem til, at lægerne enten taster hvert enkelt præparat ind som en ordination (eller får deres system til det) og efterfølgende telefonerer den ind. 9. Ændringer i FMK Versionsskift Karina spørger, om alle er med på, at nuværende version udløber ved udgangen af 2016. KMD og Avaleo skifter til 1.4.4 inden udgangen af 2016. CSC gør det samme. Terminologiskift o Adviser Der sendes FMK-advis ved indlæggelse og udskrivelse, men også ved overflytninger. EOJ-systemerne kan dog sortere i, hvilke de ønsker at vise for kommunerne. Janni snakker med Jesper om det. Ændringer i forbindelse med udfasning af medicinen i indlæggelses- og udskrivningsrapporterne (lokale ordinationer) I forbindelse med ny version af hjemmepleje-sygehusstandarderne er der forslag om, at medicinoplysninger udfases i indlæggelses- og udskrivningsrapporterne undtagen de lokale ordinationer. I den forbindelse spørger Karina, om det kræver ændringer i EOJ-systemernes snitflader. Der er ikke noget, der skal ændres i forhold til FMK-snitfladen. 10. Hvem melder ind til NSI ved centrale tekniske fejl er det EOJ-leverandørerne, eller er det de kommunale projektledere? Marianne får en del henvendelser fra kommuner, som er frustrerede over tekniske fejl, hvor EOJleverandøren meddeler, at fejlen ikke ligger hos dem. NSI vil ikke have henvendelser fra 98 kommuner. Janni meddeler, at hun af og til har henvendt sig NSPOP efter at have undersøgt i eget bagland, og hun er aldrig blevet afvist. Helle tilføjer, at deres support ikke har ressourcer til, hvis alle kommuner begynder at henvende sig. Mette er af den opfattelse, at det tidligere er aftalt, at kommunerne henvender sig til deres leverandør, som undersøger nærmere, og hvis de konstaterer, at problemet ikke ligger hos dem, så går de videre til NSI. Poul Erik synes, NSI skal sætte sig i spidsen for at komme med et bud på, hvordan arbejdsgangen bør være her. Hvem informerer kommunerne om centrale ændringer på FMK? MedCom har fået en del henvendelser i forbindelse med terminologiskiftet, som MedCom fik skrevet ud til kommunerne om ret sent. Karina var af den opfattelse, at orienteringen til kommunerne kom fra deres leverandør, og det er den også kommet, men en del af kommunerne er af den opfattelse, at det først er gældende, når det kommer fra MedCom. Karina appellerer til, at alle parter går i dialog med MedCom, når der er ting, de mener, MedCom skal melde ud til kommunerne. 11. Eventuelt 5
Dato for næste møde 10/12 MedCom har booket næste møde til den 10/12, hvor MedCom også holder MedCom9- afslutning. Det betyder, at der efter mødet vil være underholdning, middag med efterfølgende dans. Invitation sendes senere. 6