2013 Frederiksberg Kommune Sundheds og Omsorgsafdelingen UANMELDT KOMMUNALT SKÆRPET TILSYN OK-SERVICETJENESTE KONG FREDERIK D. IX S HJEM KIRSTINEDALSVEJ 11-15 2000 FREDERIKSBERG Udført d. 15. januar 2013 af tilsynsassistent Kirsten Bech og tilsynsassistent Lisbet Reuter, Sundheds og Omsorgsafdelingen.
Baggrund for tilsynet Dette tilsyn er aflagt som et opfølgende uanmeldt skærpet tilsyn, grundet en konkret borgersag, hvor en borger i juli 2011 er fundet død i sin lejlighed i en af Brevduebanens ældreboliger. og Sygeplejen Team 1 har aflagt flere planlagte besøg, uden at borgeren har åbnet, men uden at reagere efter aftalte procedurer. Dette er 4. uanmeldte skærpede tilsyn på OK-Servicetjeneste. Det 1. uanmeldte skærpede tilsyn blev aflagt i oktober 2011. Det 2. uanmeldte skærpede tilsyn blev aflagt i juni-juli 2012. Ved de to første tilsyn var der skærpet tilsyn med såvel OK-Servicetjeneste som Sygeplejen team 1. Tilsynet vurderede efter 2. skærpede tilsyn, at forholdene hos Sygeplejen Team 1 var tilfredsstillende. For konklusioner på disse tilsyn henvises til tilsynsrapporterne. Det 3. uanmeldte skærpede tilsyn blev aflagt i oktober 2012. Grundet enkelte konkrete forhold hos OK-Servicetjeneste omkring dokumentation og nøglekultur konstateret ved det 3. tilsyn, besluttede Sundheds og Omsorgsafdelingen at foretage et 4. skærpet tilsyn, fokuseret på dokumentation og nøglekultur. Forstanderen fortalte på et opfølgende møde efter det 3. skærpede tilsyn med Sundheds og Omsorgsafdelingen, at på baggrund af tilsynet har alle medarbejdere modtaget log in til KMD Care og vil i starten af december modtage undervisning i brugen af KMD Care. er der lavet nye tiltag til forebyggelse af, at medarbejderne pr. automatik medbringer borgernes nøgler ved aftalte besøg. vil forstanderen via sin ledergruppe kontakte borgerne mhp. at lave aftaler for, hvornår en tryghedsnøgle skal anvendes og om der er behov for, at OK-Servicetjeneste opbevarer den. vil forstanderen sikre, at såvel aftaler for brug af nøgle som den enkelte borgers kontaktpersoner, bliver registeret i KMD Care og ajourført x 1 årligt. Tilsynet følger op på dette ved det aktuelle tilsyn. Definitioner I tilsynsrapporten gives indskærpelser: ved manglende overholdelse af Frederiksberg Kommunes kvalitetsstandarder (fx rengøring, hvor ydelsen ikke er leveret som visiteret) 2
ved manglende efterlevelse af kontrakt/aftale med kommunen (fx manglende dokumentation i kommunens omsorgssystem KMD Care) ved lovbrud (fx manglende overholdelse af tilbagemeldingspligten eller Sundhedsstyrelsens regler for medicinhåndtering ). Anbefalinger gives, hvis tilsynet fx har bemærket uhensigtsmæssige arbejdsgange eller har bemærket, at medarbejderne efterspørger viden/kursustilbud, som leverandørerne med fordel kan tilbyde, men som der ikke direkte er nogle krav til. Metode til gennemførsel af tilsynet Tilsynet er aflagt som et administrativt tilsyn med fokus på: Dokumentation Nøglekultur Tilsynet følger i denne afrapportering ikke Konceptet for tilsyn på hjemmehjælps-området i Frederiksberg Kommune. Der er fulgt op på det seneste tilsyn ved at tage udgangspunkt i dokumentation samt aftaler for brug af nøgler hos 5 borgere, som er kendt af tilsynet fra tidligere tilsyn. Yderligere er 5 borgere tilfældigt valgt ud fra en oversigt over de borgere, der skal have hjælp på tilsynsdagen og hvor hjælperne anvender nøgle til at lukke sig ind i hjemmet. Dokumentationen er gennemgået med en gruppeleder. Opsamling på det skærpede tilsyn Dokumentation Forstanderen oplyser, at alle fastansatte medarbejdere har fået log-in til KMD Care og modtaget undervisning i brugen heraf. Forstanderen og gruppelederen fortæller, at nogle medarbejdere fortsat skriver deres daglige observationer fra borgerbesøg i den særlige dokumentationsbog og i Vagt til vagt bogen. Det er medarbejdere, som enten ikke er tryg ved eller selvstændigt kan