Vejledning i brug af Sentinel Datafangst Vejledning til Sentinel version 3 Opdateret 16. april 2012 Indhold Aktivering af skærmbilledet Administration af Sentinel (for alm. brugere)... 2 Hvordan tilmelder og framelder jeg projekter i Sentinel Datafangst... 2 Tilmelding og framelding... 2 Ventende registreringer fanebladet (med eksempel på samarbejde i praksis ved årskontrol).. 3 Ændring af registreringer - fanebladet... 4 Udfyldelse af pop-uppen - med Diabetes som eksempel... 5 Adgang til yderligere information via pop-uppen... 9 Patientens diabetes kontrolleres i min praksis eller i ambulatoriet?... 10 Sådan sletter jeg en irrelevant pop-up... 10 Kontakt DAK-E... 11 Hvis du har spørgsmål af brugermæssig og/eller teknisk karakter, som du ikke kan finde svar på her i manualen, er du altid velkommen til at kontakte DAK-E pr. mail på support@dak-e.dk eller på vores supporttelefon 6550 4550 (evt. 6550 3054) 16. april 2012 1
Aktivering af skærmbilledet Administration af Sentinel (for alm. brugere) Aktivering af Administration af Sentinel sker efter, du er logget ind i dit lægesystem med identifikation samt password og varierer fra system til system. Hvis du er i tvivl om, hvordan du finder skærmbilledet i dit system, er der bagerst i denne vejledning en samlet oversigt for de 12 lægesystemer. OBS: Fyrtårnet i båndlinjen i bunden af skærmen giver ikke adgang til Administration af Sentinel for almindelige brugere, men til et teknikermodul! Hvordan tilmelder og framelder jeg projekter i Sentinel Datafangst Tilmelding og framelding Sentinel Datafangst er konstrueret således, at det er muligt for den enkelte læge/medarbejder at tilmelde og framelde sig projekter. Man afgør således selv, hvilke projekter man vælger at deltage i og dermed også, hvor mange pop-up skærmbilleder man vil forstyrres af. Tilmeldingen sker i skærmbilledet Administration af Sentinel, idet man klikker på fanebladet Projekt tilmelding, og billedet ser således ud: Bemærk, at Diabetes kvalitetsprojektet under Projekt tilmelding af historiske årsager hedder Diabetesforloebsydelsen, og dette kan desværre ikke ændres! Årsagen er den tidligere administrative kobling mellem Datafangst og Forløbsydelsen, men denne er nu væk. Fra Dansk AlmenMedicinsk Database (DAMD) vil udbudte projekter komme frem i venstre vinduesdel. Lægen/medarbejderen kan tilmelde sig et projekt ved at klikke på det mulige projekt, så det står i blå farve og derpå trykke på > til højre i sprossen, så projektnavn flyttes over i højre vinduesdel. Omvendt trykkes på <, hvis læge/medarbejder vil frameldes et projekt. 16. april 2012 2
Ventende registreringer fanebladet (med eksempel på samarbejde i praksis ved årskontrol) Tilbage til skærmbilledet Administration af Sentinel på den enkelte pc er. Det første faneblad hedder Ventende registreringer. Her kan man se de registreringer (pop-upper), man har valgt ikke at udfylde i forbindelse med patientkontakten. Dette skærmbillede vil automatisk dukke op, når du ved konsultationsophør lukker dit lægeprogram, såfremt du har patienter, der mangler at få udfyldt pop-upper. Du kan nu dobbeltklikke på linjen med patienten, hvorefter pop-uppen igen kommer frem, så du har mulighed for at færdiggøre den. På samme side kan du få et overblik over samtlige ventende pop-upper i klinikken. Dette gør du ved at sætte et flueben i feltet Vis alle for ydernummer (123456). Siden kan også benyttes ved samarbejde i praksis ved årskontrol på den måde, at din sygeplejerske