Procesbeskrivelse til bosted - Virtuelle samarbejdsmøder mellem psykiatrisk afsnit og bosted
Indhold 1. Hvorfor virtuelle samarbejdsmøder? 2. Hvordan? 3. Samlet overblik over processen 4. Virtuelle indlæggelsesmøder 5. Virtuelle statusmøder 6. Virtuelle udskrivningsmøder 2
Hvorfor virtuelle samarbejdsmøder? Mål og formål Målet med de virtuelle samarbejdsmøder er at øge tilgængeligheden og styrke samarbejdet mellem regionale psykiatriske afsnit og kommunale bosteder. Overordnet er formålet at udnytte den øgede koordinering og videndeling mellem afsnit og bosted til at styrke kvaliteten af behandlingen og indsatsen for patienter/beboere. 3
Hvordan? Deltagelse fra hver sin enhed De virtuelle samarbejdsmøder foregår ved, at en eller flere deltagere fra det psykiatriske afsnit sidder i et videokonferencelokale på afsnittet. Herfra mødes de virtuelt med en eller flere personer fra bostedet, der alle sidder i et videokonferencelokale på bostedet. 3 mødetyper De virtuelle samarbejdsmøder afholdes i forbindelse med indlæggelse af en beboer fra bostedet. Møderne opdeles i tre typer af møder, som afholdes i hver sin fase af indlæggelsesperioden: Virtuelle indlæggelsesmøder Virtuelle statusmøder Virtuelle udskrivningsmøder Virtuelle indlæggelses- og udskrivningsmøder skal som udgangspunkt altid anvendes ved henholdsvis indlæggelser fra bostedet til afsnittet og udskrivning fra afsnittet til bostedet. Virtuelle statusmøder anvendes kun ved behov. 4
Samlet overblik over processen Når borgeren indlægges: Virtuelle indlæggelsesmøder Når borgeren har været indlagt længe: Virtuelle statusmøder Når borgeren skal udskrives til bostedet: Virtuelle udskrivningsmøder Morgenen efter indlæggelsen ringer en medarbejder fra bostedet til det psykiatriske afsnit. Det aftales under telefonsamtalen, hvem der skal deltage på mødet, og hvornår samme dag det holdes. Medarbejderen fra bostedet udsender mødeindkaldelser. På tidspunktet for mødet kalder deltagerne fra det psykiatriske afsnit op til den tekniske adresse, som er oplyst i mødeindkaldelsen. Hvis det skønnes relevant, kan både bosted og psykiatrisk afsnit kontakte hinanden telefonisk og bede om et virtuelt statusmøde. Under telefonsamtalen aftales det, hvem der skal deltage og, hvornår mødet skal finde sted. Initiativtager udsender mødeindkaldelser. På tidspunktet for mødet kalder deltagerne fra den modsatte enhed op til den tekniske adresse, som er oplyst i mødeindkaldelsen. Når personalet på det psykiatriske afsnit planlægger at udskrive borgeren til bostedet, ringes der op til bostedet. Under telefonsamtalen aftales det, hvem der skal deltage og hvornår mødet skal finde sted. Medarbejderen fra det psykiatriske afsnit udsender mødeindkaldelser. På tidspunktet for mødet kalder deltagerne fra bostedet op til den tekniske adresse, som er oplyst i mødeindkaldelsen. 5
Virtuelle indlæggelsesmøder (1/2) Processen uddybet 1. Den førstkommende morgen efter, beboeren er blevet indlagt, skal en medarbejder fra bostedet afklare, hvem fra bostedet, der senere samme dag skal deltage på et virtuelt indlæggelsesmøde. 2. Mellem kl. 8 og 9. ringer denne medarbejder til det psykiatriske afsnit og beder om at tale med den respektive borgers kontaktperson på afsnittet. Det aftales, hvem der skal være med på et virtuelt indlæggelsesmøde senere samme dag samt hvad tid, det skal finde sted. Medarbejderen fra bostedet skal bede om mail-adresser på alle deltagere fra det psykiatriske afsnit. 3. Medarbejderen fra bostedet sørger efter samtalen for at booke bostedets videokonferencelokale på mødetidspunktet. 4. Efter samtalen sender medarbejderen fra bostedet en mail med mødeindkaldelse til alle de aftalte deltagere. Indkaldelsen skal indeholde: I. Agenda II. III. Teknisk adresse på bostedets videokonferencelokale samt instruks om, at deltagerne fra det psykiatriske afsnit skal kalde op hertil på tidspunktet for mødet Telefonnummer på repræsentanten fra bostedet, så øvrige deltagere kan tage kontakt ved forsinkelser eller tekniske vanskeligheder. Brug skabelon til mødeindkaldelser [link] 6
