Arkivinstruks for Thisted Kommune Arkivinstruks Instruks for arkivering og kassation - Thisted Kommune, april 2007. Status Gl. Thisted Kommune Den gamle Thisted Kommune har i 1989-92 gennemført et kassationsprojekt, og i forbindelse hermed blev de i administrativ henseende inaktive arkivalier udskilt til opbevaring på Lokalhistorisk Arkiv for Thisted Kommune. De ældste kommunale arkivalier er afleveret til Landsarkivet i Viborg. En oversigt over disse arkivalier er udgivet af Landsarkivet for Nørrejylland i 1990: Thisted-arkiverne. Fortegnelse over arkiverne fra Thisted Købstad 1869-1970 og omliggende landkommuner 1842-1970 Det skal hertil bemærkes, at afleveringsforretningen til Landsarkivet ikke omfattede alle arkivalier. Ved saneringen i 1989-92 blev der fundet en del arkivalier, der tidsmæssigt stammer fra perioden før 1970. Lokalhistorisk Arkiv for Thisted Kommune har udarbejdet oversigter over kommunale arkivalier fra før 1970: Thisted Kommune. BORGMESTERKONTORET. Journalsager indtil 1978. Lokalhistorisk Arkiv for Thisted Kommune 1990 ØKONOMIUDVALGET Den 20. april 2007 Vores ref.: Sagsnr.: 652333 Doknr.: 663538 Thisted Kommune Rådhuset Asylgade 30 7700 Thisted Tlf: 99 17 17 17 Fax: 99 17 17 65 www.thisted.dk Mail: borgmkontor@thisted.dk CVR-nr.: 29189560 EAN-nr.: 5790000384853 Personlig henvendelse: Mandag-onsdag 8.00-14.30 Torsdag 8.00-16.30 Fredag 8.00-13.00 Telefontid: Mandag-onsdag 8.00-15.00 Torsdag 8.00-17.00 Fredag 8.00-13.00 Borgerservicecentre Mandag-onsdag 8.00-16.00 Torsdag 8.00-17.00 Fredag 8.00-14.00 Thisted Kommune. BORGMESTERKONTORET. Sognearkivalier før 1970. Lokalhistorisk Arkiv for Thisted Kommune 1990 Thisted Kommune. TEKNISK FORVALTNING. Arkivalier før 1978. Lokalhistorisk Arkiv for Thisted Kommune 1992
Thisted Kommune. KULTUREL FORVALTNING. Journalsager indtil 1978. Lokalhistorisk Arkiv for Thisted Kommune 1990. De kommunale institutioners arkivmæssige forhold administreres af fagforvaltningerne, og det formodes, at de centrale regler har været fulgt. Ansvaret for arkivering har været hos sektionsledere, afdelingsledere, institutionsledere osv. Og hos en særlig ESDH-gruppe (ESDH = Elektronisk Sags. og DokumentHåndteringssystem), der har taget sig af arkivering af ESDH sager. Med hensyn til elektroniske arkivalier er de fælleskommunale systemer udliciteret til KMD. I hvilket omfang har de enkelte forvaltninger/afdelinger benyttet sig af ESDH? I tilknytning til dette spørgsmål ønskes en vurdering af, om der er tale om rene elektroniske sager eller sager af blandet karakter. Der findes fortsat en hel del områder uden optimal ESDH benyttelse, og der er fortsat flige af blandede sager tilbage. Gl. Hanstholm Kommune Der er foretaget aflevering til Landsarkivet for Nørrejylland af de gamle sognearkiver 1842 1970. Der har ikke været nedsat en særlig arkivgruppe til at tage vare på overordnede arkiveringsspørgsmål. Alle forvaltninger havde frem til kommunesammenlægningen ventearkiver til uafsluttede sager, nærarkiv til afsluttede sager og fjernarkiv. Ved arkivering er 01-sager blevet arkiveret særskilt. Der er ingen elektroniske arkiver at gemme. Gl. Sydthy Kommune De ældre sognearkiver 1842 1979 er ikke afleveret til Landsarkivet. I gl. Sydthy Kommune har der været specielle regler angående kassation af lønmateriale, hvor man har fulgt en praksis med kassation efter fem år, dog ikke for lønmodtagere født den 1. i måneden og ledere. En egentlig organisation til at varetage overordnede opgaver vedr. arkivopgaver har ikke fungeret i gl. Sydthy Kommune. Alle afdelinger på rådhuset i den gamle Sydthy Kommune har haft et nærarkiv og har anvendt fjernarkiv. (dvs. borgmesterkontoret, teknisk afdeling, socialforvaltningen, skoleforvaltningen og økonomisk afdeling). Alle afdelinger, på nær lønkontoret, har selv forestået fjernarkivering. Fjernarkivering af lønmateriale blev forestået af rådhusbetjenten, der også forestod kassationen i fjernarkivet for alle afdelinger. Personsager blev arkiveret i personnummerorden og kasseret 5 år efter død og sidste aktivitet i sagen. Dog ikke bevaringsværdige sager i henhold til kassationsreglerne. 2