skrive notater i KMD Care, samt afløsere som ikke har eget log-in. Tilsynet har gennemgået 10 stikprøver for enstrenget og dagligt ajourfør dokumentation i KMD Care i perioden december 2012 til januar 2013, primært fokuseret omkring tidspunktet mellem jul og nytår. Tilsynet konstaterer, at OK-Servicetjeneste fortsat benytter den særlige dokumentationsbog samt Vagt til vagt bogen, hvorfra den lokale ledelse overfører data til KMD Care. Tilsynet har undersøgt, om der er foretaget daglig dokumentation i KMD Care af de observationer, der er gjort hos borgerne eller om notater er skrevet den efterfølgende dag 3
eller i dagene efter observationen hos borgeren. Hos 7 af de 10 borgere er der notater, som er skrevet i journalen dagen efter borgerbesøget, eller i et enkelt tilfælde flere dage efter, at observationerne er gjort hjemmet. Ledelsen har skrevet disse notater efter oplysningerne i dokumentationsbogen eller Vagt- til vagt bogen. Tilsynet indskærper på baggrund af overstående igen, at ledelsen sikrer, at al dokumentation dagligt føres i det fælles elektroniske kommunikationssystem, for sikring af at kendskab til borgernes særlige situation og plejebehov kan erhverves af alle involverede i plejen. Se Sundhedsstyrelsens Vejledning om sygeplejefaglige optegnelser 6 om journalføring og enstrenget dokumentation. alle observationer af relevans for pleje og omsorg for den enkelte borger dokumenteres i KMD Care inden arbejdstids ophør. Dette også for sikring af væsentlig information til fx nattevagten, som udelukkende har adgang til KMD Care-systemet. Se Sundhedsstyrelsens Vejledning om sygeplejefaglige optegnelser 2 om sikring af kontinuitet, sikkerhed og kvalitet i plejen også tværfagligt. Nøglekultur I alle 10 stikprøver, er det i KMD Care dokumenteret, at hjælperne skal medbringe og bruge nøgler til selv at lukke sig ind til borgerne. Der er ikke dokumenteret dato for indgåelse af aftalen og ikke dokumenteret dato for revurdering af aftalen. Der er ikke en faglig vurdering af borgernes funktionsniveau som begrunder, hvorfor hjælperne selv skal lukke sig ind eller hvorfor borgerne ikke selv kan åbne. Hos 7 af de 10 borgere er der ikke åbenlyse forklaringer på, hvorfor hjælperne selv skal låse sig ind hele døgnet. Tilsynet indskærper på baggrund af overstående igen, at ledelsen tager initiativ til, at alle aftaler mellem borgerne og OK-Servicetjeneste revurderes, således at udelukkende hos borgere med et reelt behov for, at medarbejderne selv låser sig ind i lejligheden, laves der aftaler herom mellem borgeren og OK-Servicetjeneste. Tilsynet anbefaler på baggrund af overstående igen, at ledelsen drøfter det rehabiliterede sigte med al hjælp med medarbejderne, således at dette også indgår, når borgerne lukker op for deres hjælper. 4
Tilsynets konklusion ud fra Sundheds og Omsorgsafdelingens beslutning Tilsynet konkluderer, at udelukkende punktet fra 3. skærpede tilsyn, vedrørende log-in til KMD Care og undervisning i brugen heraf, er indfriet. Tilsynet har indledningsvist talt med forstanderen. OK- Fonden har opsagt kontrakten med Frederiksberg Kommune pr. 28. februar 2013. Af den årsag har forstanderen prioriteret at arbejde for at bevare ro blandt borgere og medarbejdere, der skal skifte leverandør og arbejdsplads, og at drage omsorg for disse. OK-Servicetjeneste Kong Frederik IX s Hjem har derfor ikke fulgt op på nye aftaler og tiltag vedrørende dokumentation og nøglekultur. Opsamling på seneste tilsyn Tilsynet henviser til side 5 til 7 i tilsynsrapporten fra oktober 2012. Indskærpelserne er ved det 3. skærpede tilsyn i oktober 2012 mindre i antal i forhold til 2. skærpede tilsyn. Ligeledes er antallet mindsket i relation til, hvor mange borgere forholdene omhandler og også i forhold til indholdet i manglerne. Dokumentation og nøglekultur er fortsat behæftet med indskærpelser. Leverandørens kommentarer Tilsynets afsluttende bemærkninger 5