Inspirationsnotat nr. 17 til arbejdet i MED-Hovedudvalg 1. oktober 2010 Vejledning om retningslinjer for trivselsmålinger Det kræver gode retningslinjer at lave ordentlige trivselsmålinger på kommunens arbejdspladser. Denne vejledning indeholder en række anbefalinger til, hvad medlemmer af MED bør være opmærksomme på, når der skal aftales retningslinjer for måling af trivslen. Hvad skal MED? Trivselsaftalen fra overenskomsten 2008 forpligter alle kommuner til at måle medarbejdernes tilfredshed og trivsel mindst hvert tredje år. Alle HovedMED-udvalgene skal aftale retningslinjer for indholdet i målingerne og hvordan de følges op før målingerne sættes i gang. Trivselsaftalen 3 Målingerne skal ske snarest muligt og senest i forbindelse med den næste arbejdspladsvurdering (APV). Målingerne kan ske i tilknytning til den lovpligtige arbejdspladsvurdering. Hvad er en trivselsmåling? En trivselsmåling undersøger om medarbejderne er tilfredse og trives på arbejdspladsen. Målingen kan bl.a. måle hvordan medarbejderne trives, for eksempel hvor motiverede, engagerede og tilfredse medarbejderne er. Den kan også måle de forhold, som kan have betydning for, hvordan medarbejderne trives, for eksempel indflydelse, ledelse og krav i arbejdet. Men måling af trivslen skaber ikke i sig selv forbedringer og forandringer! En trivselsmåling er et vigtigt redskab til at skabe dialog om forandringer på arbejdspladsen, men det er lige så vigtigt at følge op på målingen med en række konkrete initiativer som kan forbedre trivslen. Krav til trivselsmålingen Trivselsaftalen stiller hverken krav til trivselsmålingens form eller indhold. Det er op til kommunernes HovedMED at tage stilling til, hvad målingen skal indeholde, hvordan den gennemføres og følges op på. Det betyder at HovedMED både skal aftale retningslinjer for indholdet i målingen og hvordan der skal følges op på målingerne. Figuren nedenfor kan give et overblik over, hvad I bør drøfte i MED-udvalget, når I skal aftale retnings-linjer for trivselsmålingen:
1. Indhold af trivselsmåling: Hvad ønsker I at måle? Skal trivselsmålingen være en del af APV? 4. Evaluering af trivselsmåling: 2. Metode til trivselsmåling: Hvad skal indgå i evalueringen? Hvem, hvornår og hvor- Valg af metode. Fordele og ulemper ved forskellige metoder. 3. Opfølgning på trivselsmåling: Analyse af resultater Handlingsplan med initiativer: Hvem, hvad, hvornår, 1. Indholdet af trivselsmålingerne Retningslinjerne skal blandt andet tage stilling til indholdet af trivselsmålingen. Her kan I tage stilling til om trivselsmålingen også skal undersøge det psykiske arbejdsmiljø eller om det fortsat undersøges i en arbejdspladsvurdering (APV). APVen er lovreguleret og skal, hvert tredje år, undersøge både det fysiske og psykiske arbejdsmiljø. Trivselsmålinger og undersøgelsen af det psykiske arbejdsmiljø i en APV hænger sammen: Hvis det psykiske arbejdsmiljø er godt følger trivslen sandsynligvis med. Men trivselsmålingerne og den psykiske APV er også forskellige og de to undersøgelser kan derfor ikke erstatte hinanden. Hvor APVen fokuserer på risikofaktorer og psykiske belastninger i arbejdet, fokuserer trivselsmålinger typisk på hvad, der motiverer og skaber trivsel på arbejdspladsen. Begge dele kan undersøges i én måling, men det er nødvendigt at målingen tilpasses begge formål. Desuden skal de dele af målingen, som udgør den psykiske APV overholde en række lovmæssige krav. De lokale MED skal ifølge trivselsaftalen fastlægge retningslinjer for APV-handlingsplaner, og OAO og FTF s Vejledning om retningslinjer for APVhandlingsplaner giver en oversigt over de lovmæssige krav der stilles til en APV. Den del af APVen som undersøger fysiske belastninger og risici i arbejdet kan også gennemføres samtidig med trivselsmålingen og den psykiske APV. I så fald skal I sikre, at spørgsmålene dækker hele det fysiske arbejdsmiljø og udføres i overensstemmelse med lovens bestemmelser. Anbefalinger til indholdet af trivselsmålinger 2
