MØDEREFERAT Møde: B-møde 6/2012 Dato: Tirsdag den 26. juni 2012 kl. 15.00 til 21.00 Sted: Idrættens Hus, Brøndby Deltagere: Hans Natorp (HN) DS formand Jens Erik Hansen (JEH) Næstformand Jan Wojtczak (JW) Politisk økonomiansvarlig Jesper Baungaard (JB) Mads Christensen (MC) Christina Nielsen (CN) Ole Ingemann Nielsen (OIN) Søren Overgaard (SO) Dan Ibsen (DI) Generalsekretær Steen Wintlev (SW) Sejladschef Thomas Jacobsen (TJ) Sportschef Carsten Breuning (CB) DS Tur konsulent pkt. 2.1.1 (DS Tur) Joakim Rechnitzer (JR) Kommunikation pkt. 2.1.6 (sejlsport.dk 3.0) Afbud: Bjarne Lindquist (BL) Suppleant Jesper Seier (JS) Suppleant PKT. 1 EVT. KOMMENTARER TIL SIDSTE REFERAT B-ref. 5/2012 pkt. 3.1 Nordic Sailing Federation De andre lande var positive overfor DS forslag om også at inkludere tursejlads i arbejdet. DS (JEH) skal lave et mere konkret oplæg - på engelsk - til årsmødet i oktober. PKT. 2 MØDETS HOVEDOPGAVER 2.1 DS Strategi 2011-2016 2.1.1 DS Tur Handlingsplaner CB præsenterede udsendte oplæg vedr. DS Tur områder: - Værdiskabelser for medlemmerne - Tiltag vinter/næste sæson - Uddannelser - Services - Implementeringsplan Kontakten til tursejleren i fremtiden bliver meget mere direkte til det enkelte medlem. Klubberne skal naturligvis opleve dette som en forbedring af service til deres medlemmer, således at det bliver mere attraktivt at fastholde og blive medlem af DS-klubben. Det er en udfordring at finde fællesnævnere for tursejlere, som agerer som individualister. Kan f.eks. være: - DS skal levere kvalitet DS koncepter - Webside skal i den sidste være der, hvor vi kommunikerer - E-mail optimering kan sikres via konkurrencer - Bedre til at sejle undervisning - Skippertips streaming/rettigheder/ voice over på udenlandske video s - Medlem af en social forening/fællesskab - dating site Specifikt drøftedes en ide om at oprette en dating site (domæne reserveret shipmates.dk ); Siden kunne have to formål, dels gastebørs som kontakt mellem sejlere om sejlads, dels mere traditionel dating side (mellem sejlere). Bestyrelsen støttede, at der kunne arbejdes videre. Sejlershoppen.dk planlægges tilpasset således, at medlemmerne i fremtiden kan udnytte deres login og købe varer til medlemspris.
Målgruppe analyse kan gennemføres via feedback fra medlemmerne, dels via sejlershoppen.dk, dels via medlemsportalen. Fremtidig markedsføring kan ske via Sejler, DS websiderne, direct mails, nyhedsbreve, kommercielle websider og samarbejdspartnere. - Godkendte oplægget, og pointerede vigtigheden af hurtigt at skabe mere synlighed - CB leverer oplæg til næste møde 27/8 m.h.p. en drøftelse af, hvordan vi successivt kan få mere viden om målgruppen 2.1.2 DS internationale arbejde strategi/indstilling HN orienterede om forberedende møde mellem HN/JEH/DI. - Grundlæggende er DS til stede i internationale fora for at have indflydelse, skabe og udbygge relationer - DS skal målrette indsatsen m.h.p. at styrke internationale netværk, ikke mindst i nordeuropæisk/nordisk regi - DS skal have erfaringer med hjem, dvs. repræsentanterne skal medvirke til at sikre erfarings og videndeling i DS - Der grundlæggende to typer poster som DS vil have fokus på i fremtiden: o Politiske ISAF Council, events, equipment + europæisk/nordisk o Tekniske spidskompetencer skal i spil viden/erfaringer med hjem - Fremadrettet skal vi have optimeret forankringen af det internationale arbejde bedre i bestyrelsen - HN kommer med et skriftligt oplæg til næste bestyrelsesmøde. - Dansk Sejlunion skal senest 1/8 nominere kandidater til komiteer for den kommende 4- årige periode. Bestyrelsen besluttede, at DS foretager følgende nomineringer til ISAF: - Kim Andersen Events Committee & Equipment Committee - Jan Stage Race Officiels Committee & Int. Umpires Sub-com. + Racing Rules Committee - Thomas Jørgensen Race Management Sub-Com. - Dan Ibsen Sail Rankings Sub-Com. - Bjørn Rune Jensen Windsurfing & Kiteboarding Com. (HN kontakter BRJ) - HN kontakter de personer, hvor DS ikke genopstiller Endvidere besluttedes: - Nordisk regi DS indstiller HN som ISAF Gruppe G repræsentant i ISAF Council. 