Referat Møde: Brugerrådsmøde Dato og tidspunkt: 17.11. 2015 Sted: Konferencerummet, Rigsarkivet, Viborg Deltagere fra SA: Bente S. Vestergaard, Steffen Elmer Jørgensen Eksterne deltagere: Jytte Thorndahl, Jakob Ørnbjerg, Marianne Paasch, Lene Majlandt (i stedet for Kurt Pajbjerg), Niels Løgager Nielsen Fraværende: Berit Höwisch, Allan Vestergaard, Kurt Pajbjerg Dato: 9. december 2015 Journalnr.: 2009-005068 Referent: Steffen Jørgensen Brugerrådsmøde på Rigsarkivet, Viborg den 17. november 2015 1. Dagsordenen blev godkendt og referat fra 27. maj 2015 blev ligeledes godkendt 2. Til referent blev valgt Steffen Jørgensen 3. Siden sidst SEJ oplyste, at områdeleder Allan Vestergaard havde meddelt, at han ikke kunne være til stede ved mødet. Som nyt medlem udpeget af Aalborg Universitet efter Poul Duedahl deltog ph.d.- stipendiat Marianne Paasch fra Institut for Kultur og Globale Studier. Kurt Pajbjerg havde meldt afbud. Som repræsentant for SSF deltog i hans sted Lene Majlandt, Viborg. Næste dag, den 18. november, skulle Steffen Jørgensen deltage i et arbejdsgruppemøde, hvor fremtidens brugerråd skulle drøftes. Allan Vestergaard har stillet en ny brugerrådsstruktur i udsigt. SEJ kunne oplyse at tingene endnu stod åbne. AV har peget på, at brugerrådene skulle indrettes mere efter brugergrupperne: slægtsforskere, universitetsforskere og andre forskere, Arkivalieronline-brugerråd og crowd sourcing. De kan betyde, at brugerrådenes binding til de enkelte læsesale opløses. AO-brugerrådet har dog aldrig været bundet til en enkelt enhed. Der er endnu ikke taget stilling til, om der skal ske ændringer i RAV-brugerrådet i.f.m. sammenflytningen.
Der vil blive udarbejdet et notat med forslag til ny struktur. Medlemmerne vil høre nærmere. a. Statistikken viser en fortsat faldende tendens i både besøgstal og antal indlånte enheder. Besøgstallet er dalet fra tæt mod 20.000 besøgende omkring årtusindskiftet til 4.000 i 2014, lidt færre formentlig i 2015. En foreløbig beregning for alle fire kvartaler i 2015 siger 3.717. Antal indlånte enheder er i samme tidsrum faldet fra næstern 100.000 til 16.823 i 2014. Et foreløbigt skøn siger 15.630 enheder i 2015. Som så ofte påpeget modsvares faldet af en generel stigning i antallet af viste sider i og besøg på Arkivalieronline.dk. Besøgene er fra 2007 steget fra ca. 1 million til 3.778.000. Alt tyder dog på en nedgang i 2015 i forhold til 2014. Årsagen skal bl.a. findes i de private services My Heritage og Family Search. Diverse problemer med Ny AO har sikkert også haft en effekt. Der er et voksende antal adgangsansøgninger, ligesom antallet af udlånte og især indlånte arkivalier via fjernlån vokser år for år. Her er de bedre bestillingsmuligheder via Daisy uden tvivl en årsag til, at flere låner materiale fra andre enheder. b. Der er etableret faste telefonvagter. Det skulle gerne gøre det nemmere for de ansatte at koncentrere sig om deres arbejdsopgaver, når de ikke har vagt. Vagterne deles mellem en medarbejder i København og en i provinsen. Det er nu princippet, at alle med telefonvagt i princippet skal kunne svare på spørgsmål, der angår alle enheder i rigsarkivet. Der er desuden indført Facebook service, kaldet Brugerforum. Her besvarer Rigsarkivets personale alle mulige spørgsmål fra brugerne, der har mulighed for at kommentere og spørge om mere. Andre brugere har