Besparelser på administrationsområdet Materiale til byrådets budgetseminar den 4.- 5. september 2008
Besparelser på adm. området. Materiale til budgetseminar 2008 Side 2 af 12 ØKONOMIUDVALGET Besparelser på administrationsområdet j.nr. 08/3969 Punkttype Tema Sagsbeskrivelse Administrationens forslag Afledte konsekvenser Økonomi og finansiering Dialog / høring Bilag Beslutningspunkt Byrådet har besluttet, at der skal arbejdes videre med en besparelse på 3 mio. kr. på administrationsområdet. Der er udarbejdet beskrivelser af følgende forslag inden for administrationsområdet: Reducere antallet af biler/udgifter til kørsel i Forvaltningen Færre udgifter til forsikring Reducere antallet af medarbejdere i Forvaltningen med 5 personer Reducere antal byrådsmedlemmer Der foreligger forslag til besparelser på maksimalt 4.699.000 kr. Se de enkelte beskrivelser Se de enkelte beskrivelser For så vidt angår udgifter til biler/kørsel og reduktion af antal medarbejdere i Forvaltningen har der været dialog i MED udvalg og i Teamforum. 1. Besparelsesforslag vedr. biler/udgifter til kørsel. 2. Besparelsesforslag vedr. forsikring. 3. Besparelsesforslag vedr. medarbejdere i Forvaltningen 4. Besparelsesforslag vedr. byrådsmedlemmer. Udvalgets indstilling Beslutning Oversendes til seminaret. BILAG 1-4 følger herunder
Besparelser på adm. området. Materiale til budgetseminar 2008 Side 3 af 12 BILAG 1 Forvaltningens biler og kørselsudgifter Acadre sagsnummer 08/3969 Løbenr./ regneark ADM-2 Analyseområdet Administrationsområdet - Forvaltningens biler og overskrift+titel kørselsudgifter Kort beskrivelse af sparemål Det skal undersøges hvilke besparelser der kan opnås ved at reducere antallet af biler og udgifter til kørsel i Forvaltningen. Derudover er det undersøgt om det er muligt yderligere at reducere udgifter til Forvaltningens biler ved at anvende reklamer på bilerne. Biler og kørsel i forvaltningen er blandt de 4 spareområder på administrationsområdet, hvor der er et sparemål på i alt 3 mio. kr. Fagudvalg Direktør Budget for området i 2008 prisniveau Beskrivelse nuværende ydelse/-er Økonomiudvalget Anne Steffensen Budgettet til drift af forvaltningens 12 biler er 314.000 kr. i 2008. I dag råder Forvaltningen over 12 biler: Redningsberedskabet Redningsberedskabet har 4 biler, som består af indsatslederbil, beredskabslastbil, brandbil og en uddannelsesbus. Budgettet til drift af bilerne er 76.500 kr. Én af bilerne er leaset, resten ejer beredskabets selv. Sundhedsteam Sundhedsteamet har 3 biler. De 2 af bilerne benyttes til hjemmebesøg, konferencer, møder og lign. 1 af bilerne anvendes til udbringning af hjælpemidler. Budgettet til drift af bilerne er 106.800 kr. Alle bilerne er leasede. Natur og miljøteam samt Drifts- og Anlægsteam De 2 tekniske teams råder over 3 biler. Bilerne benyttes til planlagte og akutte tilsyn. 2 af bilerne er 4-hjulstrækkere. Budgettet til drift af bilerne er 41.800 kr. Ingen af bilerne er leasede. Team for kommunale ejendomme Teamet råder over rådhusbetjent-bilen, som benyttes til kørsel til/fra posthuset, kørsel for borgmester og byrådet, vagttilkald, valg osv. Derudover har teamet en almindelig personbil, som kan benyttes af alle på rådhuset til møder, kurser osv. Budgettet til drift af bilerne er 88.900 kr.