2.1.3 Organisation og struktur DS Netværk På sidste møde 5/2012 drøftede bestyrelsen en række forskellige netværk, hvor DS kunne være fødselshjælper ifm. opstart. MC orienterede om, at han havde mødte med forskellige interessenter under Big Boat stævnet i Egå. Han planlægger at deltage i næste møde i Teknisk Udvalg. - At respektive B-medlemmer kommer med plan/oplæg til hvordan de enkelte kan opstartes - At oplæggene skal indeholde: o Formål med netværket o Netværkets sammensætning o Opstart og plan for forløb o Forslag til målrettet information - Det undersøges, om der evt. kan planlægges netværksmøder ifm. klubkonferencen november 2012 2.1.4 DS overordnede rolle Punktet tages op på august mødet 2.1.5 Sponsoraktiviteter HN orienterede om, at DS har en god dialog med Torm Fonden. Bestyrelsen havde modtaget en rapportering fra TBDA (DS sponsorsamarbejdspartner). - At HN/DI tager et møde med TBDA, - At den nuværende aftale skal ophøre, og der drøftes hvordan samarbejdet evt. kan optimeres fremadrettet i en ny aftale - At der aftales nogle milestones for de kommende 4 mdr. vedr. igangværende projekter - At der vil være basis for fortsættelse af samarbejdet i en justeret form, hvis der registreres en væsentlig udvikling indenfor perioden
2.1.6 Andre igangværende aktiviteter Joakim Rechnitzer orienterede om de igangværende kommunikations initiativer: - Præsenterede lancering af sejlsport.dk 3.0, herunder design, nye opbygning og funktionalitet m.v. Lanceringen sket den 13/6 1300 på DS 99 års fødselsdag - Sejler også nyt design/layout tæt op ad hjemmesiden - www.sejlsport.dk/ol - specialside ifm. OL 2012 DI orienterede om, at DS har truffet en ad hoc aftale med Flemming Ø. Pedersen, som skal være ansvarlig for kommunikationen omkring OL-sejlerlandsholdet og OL-deltagelsen, ligesom han bliver akkrediteret som DS presseattache ved OL (aftalt med DIF). Bestyrelsen udtrykte stor tilfredshed med de nye initiativer, som er et vigtigt element i DS Strategi 2011-2016 PKT. 3 SÆRLIGE OPGAVER TIL ORIENTERING/BESLUTNING 3.1 Danmarksmesterskaber fra 2013 Bestyrelsen godkendte på møde 1/2012, at der skulle gennemføres en revurdering af alle klasser med DM-status m.h.p. justeringer gældende fra sæson 2013. DI/Mikael Jeremiassen har fremsendt oplæg til bestyrelsen. Status: En række klasser opfylder ikke længere betingelserne for DIF-DM o Konkurrencen foregår ikke på højeste nationale niveau og/eller o Klassen kan ikke længere gennemføre et årligt DM med angivne deltagerantal En række klasser med DS-DM status har i flere år ikke kunnet opfylde DM kriterierne DS Principper for opretholdelse af DM-status: Der skal være et højt sportsligt niveau i klassen Der skal være aktivitet i klassen sæsonen igennem, og ikke kun ifm. DM et Klassen skal være rimeligt landsdækkende DIF principper for DIF-DM: Konkurrencen skal være udskrevet for seniorer Konkurrencen skal være udbredt på landsniveau og være gennemført med et fornødent antal deltagere i mindst tre år som forbundsmesterskab Konkurrencen skal være godkendt og afviklet som internationalt mesterskab (NM, EM, VM eller OL); Dog kan en konkurrence, der kun kendes og afvikles i Danmark, godkendes som DIF-DM, såfremt den har særdeles stor udbredelse og stabilitet Konkurrencen skal foregå på højeste nationale niveau DIF Fordelingsnøglen Alle mesterskaber (25 deltagende personer eller mere) kan indberettes til fordelingsnøglen og giver point og dermed supplerende DIF-tilskud Dette gælder både DIF