De ansatte i de enkelte forvaltninger/afdelinger har selv varetaget arkivering af eget område. Gl. Sydthy Kommune har ingen elektroniske arkiver. Forudsætninger Instruksen skal ses i sammenhæng med kommunens administrative rutiner i forbindelse med journalisering. Instruksen gælder for rådhuset og decentrale institutioner og for alle typer af sager/dokumenter uanset opbevaringsform. Instruksen ajourføres løbende/årligt/efter behov af den faste journal- og arkivgruppe. Organisering Stabsforvaltningen er overordnet ansvarlig for journal- og arkivområdet i kommunen. Hver forvaltning/afdeling/institution udpeger en arkivansvarlig, som samtidig er ansvarlig for beskyttelse af oplysninger. De arkivansvarlige fungerer samtidig som kontaktpersoner i relation til spørgsmål om arkivering. Der nedsættes en journal- og arkivgruppe, bestående af repræsentanter fra hvert forvaltningsområde. Arkivgruppen består af de arkivansvarlige suppleret med den/de personer i hver forvaltning, der er ansvarlig for journaliseringen samt en repræsentant fra kommunens 7-arkiv. Direktionen skal udtale sig om forslag til og ændringer af arkivinstruksen. Økonomiudvalget træffer endelig beslutning. Instruksen træder i kraft ved økonomiudvalgets vedtagelse. Lovgrundlag Arkivinstruksen tager udgangspunkt i følgende lovgrundlag: Lov nr. 1050 om offentlige arkiver m.v. af 17. december 2002 Bekendtgørelse nr. 591 af 26. juni 2003 om offentlige arkivalier og om offentlige arkivers virksomhed. Bekendtgørelse nr. 1000 af 28. september 2004 om bevaring og kassation af arkivalier i primærkommunerne. Bekendtgørelse nr. 693 af 7. juli 2003 for så vidt angår bevaring og kassation i primærkommunernes arkivalier fra tiden før 1. april 1970. 3
Lov nr. 1439 af 22. december 2004 om pligtaflevering af offentliggjort materiale Indhold Instruksen gælder for alle forvaltninger og afdelinger på rådhuset, og alle kommunens institutioner. Instruktionen gælder principielt for alle sagstyper. Journalsager (efter KL-Journalplan) arkiveres forvaltnings- og institutionsvis i journalnummerorden, og evt. årgangsopdelt i byrådsperioder. Hvis anden ordning er gældende i de enkelte forvaltninger/afdelinger udarbejdes et særskilt bilag. Øvrige sager (personsager, byggesager etc.) opbevares i de afdelinger, der har dannet sagerne. I hver forvaltning/afdeling udarbejdes en oversigt over placering og omfang af ventearkiv (til uafsluttede sager), nærarkiv (til afsluttede sager) og anvendelse af internt fjernarkiv på rådhuset (til arkivalier). Oversigten vedlægges denne arkivinstruks som bilag. En generel oversigt over arkivopbygning, arkivlokaler, og hvilke typer arkivalier der ligger hvor, vedlægges denne arkivinstruks som bilag. Sager renses ved sagsafslutning. Ved overførsel til internt fjernarkiv på rådhuset foretages den endelige sagsrensning. Sagsrensning vil sige fjernelse af overflødigt materiale, såsom dobbeltkopier, dubletter, koncepter til renskrevne breve, brochurer og lignende arbejdsmateriale. Desuden skal papirclips, elastikker og plastikomslag fjernes inden sagen arkiveres. Ved sagsafslutning af journalsager, påføres kassationsdato eller bevaringskode vha. journalplanens anvisninger af journalføreren inden henlæggelsen i nærarkiv. De arkivansvarlige vurderer kassationsfrist i tvivlstilfælde. Alle sager opbevares så vidt muligt 5 år efter afslutning i nærarkiv pga. den generelle kassationsfrist på 5 år. Herefter overføres bevaringssager samt enkelte sager med længere kassationsfrist end 5 år til rådhusets fjernarkiv eller 7-arkivet. 4