mulighed for at kommentere svarene. I øvrigt En RAV-medarbejder, Tina Woller, er flyttet til København og udgår dermed af læsesalsvagterne. Det er besluttet fra ledelsesside, at der ikke skal ekspederes trykte bøger fra magasinerne til læsesalene. Det har været nødvendigt at aflyse tre foredragsarrangementer her i efterårsmånederne på grund af arbejdet med et nyt ventilationssystem til læsesalen Et mormonægtepar Morgan fra Idaho har siden sommeren arbejdet med digitalisering af ægteskabsbøger. Bøgerne vil blive lagt på ud på Arkivalieronline og Daisy efter aftale med mormonerne. 2
Der tales internt om muligheden af at lukke læsesalen på fredage. Enighed om, at det ville være fint, hvis der til gengæld kunne være åbent på flere lørdage, f.eks. i april og september. Besparelser Rigsarkivet rammes af regeringens nye besparelser, det såkaldte omprioriteringsbidrag. Kulturministeriet skal spare 2% af budgettet i 2016, yderligere 2% af budgettet i 2017, ligeledes i 2018 og 2019. Ved at sammenlægge enhederne i Odense og flytte Erhvervsarkivet til Viborg er der opnået besparelser, der dækker kravene for 2016 ind, men fra 2017 vil det blive nødvendigt at foretage visse afskedigelser og besparelser. Disse kan også blive til ulempe for brugerne. Besparelserne bliver samlet til omkring 18% af lønsummen. En stor del af Rigsarkivets budget er bundet i bygninger og deres drift. Derfor må besparelser hentes ind ved afskedigelser og begrænsninger i servicen. 4. Sammenflytningen Erhvervsarkivet/RA Århus flytter til Viborg Den 4. januar 2016 møder 10 medarbejdere fra Rigsarkivet, Århus, tidl. Erhvervsarkivet, på Rigsarkivet, Viborg for at starte op på deres nye arbejdssted. Brugerne vil først og fremmest mærke det på fire områder. Synligt er ombygningen af læsesalen, der allerede ses i form af en krydsfiner-støvvæg. Der skal i den øvre ende af læsesalen indrettes et åbent kontor med 10 arbejdspladser plads til 12. Foreløbig skal kun seks medarbejdere have arbejdsplads der. Kontoret får glasvægge. Der indrettes et mindre møderum og et lille telefonrum på arealet. Der bliver gange langs væggene, som afgrænses af reoler. De gamle reoler mellem vinduerne bevares til opstilling af dele af læsesalens håndbogssamling. Bøgerne bag glasvæggen bliver ikke frit tilgængelige. Delingen af læsesalen efterlader 44 pladser til brugerne inkl. pc-pladserne. To eller tre erhvervsarkivmedarbejdere vil indgå som vagter på læsesalen. EA medbringer deres håndbogssamling. 44,5 m. Den skal passes ind blandt RAV s opstillede håndbøger. Dertil kommer ca. 46 m. branchespecifik statistik, som ikke skal stå på læsesalen. Læsesalsvagterne fra de to enheder skal oplæres til at kunne vejlede i begge de sammenlagte enheders arkivalier. 3
Mængden af arkivalier i Viborg udvides betydeligt. Der er nu ekspertise til vejledning i erhvervshistoriske arkivalier i Viborg, men ellers er situationen ikke meget anderledes end før. EA s arkivalier har jo kunnet lånes i fjernlån i adskillige år. Det er vanskeligt at forudsige, om sammenlægningen vil betyde nogen væsentlig forøgelse af besøgstallet på læsesalen. For en forøgelse taler, at arkivalier fra andre RA-enheder ikke kan indlånes til Aarhus Stadsarkiv efter årsskiftet 2016. Imod en større forøgelse taler, at kirkebøger, folketællinger o.a. højfrekvente arkivalier er at finde på Arkivalieronline. Desuden overdrages Aarhus bykommunale arkivalier og arkivalier fra storkommunen efter 1970 til Aarhus Stadsarkiv. Det vil formentlig betyde, at mange århusianske slægts- og lokalhistorikere ikke får behov for at drage til Viborg. 