Botilbuddet Disposition Konklusion, anbefalinger og påbud, side 1 Formalia, side 2 Indledning, side 2 Den generelle faglige indsats, side 3 o Kerneydelse, Skriftlig dokumentation, Magtanvendelse og håndtering af klager, Beboeren, Beboerøkonomi, Beboerinterview og Samarbejde eksternt. De fysiske og sundhedsmæssige rammer, side 6 o Hygiejne og sikkerhed, Medicinadministration, Kost/motion og Rygning, alkohol og stofmisbrug. Organisation og medarbejderforhold, side 7 o Organisation, Ledelsesstruktur, Medarbejdersammensætning, Faglig udvikling, Arbejdsmiljø og samarbejde internt. Tilbudsportalen, side 9 Opfølgning på opmærksomhedspunkter fra sidste tilsyn, side 9 Konklusion, anbefalinger og påbud Tilsynsenheden i Job & Velfærd, Viborg Kommune anvender fem graduerede vurderingsterminologier i den samlede bedømmelse af tilbuddene. De fem graduerede vurderingsterminologier er: Meget tilfredsstillende, Tilfredsstillende, Neutralt, Mindre tilfredsstillende og Ikke tilfredsstillende. Det samlede indtryk af det uanmeldte tilsyn på var neutralt. Denne tilsynsrapport er en konklusion på interviewene, indtrykkene under besøget samt gennemgang af det skriftlige dokumentationsmateriale. Tilsynsrapporten giver et øjebliksbillede af tilbuddet i det tidsrum, hvor den tilsynsførende effektuerede tilsynet. Tilsynets samlede indtryk af det pædagogiske og omsorgsmæssige arbejde og den generelle faglige indsats er, at Stokrosevej er et velfungerende botilbud, med plads til enkelte forbedringer. Botilbuddet har ikke efterlevet alle påbud fra sidste tilsyn. Det var tilsynets indtryk, at botilbuddet efterlever de oplysninger der står om på Viborg Kommunes hjemmeside samt i tilbuddets servicedeklaration, der dog kan skrives mere retvisende. Enkelte oplysninger om tilbuddet på Tilbudsportalen stemmer ikke overens med de faktiske forhold i tilbuddet. Der var klarhed over målet med beboernes modtagelse af ydelsen og værdier i indsatsen over for målgruppen. Medarbejderne var etisk og fagligt velfunderede og havde indsigt i målgruppen, dennes behov samt faglige tilgange i arbejdet med målgruppen. Beboernes modtagelse af ydelser tilrettelægges individuelt for den enkelte beboer med udgangspunkt i beboernes 141 handleplaner og delhandleplaner. Delhandleplanerne og den øvrige skriftlige dokumentation af det pædagogiske arbejde var i orden (på nær en delhandleplan der ikke var færdig). Det var tilsynets indtryk, at der var beboerinddragelse og beboerindflydelse, et godt samarbejde med eksterne samarbejdspartnere og pårørende, samt at beboernes ret til selvbestemmelse blev efterlevet. Tilbuddets arbejdsplan var i orden. De fysiske-, sundheds- og sikkerhedsmæssige rammer var i orden. Botilbuddets administration af beboernes medicin var i orden, bortset fra mindre mangler på to områder. Botilbuddet medvirker ikke til administration af beboernes økonomi. Tilbuddet anvender ikke sikker mail i mailkorrespondancen med andre myndigheder. Personfølsomme oplysninger blev opbevaret forsvarligt, dog med en enkel undtagelse. Tilbuddet havde udarbejdet skriftlige samtykkeerklæringer med beboerne omkring videregivelse af oplysninger. Tilbuddet havde kendskab til tavshedspligten og lovgivningen vedrørende magtanvendelser. Medarbejdernes uddannelsesmæssige baggrunde var i orden. Medarbejderne oplyste, at arbejdsmiljøet og det interne samarbejde med kollegerne er godt og er blevet bedre, men at der fortsat er plads til forbedringer. Medarbejderne udtrykte tilfredshed med samarbejdet med afdelingslederen. Medarbejderne Side 1 af 9
