Referat Referat af DEFF styregruppemøde tirsdag den 2. oktober 2012 kl. 10:30-14:30 i Kulturstyrelsen, mødelokale 5. Deltagere:Peter Rubeck (PR), Niels-Henrik Gylstorff (NHG), Annette Winkel Schwartz (AWS), Birte Christensen-Dalsgaard (BCD), Svend Larsen (SL), Bo Öhrström (BOE), Mai Buch (MB), Carsten Riis (CR), Lis Randa (LR) Rene Olesen (ROL), Jakob Heide Petersen (JHP), Trine Nielsen (TNI) Afbud: Anne-Birgitte Rasmussen (ABR) Referent: Lise Mikkelsen (LMI) 1. Godkendelse af dagsorden DEFF 12/183a Gennemgang af dagsorden Dagsorden godkendt. Der var en kort præsentation af Styregruppens medlemmer og af områdedirektør Trine Nielsen som blandt andet har ansvaret for Center for Bibliotek, Medier og Digitalisering. 2. Status fra Sekretariatet DEFF 12/184 Sekretariatets afrapportering Der var ingen spørgsmål eller kommentarer til sekretariatets skriftlige afrapportering. Open Access EU har øget presset på Open Access og forskningsdata i Horizon 2020 som har et budget på 80 milliarder Euro. DEFF Styregruppen har, inspireret af SPARC, sendt et brev til de danske medlemmer af Europa Parlamentets kommitee for energi og industri (ITRE) som behandler forslaget Recommendations on the Horizon 2020 framework programme for research in Europe (2014-2020). Máire Geoghegan-Quinn, EU-kommissær for forskning, innovation og videnskab, har haft indkaldt centrale interessenter til en diskussion om, hvordan adgangen til videnskabelig information i Europa kan forbedres. Bo Ö deltog som DEFF repræsentant og KE var ligeledes repræsenteret. Kommissæren var meget lyttende, interesseret og håndfast ift. at der skulle ske noget nu. Hovedkonklusionen er, at Kommission foreslår Open Access som overordnet princip i Horizon 2020. Bo Ö fik en opfordring til at kontakte den danske repræsentant Britta Thomsen for at forklare behovet for Open Access. Der var opbakning til, at Bo Ö kontakter Britta Thomsen. Indtægtsdækket virksomhed Indtægtsdækket virksomhed har været i kontakt med en del kunder, hvoraf to eksisterende kunder sagt nej tak til overgå til IV. IV arbejdet har stået lidt stille pga. sygdom. Der arbejdes 1
med forlagsprojektet, hvor der skal skaffes gratis eller næsten gratis adgang til videnskabelige artikler til 50 virksomheder med under 50 ansatte. Liste over de 50 virksomheder er sendt til forlagene og projektet forventes at gå i gang til nytår. Der er ingen DEFF penge involveret i projektet. Gymnasier og Sosu-skoler Da DEFF blev udvidet i 2009 blev der afsat 800.000 til køb af licenser til gymnasier og sosuskoler og tilskuddet udløber ved udgangen af 2012. Det har været et godt projekt, men det er stadig svært at få skolerne til at købe pakkerne og der er brug også brug for hjælp til brugen af ressourcerne. DEFF sekretariatet tager en dialog med Ministeriet forbørn og Undervisning omkring de overordnede tiltag og muligheden for at ansætte en bibliotekskonsulent for området. Licenser DEFF online har været afholdt for 4. gang med 100 deltagere og 40 forlag. Der er sendt en evaluering ud til både biblioteker og forlag. Professor Carol Tenopir fortalte om en JISC finansieret undersøgelse, hvor man ser på værdien af adgang til videnskabelige artikler. Der ses på effekten af licenser samt f.eks. hvor forskere får deres viden fra og hvordan videnskabelige artikler bidrager til forskningsmeritter. Tenopir har data fra 1970 og kan derfor lave et historisk perspektiv, men hun ser også fremad f.eks. omkring anvendelsen af mobile enheder. Konklusionen på diskussion var, at DEFF sekretariatet lavet et notat om en mulig dansk undersøgelse til næste styregruppemøde. BFI er besluttet videreført i en 5 årig periode. DEFF afventer nu nyt fra BFI omkring organisering fremover. I Videnskab.dk ses på modellen, organisering og hvordan tjenesten skal fortsætte. 