Brugervejledning Miljøministeriet A4 Opdateret den 25. oktober 2011
Indholdsfortegnelse Introduktion... 3 Opret et nyt dokument... 3 Før du starter... 4 Om at arbejde med typografier:... 5 Menu: A4 - Publikation... 6 Udskift logo... 6 Overskrift og Manchet.... 6 Faktaboks... 7 Pladsholder til graf og indsættelse af kopieret graf... 7 Indsættelse af billede i publikationen... 8 Billede over to spalter:... 9 Billede 1,5 spalte:... 9 Billede i margin:... 9 Eksempel på forside... 10 Eksempel på indholdsside med overskrift, manchet, forfatter og billede i 1½ spalte... 11 Eksempel på indholdsside med Faktaboks, billede i 1½ spalte og billede over to spalter med overskrift og manchet:... 12 Eksempel på indholdsside med Helsides billede, graf og billede i margin:... 13 2
Introduktion Vejledningen gennemgår funktionaliteten, der findes under menuen A4 Publikation, samt viser eksempler på, hvorledes man kan arbejde med skabelonen for at skabe rapporter med professionelt udseende. Opret et nyt dokument Åbn et Word-dokument 1 Vælg Filer > Ny a Hvis du har Office version 2000-2003 vil Nyt dokument menuen komme op i højre side af skærmen. I menuen klik på "på min computer" b Klik på fanebladet General og marker her den ønskede skabelon og klik på ok 2 Et nyt dokument vil nu blive åbnet baseret på den ønskede skabelon. Ligger skabelonerne andet sted, marker da den ønskede skabelon og højreklik på den og vælg NY. 3
Før du starter Slå visning af afsnitstegn og tabel-rammer til for bedre at kunne have kontrol over dokumentet: 4
Om at arbejde med typografier: Typografier er en gruppe pre-definerede formateringer, som kan tilføres et afsnit i en tekst. Brug de typografier, der er defineret i skabelonen, på denne måde vil pjecerne altid have et ensartet udseende. Alle skrivefelterne i pjecen er allerede sat med de typografier, der skal anvendes de pågældende steder i pjecerne. De nedenstående typografier skal bruges til at opbygge Pjecerne. (Vær opmærksom på, at navnene kan variere afhængig af hvilket sprog, du har i Word.) Vælg Formater > Typografier og Formater for at få vist typografilisten. 5
Menu: A4 - Publikation Når du åbner skabelonen, kommer der en menu frem med specielfunktioner til Miljøministeriet A4 skabelon. På de følgende sider vil hver funktion blive gennemgået. Udskift logo Denne funktion giver muligheden for at udskifte logoet, der ligger på forsiden af publikationen. Ved klik på "Udskift logo " åbner der en dialogboks, hvorfra du skal vælge et logo fra listen og derefter trykke ok. Overskrift og Manchet. Denne funktion indsætter en tabel i toppen af dokumentet med felter til Overskrift og Manchet. Tabellen går over to spalter. 6
Faktaboks Her indsættes en tekstboks i toppen af dokumentet med skrivefelter i højre side til faktaboks overskrift og faktaboks tekst. Pladsholder til graf og indsættelse af kopieret graf Placer cursoren i dokumentet, dér hvor du ønsker at indsætte en graf, og vælg derefter "Pladsholder til graf" fra menuen. Der vil nu blive indsat en tabel/pladsholder med grå baggrund, figur overskrift med automatisk nummerering og tekstfelt til figur-tekst. Oprettes grafen i Excel skal du sørge for, at den har en transparent baggrund, så den grå baggrund i pladsholderen kan skinne igennem. Kopier grafen i Excel ved at markere den og gå tilbage i din publikation. Marker tekst-feltet [indsæt graf her] og gå derefter op i menuen og klik på "Indsæt kopieret graf ved markering", og grafen vil nu blive indsat i pladsholderen som et billede, og proportionerne vil være bibeholdt. 7
Indsættelse af billede i publikationen A4 publikationen har 5 forskellige billedindsættelsesfunktioner. Funktionerne fungerer ved at der bliver indsat en tabel i enten 1½ eller 2 spalter, i højremargin eller helsides. Inde i tabellen er der et felt, hvorpå der skal dobbeltklikkes. Dobbeltklik på feltet og søg efter det ønskede billede. Marker det og vælg åben. Det er vigtigt, at der er plads til det billede, der indsættes, da det skaleres efter bredden. Hvis der i spalten ikke er plads til billedet, fordi det er for stort, vil det hoppe over i næste spalte eller ned på næste side, alt afhængig af hvor på siden cursoren er placeret. Billede-indsættelsesfunktionen er med til at sikre, at billedet ikke bliver forvrænget. 8
Billede over to spalter: Her indsættes billedet i toppen af dokumentet med en bredde på 18 cm. Man kan vælge mellem to typer, enten med, eller uden felter til overskrift og manchet. Billede 1,5 spalte: Denne tabel indsættes i højre side af dokumentet og fylder spalten samt noget af højre margin. Billedteksten ligger ved denne type billede i højre margin Billede i margin: Billedet indsættes ved cursors placering men ude i højre margin og med billedtekst under. 9
Eksempel på forside Forside overskrift Forside - underoverskrift Forsiden printes på fortrykt papir 10
Eksempel på indholdsside med overskrift, manchet, forfatter og billede i 1½ spalte Overskrift 1 Manchet Forfatter Billedtekst Overskrift 2 Normal 11
Eksempel på indholdsside med Faktaboks, billede i 1½ spalte og billede over to spalter med overskrift og manchet: 12
Eksempel på indholdsside med Helsides billede, graf og billede i margin: 13