Botilbuddet modtog supervision og havde gode muligheder for sparring og intern faglig udvikling. Medarbejderne havde det sidste år haft begrænsede muligheder for deltagelse i faglige kurser, hvilket forventes at blive bedre i 2014. Tilbuddet havde afviklet MUS i maj 2013 og APV var planlagt til gennemførelse i efteråret 2013. Arbejdstilsynet har i juli måned oplyst, at tilbuddet får en grøn smiley. Beboerne udtrykte både tilfredshed og utilfredshed med botilbuddet. Der var en god og behagelig stemning i botilbuddet. Tilsynet har følgende anbefalinger og påbud i forhold til videreudvikling af tilbuddet: Tilsynet anbefaler, at botilbuddet arbejder videre med den positive udvikling af arbejdsmiljøet/det interne samarbejde. Tilsynet anbefaler endvidere, at tilbuddet får aftalt mere klare rammer for kørsel med beboere, samt at tilbuddet får klarhed over kontaktpersonfunktionen. Tilsynet anbefaler, at botilbuddet arbejder videre med at motivere de beboere der falder uden for målgruppen til at flytte i bedre egnede tilbud. Tilsynet anbefaler, at botilbuddet sikrer at beboernes delhandleplaner er udarbejdet og påført dato. Tilsynet anbefaler, at botilbuddet forholder sig konstruktivt til beboernes udtalelser til tilsynet. Tilsynet påbyder fortsat, at botilbuddet anvender sikker mail i den skriftlige korrespondance med andre offentlige myndigheder. Der forefindes udførlig vejledning om brug af sikker mail på intranettet. Tilsynet påbyder, at personfølsomme oplysninger opbevares, så de ikke er offentligt tilgængelige. Tilsynet anbefaler, at beskrivelsen af målgruppen ved næste revidering af servicedeklarationen beskrives mere retvisende, og at trænings- og udviklingsperspektivet indarbejdes. Endvidere at det tilføjes i servicedeklarationen, at botilbuddet også leverer hjælp efter servicelovens 83. Tilsynet anbefaler fortsat, at botilbuddets procedurebeskrivelse for medicinhåndteringen er tilgængelig i tilbuddet. Endvidere påbyder tilsynet fortsat, at bemyndigelseslisten revideres, så den omfatter alle medarbejdere der arbejder i tilbuddet også tilkaldevikarer. Tilsynet påbyder fortsat, at tilbuddet sikrer at oplysninger om ansatte stemmer overens med de faktiske forhold i tilbuddet, og at der registreres tre leveringsadresser med oplysning om, hvilke ydelser der leveres på hver adresse på Botilbuddet Søndermarken. Endvidere bør botilbuddets metodebeskrivelse revideres. Formalia Deltagere i tilsynet: Ledelsen: Afdelingsleder Martin L. Sørensen (benævnes i rapporten A.) Medarbejderrepræsentanter: 2 medarbejdere deltog (benævnes i rapporten M.) Beboere: 2-3 beboere deltog. Tilsynet er udført af: Tilsynsenheden i Job & Velfærd, Viborg Kommune ved konsulent Lonni Stadsbjerg Egtved. Program for uanmeldt tilsyn den 26. august 2013: Kl. 09.45 10.15 Interview med medarbejdere Kl. 10.15 12.15 Interview med medarbejdere og afdelingsleder Kl. 12.15 13.30 Interview med afdelingsleder Kl. 13.30 13.45 Gennemgang af skriftlig dokumentation Kl. 13.45 14.45 Interview med beboere og besigtigelse af fysiske rammer Indledning Det uanmeldte tilsyn blev effektueret mandag den 26. august 2013. Ved tilsynsbesøget blev beboere, medarbejdere og afdelingsleder interviewet. Tilsynet besigtigede fællesarealerne. Deltagerne i tilsynet blev informeret om formålet med tilsynet og offentliggørelsen af tilsynsrapporten. Det var ikke muligt at lave observationer på samspillet mellem beboere og medarbejdere. Denne tilsynsrapport er en konklusion på Side 2 af 9
Botilbuddet interviewene, indtrykkene under besøget, det skriftlige materiale der forelå inden besøget, samt materialer forevist tilsynet på tilsynsbesøget. Tilsynsrapporten har været i høring i botilbuddet og eventuelle faktuelle fejl er blevet tilrettet. Tilsynsrapporten offentliggøres på Tilbudsportalen samt på Viborg Kommunes hjemmeside. Botilbuddet er beliggende i den sydlige del af Viborg by på adressen,. Botilbuddet består af to bygninger med en pladsnormering på i alt 24 (12 beboere i hver bygning). På tilsynsbesøget var der ingen ledige pladser (én plads var udlånt til et nærliggende botilbud). Botilbuddet er et døgndækket botilbud for voksne der på grund af sindslidelse har brug for hjælp til eller omsorg og pleje for at få hverdagslivet til at fungere. Tilbuddet drives efter Lov om almene boliger 105, stk. 2 og Servicelovens 85. Tilbuddets ledelse består af en afdelingsleder og en leder. Den generelle