Område: Human Resources Udarbejdet af: Niels Jørgen Rønje Afdeling: HR-sekretariat og Arbejdsmiljø E-mail: Niels.Jorgen.Ronje@regionsyddanmark.dk Journal nr.: Telefon: 76631753 Dato: 11. februar 2009 Notat Arbejdsmiljørepræsentant i Region Syddanmark - Forventninger og opgaver for lederrepræsentanter og arbejdsmiljørepræsentanter i arbejdsmiljøgrupperne. Region Syddanmark er i henhold til arbejdsmiljølovgivningen ansvarlig for arbejdsforholdene på regionens arbejdspladser. Det er desuden Region Syddanmarks ansvar at organisere arbejdsmiljøarbejdet således at der oprettes arbejdsmiljøgrupper (tidligere kaldet sikkerhedsgrupper), der er omdrejningspunkt for det daglige arbejdsmiljøarbejde. Arbejdsmiljøgruppernes arbejde koordineres i henhold til MED aftalen. Arbejdsmiljøgruppen består af en lederrepræsentant og en medarbejderrepræsentant (arbejdsmiljørepræsentant). De skal i fællesskab udføre de opgaver, der er beskrevet i arbejdsmiljølovgivningen samt de opgaver, der besluttes i MED organisationen. Samarbejdet i Region Syddanmark mellem ledelse og medarbejdere skal på alle niveauer være præget af Region Syddanmarks værdier: Ordentlighed i det vi gør og siger Vækst i fagligheden Rum til fornyelse og begejstring I Region Syddanmarks arbejdsmiljøpolitik står, at vi vil have et sikkert, sundt, udviklende arbejdsmiljø, hvor alle medarbejdere får de bedste muligheder for at være fysisk og psykisk velfungerende. Derved bliver det attraktivt at være ansat på den enkelte arbejdsplads, og kvaliteten i arbejdet samt en høj livskvalitet fremmes. Medarbejderinddragelse og sundhedsfremmeinitiativer er nøgleord i den daglige arbejdsmiljøindsats. Arbejdsmiljøgruppens obligatoriske opgaver er beskrevet i Bekendtgørelse nr. 575 - Virksomhedernes sikkerheds- og sundhedsarbejde, Region Syddanmarks arbejdsmiljøpolitik samt i lokalaftale om medindflydelse, medbestemmelse og arbejdsmiljø. I Region Syddanmark tager arbejdsmiljøindsatsen i henhold til arbejdsmiljøpolitikken udgangspunkt i arbejdsmiljøgruppernes arbejde og skal række ud over den blotte efterlevelse af arbejdsmiljøloven. I Region Syddanmark skal begge medlemmer af arbejdsmiljøgruppen hurtigst muligt på den lovpligtige arbejdsmiljøuddannelse og senest 4 måneder efter et valg/udpegning 1. 1 I henhold til lovgivningen skal man være tilmeldt uddannelsen 4 uger efter valget og have gennemført den 8 måneder efter.
Region Syddanmark har som arbejdsgiver forpligtigelser der er beskrevet i lovgivningen. Se uddrag af lovgivningen i bilag1 Arbejdsmiljøgruppens opgaver og funktion i henhold til lovgivningen er i uddrag beskrevet i bilag 2. Arbejdsmiljøgruppen skal udføre opgaverne i fællesskab. Hvis lederrepræsentanten og arbejdsmiljørepræsentanten i arbejdsmiljøgruppen ikke samtidigt er til stede, varetager den tilstedeværende i henhold til lovgivningen gruppens opgaver. Foranstaltninger, der er foretaget i den andens fravær, skal hurtigst muligt meddeles denne. Ledere skal sætte sig ind i Region Syddanmarks arbejdsgiver forpligtigelser i forhold til arbejdsmiljølovgivningen og i fællesskab med chefgruppen afklare, hvordan Region Syddanmarks forpligtigelser håndteres i arbejdsmiljøgruppen. I arbejdsmiljøpolitik for Region Syddanmark er det besluttet, at arbejdsmiljørepræsentanternes tidsforbrug til arbejdsmiljøindsatsen skal aftales lokalt under hensyn til den pågældende arbejdsplads og dens sikkerheds- og sundhedsmæssige standard. Aftalen skal være skriftlig og revideres efter behov eller hvis der indtræder en ny person i arbejdsmiljøgruppen. Skabelonen i bilag 3 kan benyttes. Kopi af den underskrevne aftale sættes i afdelingens arbejdsmiljø mappe (logbog) og lægges på arbejdsmiljørepræsentantens