3. Orientering fra DEFF koordinationsudvalgsmøde På koordinationsudvalgsmødet d. 11. september havde udvalget enkelte kommentarer og forslag til programmet for strategikonferencen. De lovede at gøre endnu et forsøg på at få Ministrene til at deltage på konferencen. I koordinationsudvalget var der enighed om, at den nye strategi fortsat skal være linjen efter Mai Buch s stop som formand. Det blev diskuteret, at den evaluering og perspektivering som Sekretariatet har foreslået gennemført, burde indgå i koordinationsudvalget overvejelser. Det blev slået fast, at koordinationsudvalgets proces ikke involverer DEFF sekretariatet, men at udvalget formentligt vil høre på os f.eks. via resultatet af perspektiveringen og evalueringen. Der er dog et stort tidspres, da man ellers risikerer en lang periode uden styregruppe. Koordinationsudvalget lagde stort vægt på, at når man udpeges så sidder man som person ikke som repræsentant for en institution. Man er velkommen til at kontakte eget ministerium for input. Den nuværende WAYF organisationen udløber ved udgangen af 2012. De store aktører ønsker ikke at fortsætte under den nuværende finansieringsmodel og der er brug for at se på organiseringen fremadrettet. Kulturstyrelsen har bestilt en uvildig analyse af en fremtidig 2
økonomimodel som forventes færdigt 1. november. Det blev understreget, at WAYF ikke lukker men fortsætter med den eksisterende model og produkter mens afklaringen finder sted. 4. Licensprojekt DEFF 12/185 Notat og indstilling vedr. Elsevier forhandlingsprojekt Indledningsvist blev det forklaret, at ideen er at der nedsættes et team som skal inddrage erfaringer og forhandle Elsevier aftalen. Projektet kunne være modelprojekt for en mere systematisk indgang til de store forhandlinger, så holdninger bliver ensartet og at der opnås et stærkt mandat. Flere i styregruppen mente ikke, at den skulle forholde sig til projektet, da der dagen efter skal være møde mellem DEFF og repræsentanter fra FC og DF angående deres henvendelse om licensarbejdet i DEFF. Der var også en drøftelse af om et sådan projekt skal finansieres af projektmidler. JHP orienterede om, at der skal arbejdes på at lave forbedringer hos licensforhandlingerne. Der har været arbejdet meget hårdt på at få administration og fakturering til at fungere godt, hvilket er nu er tilfældet. Nu skal man blive skarpere på forhandlingsdelen og JHP er åben for en diskussion af dette. Der er behov for klare målsætninger og rammer for forhandlingerne, samt et tydeligt mandat. Et forhandlingsprojektet vil kunne bidrage til at bringe nyt lys over nogle af problemstillingerne. Koordinationsudvalgets synsvinkel er, at der er én fælles licensadministration hos DEFF. Samtidig kræver en aftale som Elsevier meget forarbejde, hvilket projektet også kan medvirke til. I JISC har man lavet aftaler på ledelsesniveau og givet forhandlingsledelsen konkrete præmisser som de kan forhandle ud fra. Holdningen hos nogen var, at licenser skal ses konkret i forhold til de største biblioteker og dem som har mest i klemme skal bestemme mest. Derudover var det holdningen, at forhandlingsledelsen skal styrkes fremover. PR gjorde opmærksom på, at man skal huske at tage højde for andre institutioner end universiteterne. Licenserne er ligeså livsvigtige for de mindre institutioner. Blandet derfor bør diskussionen også tages i styregruppen frem for blot med FC og DF. Konklusion blev, at der ikke er opbakning til forslaget og at man skal afvente DEFFs dialog med FC og DF næste dag. Herefter skal DEFF sekretariatet orientere DEFF Styregruppen i forhold til næste skridt i processen. Det kan evt. betyde at et nyt forslag sendes i skriftlig høring. 5. DEFF 2009-2012 - Evaluering- og perspektivering DEFF 12/200 Evaluering og perspektivering Notatet er en opfølgning på det som blev diskuteret på sidste møde. DEFF sekretariatet vil tage en snak med alle Styregruppe medlemmer og på den måde få et struktureret input til det næste styregruppe møde, hvor det sættes tid af til en diskussion af alle medlemmers input. Resultatet vil kunne overleveres til den nye styregruppe. Der var enighed om, at det var en rigtig god ide og det er væsentligt, at der samles op på alles synspunkter. Sammensætning, repræsentativitet, funktionalitet og samspil med koordinationsudvalg bør også være emner. 3
Konklusionen er at projektet er godkendes og DEFF sekretariatet, frem for konsulenter, tager snakken. De ønskede ekstra emner tilføjes listen over emner som indgår i dialogen med styregruppemedlemmerne. 