Danmarksmesterskaber (DIF-DM) og Forbundsmesterskaber (DS- DM) DI/Mikael Jeremiassen har gennemgået alle eksisterende klasser, herunder deres aktivitetsniveau, har på baggrind heraf afgivet indstilling til bestyrelsen. Bestyrelsen besluttede på baggrund heraf: At DIF anmodes om godkendelse af 3 nye DIF-DM discipliner alle OL-discipliner: o 49er FX Kvinder - Laser Radial Kvinder - Kiteboarding Course Racing (Open) At følgende klasser rykker fra DIF-DM til DS-DM, da de ikke længere opfylder vilkårene: o Pirat Snipe - Trapez - X 79 To klasser indstilles til at miste DM-status helt, idet de definitivt ikke længere vil kunne afholde DM er: o Ballad og Yngling Kvinder (tidl. OL-klasse) Alle andre DS-DM klasser, som ikke de senere år kontinuerligt har kunnet gennemføre deres DS-DM, modtager information om, at såfremt de ikke i 2013 kan gennemføre DS- DM, vil de herefter miste DM-status efter 2013. 3.2 Målebreve/klassebeviser ved kapsejladser DI/Mikael Jeremiassen har udarbejdet en redegørelse til bestyrelsen vedr. en række kapsejladser, hvor der er større eller mindre uregelmæssigheder med DH-målebreve og kølbådsklassebeviser. I alt var beskrevet mere end 20 eksempler på stævner med uregelmæssigheder.
Dette er i princippet en stikprøve, men viser en tendens med svigtende kontrol med målebreve/klassebeviser. Baggrunden er, at antal fornyede målebreve ligger ca. 8-900 lavere end det samlede antal målebreve ved udgangen af 2011. Bestyrelsen havde en lang drøftelse omkring problematikken, og essensen heraf er, at DS i dette spørgsmål naturligvis skal repræsentere dem, der betaler for ydelserne hos DS. Der er konstateret en vis afmatning i deltagelse i mange kapsejladser, både lokalt samt regionalt/nationalt. Samtidig er der mange brugte både til salg, ligesom der begynder at være ledige havnepladser i mange havne over det meste af landet. At DS skal forsøge at styrke informationen til sejlere og klubber om, hvad det er man får for pengene i relation til DS kapsejladslicens samt ydelserne fra DS At DS sikre en holdningsbearbejdelse overfor de primære interessenter sejlere, arrangører og klasser At formidle oplysning til arrangøren om vigtigheden af at være loyale overfor systemet, som også i fremtiden skal være grundlaget for breddekapsejlads i Danmark; overveje hjælp til arrangører, fornyelser skal evt. kunne opkræves på stedet og sendes ind til DS efterfølgende, hvordan arrangøren anvende websejler.dk m.v. Tovholder: SO - taler med MJ & JD og udarbejder forslag til skrivelsen - At formidle oplysning til sejleren fair sejlads kampagne, brev til alle der ikke har fornyet licensen, undersøgelse af hvad er årsagen til at sejleren ikke har aktiveret sin K-licens, hvad kan DS gøre bedre Tovholder: MC taler med MJ & JD og udarbejder forslag til skrivelse - At undersøge hvorfor sejlere har fravalgt licens Tovholder: MC og SWJ - At undersøge muligheden for at der evt. også kan betales via PBS Tovholder: DI drøfter med MJ Bestyrelsen besluttede endvidere: - At klubber med problemer gratis kan tilbydes Få vind i sejlene i efteråret 2012 som introduktion m.h.p. at motivere kapsejladsaktiviteten i klubberne 3.3 DIF Årsmøde opfølgning Info er lagt på Basecamp i form af rapport fra CN/SO/MC, som deltog på årsmødet. 3.4 DS/Codan aftalen DI har indarbejdet referat punkter i ledelsesrapporten. Der oprettes et område på Basecamp vedr. samarbejdet DS/Codan. 