personalesag. Arbejdsmiljørepræsentanten er beskyttet mod afskedigelser eller anden forringelse af sine forhold på samme måde som tillidsrepræsentanter. Arbejdsmiljørepræsentanten må ikke stilles ringere på grund af aktiviteter, der er forbundet med hvervet. I arbejdsmiljølovens forstand er en arbejdsleder en person, der skal bruge mindst 50 % af sin arbejdstid til at lede og føre tilsyn med arbejdet. Alle arbejdsledere skal medvirke til at arbejdsforholdene er sikkerhedsmæssigt og sundhedsmæssigt fuldt forsvarlige inden for vedkommendes ledelsesområde. Ikke alle arbejdsledere behøver at være med i en arbejdsmiljøgruppe. Men alle arbejdsområder skal have en arbejdsmiljøgruppe, som skal bestå af en lederrepræsentant og en arbejdsmiljørepræsentant. Side 2 af 9
Bilag 1 Region Syddanmarks forpligtigelser (Uddrag fra kapitel 3 i Bekendtgørelse 575 om virksomhedernes sikkerheds og sundhedsarbejde.) Region Syddanmark skal træffe de nødvendige foranstaltninger til varetagelse af aktiviteterne til beskyttelse af de ansattes sikkerhed og sundhed, herunder organisering af aktiviteterne til forebyggelse af sikkerheds- og sundhedsmæssige risici, samt oplysning, instruktion og oplæring. sørge for, at samarbejdet om sikkerhed og sundhed etableres, udvikles og vedligeholdes, således at arbejdsmiljøorganisationen kan løse opgaverne på tilfredsstillende måde. Det skal herunder sikres, at arbejdspladsens øverste ledelse er repræsenteret i regionens Hovedudvalg og at der efter drøftelse med MED-organisationen udpeges daglige ledere af sikkerheds- og sundhedsarbejdet / arbejdsmiljøkoordinator. skal sikre, at arbejdsmiljøorganisationen inden for deres område kan deltage i arbejdspladsens planlægning, herunder den vurdering af sikkerheds- og sundhedsforholdene, som skal foretages efter reglerne i bekendtgørelsen om arbejdets udførelse. når MED-organisationen rådgiver arbejdspladsen, og arbejdspladsen ikke følger rådet, skal der gives en begrundelse herfor i et efterfølgende møde, som afholdes inden 3 uger. Det samme gælder normalt, når MED-udvalget afgiver flere indstillinger i samme sag. sørge for, at de ansatte får mulighed for regelmæssig kontakt med den arbejdsmiljøgruppe, der dækker afdelingen eller arbejdsområdet. Ved skiftehold, overarbejde eller lignende, hvor der ikke er medlemmer af arbejdsmiljøgruppen til stede, skal det sikres, at de ansatte har mulighed for at tilkalde en ansvarlig repræsentant for arbejdspladsen. I de enheder, hvor der ikke er oprettet lokal MED-udvalg, skal man sørge for, at de opgaver, som hører under udvalget, effektivt varetages i samarbejde med arbejdsmiljøgruppen eller -grupperne. sørge for, at medlemmerne af arbejdsmiljøgrupperne, MED-organisationen og de daglige ledere af sikkerheds- og sundhedsarbejdet / arbejdsmiljøkoordinatorer får den tid til rådighed til at varetage deres pligter, der er rimelig i forhold til den konkrete arbejdsplads og dens sikkerheds- og sundhedsmæssige standard. give medlemmerne af arbejdsmiljøgrupperne, MED-organisationen og de daglige ledere af sikkerheds- og sundhedsarbejdet / arbejdsmiljøkoordinatorer lejlighed til at erhverve sig den fornødne viden om og uddannelse i arbejdsmiljø spørgsmål. sørge for, at der stilles de nødvendige midler til rådighed for arbejdsmiljøarbejdet, og afholder herunder udgifterne ved arbejdsmiljørepræsentanternes hverv og godtgør tab af indtægt, udgifter, kørsel og indtægtstab i forbindelse med nødvendig deltagelse i kurser, jf. bekendtgørelsen om arbejdsmiljøuddannelse. Uoverensstemmelser herom afgøres ved fagretlig behandling, jf. lov om Arbejdsretten. sørge for at MED-organisationen skal have adgang til de lister og de beskrevne hændelsesforløb i rapporter over arbejdsulykker på arbejdspladsen, der udarbejdes i henhold til bekendtgørelsen om arbejdets udførelse i overensstemmelse med bekendtgørelsen om anmeldelse af arbejdsulykker m.v. til Arbejdstilsynet. Det samme gælder de enkelte arbejdsmiljøgrupper inden for deres afdelinger eller arbejdsområder. Side 3 af 9