faglige indsats Kerneydelse M. og A. oplyste, at det overordnede mål med indsatsen i tilbuddet er, at støtte beboerne i at udvikle deres ressourcer og kompetencer, så beboerne kan komme til at leve så selvstændig en tilværelse som muligt og gerne med udflytning til egen bolig. A. og M. oplyste, at flere beboere de sidste år er flyttet ud i egen bolig. Overordnet er der fokus på udvikling, men for enkelte beboere er det overordnede mål vedligeholdelse af nuværende funktionsniveau og at der skabes rammer for en god livskvalitet. Indsatsen tilrettelægges individuelt for den enkelte beboer, og beboerne støttes i deres ønsker for eget liv. Der er fokus på at støtte beboerne i at få hverdagen til at fungere, og at beboerne skal gøre det de selv kan, og det beboerne ikke selv kan, får beboerne støtte til. Ud fra drøftelserne under tilsynet fremkom følgende værdier der efterleves i kommunikationen med og indsatsen over for målgruppen: individuel tilgang til beboerne og en individuelt tilrettelagt indsats, skabe tryghed, tydelig, ærlig og respektfuld kommunikation, gode relationer til beboerne, fokus på beboernes ressourcer, empati, respekt for beboernes selvbestemmelse, værdier og forskellige livsstile samt at beboerne skal have indflydelse og medbestemmelse. Tilbuddets primære metoder og tilgange i arbejdet med beboerne er en ressourcefokuseret og recovery orienteret tilgang, kognitive metoder, Liv i fokus, CAN og strukturskemaer. Beboerne har faste kontaktpersoner, der er tovholdere på konkrete opgaver som f.eks. delhandleplaner. Beboerne modtager påmindelse, motivation, vejledning og støtte til bl.a. økonomi, medicin, følgeskab til læge, psykiater m.fl., overholdelse af aftaler, at komme op og af sted om morgenen, læse post, socialt samvær, personlig hygiejne, tøjvask, indkøb, madbestilling, struktur-/ugeskemaer, tilknytning til tilbuddet i samfundet, at holde sig ude af misbrug, støttende samtaler/mestringsstrategier m.m. A. og M. oplyste, at ca. fire beboere modtager kompenserende hjælp ( 83). M. oplyste, at der er en fast struktur og systematik i det daglige arbejde. Der er udarbejdet et ugeskema for hver beboer, der beskriver opgaverne ved beboerne og tidspunkter for støtten. Ugeskemaet er lavet med udgangspunkt i delhandleplanen. M. oplyste, at der ikke er enighed om/klarhed over, om det skal tilstræbes at det er beboernes kontaktpersoner der skal besøge beboerne. Botilbuddet anvender kalender til at holde styr på tilkomne opgaver. Medarbejderne skriver rapportnotater og dagbogsnotater, som medarbejderne orienterer sig i, når man møder ind. På opslagstavlen i fællesrummet hang oversigt over, hvem der er på arbejde den pågældende uge, hvem der den konkrete dag er tovholder for de enkelte beboere og hvornår medarbejdere er ude af huset. M. og A. oplyste, at beboerne er meget forskellige både hvad angår alder, støttebehov og interesser. Der opstår ind imellem konflikter mellem beboerne, når forskellige livsstile kolliderer, og beboerne overtræder hinandens grænser. Medarbejderne støtter beboerne i at løse konflikter og forebygge at konflikter opstår. M. og A. vurderede, at 4 beboere ikke længere tilhører målgruppen i tilbuddet, eftersom beboerne har stort behov for pleje, og behovet for støtte til sindslidelsen er minimalt. Beboerne tilhører målgruppen i almindeligt Side 3 af 9
Botilbuddet plejecenter eller psykiatrisk plejecenter. A. oplyste, at botilbuddets og sagsbehandlernes udfordring er, at beboerne har egen lejekontrakt, og beboerne og/eller beboernes pårørende ikke ønsker, at beboerne skal flytte i plejecenter/psykiatrisk plejecenter, selvom det vurderes at beboerne vil få et bedre tilbud der. De pågældende beboere er blevet tilbudt/visiteret til andre tilbud. Skriftlig dokumentation M. og A. oplyste, at alle beboere har en 141 handleplan og en delhandleplan. Beboerne inddrages i udarbejdelsen af delhandleplanen, og er med til at prioritere indsatsområder og mål. Delhandleplanen udarbejdes med