Besparelser på adm. området. Materiale til budgetseminar 2008 Side 4 af 12 Derudover blev der i 2007 udbetalt ca. 180.000 kr. i kørselsgodtgørelse til Forvaltningens medarbejdere for kørsel til uddannelse og møder. Forslag til fremtidig drift i kr. og tekst. Flere alternativer får a,b,c Reducere antal biler i Forvaltningen Efter en gennemgang af kørselsbehovet på bilerne, foreslås det at de 12 biler i Forvaltningen reduceres til 10 biler. Redningsberedskabet kan ikke afstå biler. Det er specielle køretøjer, som skal stå til rådighed for udrykningsopgaver. Hjælpemiddel-bilen i Sundhedsteamet kan ligeledes ikke afstås. Det er en varevogn som primært holder ved hjælpemiddeldepotet i Vassingerød. De øvrige 5 biler bliver fælles biler i Forvaltningen og kan således bookes igennem det fælles bookingsystem. Budgettet og ansvaret for bilernes drift overgives til Team for Kommunale Ejendomme. Besparelsen for reducerede antal biler bliver ca. 30.000 kr. årligt. Samtidig opfordres der til at der spares udgifter til kørselsgodtgørelse ved at medarbejdere f.eks. kører 2 eller flere samlet til møder. Der kan spares på såvel kørselsgodtgørelse som brug af bilerne ved at der anvendes offentlig transport til møder, såfremt det er billigst. Muligheden for brug af fælles cykler kan undersøges. Det vil dog reducere ovenstående besparelse. Cyklerne skal kunne indstilles i højden, kræver vedligehold og skal være tilstrækkeligt sikrede. Reklamering på køretøjer Der kan spares yderligere udgifter til Forvaltningens biler (og evt. cykler) ved at sætte reklamer på dem. Ifølge gældende lov kan kommunen anvende løsøre til brug for reklamering for andre, såfremt reklameringen er i overensstemmelse med markedsføringsloven og anden lovgivning. Der skal opkræves markedspris for reklameringen. Hvis kommunen skal anvende lovens muligheder skal der tages en princip-beslutning om dette i Byrådet. Der er etiske spørgsmål der bør tages stilling til. Konsekvenser, økonomiske og faglige Ved reduceret antal biler i Forvaltningen kan der spares 30.000 kr. årligt.
Besparelser på adm. området. Materiale til budgetseminar 2008 Side 5 af 12 Ved anvendelse af reklamering på Forvaltningens øvrige biler kan disse helt eller delvist finansieres. Da flere af de biler, der før har tilhørt det enkelte team, bliver fælles biler, vil det kræve højere grad af planlægning og booking i bookingsystemet for den enkelte medarbejder i Forvaltningen. Da der alt andet lige vil blive større pres på de fælles biler, kan man komme i en situation hvor medarbejderen må finde anden form for transport til og fra møder. Nøgletal/benchmark hvad gør man i de andre kommuner Forslag til ikrafttræden Beskrivelse af den gennemførte dialogproces - Kan gennemføres fra 2009, hvor 2 af forvaltningens biler sælges. Efterhånden som leasingaftalerne på de leasede biler udløber, vil der blive leaset biler, der passer til Forvaltningens samlede behov. Forslagene til besparelser diskuteres i Teamforum og på MEDudvalgsmøder.
Besparelser på adm. området. Materiale til budgetseminar 2008 Side 6 af 12 BILAG 2 Arbejdsskadesikring Bemærkninger Acadre sagsnummer 08/3969 Løbenr../ regneark ADM-1 Analyseonrådet Besparelser på administrationsområdet arbejdsskadesikring overskrift+titel Kort beskrivelse af sparemål Det skal undersøges om der kan spares på budgettet til arbejdsskadeforsikring. Arbejdsskadeforsikring er ét af 4 områder for besparelser på administrationsområdet, hvor sparemålet i alt er 3 mio. kr. Fagudvalg Direktør Budget for området i 2008 prisniveau Beskrivelse nuværende ydelse/-er Forslag til fremtidig drift i kr. og tekst. Flere alternativer får a,b,c Konsekvenser, økonomiske og faglige Økonomiudvalget Anne Steffensen 4.503.300 kr. Allerød Kommune skal som arbejdsgiver have arbejdsskadesikring for alle ansatte. Allerød Kommune har siden 2006 været selvforsikret på arbejdsskadesikringsområdet. Det betyder at der ikke tegnes forsikring i et forsikringsselskab, men kommunen har i stedet en forsikringsmægler til at administrere skaderne, og skaderne betales direkte af Allerød Kommune. Siden 2006 har Allerød Kommune årligt budgetteret med ca. 4,5 mio. kr. til