ved henvendelse til særlig sagkyndig om bistand ved løsning af arbejdspladsens arbejdsmiljøspørgsmål give disse adgang til alle nødvendige oplysninger af betydning for sikkerhed og sundhed. sørge for at MED-organisationen og arbejdsmiljøgrupperne høres inden en eventuel henvendelse til særlig sagkyndig om bistand til virksomheden ved løsning af sikkerheds- og sundhedsspørgsmål, der vedrører MED-organisationens eller gruppens område. sørge for at MED-organisationen endvidere høres, inden der udpeges en daglig leder af sikkerheds- og sundhedsarbejdet / arbejdsmiljøkoordinator, jf. 18, stk. 2. Region Syddanmark har pligt til at gøre arbejdsmiljøorganisationens medlemmer bekendt med påbud og øvrige skriftlige oplysninger om aktiviteter til beskyttelse og forebyggelse fra Arbejdstilsynet eller særligt sagkyndige. Side 4 af 9
Bilag 2 Arbejdsmiljøgruppen sikkerhedsgruppens opgaver og funktion ( kap. 4 i Bekendtgørelse nr. 575 om virksomhedernes sikkerheds- og sundhedsarbejde) Arbejdsmiljøgruppen skal, i den afdeling eller det område den dækker, varetage og deltage i aktiviteterne til beskyttelse af de ansattes sikkerhed og sundhed og i aktiviteter til forebyggelse af sikkerheds- og sundhedsmæssige risici. Hvis lederrepræsentant eller arbejdsmiljørepræsentant ikke samtidigt er til stede, varetager den tilstedeværende gruppens opgaver. Foranstaltninger, der er foretaget i den andens fravær, skal hurtigst muligt meddeles denne. Arbejdsmiljøgruppen skal deltage i planlægningen af afdelingens sikkerheds- og sundhedsarbejde og deltage i vurderingen af sikkerheds- og sundhedsforholdene, herunder inddrage sygefravær, under iagttagelse af gældende forebyggelsesprincipper, jf. bestemmelserne i bekendtgørelsen om arbejdets udførelse. Arbejdsmiljøgruppen skal deltage ved kortlægning og foretage kontrol af, at arbejdsforholdene er sikkerheds- og sundhedsmæssigt fuldt forsvarlige. Gruppen skal herunder kontrollere, at stoffer og materialer kun anvendes ved arbejdsprocesser og metoder, der effektivt sikrer de beskæftigede mod ulykker og sygdomme. Den skal ligeledes kontrollere, at der gives effektiv oplæring og instruktion, og at maskiner, redskaber og andre tekniske hjælpemidler m.v. er indrettet og anvendes på en sikkerheds- og sundhedsmæssig fuldt forsvarlig måde. Arbejdsmiljøgruppen skal deltage i undersøgelse af ulykker, forgiftninger, sundhedsskader samt tilløb hertil og anmelde dem til arbejdsgiveren eller dennes repræsentant. Arbejdsmiljøgruppen skal imødegå risici i forbindelse med opståede arbejdsmiljømæssige problemer og indberette til MED udvalgets formand eller arbejdspladsens ledelse, hvis risikoen ikke kan imødegås på stedet. Hvor der ikke er tid til at underrette MED udvalgets formand eller arbejdspladsens ledelse, og gruppen skønner, at der er tale om en overhængende betydelig fare for de ansattes sikkerhed og sundhed, som den ikke selv kan afværge, kan gruppen standse arbejdet eller arbejdsprocessen i det omfang, det er nødvendigt for at afværge faren. Gruppen skal omgående give meddelelse om standsningen til MED-udvalgets formand eller ledelsen med en forklaring om, hvorfor arbejdsstandsningen var nødvendig. Arbejdsmiljøgruppen skal påvirke den enkelte til en adfærd, der fremmer egen og andres sikkerhed og sundhed. Gruppen skal herunder orientere om de bestemmelser, der er fastsat til fremme af sikkerhed og sundhed. Arbejdsmiljøgruppen skal virke som kontaktled mellem de ansatte og MED organisationen. Arbejdsmiljøgruppen skal sørge for, at arbejdsmiljømæssige problemer, som arbejdsmiljøgruppen ikke kan løse, eller som er generelle for arbejdspladsen, forelægges i MED organisationen. Side 5 af 9