6. Formidling og implementering af DEFF-strategien DEFF 12/201 Strategiseminar II DEFF 12/202 Plan for aktiviteter ift. universiteter og professionshøjskolers biblioteker DEFF 12/203 Oversigt over planer og aktiviteter for nye områder Strategiseminar II JHP forklarede indledningsvist, at det i den senere tid er blevet efterspurgt, at der også fokuseres på den klassiske del af DEFF. Vi vil også gerne være ambitiøse omkring institutionernes samarbejde, samarbejdet med DEFF og hvordan samarbejdet om de klassiske opgaver kan styrkes. Det er endnu uklart, om der bliver ministerdeltagelse på strategiseminaret men koordinationsudvalget forsøger igen. Det er vigtigt at gøre sig klart hvad målet med konferencen er, hvem vi forventer vil deltage, er det input til strategien og hvad er målet?. Hvis det f.eks. skal være input til strategi, så skal det være mere dialogorienteret og innovativt. Det blev opsummeret, at strategi II konferencen har været diskuteret i flere gange og at formålet oprindeligt var, at de to dele af strategien skulle have hver sin konference. Fokus for konference to er derfor på studerende og forskere. Konferencen kunne måske anvendes til at få lidt ny inspiration til det traditionelle område. Der blev stillet spørgsmålstegn ved, om det er nødvendigt med en konference og om ikke den nye styregruppe burde bruge kræfter på det. MB forklarede, at hun havde fået flere henvendelser og at der er interesse for konferencen. Konklusionen blev, at DEFF sekretariatet laver et oplæg til en ny konference. På første delen skal der fortælles om strategien og at vi står overfor ny periode. Anden delen skal handle om, hvad der kan adderes til. Hvordan DEFF kan hjælpe kunne inddrages. Konferencen skal afholdes uafhængigt af om ministeren kommer. Målgruppen er de mennesker som arbejder på området og som er interesseret. Plan for aktiviteter ift universiteter og professionshøjskolers biblioteker Notatet indeholder et forslag om øget samspil med sektoren og om at være mere ambitiøse på samarbejdet mellem DEFF sekretariatet og institutionerne og institutionerne imellem. LR mente at man burde tage erhvervsakademierne med, da de er pålagt en stor videnpraktiseret opgave. Det blev drøftet, at der burde samles op på den miskommunikation der har været omkring strategien. Sekretariatet bør i den slags situationer reagere og orientere styregruppen så det kan tages i opløbet. MB synes det er forkert at en taskforce skal komme med en samlet og prioriteret konkretisering af indsatser for det samlede DEFF. Styregruppen var enig i at taskforcen ikke skal foreslå en samlet prioritering. Det er godt at lytte til folk og få deres input, men det skal ikke udmøntes i en samlet prioritering, da det er en opgave for styregruppen. 4
Holdningen var, at ideen er spændende og ambitiøs, men at det bliver svært at få de ønskede medarbejdere og dermed en taskforce med nok energi. Programgrupperne burde i sig selv være dynamiske. Man skulle tænke indenfor de organiseringer der er og mobilisere og inddrage dem. Der skal tænkes over kommunikation med programgrupperne, da de fejlagtigt kan opfatte ideen som en kritik af dem. Man kunne tage en person fra alle programgrupper samt deltagere fra sekretariatet og så bruge dem. Konklusion er at sekretariatet kan gå videre med arbejdet med mere fokus på inddragelse af programgrupperne. Oversigt over planer og aktiviteter for nye områder På det nye område i strategien er der lavet en række aktiviteter og der er sat mange aktiviteter i gang. Man må gøre sig klart, hvor målepunktet for aktiviteterne er og der er forslag om at starte succeskriterier op. Det blev diskuteret, hvordan papiret vil se ud for DEFFs vores traditionelle del og om det kunne laves. Programgruppernes handlingsplaner indeholder ideer og der er succeskriterier på alle projekter. Konklusionen bliver at sekretariatet laver forslag til succeskriterier for det nye område og laver et tilsvarende opsamlingspapir for kerneområderne. 7. Behandling af indstillinger Indledningsvist var der ønske om at man kan se, hvilke projekter der er henholdsvis forprojekter og projekter. Der burde være forskel på, hvordan man forholder sig til dem. Konklusionen bliver, at sekretariatet fremover angiver på indstillingen om der er tale om et forprojekt eller projekt. Der blev talt om, hvordan programgruppens indstilling vægtes kontra sekretariatets indstilling. Der var et ønske om, at sekretariatet vender forudsætninger for tilsagn med programgruppens formand. Der blev orienteret om, at programgruppens formand får indstillingerne så formanden burde vende eventuelle problemer med forudsætninger med sekretariatet. Styregruppen kan altid vælge eller fravælge indstillinger og forudsætninger for tilsagn. Der blev gjort opmærksom på, at der er en tendens til at udefra kommende projekter har svært ved at komme til. Beslutningen bliver at forudsætninger for tilsagn skal