dækning af udgifter ifm. arbejdsskader. Imidlertid har det ved en aktuarberegning foretaget i juni 2008 vist sig, at et budget på 2,5 mio. kr. årligt skønnes at kunne dække udgifterne. a. Det foreslås at der fremover årligt afsættes et budget på 2,5 mio. kr. Besparelsen er hermed 2 mio. kr. om året. b. Det foreslås at budgettet fastholdes. Det er umuligt at forudsige hvor mange arbejdsulykker som opstår i løbet af et år, ligesom erstatningsudgiften er svær at forudsige. Derfor er det risiko for at der kommer år, hvor der må hensættes ekstra udover budgettet. Uforudsigeligheden omkring hvornår skader sker og hvor dyre de bliver, er den største konsekvens. a. Besparelse på 2 mio. kr. om året b. Nuværende budget fastholdes Nøgletal/benchmark hvad - gør man i de andre kommuner Forslag til ikrafttræden Kan gennemføres fra 2009 Beskrivelse af den Der er ikke gennemført dialogproces. gennemførte dialogproces
Besparelser på adm. området. Materiale til budgetseminar 2008 Side 7 af 12 BILAG 3 Reduktion af Forvaltningen med 5 stillinger Acadre sagsnummer 08/3969 Løbenr../ regneark ADM-5 Analyseområdet Administrationsområdet reducere antal medarbejdere overskrift+titel Kort beskrivelse af sparemål Byrådet har besluttet at det skal analyses hvordan Forvaltningen kan reducere med 5 stillinger. Dette område er ét af 4 analyseområder for besparelser på administrationsområdet, hvor sparemålet i alt er 3 mio. kr. Fagudvalg Direktør Budget for området i 2008 prisniveau Beskrivelse nuværende ydelse/-er Forslag til fremtidig drift i kr. og tekst. Flere alternativer får a,b,c Økonomiudvalget Anne Steffensen Forvaltningens lønbudget for 2008 er i alt 64.973.000 kr. Der er pr. februar 2008 166 ansatte i forvaltningen, hvilket inkluderer elever, direktører mv. Nogle af stillingerne er deltidsstillinger. Forvaltningen er p.t. fordelt på 15 teams. Direktionen har i oplæg af 9. juni 2008 udarbejdet nyt oplæg til Forvaltningens organisering. Følgende ændringer i organiseringen vil kunne reducere Forvaltningen med 5 stillinger: Byggesagsteamet og ejendomsteamet samles i ét team, idet der reduceres med én stilling. Besparelsen kan få virkning fra 2009. Den igangsatte analyse på børne-ungeområdet må forventes at få konsekvenser for organiseringen af såvel Børne- og Ungeteamet som Børne- og Ungerådgivningen. Evt. organisatoriske ændringer afventer analyseresultatet, men direktionen vurderer at der i løbet af de kommende år kan spares én stilling på området. Besparelsen kan få virkning fra 2011. Opkrævningsteamet og Økonomiteamet samles i ét team. Med henblik på at styrke den samlede økonomifunktion samles Forvaltningens økonomikonsulenter samtidig i Økonomiteamet. Ved omorganiseringen vurderer direktionen at der vil kunne reduceres med én stilling. Besparelsen kan få virkning fra 2011. Der kan reduceres med én stilling i borgerportalen. Besparelsen kan få virkning fra 2009. Det er besluttet at nedsætte antallet af direktører til tre. I den forbindelse vurderer direktionen, at der kan spares, hvad der
Besparelser på adm. området. Materiale til budgetseminar 2008 Side 8 af 12 svarer til én gennemsnitsløn. Besparelsen kan få virkning fra 2009. Konsekvenser, økonomiske og faglige En gennemsnitsløn i Forvaltningen er 400.000 kr. om året inkl. pension. En reduktion på 5 stillinger betyder derfor en mindreudgift på 2.000.000 kr. om året. Det vil få konsekvenser for opgaveløsningen i de teams, hvor der skal reduceres medarbejdere. Opgaveløsningen må effektiviseres. Opgaverne må evt. fordeles anderledes og det må vurderes om visse opgaver ikke længere behøver at blive løst. En større grad af selvbetjeningsløsninger og øget digitalisering kan hjælpe med til aflaste medarbejderne og effektivisere arbejdet. Nøgletal/benchmark hvad gør man i de andre kommuner Forslag til ikrafttræden Beskrivelse af den gennemførte dialogproces - Fra 2009, hvor 3 af stillingerne kan spares bliver besparelsen 1.200.000 kr. pr. år Fra 2011, hvor de sidste 2 stillinger kan spares bliver besparelsen yderligere 800.000 kr. pr. år. Ny organisering for Forvaltningen herunder den foreslåede medarbejderreduktion er diskuteret i MED-udvalg og Teamforum.