Det er en god idé at gennemføre trivselsmålinger og APV samtidig, fordi Målingen skal både undersøge, hvor godt medarbejderne trives og de arbejdsforhold, som kan have betydning for trivslen. Sæt jer grundigt ind i kravene til en APV, så spørgsmålene i målingen dækker både trivslen og det psykiske og fysiske arbejdsmiljø. 2. Metoder til at måle trivsel Trivselmeter parternes værktøj til at måle trivsel KTO, CFU, Sundhedskartellet, KL, Danske Regioner og Personalestyrelsen har udviklet et elektronisk værktøj Trivselmeter til måling af trivsel. Værktøjet er frit tilgængeligt for alle offentlige arbejdspladser, og det er frivilligt om man vil bruge det. Værktøjet benytter spørgeskemametoden og kan bruges til at gennemføre en undersøgelse, udskrive rapporter og udarbejde handlingsplaner. KTO, CFU og Sundhedskartellet har en række anbefalinger til SU og MED-udvalgene om brugen af trivselmeter: http://www.kto.dk/pjecer/pjecer_i_samarbejde/udgivelser/trivselmeter/anbefaling er_kto_cfu_shk.pdf. Det skal understreges, at trivselsaftalen ikke stiller krav om, hvilken metode eller hvilket værktøj, der bruges til trivselsmålingen. Det er derfor op til HovedMED at beslutte, hvad der passer bedst til netop jeres arbejdsplads. Der er mange måder at gennemføre en trivselsmåling på, og HovedMED skal tage stilling til, hvilken metode kommunen skal bruge. HovedMED kan også aftale, at valget af metode skal lægges ud til de lokale MED-udvalg. Det lokale MED har måske bedre føling med, hvilken metode der bedst passer til arbejdspladsens behov. På den anden side kan det være svært at sammenligne trivslen på tværs, hvis kommunens institutioner anvender forskellige metoder. Spørgeskemaundersøgelser og dialogmøder er eksempler på nogle af de mest anvendte metoder: I en spørgeskemaundersøgelse besvarer medarbejderne skriftligt og enkeltvis en række spørgsmål, mens et dialogmøde er et åbent møde, hvor medarbejderne i fællesskab sætter ord på deres oplevelser af trivslen på arbejdspladsen. Der er fordele og ulemper ved begge metoder og det vigtigste er, at I vælger den, som passer bedst til jeres arbejdsplads. Det kan også være en fordel at kombinere metoderne. For eksempel ved at starte med en spørge-skemaundersøgelse og efterfølgende følge op på resultaterne med en dialog om forslag til at udvikle arbejdspladsen. På den måde kommer undersøgelsen til at udnytte fordele (styrker) ved både spørgeskema- og dialogmetoden. 3
Spørgeskemaundersøgelse Dialogmødet Styrker Styrker + Anonymitet beskytter den enkelte og gør det muligt at undersøge mere følsomme områder som mobning eller konflikter + Med høj svarprocent giver spørgeskemaer et repræsentativt svar + Undersøgelsen kan gentages og vise udviklingen fra gang til gang + Alle får mulighed for at ytre sig om det psykiske arbejdsmiljø. + Giver engagement, fordi medarbejderne med egne ord formulerer deres opfattelser af trivsel + Alle får mulighed for at lytte til kollegernes synspunkter om trivsel + Tegner et fælles og nuanceret billede af arbejdspladsens trivsel + Kan sætte fokus på løsningsforslag frem for problemer, f.eks. ved i fællesskab at prioritere en række indsatsområder. Svagheder Svagheder Tilpasning kan være nødvendigt for at sikre, at spørgeskemaer er meningsfuldt Afhænger af god ledelse i forbindelse med dialogmødet for den enkelte arbejdsplads Giver ikke mulighed for at sammenligne Spørgeskemaer giver ingen forklaring på resultaterne og kommer ikke med løsningsforslag resultater fra år til år Her og nu-situationer kan komme til at fylde undersøgelsen Spørgeskemaer har tendens til at foku-sere på problemer Fare for, at medarbejderne ikke tør være åbne og ærlige. Nogle kan have svært ved at læse og forstå spørgeskemaet Ikke egnet til at afdække krænkende adfærd Undersøgelsen giver et øjebliksbillede, som hurtigt kan ændre sig. Kilde: Videncenter for Arbejdsmiljø Hvis I benytter spørgeskemaer skal I tage stilling til, om svarene skal være anonyme, åbne eller fortrolige: En anonym undersøgelse giver den enkelte mulighed for trygt at give oprigtige svar. Til gengæld gør anonymitet det sværere at følge op og stille uddybende spørgsmål. En fortrolig undersøgelse giver nogen tryghed for medarbejderne og gør det muligt at følge op på helt konkrete problemstillinger, der rejses i svarene. En åben undersøgelse giver fuld mulighed for at følge op og komme til bunds i konkrete problemstillinger ved at gå direkte til kilden, nemlig medarbejderne. Men svarene bliver muligvis ikke helt så åbenhjertige som ved en anonym undersøgelse. Anbefalinger til valg af metode 4