forbi formanden så eventuelle kommentarer til disse kan indgå i styregruppens vurdering. DEFF 12/186 Projektoversigt fra programgruppe A Programgruppe A s projektoversigt blev godkendt. DEFF 12/187 Håndtering af differentieret adgang til e-ressourcer BCD og SL forlader lokalet. Der blev forklaret, at forudsætningerne hænger sammen med at DEFF sekretariatet koordinere projekter med andre lignende tiltag således at man sikrer samspil og undgår dobbeltudvikling. Den sidste forudsætning handler om bredere inddragelse og høring, så man sikrer løsninger som flere kan anvende og bakke op om. Forudsætningerne kan frafaldes eller sekretariatet kan få bemyndigelse til at udvide projektet. 5
Konklusion bliver et tilsagn samt at sekretariatet i dialog med ansøger kan udvide den økonomiske ramme med op til kr. 75.000, hvis det bliver relevant ift. forudsætningen om bredere inddragelse. DEFF 12/188 Sektorbaseret brugerbase for professionshøjskolerne. PR forlader lokalet. DEFF 12/189 Adgang til parallelpublicerede OA-artikler i forskningsdatabasen NHG og SL forlader lokalet. DEFF 12/190 Fremfinding og tildeling af PID'er fra Netarkivet til statslige digitale udgivelser BCD forlader lokalet. Indstilling følges DEFF 12/191 Teknisk analyse af bibliotekernes integration til LMS NHG, SL, BCD forlader lokalet. DEFF 12/192 Braintrust en videndelingsplatform for studerende (Fase 1) Der blev stillet spørgsmålstegn ved, hvad vi gør ved ejerskabet af systemet når en privat virksomhed får bevilling. Nogen institutioner laver allerede noget på dette område, mens andre ikke gør. Det er svært at se forretningen eller relevansen for os eller at de skal betales 100%. Grunden til at man kan være positiv er, at ansøger fremlægger et projekt som svarer til et projekt i DEFF strategien og derfor skulle styregruppen have mulighed for at vurdere projektet. Projektet får afslag, da man ikke vurderer det som værende relevant for DEFF. DEFF 12/193 Arkitektens bogreol - QR koder som driver for tættere integration mellem bibliotek og læringsmiljø NHG forlod lokalet. Begrundelsen i indstillingen er, at der ikke er midler i det relevante budget. Det blev diskuteret, at der er afprøvet mange aspekter af formidlingen via QR koder og at projektet ikke er innovativt nok. Hvis der kommer en ansøgning igen kunne den kobles med nogen som er længere fremme og så skal der laves en bedre ansøgning. Projektet får afslag grundet manglende midler. Hvis der laves en ny ansøgning skal ansøgningen opkvalificeres. DEFF 12/194 Biblioteket som læringscenter DEFF 12/195 Afprøve model for samarbejde mellem bibliotek og fakultet et implementeringsprojekt Styregruppen synes projektet lyder spændende men det er indstillet til afslag grundet manglende midler. Beslutningen bliver, at ansøgningen kommer i venteposition til næste styregruppemøde og at den der kan komme i spil, hvis der er midler til rådighed. 6
DEFF 12/196 Levende læring Udvikling af biblioteksfaglig digitale læringsobjekter til undervisningsbrug NHG og MB forlader lokalet. Det blev drøftet at forudsætningen bør være, at der laves en mere konkret beskrivelse af projektforløb med konkretisering af det faktiske output. Indstillingen følges med en forudsætning om, at der skal laves en mere konkret beskrivelse af projektforløb med konkretisering af det faktiske output. DEFF 12/197 Support OA Publishing Database NHG forlader lokalet Indstilling følges DEFF 12/198 i4i Information for Innovation et forprojekt til analyse af forretningsmodeller DEFF 12/199 Integration af bibliotekets ressourcer i pensumplanlægning for professionsuddannelser Det blev diskuteret at det er et nyt område, hvor det kunne være interessant at få aktiviteter i gang men at projektet mangler en merdimension og det ikke kun må handle om teknik. Der blev argumenteret for, at Forsvarsakademiet ikke indgår i DEFFs kerneområde. Det blev forklaret at ansøger er inviteret til at deltage i ansøgning 191. Indstillingen følges. 8. Ny formand for programgruppe A DEFF 12/204 Ny formand for programgruppe A JHP har haft været i dialog med Det Kongelige Bibliotek som har ændret deres interne organisering af opgaver samt fået en ny ressource som kunne være kandidat til formandsposten i programgruppe A. Efter en kort dialog og runde faldt valget på Jacob-Steen Madsen fra UC Nordjylland som ny formand for programgruppe A. 9. WAYF 2013 orientering Rykket til tidligere på dagsorden 7