eller klinikassistent tilmelder sig fx diabetes eller KOL (via Administration af Sentinel og fanebladet Projekt tilmelding ). Sygeplejersken/klinikassistenten udfylder næsten alle punkter i årskontrollen og klikker til slut på Udfyld senere. Når patienten dernæst kommer til lægen til årskontrol, aktiverer lægen den ventende pop-up gennem administrationsmodulet og udfylder resten. Hvis man har mange ventende pop-upper, kan man sortere dem ved at klikke på Vis kun for CPR nr. og indtaste CPR-nummeret. Endelig kan man vælge at se ikke afsluttede (måske glemte!) popupper i både et projekt, som man har afmeldt (hvor man selv har meldt sig fra) og et projekt, som er lukket (dvs. som er blevet afsluttet fra centralt hold af DAMD fx en audit-registrering). Man skal være opmærksom på, at hvis der på patienten ligger en pop-up i ventende position, kommer der ikke en ny pop-up. Den ventende skal således bruges dvs. enten udfyldes helt med data fra årskontrollen eller blot fjernes (se evt. afsnit Sådan sletter du en irrelevant pop-up ). Det er en god idé på denne måde at sørge for at fjerne gamle og uaktuelle pop-upper, da de som nævnt vil blokere for, at nye udløses. Ventende pop-upper, der er mere end 3 måneder gamle, anses for at være irrelevante, hvorfor programmet automatisk sletter disse fra listen. 16. april 2012 3
Ændring af registreringer - fanebladet I det andet faneblad Ændring af registreringer har du mulighed for at kalde gamle registreringer frem og rette i dem. Du indtaster CPR-nummer på den patient, hvor du vil se og evt. rette i en gammel pop-up. Du trykker på Søg knappen, hvorefter patienten kommer frem (se næste billede). Der kan være flere registreringer. Du vælger den, du vil rette i eller helt slette, og klikker på den, så den står i blå skrift. Nu kan du trykke enten på knappen Ændre nu eller Slet alt efter hvilken korrektion, du vil foretage. Endelig er der også mulighed for at kalde en tidligere slettet pop-up frem og genbruge den. Her skal du indtaste CPR-nummer, sætte et flueben i boksen Vis slettede data og trykke på knappen Søg. Nu vises de slettede pop-upper, og du kan evt. rette og således genbruge dem. Formentlig vil det være ret sjældent, at der skal rettes, idet der under udfyldelsen af pop-uppen er indbygget en række valideringstjek, der vil udluge de fleste fejl. Men skulle en patient påpege, at der er sket en fejlregistrering, er det vigtigt, at man som læge også kan rette den! 16. april 2012 4
Udfyldelse af pop-uppen - med Diabetes som eksempel Når du har fået programmet Datafangst installeret i din klinik og fået tilmeldt dig fx til Diabetes kvalitetsprojektet som skildret ovenfor i Projekt tilmelding, vil der i starten hver gang du til en patientkontakt skriver diagnosen T89 diabetes type 1 eller T90 diabetes type 2 dukke en popup skærm op. Den ser således ud: Til det første spørgsmål Følges patient i praksis? skal du svare på, om det er dig/almen praksis, der har ansvaret for patientens diabetesbehandling. Her vil krydset typisk skulle sættes i Ja, men hvis patienten følges i ambulatorieregi over en længere periode (mere end 9 måneder), skal der svares Nej. Til det andet spørgsmål Årskontrollen udføres nu?, vil svaret ofte være Nej, da man typisk ikke har afsat tid til at udføre en årskontrol med det samme. Man kan i stedet aftale en tid med patienten til en regulær årskontrol (hvis tiden er inde til det og ellers kan pop-uppen bruges som reminder om at aftale en tid, næste gang den dukker op på skærmen). Hvis du klikker i Nej til Årskontrollen udføres nu?, vil alle data, der evt. måtte være sat ind i pop-uppen, forsvinde fra skærmbilledet for at gøre dig opmærksom på, at data ikke lagres. 16. april 2012 5
