Pkt. 1. Ad. 1 Godkendelse af referat. Godkendt. Pkt. 2. Punkter til dagsordenen. Ad. 2. Faktura og regnskab ved Michelle, tages under pkt. 6. Pkt. 3 Ad. 3 Nyt fra formanden. For at få indblik i drivkraften i bestyrelsen spurgte Bjarne bestyrelsesmedlemmerne om årsagen til, at de havde stillet op til bestyrelsen? Alle kunne samledes om, at man ønsker at gøre noget aktivt for klubben, så den ikke bliver lukket. Bjarnes fortalte, at han glædede sig meget til samarbejdet, og at han lagde vægt på, at Bestyrelsen er frivillige arbejder, tager tjansen af lyst og hjælper til ved de forskellige aktiviteter. Bestyrelsen arbejder sammen. Klubben samarbejder med Ridecentret, fx kan klubben være med til at vedligeholde spring m.v. Der ikke er en holdning dit og mit eller dem og os. Bestyrelsen får styr på økonomien, så vi kan nedbringe gælden og komme videre. Pkt. 4 Pkt. 4 a. Ad. 4 a. Pkt. 4 b. Ad. 4 b. Pkt. 4 c. Meddelelser fra: Ridecentret. Udsæt til næste gang. Brugerrådet. Intet. Dansk Rideforbund (DRF).
Ad. 4 c. Vi har modtaget besked fra DRF om den nye procedure for ridemærker (ryttermærker), Michelle har hængt beskeden op på opslagstavlen. Vi aftalte, at vi på næste bestyrelsesmøde drøfter, hvorvidt ARK kan forestå undervisningen i ryttermærker. Gitte undersøger, hvad det kræver at undervise. Vi har modtaget opdatering om regler for ridning, Michelle har opdateret mappen. Pkt. 4 d. Ad. 4 d. Pkt. 4 e. Ad. 4 e. Kommunen. Vi har modtaget medlemstilskud til klubben. Andre. Ingen. Pkt. 5 Ad. 5 Spørgsmål fra brugere? Ingen. Vi aftalte, at Anette laver et indlæg til Vrinsk, om at man gerne må stille spørgsmål til bestyrelsen og evt. møde op på mødet og fremlægge sit/sine spørgsmål. Pkt. 6 Ad. 6 Økonomi, herunder budget og likviditetsbudget. Michelle fortalte, at hun nu har fået adgang til vores bankkonti. Michelle fortalte endvidere, at Regningen til DRF er betalt. Der p.t. ikke er betalt afdrag til Gunnar Larsen. Der er regninger for kaffemaskine (leje af maskine, forsikring, montering m.v.), Heri, hjemmeside, DRF s regnskabsprogram, trykning af Vrinsk m.v. Gunnar Larsen og Søn rykker os for overførsel af penge til nedbringelse af vores gæld. Vi aftalte, at Michelle skal overføre 30.000 kr. og sende en mail til Gunnar Larsen og Søn herom. Vi blev noget overraskede over, hvad det koster at leje kaffeautomaten og regnede derfor på, hvor meget der skal sælges, hvis lejeudgiften (+ øvrige udgifter) skulle kunne betales. Beregningerne viste, at det var meget vanskeligt at få det til at løbe rundt, og vi aftalte derfor, at Michelle skulle tage kontakt til Elsebeth (der har stået for alt arbejdet med anskaffelse, opsætning m.v.) og orientere hende om, at vi ikke mente, at vi havde råd til at fortsætte med at leje kaffeautomaten.
Det er efterfølgende besluttet at købe automaten, da det på lidt længere sigt er meget billigere, end at leje den. Anette og Michelle fortalte, at de havde forsøgt at finde ud af anvende DRF s regnskabsprogram, men at det ikke var lige til, og at det endvidere ikke kunne lade sig gøre at skrive girokort ud fra programmet, men at dette skulle gøres ved hjælp af flettefiler (Jan har nu sendt disse). Det betyder, at vi betaler for et program, som vi dels ikke kan finde ud af anvende til bogføring, dels ikke kan bruge til at få udskrevet kontingentopkrævninger. Vi blev derfor enige om, at vi vil opsige aftalen med DRF og i stedet opbygge et regneark, der kan håndtere det bogføringsmæssige og så anvende flettefilen fra Jan til udskrivning af kontingentopkrævning. Vi kan spare næsten 1.700 kr. årligt ved at opsige aftalen med DRF. Anette og Michelle opbygger et regneark, der kan håndtere økonomien, og Michelle opdaterer medlemslisten. Michelle tager henvendelse til Charlotte for så vidt angår de medlemmer, der har hest opstaldet og ikke betaler deres kontingent. Vi overvejer, om det er muligt at uddele nogle af girokortene, så vi kan nedbringe udgifterne til porto. Der har tidligere været en holdning om, at bestyrelsesmedlemmer ikke betaler klubkontingent. Vi var enige om, at det gør vi gerne for at støtte klubben. Gitte foreslog, at vi gjorde det muligt at blive støttemedlem (det kunne fx være bedsteforældre). Gitte laver et oplæg til støttemedlemskab. Michelle orienterede om, at der var ønsker om, at spring- og dressurudvalget fik kiggeadgang til klubbens bankkonto, så de kan se, om deltagerne har betalt. Der kan ikke gives kiggeadgang til den bankkonto, vi har i dag, men vi kan få oprettet (nye) konti med kiggeadgang. Vi aftalte, at der bliver oprettet tre konti (med kiggeadgang for flere brugere) til stævneindtægter, én til dressur, én til spring og én til øvrige stævner. Michelle holder møde med Forstædernes bank herom. Vi aftalte, at der snarest skal laves et likviditetsbudget. Anette starter det op, og Michelle og Anette laver det færdigt efter distancestævnet. Gitte tager kontakt til Bilsby for at høre, om de vil sponsere skurvogne, så vi ikke skal ofre penge på at reparere de gamle. Det har efterfølgende vist sig, at Charlotte har skaffet to skurvogne. Pkt. 7 Ad. 7 Hvordan udbreder vi ridesporten, jf. vores formålsparagraf? Anette orienterede om, at hun godt kunne tænke sig en drøftelse af, hvordan vi udbreder ridesporten.