Institutioner opfattes som nærarkiv, og opbevarer ligeledes egne sager i 5 år før overførsel til rådhusets fjernarkiv eller 7-arkivet. Personsager arkiveres i personnummerorden i fjernarkivet. Personalesager bør samles inden fjernarkivering. Byggesager arkiveres efter ejerlav og matrikel og bevares ud af de generelle anvisninger vedr. kassation i journalplanen. Projektsager, f.eks. sager om et institutionsbyggeri, større ombygning, holdes samlet i fjernarkivet. Overførsel til fjernarkiv kan alene foretages af den arkivansvarlige eller af personer, som den arkivansvarlige bemyndiger hertil. Sager i nær- og fjernarkiv kan optages/lånes af de arkivansvarlige eller af udpegede medarbejdere med tydelig angivelse af hvem, hvornår og til hvilket formål lånet er sket. Bortfjernelse af sager til makulering sker med deltagelse af arkivansvarlig. Sager og dokumenter, som Thisted Kommune modtager fra forgængerkommuner, amt eller stat, skal fortsat kunne genfindes på grundlag af den afgivende myndigheds registreringer. Overtagne sager må som hovedregel ikke indordnes i kommunens eget arkivsystem, men der kan tages kopier til nye sager. Hvis overtagne sager og dokumenter undtagelsesvis indordnes, skal det nye sagsnummer registreres på fortegnelsen af de modtagne arkivalier. Forholdsregler ved aflevering til offentligt 7 arkiv Bevaringsværdige data fra Thisted Kommunes e-systemer bevares i systemuafhængige arkiveringsversioner og skal leve op til kravene i bekendtgørelse nr. 342 af 11. marts 2004 (Bekendtgørelse om arkiveringsversioner af bevaringsværdige data fra elektroniske arkivsystemer). Udgifter til testning af arkiveringsversionen betales af den afleverende forvaltning/institution. Kommunale arkivalier, der er omfattet af lov om behandling af personoplysninger, og som skal bevares, skal afleveres til 7-arkivet. Afleveringen skal finde sted senest på det tidspunkt, hvor de pågældende oplysninger ellers skulle slettes af den dataansvarli- 5
ge myndighed, jf. arkivlovens 21. Aflevering sker inden data slettes i henhold til sletningsfrister (jf. arkivlovens 21), eller når data går ud af administrativ brug (jf. bekendtgørelse nr. 342, 6). Ved aflevering af data fra systemer uden personoplysninger og øvrige papirarkivalier - som ikke er omfattet af afleveringspligten, sker udvælgelsen af arkivalier, der er gået ud af administrativ brug, i samråd med Thisted Kommunes 7 arkiv ud fra hensynet til en lokalhistorisk interesse. Afleveringen til Thisted Kommunes 7 arkiv sker efter de afleveringsbestemmelser 7 arkivet fastsætter i henhold til lovgivningen for området. Aflevering af arkivalier, der ikke indgår i normal sagsbehandling, sker i samråd med Thisted Kommunes 7 arkiv. Selvejende institutioner, der modtager driftstilskud fra Thisted Kommune, samt private firmaer, der varetager kommunale opgaver for Thisted Kommune, skal som en del af deres aftale med Thisted Kommune aflevere de dele af deres arkivalier, der vedrører den kommunale opgaveløsning, til Lokalhistorisk Arkiv for Thisted Kommune. Andet Lokalhistorisk Arkiv for Thisted Kommune er i henhold til Arkivlovens 7 offentligt arkiv for Thisted Kommune. I sager vedrørende varetagelse af arkivmæssige hensyn og bevaring/kassation i Thisted Kommunes forvaltningsgrene og institutioner henhører Lokalhistorisk Arkiv for Thisted Kommune direkte under kommunaldirektør, borgmester og økonomiudvalg. Lederen af Lokalhistorisk Arkiv for Thisted Kommune skal have en universitetsuddannelse i historie eller lignende fagligt kvalificerende uddannelse. Lokalhistorisk Arkiv for Thisted Kommune er rådgivende over for Thisted Kommunes forvaltningsgrene og institutioner med hensyn til varetagelse af arkivmæssige hensyn og sikrer i et samarbejde med direktion, administrationschefer, forvaltningsgrenenes afdelingsledere og institutionsledere en betryggende opbevaring af Thisted Kommunes arkivalier og forestår bevarings- og kassationsplanlægning. 6