udgangspunkt i 141 handleplanen. Delhandleplaner bliver løbende drøftet og opdateret, når der indgås aftale med beboerne om nye indsatsområder og mål minimum en gang årligt. M. oplyste, at enkelte beboere ikke har ønsket en delhandleplan/at deltage i delhandleplansarbejdet. I disse situationer har medarbejderne udarbejdet delhandleplanerne. Tilsynet gennemgik 5 delhandleplaner i acadre. En delhandleplan var ikke skrevet færdig, og en delhandleplan manglede dato, ellers var delhandleplanerne i orden. Tilbuddets skriftlige dokumentation omfatter udover delhandleplaner, en ugeoversigt over besøgstidspunkter og opgaver ved den enkelte beboer, kalender til at holde styr på tilkomne opgaver og beskeder, referater af beboermøder, p-møder og teammøder, underskrevet samtykkeerklæring om videregivelse af oplysninger og rapportnotater og dagbogsnotater samt beboermapper hvor relevante oplysninger om beboerne er samlet. Botilbuddet har ikke noget IT-system udover acadre. Tilsynet gennemgik den skriftlige dokumentation, hvilken var i orden. Ikke alle medarbejdere i tilbuddet anvender sikker mail i mailkorrespondancen med andre offentlige myndigheder. Personfølsomme oplysninger blev forsvarligt opbevaret i aflåst kontor, med undtagelse af en beskrivelse af medarbejdernes indsats ved en konkret beboer i konkrete situationer, der hang tilgængeligt for alle på opslagstavlen i fællesarealet i det ene hus. Magtanvendelse og håndtering af klager Medarbejderne oplyste, at botilbuddet ikke har været nødsaget til at anvende magt over for beboerne siden sidste tilsyn. Medarbejderne havde kendskab til lovgivning om og indberetning af magtanvendelser. Medarbejderne trækker sig i situationer der potentielt vil kunne eskalere, og A. oplyste at medarbejderne i yderste konsekvens skal ringe efter politiet. Medarbejderne var i 2012 på konflikthåndteringskursus. Nyansatte medarbejdere vil løbende komme på konflikthåndteringskursus. A. og M. oplyste, at der ikke havde været deciderede klager over botilbuddet. Der har været enkelte henvendelser fra beboere og pårørende med spørgsmål til eller undren over indsatsen, hvilket er blevet besvaret/løst under dialog med de pågældende. Beboeren M. og A. oplyste, at beboerne har fuld selvbestemmelse over eget liv, - dog har enkelte beboere værgemål eller dom til behandling, som botilbuddet understøtter. Medarbejderne støtter op om beboernes behov ved at motivere, støtte og vejlede, men beboerne træffer selv beslutninger i/om eget liv. Beboerne har medindflydelse og medbestemmelse på fællesaktiviteter i tilbuddet, og beboerne planlægger derudover enkelte fællesaktiviteter uden medarbejdernes involvering og deltagelse. Der afvikles beboermøde hver 14. dag, hvor der er fast dagsorden med punkter som information fra ledelse og medarbejdere, siden sidst og beboernes punkter. På møderne aftales f.eks. fællesaktiviteter som grillaften, bowling eller julefrokost og der nedsættes jævnligt udvalg der arrangerer aktiviteten - evt. med deltagelse af medarbejder. Dagsorden og referat hænger på opslagstavle i fællesareal. Beboerne betaler ind til en fælles kasse, hvor beløbene anvendes til kaffe, lys, servietter osv. Beboerne har fuld bestemmelse over hvad beløbene anvendes til. Beboermøderne fungerer som botilbuddets bruger- og pårørenderåd. To gange årligt vælges beboere til at deltage i møde med Social udvalget. Beboerne har ønsket, at der ikke deltager pårørende. Side 4 af 9