Vi var enige om, at vi skulle være bedre til at bruge AP, fx ved stævner. Michelle laver et udkast om distancestævnet, der kan bringes i AP, så der orienteres om, at skoven vil være fyldt med heste. Gitte tager kontakt til Morten fra AP med henblik på at få AP til at bringe indlægget. Vi aftalte, at vi arbejder videre emnet. Pkt. 8 Hvordan arbejder vi som bestyrelse: a. Hvordan bruger vi AP? Vi aftalte, at vi ved stævner skal bruge tid og sted, sporten med videre. b. Hvordan samarbejder vi? Vi drøftede vigtigheden af, at vi orienterer hinanden, om hvad der sker, så der ikke er nogen bestyrelsesmedlemmer, der skal høre informationer ude i byen. c. Hvordan fordeler vi opgaverne? Vi talte om, at det er vigtigt, at vi alle hjælper til, så det ikke bliver et slæb for én, og at vi viser os som en aktiv bestyrelse. Vi taler videre om, hvordan vi sikrer, at informationer glider godt mellem udvalg og bestyrelse. Gitte melder tilbage på spring og dressur (taler med Malene og Britt i forhold til dressurudvalgsinformationer), bestyrelsen er således repræsenteret i alle udvalg. d. Hvordan sikrer vi, at vi holder vores aftaler. Drøftet. Pkt. 9 Årskalender, punkt fra mødet d. 3. april 2007. Ad. 9 Vi talte på mødet d. 3. april 2007 om, at vi skulle udarbejde en årskalender, der skal give os et overblik, så vi kan tage højde for/planlægge i forhold til de forskellige aktiviteter. Anette laver et udkast og mailer det til bestyrelsen, der udfylder evt. mangler. Pkt. 10 Arbejdsdag/-weekend, punkt fra mødet d. 3. april 2007. Ad. 10 Vi aftalte, at vi prøver at arrangere en arbejdsweekend d. 25. og 26. august, hvor der repareres spring og ryddes op. Vi laver i samarbejde med Charlotte en liste over, hvad der skal laves, og hvem der skal lave hvad. Der sluttes af med fælles spisning. Anette laver udkast til invitation og mailer den til kommentering. Datoen ligger ikke fast, da Albertslund Kommune i denne weekend arrangerer Foreningens dag, og vi overvejer, om vi kan deltage.
Pkt. 11 Ad. 11 Afrapportering til bestyrelsen fra de forskellige udvalg. Hvordan skal vi sikre dette, tovholderfunktion? Andet? Vi drøftede bestyrelsens repræsentation i de forskellige udvalg og dermed muligheden for, at informationer let kan flyde mellem bestyrelse og udvalg. Pkt. 12 Ad. 12 Færdiggørelse af rytterstue, herunder middag til de arbejdende. Vi drøftede, hvad der mangler før, rytterstuen kan blive færdig, og vi aftalte, at Bjarne køber to spot (der mangler lidt lys). Bjarne tager fat i Charlotte i forhold til karm til døren. Kaj tager kontakt til fotomesterne. Kaj undersøger muligheden for at få et præmieskab. Når dette er på plads, finder vi en dag, hvor hjælperne kan blive belønnet. Pkt. 13 Ad. 13 Evt. Vi drøftede, om det er muligt selv at trykke Vrinsk og dermed spare penge. Der var ikke enighed om, at vi selv trykker Vrinsk, så vi fortsætter med at få det trykt i byen. Bjarne har fået nøgle til sodavandsautomaten. Bjarne kontakter Søren for at få kontrakter (vi køber hos Carlsberg) og øvrige papirer. Michelle har skaffet to medhjælpere til køkkenet til distancestævnet fra kl. 8.00 til 17.00. Michelle, Bjarne og Anette taler sammen om, hvornår der handles ind. Alt hjælp er velkommen. Næste møde: tirsdag d. 26. juni 2007, kl. 19.00. Michelle bager kage.