Vælg den metode der passer bedst til jeres arbejdsplads og vær opmærksom på, at valget af metode har betydning for, hvordan resultaterne efterfølgende kan bruges. Tilpas undersøgelsen til jeres arbejdsplads, så spørgsmålene giver mening for de medarbejdere som skal besvare dem. Det er især vigtigt hvis I bruger standardspørgeskemaer. Kombiner metoderne, så undersøgelsen udnytter fordelene ved både spørgeskemametoden og dialogmetoden. 3. Opfølgning på trivselsmålingen I retningslinjerne skal I tage stilling til, hvordan I vil følge op på trivselsmålingen. I den forbindelse bør I drøfte, hvordan målingens resultater skal analyseres og hvordan resultaterne skal bruges til at forbedre trivslen på kommunens arbejdspladser. Hvordan skal resultaterne analyseres? Der er mange måder at analysere målingens resultater på. En måde er at sammenligne antallet af medarbejdere, som trives med antallet, der ikke gør. Men sådan en analyse siger ikke noget om, hvad der ligger bag resultaterne. En anden måde kan derfor være også at undersøge, hvilke forhold på arbejdspladsen, der påvirker medarbejdernes trivsel. Et eksempel kan være at undersøge, om det hovedsageligt er medarbejdere der ikke trives, som samtidig savner indflydelse på arbejdet. I kan også tage stilling til, om resultaterne skal sammenlignes med andre kommuner eller om kommunens institutioner skal sammenlignes internt. Det kan være en fordel at lave en intern sammenligning og for eksempel undersøge, hvorfor nogle institutioner har højere trivsel end andre. På den måde er der mulighed for at sprede de gode erfaringer indenfor kommunen. Når man sammenligner kommunens resultater med andre kommuner, er det sværere at vurdere, hvad der ligger bag resultaterne. Det skyldes at der kan være store forskelle på arbejdspladserne indenfor den enkelte kommune - forskelle som ikke afspejles i et gennemsnit. Der er risiko for, at målingerne i stedet bliver brugt til at vise, at man scorer højere end nabokommunerne, frem for at være et internt værktøj til at forbedre trivslen. Hvordan skal resultaterne bruges til at forbedre trivslen? En måling skaber ikke trivsel i sig selv og trivselsmålingen skal følges op med konkrete tiltag, som kan forbedre arbejdspladsen. Eksempler på tiltag kan være ændrede arbejdsmetoder, ny arbejdsorganisering, fokus på anerkendende dialog eller noget helt fjerde. HovedMED skal derfor drøfte, hvordan I sikrer, at der bliver fulgt op på målingen med de rette initiativer. I kan blandt andet drøfte hvem der skal beslutte, hvilke initiativer der skal sættes i gang? Hvordan MED-udvalgene kan finde inspiration til nye metoder? Og hvordan sikrer I, at arbejdspladserne lærer af hinanden? Anbefalinger til opfølgning 5
Følg op på målingen med dialog og handling: Målinger skaber ikke i sig selv forbedringer og de er spild af tid og penge, hvis ikke man følger op. Hele arbejdspladsen skal være med: Det er vigtigt medarbejderne kan give deres bud på, hvordan trivslen sikres og forbedres. Lav en handlingsplan: Handlingsplanen bør indeholde beskrivelse, tidsramme og ansvarsfordeling for de konkrete initiativer I vil gennemføre. 4. Evaluering af trivselsmåling HovedMED skal tage stilling til, hvordan trivselsmålingen skal evalueres. En evaluering af trivselsmålingen bør både tage stilling til processen, det vil sige hvem der evaluerer og hvornår, og indholdet i evalueringen. Evaluering handler om at lære af sine erfaringer og I kan for eksempel spørge til, om metoden var den rigtige? Om målingen gav et præcist billede af trivslen og tilfredsheden? Om I fik brugt målingen til at forbedre arbejdspladserne? Om der var tale om en god proces, der inddrog MED-udvalgene, sikkerhedsrepræsentanterne og de øvrige medarbejdere på de rigtige tidspunkter og i det rette omfang? Anbefalinger ved evaluering Sørg for at evaluere både processen og indholdet af trivselsmålingen. Aftal på forhånd en tidsfrist og en ansvarsfordeling for evalueringen. Brug evalueringen til at overveje, hvordan trivselsmålingen kan forbedres i fremtiden og om der er brug for ændrede retningslinjer. Læs mere: Trivselsaftalen : Aftale om trivsel og sundhed på arbejdspladserne Tjekguide til medlemmer af SU og MED om Trivselmeter Anbefalinger om brug af Trivselmeter til tillids- og sikkerhedsrepræsentanter og medlemmer af MED/SU - Kommuner og Regioner OAO og FTF s vejledning om retningslinjer for APV-handlingsplaner Videncenter for Arbejdsmiljø om dialogmødet som metode: http://www.frastresstiltrivsel.dk/komigang/finddenrettemetode/dialogmetoder/dial ogmoede.aspx Det Nationale Forskningscenter for Arbejdsmiljø Eksempel på spørgeskema http://www.arbejdsmiljoforskning.dk/upload/3dii-kort-skema.pdf Videncenter for Arbejdsmiljø: Pjece om Gode trivselsprocesser http://www.frastresstiltrivsel.dk/komigang/finddenrettemetode/~/media/files/trivsel/publi kationer/godetrivselsprocesser.ashx 6