Botilbuddet En gang årligt afvikles der afdelingsmøde i overensstemmelse med Lov om almene boliger. Til næste afdelingsmøde den 5. september har ejendomsadministratoren lavet udkast til en ny husorden, som skal drøftes med og godkendes af beboerne. M. og A. oplyste, at medarbejderne støtter beboerne i deres sociale relationer i og uden for botilbuddet, og i at beboerne gør brug af deres ressourcer og kompetencer ude i samfundet. ¼ af beboerne har skånejob, beskyttet beskæftigelse, aktivitets- og samværstilbud, undervisningstilbud, arbejde og/eller går til motion. Der er ikke længere tilbud om ferieture, og fælles udflugter/ture ud af huset sjældent finder sted. Botilbuddet havde nøgle/adgang til beboernes lejligheder. Beboerne har i deres lejekontrakter givet samtykke hertil. Adgangen til lejlighederne anvendes kun i særlige tilfælde, og der er altid to medarbejdere der låser sig ind, hvis der er behov for adgang til beboernes lejligheder. Der udvises respekt for at det er beboernes eget hjem. M. og A. vurderede, at hovedparten af beboerne er glade for at bo i botilbuddet. Beboerøkonomi Botilbuddet medvirker ikke til administration af beboernes økonomi, men tilbyder rådgivning og vejledning om økonomiske forhold efter behov. Beboerinterview (enkeltvis) Beboerne oplyste, at det i det store hele er godt at bo i botilbuddet. En beboer oplyste, at der den sidste tid er blevet et bedre fællesskab beboerne i mellem og mellem medarbejdere og beboere. Beboerne oplyste, at medarbejderne er søde og rare. En beboer oplyste, at der på beboermøderne gives gode informationer om de ting der sker i botilbuddet. Beboeren oplyste, at afdelingslederen er god til at handle på beboernes ønsker som f.eks. at beboerne får nøgle til depotrum i kælderen og til modsat bygning af hvor beboeren bor, hvilket betød meget for beboeren. Beboeren oplyste at have gode muligheder for medindflydelse på f.eks. indretning af fællesarealerne, etablering af bålplads og opsætning af badebassin i gårdhaven. To beboere oplyste, at medarbejderne primært er i det ene hus, og havde ønske om at medarbejderne var synlige i begge huse. En beboer fandt at nogle medarbejdere mangler kompetencer i forhold til at arbejde med de yngre beboere der udelukkende har psykiatriske problemstillinger. En beboer oplyste at det at få hjælp til kørsel afhænger af, hvilken medarbejder der er på arbejde. Beboeren havde ønske om, at dette ikke var medarbejderafhængigt, og at der var klare rammer for kørslen. En beboer oplyste at have en delhandleplan, og at beboeren har været med til at udarbejde denne. Beboeren oplyste at have indflydelse på hvornår og hvordan/til hvad støtten gives, og at beboeren modtager den støtte beboeren har brug for (med undtagelse af kørsel). En beboer oplyste, at kunne tale med afdelingslederen, hvis der er noget beboeren er utilfreds med. Beboeren oplyste, at de fleste medarbejdere taler pænt med/til beboerne, men at der har været enkelte tilfælde hvor beboeren har følt sig talt ned til, hvilket beboeren har talt med afdelingslederen om. En beboer var utryg ved en anden beboer, efter beboeren var blevet overfaldet af en anden beboer, og som følge heraf ønskede beboeren at flytte. En beboer oplyste at det svinger, hvordan beboeren har det med at bo sammen med de andre beboere at det både kan være hyggeligt og anstrengende. Beboeren oplyste, at medarbejderne hjælper med at løse konflikter mellem beboerne. Beboeren oplyste, at medarbejderne respekterer beboernes private bolig og privatliv. Samarbejdsrelationer eksternt A. og M. oplyste at tilbuddet har et godt samarbejde med eksterne samarbejdspartnere. Tilbuddet samarbejder primært med beboernes sagsbehandlere, læge, tandlæge, bank, værger, Kriminalforsorgen, behandlingspsykiatrien, politiet, somatisk sygehus og eksterne tilbud beboerne er tilknyttet. Botilbuddet fremhævede, at samarbejdet med behandlingspsykiatrien (retspsykiatrien) er blevet bedre det sidste år, og at der udarbejdes bedre koordineringsplaner omkring borgere med dom til behandling. A. og M. Side 5 af 9