Besparelser på adm. området. Materiale til budgetseminar 2008 Side 9 af 12 BILAG 4 Reduktion af antal byrådsmedlemmer Bemærkninger Acadre sagsnummer 08/3969 Løbenr. / regneark ADM 3-4-5 Analyseområdet overskrift+titel Besparelse på administrationsområdet - reduktion af antal byrådsmedlemmer Kort beskrivelse af sparemål Det skal undersøges om der kan spares på udgifter til byrådsmedlemmer ved at reducere antallet. Reduktion af antal byrådsmedlemmer er ét af 4 områder for besparelser på administrationsområdet, hvor sparemålet i alt er 3 mio. kr. 1. Antallet af byrådsmedlemmer kan reduceres til 19, svarende til lovens minimum for kommuner over 20.000 indbyggere. Herudover peges på yderligere sparemuligheder i form af: 2.a. Reduceret formandsvederlag og/eller medlemsvederlag 2.b. Reduktion af antal stående udvalg fra 4 til 3 2.c. Reduktion i antal udvalg fra 4 til 3 og samtidig reduktion i vederlag 3. Besparelser på abonnementer og seminarer Fagudvalg Direktør Budget for området i 2008 prisniveau Beskrivelse nuværende ydelse/-er Økonomiudvalget Anne Steffensen 5.937.200 kr. i samlet budget til vederlag, diæter, mødeudgifter, repræsentation mv. Herudover indgår udgifter til it og telefongodtgørelse på andre budgetkonti. Der er i dag 21 byrådsmedlemmer, hvoraf alle undtagen borgmesteren modtager et fast lovbestemt vederlag på 63.400 kr. pr. år. Borgmesterens modtager et lovbestemt vederlag på årligt 573.500 kr. Antallet af udvalg udgør i dag 6 (økonomiudvalg, det lovpligtige Børne- og Ungeudvalg, samt 4 stående udvalg). Formandsvederlag er i dag fastlagt på lovens maksimum, dvs. tilsammen 140 % af borgmesterens løn, svarende til 802.900 kr.: Formand for Børne- og ungeudvalget: 57.400 (10 % af borgmesterens løn) Formænd for stående udvalg: 169.500 kr. (29,55 % af borgmesterens løn) Næstformænd for stående udvalg: 16.900 kr. (2,95 % af borgmesterens løn) Vederlag til udvalgsmedlemmer er i dag fastlagt til i alt 80 % af borgmesterens løn (svarende til 458.800 kr.) hvor lovenes
Besparelser på adm. området. Materiale til budgetseminar 2008 Side 10 af 12 maksimum er hævet til 95 %. Beløbet fordeles i dag mellem 24 udvalgspladser, dvs. 19.100 kr. pr. plads. Der anvendes i dag 5.100 kr. årligt pr. byrådsmedlem til abonnementer på Politiken, Frederiksborg Amtsavis samt Danske Kommuner, dvs. i alt 107.100 kr. Desuden gennemsnitligt ca. 6.200 kr. årligt pr. medlem til to byrådsseminarer, hver med 1 overnatning, svarende til ca. 130.200 kr. Forslag til fremtidig drift i kr. og tekst. Flere alternativer får a,b,c 1. Reduktion af antal byrådsmedlemmer fra 21 til 19. Ved en reduktion af byrådet med 2 medlemmer kan der spares i alt ca. 168.000 kr. dvs.: 126.800 kr. til fast vederlag samt ca. 41.000 kr. til øvrige udgifter (telefongodtgørelse, ASDLforbindelse, abonnementer, seminarer, bespisning, kørsel). 2.a. Fastholdelse af 4 stående udvalg samtidig med reduceret vederlag (ved 19 byrådsmedlemmer) Reduceres formandsvederlag til 4 stående udvalg til f.eks. 120% af borgmesterens løn, kan der spares 114.700 kr. Vederlag bliver hermed 143.400 kr./formand og 14.300 kr./næstformand. Reduceres procentsatsen til udvalgsvederlag til f.eks. 60% af borgmesterens løn kan der (ved et uændret antal udvalg og fortsat 24 udvalgspladser) spares 114.700 kr. Vederlag bliver hermed 14.300 kr. pr. plads Samlet besparelse bliver hermed 229.400 kr. 2.b. Reduktion af antal stående udvalg fra 4 til 3 Der kan spares 262.900 kr. (ved uændrede vederlag til den enkelte formand og det enkelte udvalgsmedlem) svarende til: 1 formandsvederlag på 29,55 % af borgmesterens løn = 169.500 kr. 1 næstformandsvederlag på 2,95 % af borgmesterens løn = 16.900 Vederlag til 4 udvalgspladser (inkl. næstformanden) på 4 x 19.100= 76.400 kr. 2.c. Reduktion af antal stående udvalg fra 4 til 3 samtidig med reduktion af vederlag (ved 19 byrådsmedlemmer) Ved reduceret antal udvalg og reduceret formandsvederlag på f.eks. 90% af borgmesterens løn kan der spares 229.400 kr. Vederlag bliver hermed 156.400 kr./formand og 15.600 kr./næstformand. Hvis det vælges at reducere antal udvalg fra 4 til 3 og størrelsen af formandsvederlag men ikke at reducere vederlag til udvalgsmedlemmer spares desuden 76.400 kr.