Virtuelle indlæggelsesmøder (2/2) Processen uddybet (fortsat) 5. Medarbejderen for bostedet har ansvar for at advisere alle deltagere fra bostedet, hvis de ikke kan forventes at tjekke mails. 6. På det aftalte tidspunkt sidder alle mødedeltagere fra bostedet klar i bostedets videokonferencelokale, hvortil deltagerne fra det psykiatriske afsnit kalder op fra et videokonferencelokale på afsnittet. 7. Under mødet har mødeindkalderen rollen som mødeleder. Forslag til agenda for mødet Baggrund for indlæggelsen Psykisk status Afsnittet oplyser om behandlingsplan, hvis de er så lang i planlægningen Medicin Forventningsafstemning Evt. 7
Virtuelle statusmøder (1/2) Processen uddybet Statusmøder kan afholdes i situationer, hvor en patient fra bostedet indlægges på det psykiatriske afsnit i en længere periode, og en af enhederne skønner det formålstjenesteligt at diskutere status på behandlingsforløbet. Uanset hvem initiativet kommer fra, er processen som følger: 1. En medarbejder fra den initiativtagende enhed kontakter den modsatte enhed telefonisk og beder om at tale med den pågældende patients kontaktperson. Det aftales, hvem der skal deltage fra de respektive enheder, samt hvornår mødet skal holdes. Den medarbejder, der har taget initiativet skal bede om mail-adresser på deltagere fra den modsatte enhed. 2. De to medarbejdere booker begge videokonferencelokaler i egen enhed på tidspunktet for mødet. 3. Initiativtageren sender mødeindkaldelsen til deltagerne på mail. Indkaldelsen skal indeholde: I. Forslag til agenda II. III. Teknisk adresse på videokonferencelokalet på den enhed, som mødeindkalderen kommer fra samt instruks om at deltagere fra den modsatte enhed skal kalde op hertil på tidspunktet for mødet. Telefonnummer på repræsentanten fra bostedet, så øvrige deltagere kan tage kontakt ved forsinkelser eller tekniske vanskeligheder. Brug skabelon til mødeindkaldelser 8
Virtuelle statusmøder (2/2) Processen uddybet (fortsat) 4. Medarbejderen fra bostedet har ansvar for at advisere alle deltagere fra bostedet, hvis disse ikke kan forventes at tjekke mails. 5. På tidspunktet for mødet kalder deltagerne fra den modsatte enhed op til den oplyste tekniske adresse. 6. På selve mødet er personen, der har indkaldt til mødet, ordstyrer. Agenda for mødet Agendaen for virtuelle statusmøder varierer afhængigt at den konkrete anledning. 9
Virtuelle udskrivningsmøder (1/2) Processen uddybet 1. Når personalet på det psykiatriske afsnit planlægger at udskrive en patient til bostedet, kontakter de bostedet telefonisk for at aftale et virtuelt udskrivningsmøde, som skal foregå inden selve udskrivningen. 2. Hvis en medarbejder fra bostedet kan svare på, hvem der skal deltage på et udskrivningsmøde samt hvornår, disse personer har mulighed for at mødes, aftales det allerede ved første opkald, hvornår mødet finder sted. Alternativt skal repræsentanten fra bostedet oplyse, hvornår hun/han kan ringe tilbage med oplysningerne. 3. Når mødet er aftalt, booker medarbejderen fra bostedet bostedets videokonferencelokale på mødetidspunktet. 4. Medarbejderen fra det psykiatriske afsnit udsender mødeindkaldelse, der skal indeholde: I. Forslag til agenda II. III. Teknisk adresse på videokonferencelokalet på det psykiatriske afsnit og instruks om, at deltagere fra bostedet skal kalde op hertil på mødetidspunktet. Telefonnummer på medarbejderen fra afsnittet, så øvrige deltagere kan tage kontakt ved forsinkelser eller tekniske vanskeligheder. 10
Virtuelle udskrivningsmøder (2/2) Processen uddybet (fortsat) 5. Medarbejderen for bostedet har ansvar for at advisere alle deltagere fra bostedet, hvis disse ikke kan forventes at tjekke mails. 6. På det aftalte tidspunkt sidder alle mødedeltagere fra bostedet klar i bostedets videokonferencelokale. De kalder nu op til den tekniske adresse, der er oplyst i mødeindkaldelsen. 7. Under mødet har mødeindkalderen fra det psykiatriske afsnit rollen som mødeleder. Agenda for mødet Psykisk status Forventningsafstemning Medicin Evt. 11