Botilbuddet oplyste endvidere, at botilbuddet støtter de beboere der har børn i at varetage forældrerollen ved samtaler herom, samt ved at lave samarbejdsaftaler med beboeren og Familieafdelingen. Såfremt der er bekymring for beboernes børns ve og vel, laver botilbuddet underretning til Familieafdelingen i overensstemmelse med medarbejdernes skærpede underretningspligt. A. og M oplyste, at tilbuddet har et godt samarbejde med de få pårørende, botilbuddet har et samarbejde med. Beboerne er til stede, når medarbejderne taler med de pårørende. Tilbuddet afvikler ingen pårørendearrangementer. A. og M. vurderede, at de pårørende er tilfredse med botilbuddets indsats over for beboerne, eftersom tilbuddet ikke har hørt om pårørendes utilfredshed. Beboerne har ønsket at der ikke deltager pårørende i beboermøderne (som udgør tilbuddets bruger- og pårørenderåd). A. oplyste at alle medarbejdere kender tavshedspligten, og hvis der opstår tvivl drøftes den konkrete situation inden der handles. Botilbuddet har udarbejdet samtykkeerklæringer med alle beboere omkring videregivelse af oplysninger ved samarbejdspartner. Beboerne er orienteret om, at samtykket til enhver tid kan tilbagekaldes eller ændres. Samtykkeerklæringerne fornys en gang årligt og efter behov. De fysiske og sundhedsmæssige rammer Botilbuddet er beliggende i den sydlige del af Viborg by med ca. 10 minutters gang til centrum og 10 minutters gang til Søndersø. Botilbuddet ligger i umiddelbar nærhed af tre andre botilbud samt det uvisiterede værested Cafe Solstrålen, der har til huse i hovedbygningen der også rummer administrationslokaler. Botilbuddet består af to etplans bygninger der begge indeholder, 12 lejligheder, køkken/alrum, opholdsstue, rygerum, fælles terrasse, gangarealer, tre personalerum og et personaletoilet. I kælderen har beboerne hver et depotrum. Beboerlejlighederne er ca. 44 m2 og indeholder tekøkken, stue, soveværelse, badeværelse og terrasse. Afdelingslederen udtrykte tilfredshed med de fysiske rammer. A. udtrykte tilfredshed med de fysiske rammer. Dog vurderede A., at det ville være hensigtsmæssigt, hvis tilbuddet kunne tilbyde en beboer en lejlighed, der ikke lå så tæt op ad de øvrige beboeres lejligheder. Hygiejne og sikkerhed Botilbuddet er registreret ved Fødevareregion Vest som modtage-køkken, og havde glad smiley i begge køkkener. Den kommunale rengøringsenhed forestår rengøringen af fællesarealerne. Der var pænt opryddeligt, rent og hyggeligt i fællesarealerne. Botilbuddet har eksternt brandvarslingsanlæg og har løbende brandtilsyn. A. var ikke klar over om alle medarbejdere havde førstehjælpskursus. Botilbuddet havde i den 21. maj 2012 besøg af Arbejdstilsynet, der afgav straks påbud vedrørende sikkerhedsforhold i tilbuddet. Alle påbud er efterlevet og tilbuddet har i juli 2013 fået oplyst af Arbejdstilsynet, at tilbuddet får en grøn smiley. Alle medarbejdere er blevet udstyret med alarm. Medicinadministration Botilbuddet administrerer i varierende grad medicinen for flere beboere. 4 beboere får medicinen doseret af medarbejderne, og de fleste beboere har deres medicin i lejligheden. M. mente, at tilbuddet havde en skriftlig procedurebeskrivelse for medicinhåndteringen, men M. vidste ikke hvor denne kunne findes i tilbuddet. De oplysninger medarbejderen fremkom med om måden medicinen håndteres på, var i overensstemmelse med procedurebeskrivelsen. Tilsynet gennemgik botilbuddets skriftlige dokumentation af medicinhåndteringen. Botilbuddet anvender de skemaer der er vedtaget skal anvendes i HPU og som er godkendt af Embedslægen. Den skriftlige dokumentation var i orden bortset fra, at bemyndigelseslisten ikke var opdateret. Alle medarbejdere med en ikke-sundhedsfaglig uddannelse havde været på medicinkursus. M oplyste, at botilbuddet rapporterer utilsigtede hændelser i DPSD. M. beskrev hvordan tilbuddet støtter beboerne i at kunne administrere medicinen egenhændigt, og oplyste at tilbuddet har fokus på, at de beboere der kan lære det, selv skal administrere deres medicin. Side 6 af 9