Udgifter i forbindelse med aflevering til Lokalhistorisk Arkiv for Thisted Kommune til pakningsmaterialer, flyttefirma o. lign. betales af den afleverende forvaltning/institution. Forvaltningerne betaler for evt. sikkerhedsfilmning/scanning af udvalgsprotokoller ved aflevering til Lokalhistorisk Arkiv for Thisted Kommune. Ved forvaltninger eller institutioners ophør skal bevaringsværdige arkivalier straks afleveres til Lokalhistorisk Arkiv for Thisted Kommune, med mindre arkivalierne overføres til anden forvaltning/institution. I så fald skal Lokalhistorisk Arkiv orienteres om dette, og der skal forinden udarbejdes en fortegnelse over de arkivalier, der overføres. Når kommunale arkivalier er afleveret til Lokalhistorisk Arkiv for Thisted Kommune overtager arkivet bevaringsforpligtelsen i henhold til arkivloven. Thisted Kommunes forvaltningsgrene og institutioner skal aflevere to eksemplarer af alle de publikationer, tryksager og CD-er m.v., de fremstiller eller lader fremstille, til Lokalhistorisk Arkiv for Thisted Kommune til opbevaring her samt yderligere to eksemplarer, hvis der skal ske aflevering til Det Kongelige Bibliotek/Statsbiblioteket i henhold til Pligtafleveringsloven. Publikationerne skal afleveres til Lokalhistorisk Arkiv for Thisted Kommune senest 1 måned efter publikationens udstedelse. Lokalhistorisk Arkiv for Thisted Kommune sørger for den videre forsendelse til Det Kgl. Bibliotek. Tilsyn med forvaltningernes varetagelse af arkivmæssige hensyn Lokalhistorisk Arkiv for Thisted Kommune udsteder retningslinier for varetagelse af arkivmæssige hensyn i Thisted Kommune og foranstalter regelmæssig instruktion af kommunens personale heri. Adgang til arkivmaterialet Lokalhistorisk Arkiv for Thisted Kommune drager omsorg for, at arkivets samlinger bliver ordnet og registreret på en sådan måde, at materialet kan stilles til rådighed for publikum på Lokalhistorisk Arkivs læsesal og for den kommunale administration til tjenstlig brug. Tilgængelighedsregler Arkivalier, der er skabt af Thisted Kommune, er tilgængelige i henhold til arkivlovgivningens regler. Adgang til ikke umiddelbart tilgængelige arkivalier Thisted Byråd kan i konkrete tilfælde for de kommunale arkivaliers vedkommende meddele tilladelse til benyttelse af en arkivenhed eller grupper af arkivenheder inden udløbet af tilgængelighedsfristen. Byrådet har uddelegeret dispensationsmyndigheden til lederen af Lokalhistorisk Arkiv for Thisted Kommune. I forbindelse med ansøgning om 7
tilladelse skal formålet med den tilsigtede benyttelse af de oplysninger, der søges om adgang til, oplyses. Ved afgørelse af ansøgninger om benyttelse af ikke umiddelbart tilgængelige arkivalier kan der tages særligt hensyn til, om ansøgeren er part i en sag eller har en særlig individuel interesse i de oplysninger, der søges adgang til. En ansøgning om adgang til ikke umiddelbart tilgængeligt kommunalt arkivmateriale i Lokalhistorisk Arkiv for Thisted Kommune skal være besvaret inden 15 dage. En ansøgning om adgang til ikke umiddelbart tilgængeligt arkivmateriale, der stadig beror i forvaltningen, skal være besvaret inden 30 dage. Betaling for tjenester og ydelser Lokalhistorisk Arkiv for Thisted Kommune kan opkræve betaling for fotokopier og gengivelse af materiale i arkivets samlinger, ligesom der kan opkræves betaling for tjenester og ydelser. Bemyndigelse og ikrafttræden Økonomiudvalget godkender ændringer til nærværende vedtægt i fornødent omfang. Således vedtaget af Thisted Byråds økonomiudvalg i sit møde den 17. april 2007. Erik Hove Olesen borgmester Sv. Søndergaard Pedersen stabsdirektør 8