Bilag 3 AFTALE OM VILKÅR, OPGAVER OG TID FOR ARBEJDSMILJØREPRÆSENTANT OG LEDERREPRÆSENTANT I ARBEJDSMILJØGRUPPEN ansat ved (arbejdsmiljøgruppens område)) indgået mellem: - Formand for MED udvalget - Lederrepræsentant og i arbejdsmiljøgruppen - Arbejdsmiljørepræsentant - Arbejdsmiljørepræsentantens nærmeste leder 2 Arbejdsmiljøloven Region Syddanmarks arbejdsmiljøpolitik og lokalaftale Nærværende aftale om vilkår, opgaver og tid for arbejdsmiljøgruppen respekterer de til enhver tid gældende love, bekendtgørelser og aftaler på området. Arbejdsmiljøloven samt Bekendtgørelse nr. 575 Virksomheders sikkerheds- og sundhedsarbejde. Nærværende aftale er indgået i henhold til Region Syddanmarks arbejdsmiljøpolitik samt lokalaftale om medindflydelse, medbestemmelse og arbejdsmiljø. 1. Arbejdsmiljøgruppens område 2. Lederrepræsentantens vilkår Arbejdsmiljøgruppen dækker afdeling/afsnit, og er krumtappen i arbejdsmiljøarbejdet. Det er herfra arbejdsmiljøarbejdet i afdelingen udgår. Arbejdsmiljøgruppen består af to personer: en lederrepræsentant og en arbejdsmiljørepræsentant. Lederrepræsentanten er et vigtigt element i arbejdsmiljøarbejdet, og udgør den ene halvdel af arbejdsmiljøgruppen. Det er lederen der har kontakten til de ansatte og overblik over arbejdet på afdelingen. Det er en forudsætning for at arbejdsmiljøarbejdet fungerer effektivt, at lederen medvirker positivt. Lederrepræsentanten udpeges af ledelsen. Lederrepræsentanten må ikke stilles ringere på grund af sit arbejdsmiljøarbejde, og kan ikke uden videre afskediges, hvis afskedigelsen er begrundet i arbejdsmiljøarbejdet. 3. Arbejdsmiljø- Arbejdsmiljørepræsentanten repræsenterer sine kolleger, ansat på 2 Kun aktuelt hvis arbejdsmiljørepræsentantens nærmeste leder ikke samtidig er lederrepræsentant i arbejdsmiljøgruppen Side 6 af 9
repræsentantens vilkår ovenstående afdeling, på følgende lokaliteter. Arbejdsmiljørepræsentanten er valgt af alle ansatte i området, uanset deres faglige tilhørsforhold. Herunder også lærlinge, deltidsansatte, afløsere, vikarer, praktikanter, m.fl. Samme person kan være arbejdsmiljørepræsentant og tillidsrepræsentant, men valgene skal foregå særskilt. Arbejdsmiljørepræsentanten er beskyttet mod afskedigelse eller anden forringelse af sine forhold på samme måde som tillidsrepræsentanter. Arbejdsmiljørepræsentanten må ikke stilles ringere pga. aktiviteter der er forbundet med hvervet. 3. Tid til arbejdsmiljøarbejdet Såvel lederrepræsentanten som arbejdsmiljørepræsentanten skal have den fornødne tid til rådighed, til at varetage arbejdsmiljøgruppens arbejdsopgaver. Af hensyn til planlægning af arbejdet foretages et skøn over tidsforbruget til varetagelse af hvervet opgjort således: Lederrepræsentant: f.eks. antal dage om måneden. Arbejdsmiljørepræsentant: f.eks. antal dage om måneden. 4. Planlægning af arbejdsmiljøarbejdet Der afsættes tid til tilbagevendende arbejdsmiljøaktiviteter i afdelingen, herunder f.eks.: Forberedelse af, deltagelse i, opfølgning på og formidling fra møder i arbejdsmiljøorganisationen / MED organisationen Kortlægning, prioritering, udarbejdelse og lignende opgaver i forbindelse med APV handlingsplaner Opfølgning på APV handlingsplaner Drøftelser vedrørende sygefravær Initiativer til fremme af trivsel og sundhed Opfølgning på anmeldte arbejdsskader og tæt på hændelser Deltagelse i uddannelsesdage Netværksaktiviteter Listen er ikke udtømmende men udfyldes konkret med relevante aktiviteter. Tiden til arbejdsmiljøopgaverne indarbejdes i arbejdsplanen således: Beskriv her hvorledes lederrepræsentanten og arbejdsmiljørepræsentanten i arbejdsmiljøgruppen konkret aftaler, at samarbejde om de faste arbejdsmiljøopgaver. Det aftales i den forbindelse også, hvordan opgaverne fordeles, og hvordan arbejdsmiljørepræsentanten sikres den fornødne tid til at udføre sine opgaver. Det er vigtigt at medarbejderne på afdelingen orienteres om arbejdstilrettelæggelsen for arbejdsmiljørepræsentanterne, og evt. konsekvenser heraf. 