3.5 Kommunikation bestyrelse/ledergruppe DI orienterede om følgende initiativer fra ledergruppens side: - Strukturering af ledergruppens arbejde med fast mødefrekvens (14 dags møder), fast dagsorden, fokus på områder, informationsudveksling, mulighed for B-medl. at deltage i dialog om relevante punkter. - Etablering af udviklingsplan for sekretariatet & medarbejdere - Etablering trivselsundersøgelse, således at vi løbende kan sikre, at DS er en attraktiv arbejdsplads for medarbejderne - Organisationsudvikling og tilpasning til de krav som DS strategi stiller til den fremtidige opgaveløsning, herunder ressourceoptimering HN supplerede med synspunkter fra bestyrelsen: - Bestyrelsen har nogle strategiske ønsker f.eks. hvordan skabes større synergi ml. talent og ungdom (pt. forskellige områder/chefer) - Udveksling af info ml. ledergruppe og sekretariat skal være effektiv, men må ikke blive administrativt tung - Sikre at strategien slår igennem, nye punkter vi alle sammen bliver målt på, sejlerfokus - Synlig struktur for opfølgning - DS bliver mødt med krav om at arbejde ud fra målbare størrelser f.eks. i samarbejde med TORM ønsker man målepunkter/benchmarking - Kernefunktioner, hvordan sikrer man kontinuitet hvis en medarbejder stopper/bliver syg/ 3.6 Appel- og Regeludvalget Bjørn Anker-Møller har efter en årrække som formand for udvalget, ønsket at fortsætte som alm. medlem af udvalget, bl.a. på grund af stigende krav på den private og erhvervsmæssige front. Bjørn ønsker heller ikke at blive genopstillet til ISAF Racing Rules Committee. - At Jan Stage udpeges som ny formand for Appel- og Regeludvalget
PKT. 4 RAPPORTER 4.1 Formandens rapport Ligger på Basecamp, hvor bestyrelsen kan stille evt. yderligere spørgsmål. 4.2 Ledergruppens rapporter Elite/talentområdet TJ orienterede om: - seneste styregruppe møde i TD, inkl. midtvejs evaluering, drøftelse af ansøgning 2013-2016 bl.a. disciplin analyse, masterplan, kategorisering ift. det nye støtte koncept. - Fremadrette vil blive lagt op til en dialog med TD om sejlernes forberedelse, mentalt, fysisk, m.v. samt også mulighede for koordinering aftilbud/service til ikke TD støttede sejlere - OL målsætning ser fortsat medaljepotentielle i 4 klasser. - Arrangement hos TORM mandag 25/6 sejlerne lavede mad til TORM s direktion. TJ fremlægger oplæg vedr. masterplan på B-møde ultimo august. Sejladsafdelingen Få vind i sejlene: Tilbud på kurser i efterårs sæsonen gennemføres som gratis tilbud og introduktion. Vi ønsker så mange gode eksempler som muligt inden sæsonafslutning, som kan anvendes fremadrettet m.h.p. markedsføring af konceptet mod sæson 2013. SUP = Stand Up Paddle Der drøftes et fælles projekt med Kano/kajak forbundet, idet henholdsvis DKKF og DS klubber integrerer denne aktivitet i klubberne, specielt til børn og unge. Fælles konsulentmøder M.h.p. at skabe synergi ml. udviklingskonsulenter og andre DS konsulenter, lægges op til fremtidige fællesmøder. Medlemssystemet På B-møde september 8/2012 præsenteres en overordnet IT-strategi: Status nuv. systemer udviklingsplaner - prioriteringer samarbejdspartnere m.v. Alle rapporter ligger på Basecamp, hvor bestyrelsen kan stille supplerende spørgsmål. 4.3 Økonomi rapportering Overordnet økonomirapport for periode 5 (maj) fremsendt til bestyrelsen. DI gav en kort status. Økonomien udvikler sig planmæssigt, dog med vigende indtægter på bl.a. målebreve/klassebeviser og salg af Det Levende Søkort. Der lanceres i stigende grad gratis søkort ydelser bl.a. som App s. DS har en god likviditet, overvejende placeret på bankaftale konti. 4.4 Anden rapportering fra bestyrelsen Ingen kommentarer 5 ÅBEN FOR TILFØJELSER 5.1 NÆSTE MØDER: Mandag den 27/8 - kl. 15.00 Mandag den 24/9 kl. 15.00 til tirsdag 25/9 kl. 15.00 - strategimøde Mandag den 22/10 kl. 15.00 - bl.a. evt. ISAF spørgsmål Mandag den 10/12 kl. 15.00 - budgetmøde Mandag den 28/1 kl. 15.00 - forslag generalforsamlingen m.v. Mandag den 4/3 kl. 19.00 (telefonmøde) godk. af årsrapport/revisionsprotokol Fredag den 5/4 kl. 11.00 - møde dagen for generalforsamling Fredag den 5/4 kl. 19.00 - seminarer Lørdag den 6/4 kl. 10.00 - Generalforsamling 2013 Referent: 2012-07-09 Dan Ibsen