Pop-uppen ændrer da udseende til billedet: OK-knappen er nu aktiv, og når du klikker på den, forsvinder pop-uppen. Har du ved en fejltagelse sat koden på en forkert patient, kan du krydse af i feltet Kodning irrelevant (og evt. skrive hvorfor) samt klikke OK, så forsvinder pop-uppen også, og der er ikke registreret noget. Man skal være opmærksom på, at klik på krydset i øverste højre hjørne IKKE sletter en popup, men at pop-uppen i dette tilfælde vil lægge sig i ventende position på samme måde, som hvis man klikker på Udfyld senere. Hvis du til første spørgsmål Følges patient i praksis? har svaret Nej (fordi patienten følges for sin diabetes i ambulatorieregi i en længere perioder (mere end 9 måneder)), skal du samtidig huske at notere dette i laboratorieskemaet, dvs. ved parameteren Tilmeldt diabetesforløbsydelsen i min praksis? 1 skrive enten 0, n eller nej (se evt. næste billede). Hvis dit laboratorieskema ikke indeholder denne parameter, skal den oprettes. Hvis du ikke kan oprette den selv, kan du evt. få hjælp fra IT-supporten hos dit systemhus eller en regional datakonsulent. Du behøver ikke skrive noget i laboratorieskemaet, hvis praksis har ansvaret for patientens diabetesbehandling, idet et blankt felt i Tilmeldt diabetes forløbsydelsen i min praksis? i første omgang automatisk opfattes som værdien ja. Patienten er således som udgangspunkt tilmeldt diabeteskontrol i praksis. 1 I programmer fra CGM er kortteksten i laboratorieskemaet Diabetes forløb. 16. april 2012 6
Laboratorieskemaerne er naturligvis sat forskelligt op i de forskellige lægesystemer, men her er et eksempel fra et lægesystem: Billedet viser et tilfælde, hvor værdien af parameteren Tilmeldt diabetesforløbsydelsen i min praksis er sat til j. Når den første pop-up på patienten er besvaret jf. ovenstående, vil pop-uppen først komme igen, når følgende betingelser er opfyldt: 1) Der er til dagens notat sat diagnosen T89 diabetes type 1 eller T90 diabetes type 2. 2) Patientens diabetes følges i praksis, dvs. at parameteren Tilmeldt diabetesforløbsydelsen i min praksis i laboratorieskemaet der udfyldt med værdien blank (altså intet noteret), eller er sat til hhv. j / ja eller 1 (alle 4 størrelser opfattes nemlig som positiv værdi). Når man er nystartet med Datafangst, skal man således typisk igennem en periode, hvor man må slette nogle irrelevante pop-upper ved at klikke Nej til Årskontrollen udføres nu?, indtil årskontrollen rent faktisk udføres. Herefter vil pop-uppen kun komme én gang om året, når den skal bruges! Svarer man Ja til Årskontrollen udføres nu? ser pop-uppen ud som på næste billede. 16. april 2012 7
Pop-up til årskontrol klar til udfyldelse i forbindelse med patientkontakten: Feltet Diabetes debutår skal kun udfyldes en gang pr. patient, idet årstallet således vil stå i feltet, næste gang pop-uppen kommer frem. De øvrige felter vinges af jf. samtalen med patienten. Ved Antal diabeteskontroller aftalt i kommende år skal årskontrollen tælles med. Hvis du således kun ser patienten hvert halve år, er tallet 2. Man skal være opmærksom på, at alle felter i pop-uppen (fraset Evt. bemærkning) skal udfyldes, før OK-knappen bliver aktiv. I feltet Evt. bemærkning kan man anføre en personlig patientrelateret kommentar, hvis