4. Uddannelse Når de to repræsentanter påbegynder arbejdet i en arbejdsmiljøgruppe, skal de i Region Syddanmark senest 4 måneder efter et valg/ udpegning gennemføre den lovpligtige arbejdsmiljøuddannelse. Region Syddanmark udbyder uddannelsen. Tilmelding til uddannelsen skal ske senest 4 uger efter tiltrædelse i arbejdsmiljøgruppen. 3 3 Jf. 26a Arbejdsministeriets Bekendtgørelse nr. 575 Side 7 af 9
Lederrepræsentanten og arbejdsmiljørepræsentanten i arbejdsmiljøgruppen har pligt til at deltage i uddannelsesdage og møder tilrettelagt af MED organisationen/arbejdsmiljøorganisationen. Desuden kan arbejdsmiljøgruppen sammen med afdelingsledelsen træffe beslutning om deltagelse i anden relevant uddannelsesaktivitet i relation til hvervet. Hverken lederrepræsentanten eller arbejdsmiljørepræsentanten i arbejdsmiljøgruppen må stilles ringere end deres kolleger i forhold til mulighed for faglig udvikling. 5. Faciliteter Lederrepræsentanten og arbejdsmiljørepræsentanten i arbejdsmiljøgruppen har adgang til arbejdspladsens møde- og kontorfaciliteter, herunder PC med adgang til Intra- og Internet således: - Beskriv 6. Transport Afdelingen yder transportgodtgørelse til dækning af transport i forbindelse med arbejdsmiljøgruppens varetagelse af arbejdsmiljøopgaver for afdelingen. Herunder også kørsel til uddannelse og møder. 7. Hvervets ophør Arbejdsmiljørepræsentanten vælges for 2 år ad gangen. Der kan kun vælges en ny arbejdsmiljørepræsentant i løbet af en valgperiode, hvis der er enighed herom. Kun hvis arbejdsmiljørepræsentanten forlader arbejdspladsen eller er fraværende i en længere periode, skal der vælges en ny repræsentant. 4 8. Løn Ved nyvalg af arbejdsmiljørepræsentant og ved udpegning af ny lederrepræsentant i arbejdsmiljøgruppen skal der indgås en ny Aftale om vilkår, opgaver og tid for arbejdsmiljørepræsentant og lederrepræsentant i arbejdsmiljøgruppen. Varetagelsen af hvervet som repræsentanter i arbejdsmiljøgruppen må ikke medføre indtægtstab. Arbejdsmiljørepræsentanten beholder således den løn, inkl. evt. tillæg, som pågældende har ved hvervets tiltrædelse. Hvis arbejdsmiljørepræsentanten udfører opgaver uden for normal arbejdstid sidestilles dette med almindeligt overarbejde og honoreres med sædvanlig løn, særydelser mv. jf. overenskomsten. Hvis det af hensyn til arbejdsmiljøarbejdet i afdelingen, er nødvendigt at reducere f.eks. arbejdsmiljørepræsentantens sædvanlige deltagelse i aften/nat og/eller weekendtjenester, angives her, hvor mange af de forskellige vagttyper arbejdsmiljørepræsentanten gennemsnitlig vil blive reduceret med pr måned: Antal aften/nattjenester pr mdr. Antal weekendtjenester pr mdr. Arbejdsmiljørepræsentantens lønvilkår reguleres i overensstemmelse med ovenstående, samt eventuelle aftaler om løndannelse mellem de faglige organisationer og Region Syddanmark. 4 Jf. 23 Arbejdsministeriets Bekendtgørelse nr. 575 Side 8 af 9
Underskrifter Dato: Formand for LMU Lederrepræsentant i arbejdsmiljøgruppen Arbejdsmiljørepræsentant Arbejdsmiljørepræsentantens nærmeste leder Kopi af den underskrevne aftale sættes i afdelingens arbejdsmiljø mappe (logbog) og lægges på arbejdsmiljørepræsentantens personalesag. Side 9 af 9