Botilbuddet Kost/motion A. oplyste, at vejledning om kost, motion og sundhed gives til beboerne hvor det er relevant. Medarbejderne går jævnligt ture med beboerne. 80 % af beboerne har tilmeldt sig madordning, hvor maden leveres af det cateringfirma, beboerne har truffet beslutning om skal levere maden. Medarbejderne spiser ikke længere pædagogiske måltider med beboerne. Beboerne vælger selv om de vil spise i fælleskøkkenet eller i deres lejligheder. De beboere der ikke er med i madordningen klarer selv deres måltider. Rygning, alkohol- og stofmisbrug A. oplyste, at beboerne må ryge i deres lejligheder, i rygerummene og udenfor. Medarbejderne må ryge i rygerummene og udenfor. Botilbuddet har ikke problemer med alkohol. Der forekommer hashrygning, og tilbuddet beskrev håndtering heraf. Organisation og medarbejderforhold Organisation Socialpsykiatrien havde på tilsynstidspunktet gennemgået organisatoriske ændringer. Dette har medført, at der tidligere har haft en strategisk leder, der var strategisk leder for Psykiatri Specialiseret har fået en ny leder, der er leder for hele Socialpsykiatrien. Endvidere har tilbuddet fået ny afdelingsleder i april 2013, der har samme ledelsesområde som den tidligere leder. Socialpsykiatrien har udviklet en ny struktur for LMU og fagmed. Botilbuddet har fået retvisende budgetter, der er udarbejdet ud fra Viborg Kommunes politisk vedtagende serviceniveau/ressourcetildelingsmodel. Beboerne er blevet funktionsevnevurderet og er derefter blevet tildelt én af de 6 niveauer i ydelseskataloget. Fire beboere får niveau 3, 12 beboere får niveau 4, fem beboere får niveau 5 og to beboere får niveau 6. Siden sidste tilsyn er botilbuddet blevet to fuldtidsstillinger mindre som led i besparelse for at tilbuddet kunne overholde budgettet. Endvidere har tre medarbejdere selv opsagt deres stillinger, og der er ansat tre vikarer i tidsbegrænsede stillinger til den 31. oktober 2013. I efteråret opslås tre ledige stillinger til besættelse pr. 1. november 2013. M. oplyste, at alle skal-opgaver bliver løst, og at der efter en periode med hård prioritering og planlægning af opgaver igen er blevet tid til også at prioritere kan-opgaverne. A. og M. oplyste, at tilbuddets teamorganisering skulle drøftes på kommende personaledag med henblik på en ny inddeling i teams. Ledelsesstruktur Afdelingslederen forestår den daglige ledelse af botilbuddet og medarbejderne. Lederen er leder for hele psykiatrien. Ledelsesstrukturen/ansvarsdelingen er fortsat under udarbejdelse. Medarbejdersammensætningen A. oplyste, at tilbuddet har en 12 ugers norm/rulleplan. En medarbejder laver arbejdsplanen. A. oplyste, at der er ansat 18 fastansatte medarbejdere i tilbuddet. Heraf er 14 ansat på fuldtid, to er ansat på 32 timer/ugen og to er ansat i fleksjob på henholdsvis 18 og 20 timer/ugen. Derudover er der ansat en barselsvikar og tre vikarer i tidsbegrænsede stillinger til 31. oktober 2013 alle på fuldtid. Der opslås i efteråret tre faste fuldtidsstillinger til besættelse pr. 1. november 2013. Medarbejdernes uddannelsesmæssige baggrunde er 12 social- og sundhedsassistenter, 3 pædagoger, 2 ergoterapeuter, 3 sygeplejersker og 2 ufaglærte. M. oplyste, at der i hverdagene i dagtimerne er 4 medarbejdere (+1 medarbejder i fast vagt til en beboer) på arbejde, og i aftentimerne 3+1 medarbejder på arbejde. I weekenderne er der i både dag- og aftentimerne 3+1 medarbejdere på arbejde. Dog er der i tidsrummet kl. 7-9 og kl. 21-23 2+1 medarbejder på arbejde. Alle nætter er der 2 medarbejdere på arbejde. Nogle medarbejdere arbejder 12 timers vagter i weekenden. Botilbuddet havde oversigt over vikarer der kan tilkaldes. Grundet flere længerevarende sygemeldinger i tilbuddet har der i en længere periode været anvendt mange vikartimer. Ved den månedlige mødedag (pmøde, teammøde og supervision) dækker medarbejdere i nærliggende botilbud vagtplanen og vice versa. Side 7 af 9