det skønnes relevant (fx Patienten ønsker ikke kolesterol sænkende medicin ). Kommentaren kan nemlig læses i tilbagemeldingsrapporten og dermed give en logisk forklaring på fx netop et højt kolesteroltal. Hvis der pludselig bliver meget travlt, og man ikke har tid til at udfylde pop-uppen helt, er der en kattelem i at trykke på knappen Udfyld senere. Så forsvinder pop-uppen og dukker igen op, når man om aftenen går ud af lægeprogrammet. Man får så mulighed for i en stille stund at udfylde resten. Det er som tidligere nævnt denne funktion, man også kan anvende ved samarbejde, hvis man fx vil lade sin sygeplejerske udfylde det meste af pop-uppen på forhånd, og man selv vil efterudfylde resten ved selve årskontrollen. Sygeplejersken anvender knappen Udfyld senere, og lægen kalder i sit system billedet Administration af Sentinel frem, vælger fanebladet Ventende registreringer, finder CPR-nummeret på patienten, dobbeltklikker på patienten og kan nu udfylde resten. 16. april 2012 8
På næste billede er vist, hvordan den færdige pop-up kan se ud efter årskontrollen. Trykker man herefter på OK-knappen, er årskontrollens indberetning udført, og pop-uppen vil først komme igen om 9 måneder. Og hvorfor ikke efter et år? Fordi erfaringerne viser, at patienten ofte kommer 1-2 måneder for sent, og så er det umuligt at justere årskontrollen tilbage til fødselsdagsmåneden. Har du patienten inde til en konsultation, efter der er gået 9 måneder, og du sætter diagnosen T89 eller T90, vil pop-uppen komme frem på skærmen. Hvis ikke der er sat tid af til en regulær årskontrol, skal der krydses Nej til Årskontrollen udføres nu? i pop-uppen, der i dette tilfælde således kun fungerer som en reminder om, at I skal aftale tid til en ny årskontrol (som fx ligger i fødselsdagsmåneden). Adgang til yderligere information via pop-uppen Ved at klikke med musen på det orange bånd i toppen af pop-uppen kan man se, hvilke indikatorer der ligger bag Diabetes kvalitetsprojektet. Hvis man ønsker flere oplysninger om Sentinel Datafangst, kan man klikke på fyrtårnet, hvorved man linkes til yderligere information. 16. april 2012 9
Patientens diabetes kontrolleres i min praksis eller i ambulatoriet? Alle patienter er som standard tilmeldt diabeteskontrol i praksis forstået sådan, at praksis har ansvaret for behandlingen. I lægesystemerne er der i diabetes-pakken i laboratorieskemaet oprettet en IUPAC-kode for ansvar med teksten Tilmeldt diabetes forløbsydelsen i min praksis? 2. Hvis der således ikke skrives noget i laboratorieskemaet, er patienten som udgangspunkt tilmeldt kontrol i praksis. (Hvis ikke dit laboratoriekort indeholder denne IUPAC-kode, skal den oprettes. Hvis du ikke kan oprette den selv, kan du evt. få hjælp fra IT-supporten hos dit systemhus eller en regional datakonsulent). Hvis tilfældet er, at ansvaret for diabeteskontrollen langvarigt overgår til ambulatoriet ( - og med langvarigt menes, at perioden er på mindst 9 måneder, som det kan være tilfældet ved type 1- diabetes), kan praksis for at undgå pop-upper til årskontrol notere dette ved at sætte IUPACkoden Tilmeldt forløbsydelsen i min praksis? til n, nej eller 0. (Hvis ansvar for diabeteskontrol kun i en kortere periode overgår til ambulatoriet, skal praksis ikke foretage sig noget!). Hvis (når) ansvar for kontrol igen overgår til praksis, skal man atter skifte værdien svarende til IUPAC-koden Tilmeldt forløbsydelsen i min praksis? og denne gang til enten j, ja eller 1. Ændringen