5. Det nye magasin på Vennershåbsvej Den 1. november 2015 overdrog 1. november 2015 nøglerne til det nye magasin på Vennershåbsvej til RAV. Magasinet kan rumme 72 hyldekm arkivalier. Der er mulighed for at udvide med op til 50 hyldekm mere. Vi er nu i gang med indkøre bygningen, som har alle mulige moderne faciliteter: ordningsrum, kontorer, aflæsningsrum, kortskabe, klimastyring oma. To medarbejdere er i gang med at opsætte stregkoder i hastigt tempo, så vi kan begynde at opstille arkivalier. Det første, der bliver opstiller i det nye magasin, vil være EA s nu reducerede samling af erhvervshistorisk litteratur på 400 meter. Fra 4. januar til ultimo april flyttes alle arkivalier fra Hack Kampmann-bygningen i Vester Allé til Viborg. EA lukker for udlån af fjernlån med udgangen af november måned. Læsesalen i Vester Allé har sidste åbningsdag den 22. december. Arkivalierne fra Vester Allé i Aarhus flyttes til Vennershåbsvej fra januar til april. Derefter flyttes arkivaliernes fra Asani- og Fabriksvejmagasinerne i Viborg derud i maj og juni måned. RA bevarer foreløbig lejemålet på Tagtækkervejmagasinet med 35 km reoler. Herfra flyttes foreløbig kun de arkivalier, der står på paller mellem reolerne. 6. Læsesalen A Ny adgangskontrol Ca. 1. december skal der indføres et nyt adgangskontrolsystem på læsesalen, der betyder en sikker identifikation af brugerne.* Brugerne skal registreres via deres sygesikringskort. Ved skranken før slusen opstilles en kortlæser, hvor brugeren indlæser sit kort. Ved første indlæsning taster vagten navn, adresse og en pinkode. Har brugeren glemt sit sygesikringskort eller er udlænding udstedes et midlertidigt kort. Det er dog en forudsætning, at brugeren har en gyldig form for legitimation på sig. Udlændinge oplyser navn, adresse og pasnummer. 4
Brugerne registreres med pinkode ved ankomsten og når de forlader læsesalen igen. Der skal ikke tjekkes ind og ud, når læsesalen forlades kortvarigt ved frokost osv. Med det nye system ophører indskrivning i besøgsprotokollerne. Visiteringen fortsætter som hidtil. *Systemet er blevet forsinket, men ventes implementeret i løbet af maj 2016. B Læsesalen i øvrigt Kopimaskinen på læsesalen er slidt. Møntautomaten virker ikke mere. Der arbejdes på at få en moderne skanner ligesom den, der findes på RA i København. Der er ikke fundet plads på RA s budget endnu. Der er behov for to pc ere. De er bevilget og vil snart blive opstillet. Der er indrettet et interimistisk fotobord. Det kortbord, som tid efter anden efterlyses, har RAV ikke plads til på læsesalen. Det kan i øvrigt oplyses, at der på Vennershåbmagasinet bliver plads til kortskabe, der sikrer en bedre opbevaring af kort, planer og tegninger. 7. Accession Der er p.t. indsamlet ca. 1430 kontraministerialbøger som led i et indsamlingsprojekt, der går ud på at samle alle kontraministerialbøger helt frem til den elektroniske kirkebogs indførelse i 2002-03. Kommer alle fortegnede bøger ind, bliver tallet på 1527 kontrabøger for det nørrejyske område. Der er tilsvarende indsamlet 5-600 bøger fra Rigsarkivet, København. Arkiverne på Fyn og i Sønderjylland havde samlet alle deres kontrabøger ind. I Viborg er dertil indkommet godt 100 hovedministerialbøger. Der er afleveringsprojekter for retter, politi og fængselsvæsen i gang. Som IV ordnes og indsamles kommunale arkivalier fra bl.a. Ikast og Hammel kommuner. IV-folk fra RAV er i gang med at ordne, registrere og pakke arkivalier fra Psykiatrisk Hospital i Risskov. 