Besparelser på adm. området. Materiale til budgetseminar 2008 Side 11 af 12 Ved reduceret antal udvalg og reduceret vederlag til udvalgsmedlemmerne til f.eks. 60% af borgmesterens løn kan der spares 114.700 kr. til 20 udvalgsmedlemmer Vederlag bliver hermed 17.200 kr. pr. plads. Hvis det vælges at reducere antal udvalg fra 4 til 3 og vederlaget til udvalgsmedlemmer men ikke at reducere formandsvederlaget forøges besparelsen med 186.400 kr. Hvis det vælges at reducere antal udvalg fra 4 til 3 og reducere såvel formandsvederlag som udvalgsvederlag med ovenstående procenter bliver besparelsen i alt 334.100 kr. 3. Besparelse på abonnementer og seminarer. Der kan spares i alt 96.900 kr. årligt, hvis abonnementer til aviser og Danske Kommuner bortfalder (ved 19 medlemmer). Derudover kan der spares ca. 70.000 kr. årligt, hvis de årlige to byrådsseminarer afholdes som en-dagsarrangementer uden overnatning. Konsekvenser, økonomiske og faglige 1. Ved et uændret antal udvalg og udvalgspladser skal 2 færre byrådsmedlemmer dele det samlede antal pladser i udvalgene. 2.a. Vederlaget for såvel formands- som næstformandsposten samt udvalgsmedlemmer reduceres. Arbejdsbyrden vil være den samme med mindre der samtidig foretages andre ændringer; f.eks. øget delegering til administrationen. Fælles for 2.b. og 2.c. gælder: Med færre udvalg bliver udvalgenes ansvarsområder bredere, hvilket generelt set giver større mulighed for helhed og sammenhæng i politikdannelsen. Afhængigt af graden af delegering til administrationen vil arbejdsbyrden for det enkelte udvalg blive større. Med færre udvalg vil der dog være færre byrådsmedlemmer, der er medlem af mere end ét udvalg. 2.b. Formænd, næstformænd og medlemmer af de resterende udvalg vil modtage samme vederlag som i dag. 2.c. Vederlaget for såvel formands- som næstformandsposten samt udvalgsmedlemmer reduceres. 3. Bortfald af abonnementer betyder, at byrådsmedlemmerne skal holde sig orienteret via avisernes net-udgaver eller selv betale for abonnementet. Seminarer uden overnatning vil mindske tiden til mere uformelle politiske drøftelser og socialt samvær.
Besparelser på adm. området. Materiale til budgetseminar 2008 Side 12 af 12 Nøgletal/benchmark hvad gør man i de andre kommuner Eksempler fra andre ikke-sammenlagte kommuner mellem 20.000 og 30.000 indbyggere: Kommune Allerød Hørsholm Odder Solrød Ishøj Herlev Antal byrådsmedlemmer 21 19 19 15 17 19 Antal stående udvalg 4 5 3 2 4 4 Formandsvederlag i % af borgm. løn Stående udvalg i alt 130 135 54 70 130 100 Børne- og ungeudvalg 10 5 ikke oplyst 1,5 10 10 Forslag til ikrafttræden Beskrivelse af den gennemførte dialogproces 1. Reduktion med to byrådsmedlemmer: 1. januar 2010, hvor et nyt byråd tiltræder. 2.a. Reduktion af formands- og udvalgsvederlag: 1. januar 2010. 2.b eller 2.c. Reduktion af antal udvalg: 1. januar 2010, hvor et nyt byråd tiltræder. 3. Besparelser på abonnementer og seminarer: 1. januar 2009. Der er ikke gennemført dialogproces.