gør, at pop-uppen til årskontrollen igen kommer frem, når patientkontakten ICPC-kodes med enten T89 eller T90, og der som minimum er gået mindst 9 måneder siden sidste årskontrol. Værdien i feltet er altså styrende for, om pop-uppen til diabetes årskontrol kommer frem eller ej, idet tilmeldt medfører pop-up, mens frameldt betyder, at der ikke udløses en pop-up. Sådan sletter jeg en irrelevant pop-up Når man tilmelder sig et projekt i Datafangst, vil man altid opleve, at der i starten kommer nogle irrelevante pop-upper frem på skærmen. En pop-up er irrelevant i de tilfælde, hvor (års)kontrollen ikke udføres, hvorfor den skal slettes. Man skal her være opmærksom på, at et klik på krydset i højre hjørne IKKE sletter pop-uppen, men tværtimod lægger pop-uppen i ventende position på samme måde, som hvis man havde klikket på Udfyld senere. OBS: Hvis du klikker på krydset i øverste højre hjørne, vil pop-uppen lægge sig i ventende position mhp., at du udfylder den senere! Når man skal slette en irrelevant pop-up, fordi årskontrollen ikke udføres, skal man klikke Nej i feltet Årskontrol udføres nu? Herefter klikker man på OK, hvorved pop-uppen forsvinder, og der er ikke gemt noget. 2 I programmer fra CGM er kortteksten i laboratorieskemaet Diabetes forløb. 16. april 2012 10
Der er dog en enkelt undtagelse, idet KOL-pop-uppen kun har ét felt, der skal vinges af, når man vil slette en pop-up, nemlig Udsæt udførelse af årskontrol: Årskontrol udføres ikke nu. Når vingen er sat, klikkes på OK-knappen nederst (se billedet nedenfor). Kontakt DAK-E Dette er en kort vejledning til det praktiske arbejde med Datafangst, og den kan formentlig hjælpe brugeren langt hen ad vejen i det daglige. Skulle du opleve tekniske og/eller brugsrelaterede spørgsmål vedr. Datafangst, som du ikke finder svar på i manualen, må du endelig ikke tøve med at kontakte DAK-E pr. mail på support@dak-e.dk eller på vores supporttelefon 6550 4550 (evt. 6550 3054) Du er velkommen til at foreslå ændringer til vejledningen. Vi redigerer den gerne, hvis det er påkrævet! Send en mail til sekretaeren@dak-e.dk 16. april 2012 11
Aktivering af skærmbilledet Administration af Sentinel i de 12 forskellige lægesystemer (appendix til brugermanualen) Darwin: (www.compugroupmedical.dk) - Vælg Externt på øverste menu-bjælke o Vælg herunder Sentinel DocBase 2000: (docbase.dk) - Vælg Diverse på øverste menu-bjælke o Vælg herunder Vedligeholdelse o Vælg herunder Sentinel Datafangst EMAR: (emar.dk) - Vælg Systemmanager o Vælg herunder Diverse menu o Vælg herunder Sentinel-Datafangst administration Ganglion: (ganglion.dk) - Vælg Moduler på øverste menu-bjælke o Vælg herunder Datafangst MedWin: (medwin.dk) - Vælg Kartoteker på øverste menu-bjælke o Vælg herunder (nederst) Datafangst - Sentinel MultiMed: (multimed.dk) - Ikke certificeret MyClinic: (myclinic.dk) - Ikke certificeret NOVAX: (novax.dk) - Vælg Kommunikation på øverste menu-bjælke o Vælg herunder Sentinel projektadministration 12
Aktivering af skærmbilledet Administration af Sentinel i de 12 forskellige lægesystemer (appendix til brugermanualen) Pc-praxis: (www.pc-praxis.dk) - Vælg F11 menu o Vælg herunder Sentinel WinPLC: (www.a-data.dk) - Vælg Opsætning på øverste menu-bjælke o Vælg herunder Sentinel XMO: (www.compugroupmedical.dk) - Vælg Statistik på øverste menu-bjælke o Vælg herunder Sentinel datafangst ÆSKULAP: (www.compugroupmedical.dk) - Vælg Statistik på øverste menu-bjælke o Vælg herunder Sentinel datafangst 13