Det gode og effektive møde Malene Rix Forhandling og Facilitering www.malenerix.dk

Program Viden om møder - forskningsresultater og erfaringer Mødeforberedelse - drejebogen som redskab Formål med møder Processer der passer - jeres erfaringer og mine Under mødet: facilitator-rollen

På mange møder videregiver man information, erfaringer og viden i store mængder ud fra den antagelse at blot det er afleveret er det forankret og forstået af modtager - hvilket dog ofte ikke er tilfældet Der kræves QuickTime og et TIFF (LZW)-komprimeringsværktøj, for at man kan se dette billede.

Nye mødeformer opstår for at imødekomme deltagernes ønske om dialog, involvering, engagement. Man vil deltage aktivt, bidrage med viden og erfaring og møde andre

Mødeprocessen bliver en arena for fælles læring, når deltagerne bidrager aktivt. Konsekvensen for (møde)ledere er, at man i højere grad skal facilitere istedetfor at lede

At facilitere - at gøre noget let Forberedelse og understøttelse af processer der sikrer: at mødedeltagerne får maksimalt udbytte af mødet at mødedeltagerne kommer til orde og får bidraget med erfaring og viden at der holdes fokus på relevante emner at aktiviteterne foregår i en stemning præget af åbenhed, fordomsfrihed og et højt energiniveau at tidsrammen overholdes

Hvad vil mødedeltagere have - forskningsresultater (Learning Lab Denmark) Korte, præcise indlæg Indholdet skal relateres til deltagernes egen situation Deltagerne skal aktiveres og bidrage med egen erfaring og viden Deltagerne skal have maksimalt udbytte af at møde hinanden Alle møder bør faciliteres www.dpu.dk (Facilitering af videnprocesser)

Hvordan sikrer man dette? Indhold formål/resultat fysiske rammer, deltagernes behov, relationer, tid, kommunikationsformer Proces

Mødet skal forberedes Hvad er formålet med mødet og forventet resultat? Hvem skal deltage og hvorfor (roller)? Hvilket faktagrundlag er nødvendigt, hvordan og hvornår skal det videregives? Hvilke fysiske rammer har mødet? Hvad er mødets tidsramme? Hvilke (kommunikations)processer skal der til for at nå det forventede resultat ud fra disse forudsætninger?

Drejebogen som redskab En drejebog er en struktureret plan for både indhold og proces At forberede en drejebog er at overveje bl.a.: indhold sammenholdt med tidsramme måder at strukturere kommunikation og samarbejde indretning af fysiske rammer Drejebogen fungerer som køreplan for mødet, en støtte til facilitatoren Drejebogen kan være stramt struktureret men bør justeres undervejs efter behov

Eksempel på drejebog Tid 9.00 9.45 10.00 Program Velkomst og præsentationsrunde Gennemgang af program og proces: -Oplæg -Refleksion -Gruppearbejde -Opsamling Kort oplæg Proces PB: Velkomst MJ:Præsentationsrunde : max. 2 min. per person. Hvad ser du mest frem til med projektet? PB: Gør opmærksom på: -forskellige processer - stram tidsstyring MJ

Forskellige formål = forskellige processer Information At træffe beslutninger/ blive enige Erfaringsudveksling Idé-udvikling Inspiration og sparring Netværk Socialt samvær

Jeres erfaringer med mødeprocesser Tal med din sidemand om hvordan man kan strukturere et møde hvor formålet er: Tal med din sidemand om hvordan man kan strukturere et møde hvor formålet er: At informere At træffe beslutninger blive enige

Information Før mødet: Hvad, til hvem, hvornår, hvordan? Hvad vil man gerne have de skal huske? Under mødet: Korte indlæg, tid til refleksion og spørgsmål Oversigter m. mulighed for fordybelse Oversættelse af information til egen virkelighed, evt. i mindre grupper

Erfaringsudveksling Inden mødet: Forbered deltagerne på erfaringsudveksling. Den gode historie Hvad skal det bruges til? Under mødet: Sørg for at alle blive hørt/anerkendt Lav erfaringsudveksling i mindre enheder (parvis interview) Opsamling af hovedpunkter i plenum

At træffe beslutninger - blive enige Chefen bestemmer At snakke sig frem til en løsning Afstemning Forhandling: - Få alle krav, ønsker, synspunkter på bordet: Interview. Hvad kunne I tænke jer? - Få idéer til hvordan disse kan opfyldes: Idéudvikling. Hvad kunne man ellers finde på? Hvad skal der til for at du siger ja? - Slå handler af: At handle. Hvis jeg skal gå med på a og b, så skal du gå med på c

Mødet skal faciliteres Lav en drejebog for processen inden mødet Overvej hvem der skal styre processen. Gerne en person der ikke er dybt involveret i indholdet Sørg for at alle mødedeltagere kommer til orde og bidrager med viden/erfaring vha. gruppearbejde og refleksioner med sidemand med efterfølgende opsamling Brug redskaber som tavle, PC er, flip-overs for at sikre overblik og involvering Sørg for at tonen er respektfuld og hold (venligt) styr på dominerende mødedeltagere Hold tiden men hold også pauser

Litteratur og websites www.malenerix.dk (litteratur om forhandling og facilitering) www.creatingminds.org (processer til idéudvikling) www.dpu.dk (Facilitering af videnprocesser: forskningsresultater, artikler, gode råd etc.) The Facilitator s Handbook, Thomas Justice, David W. Jamieson, Ph.D. 101 Ways to Make Meetings Active, Mel Silberman Kreativ problemløsning og praktisk idéudvikling, Ole Striim