Botilbuddet Faglig udvikling En gang ugentligt deltager afdelingslederen i ledermøde i Socialpsykiatrien, hvor leder og afdelingsledere deltager. Ledermøderne omhandler primært planlægning, koordinering og på tilsynstidspunktet ny struktur, men der er også mulighed for sparring. I dagligdagen har afdelingslederen mulighed for sparring med de to andre afdelingsledere i de nærliggende botilbud, og kan få supervision efter behov. Afdelingslederen er uddannet plejer, har en diplomuddannelse i ledelse og en 1 årig kognitiv efteruddannelse. Afdelingslederen afviklede MUS samtaler med medarbejderne i maj 2013. Medarbejderne har siden sidste tilsyn været på en temadag om konflikthåndtering, internat med teamsamarbejde som tema og har gennem ½ år modtaget supervision på samarbejdet ved erhvervspsykolog. En medarbejder skal i efteråret tage diplommodul i recovery screening. Der nedsættes en arbejdsgruppe i Socialpsykiatrien, der skal lave en screening af hvordan der arbejdes med psykosocial rehabilitering og en recovery orienteret tilgang i tilbuddene. Når tilbuddene er blevet screenet, vil der blive lagt en kursusplan for opkvalificering af medarbejderne i psykosocial rehabilitering og recovery orienteret tilgang. Medarbejderne modtager ekstern supervision en gang om måneden frem til nytår. Der laves ny plan for supervisionen fra 2014. Supervisionen vil også indeholde undervisningselementer. M. oplyste at have gode muligheder for faglig sparring med kollegerne i dagligdagen, hvor der er afsat ½ time til sparring og refleksion i henholdsvis dag- og aftenvagt. M. oplyste, at medarbejderne har gode faglige drøftelser og refleksioner, og at medarbejderne er blevet bedre til at stille spørgsmål om hinandens faglige tilgange, efter der er blevet en større åbenhed i medarbejdergruppen. Der afvikles en medarbejderdag om måneden, hvor der er teammøder i de to teams og supervision (½ dag) og p-møde (½ dag). P-møderne omhandler primært planlægning og koordinering og der deles relevante informationer. Teammøderne omhandler primært indsatsen omkring den enkelte beboer. Afdelingslederen deltager i p-møder og teammøder. To medarbejder varetager vejlederfunktionen for social- og sundhedsassistenteleverne i praktik i tilbuddet, og en medarbejder er klinisk vejleder for alle sygeplejestuderende i praktik i Socialpsykiatrien. Arbejdsmiljø og samarbejde internt A. oplyste, at der er planlagt APV i efteråret 2013. Botilbuddet havde i juli måned besøg af Arbejdstilsynet, der har stillet tilbuddet en grøn smiley i sigte, eftersom tilbuddet har efterlevet Arbejdstilsynets påbud. M. oplyste, at arbejdsmiljøet og det interne samarbejde fungerer godt og dermed er blevet bedre siden det sidste tilsyn, men at der fortsat er plads til forbedringer. M. oplyste, at der i medarbejdergruppen er blevet en større grad af åbenhed og tryghed, at kommunikationen er blevet bedre og at medarbejderne er blevet bedre til at hjælpe hinanden. M. oplyste, at det har medført flere udviklende faglige drøftelser, og at den daglige afsatte tid til refleksion og sparring har været givende. Endvidere oplyste M. at det gode samarbejde med afdelingslederen også har haft en positiv effekt på arbejdsmiljøet og det interne samarbejde. M. oplyste, at der i medarbejdergruppen med hjælp fra supervisor har været mange gode værdidrøftelser om det gode samarbejde. A. oplyste, at der tages udgangspunkt i Viborg Kommunes personalepolitiske værdier. M. oplyste, at noget der tilbagevendende kan give negativ stemning i det interne samarbejde er uenighed om, hvornår medarbejderne kører med beboerne og om medarbejderne kører med i beboernes private biler. Dette medfører, at beboerne bliver frustrerede over, at nogle vil køre og andre ikke vil. Endvidere oplyste M. at der er forskellig tolkning af kontaktpersonfunktionen og at dette også kan give dårlig stemning. M. oplyste, at kørsel og teamorganisering er dagsordenssat til drøftelse på næstkommende p-møde. A. oplyste, at næsten alle medarbejdere til MUS samtalerne havde udtrykt at være glade for at gå på arbejde igen, og A. oplevede at der er blevet en større tryghed i medarbejdergruppen, og at det interne samarbejde fungerer meget bedre end tidligere. M. oplyste, at der er et godt samarbejde med afdelingslederen, at afdelingslederen er synlig, er god til at uddelegere opgaver/ansvar, og at A. har forventning om/tillid til at medarbejderne siger til, hvis noget ikke Side 8 af 9