8. Ny Arkivalieronline I juli måned introduceredes Ny Arkivalieronline (Ny AO). Næsten samtidig blev der lagt nye kirkebogsskanninger ud. Disse baserer sig på mormonernes filmninger af kontrabøger frem til og med 1891. Nogle af disse er gamle, men bedre end visse af RA s gamle skanninger. De gamle skanninger skulle læses via JAVA billedlæsningsprogrammet. Dette var forældet og måtte udfases. AO har bibeholdt gamle skanninger, der hvor der var huller i mormonmaterialet. Der er bl.a. afleveret en hel del kirkebøger efter, at mormonerne afsluttede deres filmninger. Med Ny AO er det blevet lettere at 5
Downloade nye filer Vise AO på I-pads og tablets Benytte en ny og bedre billedviser Få kontakt med brugerservices, der trækker på RA-materiale: MyHeritage og Family Search Søge ved hjælp af data fra andre tjenester: som Dansk demografisk Database og DigDag Der kan laves links til enkelte billeder i en arkivfil En fordel ved Ny AO er, at: Brugerne kan tilgå AO-filer via Daisy.sa.dk såvel som via den nu temaopdelte søgeboks til AO Ny AO kom til verden med nogle startvanskeligheder. Det viste sig ofte vanskeligt at åbne store billedfiler som lægdsruller og skøde-pantevæsen. Problemerne er fortsat og har medført mange klager. RA har nedsat en særlig task force. På hjemmesiden kan man se, hvad der er foretaget teknisk for at udbedre fejl og mangler. Siden sidste års møde er følgende arkivalier lagt på AO: Folketællingen 1940 foreløbig landkommunerne Søgemidler i form af journaler og kopibøger til amtsarkiverne Tinglysningsarkivalier: Realregistre (samt gamle navne- og topografiske registre), tingbøger for længst udlagt), skøde- og pantebøger (Afsluttet for Sjælland-L-F, begyndt for Jyllands vedk.) Arkivskabte søgemidler: Ikke-trykte registraturer, rets- og politinøglen, -sen-navne og ikke-sen-navne, div. kartoteker. Også med tiden uundværlige papirregistraturer, brevskriverlister, Nygaards sedler, m.m. Danske Kancellis arkiv skannet fra mikrofilm Ansøgninger om erindringsmedaljer Borgerlige vielser de skannes p.t. ifølge indgået aftale af to repræsentanter for mormonernes Family Search Den kgl. Fødsels- og Plejestiftelse (i Kbh.) Geheimekonseillet og Geheimerådet centrale regeringsakter fra 1700-tallet Djurs Sønder og Mols herreds arkiv Hammerum Herredsfogeds arkiv 6
Det mest ønskede på denne liste er uden tvivl folketællingen fra 1940, som siden brugermødet er blevet lagt på AO for landkommunernes vedkommende. 9. 10. Indlæg fra medlemmerne og eventuelt Berit Höwisch, der er valgt som brugerrepræsentant, havde fremsat forslag om, at der oprettes en e-mail-adresse, hvor brugere kan fremføre meninger og ønsker, som kan forelægges brugerrådet. Muligheden for at lægge et sådant link ud undersøges. Man kan dog allerede skrive til brugerrådene via adressen mailbox@sa.dk. I så tilfælde går henvendelsen videre til formanden, som videresender beskeden. Næste møde afholdes med forbehold for eventuelle ændringer i struktur osv.- tirsdag den 17. maj 2016. 7