Referat af møde i bestyrelsen ved Horsens Gymnasium tirsdag den 17. november 2009 kl. 16.00 19.30. Afbud fra Erik Løvbjerg, PL, BN. MH er substitut for de 2 lærerrepræsentanter. 1. Underskrivelse af referat fra mødet den 8. september 2009 OK 2. Overtagelse af bygningerne Bestyrelsen tager den mundtlige orientering om overtagelsesprocessen til efterretning Bestyrelsen tager en indledende drøftelse af forskellige finansieringsformer Bestyrelsen godkender valg af ingeniørfirmaet Hundsbæk og Henriksen som leverandør af bygningsvedligeholdelsesplaner Inspektor Hans-Henrik Deichmann fremlægger udkast til tidsplan for overtagelsen af bygningerne på mødet og giver en kort redegørelse for det arbejde der er udført i forbindelse med forberedelse af bygningsovertagelsen: kontakt til kreditinstitutter, overslag over økonomiske konsekvenser af overtagelse af bygningerne, kommunikation med UVM, kontakt til ingeniørfirma om bygningsvedligeholdelse etc. På nuværende tidspunkt er UVM allerede bagud i forhold til tidsplanen, hvor det var planlagt, at gymnasierne skulle modtage et købstilbud den 1. november. I skrivende stund har vi ikke modtaget tilbuddet og forventer først at modtage det omkring den 20. november. Der ønskes en principiel drøftelse af valget mellem fastforrentede lå og lån med variabel rente: flekslån. Der er hjemtaget tilbud fra Ingeniørfirmaet Hundsbæk og Henriksen vedrørende udarbejdelse og administration af en vedligeholdelsesplan for bygningerne. Tilbuddet lyder på kr. 67.200 som opstart for udarbejdelse af en vedligeholdelsesplan og oprettelse aggymnasiets bygninger i en vedligeholdelsesdatabase. Derefter ajourføres vedligeholdelsesplanen årligt for kr. 18.000 om året. Der er taget referencepriser fra arkitektfirmaet Årstiderne i Århus. HDs mundtlige orientering tages til efterretning. Bestyrelsesmødet den 17.december fastholdes, hvor der igen bliver en orientering. Bestyrelsen ønsker følsomhedsanalyser, hvor flexlån kontra fastforrentet lån med eller uden afdrag eller et mix bliver analyseret. Inflationen skal tages i betragtning. Bestyrelsen godkender ingeniørfirmaet. 3. Modernisering og vedligeholdelse af bygningerne Bestyrelsen tager den mundtlige orientering til efterretning
I november måned indledes arbejdet med en helhedsplan for modernisering af gymnasiets bygninger. Arbejdet med helhedsplanen indledes med en workshop onsdag den 18. november. Konstitueret vicerektor Anne Louise Mørk vil orientere om arbejdet med helhedsplanen. Bestyrelsens medlemmer er velkomne til at deltage i workshoppen. Tilmelding til Anne Louise Mørk på am@horsensgym.dk senest mandag den 16. november. Bestyrelsen tog AMs orientering til efterretning. Vigtigheden af at diskutere den pædagogiske tilgang ved de forskellige forslag blev pointeret. Invitation til workshop 4. Udbud af studieretninger i skoleåret 2010-2011 Bestyrelsen godkender udbuddet af studieretninger i skoleåret 2010-2011 Der er ændret meget lidt i forslaget til udbud af studieretninger i 2010-2011 i forhold til udbuddet i skoleåret 2009-2010. Årsagen er at vi vurderer udbuddet til at være fagligt robust med en god faglig spredning, der har vist sig at kunne tiltrække mange elever. Udbudte studieretninger på Horsens Gymnasium 2010 - oversigt Udbudte studieretninger på Horsens Gymnasium 2010 med tekst Bestyrelsen godkendte udbuddet. 5. Udbud af valgfag i skoleåret 2010-2011 Bestyrelsen godkender forslaget til udbud af valgfag I forhold til skoleåret 2009-2010 er valgfagsudbuddet suppleret med faget Innovation. Bestyrelsen godkendte med tilføjelse af mediefag B (som var gledet ud ved en fejl). Valgfagsudbud i skoleåret 2010-2011. 6. Udkast til budget for 2010
Bestyrelsen tager en overordnet drøftelse af budgettet som beskrevet i sagsfremstillingen Bestyrelsen anmoder rektor om at finde besparelser, så der kommer bedre balance i budgettet Bestyrelsen drøfter budgetforudsætningerne Bestyrelsen prioriterer besparelsesmulighederne På nuværende tidspunkt er budgettet ikke færdigt bearbejdet. Den væsentligste årsag til budgettet forsinkelse er at købstilbuddet på bygningerne er forsinket fra UVM side. Det foreløbige budget viser et underskud på omkring 2 millioner kroner efter at driftsomkostningerne på en lang række områder er beskåret kraftigt. De væsentligste årsager til, at det er svært at få budgettet til at hænge sammen er følgende: Vi har få elever i 3.g sammenlignet med de øvrige årgange. Det betyder, at indtægterne fra gennemførelsestaksameteret er lave. Forskellen fra indeværende år til 2010 er på cirka 400.000 kr. i negativ retning. Vi er blevet pålagt en besparelse i forbindelse med etablering af administrative fællesskaber på cirka 450.000 kr. Vi har udbudt rengøring og sparet 150.000 kr. Ved overtagelsen af bygningerne bliver vores betalingsevne beregnet efter 486 årselever. I budget 2010 budgetterer vi med 437 elever. Af den vej giver overtagelsen af bygningerne et driftsmæssigt underskud på omkring 400.000 kr. Ved overtagelsen af bygningerne er UVM s betalingsevnemodel indrettet således at overtagelse af bygningerne giver et mindre driftsmæssigt underskud i de første år, hvilket udlignes frem til 2020. Det forudsættes, at vi øger vores elevtal til 486, hvis denne sammenhæng skal fastholdes. Driftsmæssigt underskud år 1 har vi udregnet til omkring 100.000 kr. Vi er hårdt ramt af langtidssygdom, og det vil vi fortsat være i begyndelsen af 2010. Vi forventer, at langtidssygemeldinger koster os omkring 500.000 kr. i 2010 Vi har lidt for mange lærere ansat. Et overslag er at vi har cirka 1 lærerårsværk for meget. Det koster os omkring 500.000 kr. På grund af byggeri og modernisering har vi en ekstra medarbejder i bygningsafdelingen frem til juni måned. Der findes en række forskellige muligheder for at bringe balance i budgettet, som bestyrelsen bedes drøfte og prioritere: Vi vælger variabelt forrentede lån i stedet for fast forrentede lån. Hvis vi gør det med 50% af lånebeløbet, kan der spares omkring 300.000 kroner i renteomkostninger Bestyrelsen anbefalede et mix af variable og fastforrentede lån. Der kan spares på bygningsvedligeholdelse. Der i alt afsat 1,7 mio. kroner til dette. Det kan beskæres med omkring 500.000 kroner. Bestyrelsen prioriterede dette punkt højest. Vedligeholdelsesplanen afventes. Grønthøstermetoden hvor der spares en given procentdel på de konti, hvor det er muligt. Potentiale vurderes til 200.000 kroner Udskydelse af investeringer i belysning, inventar og interaktive tavler. Potentiale 100.000 kroner
På nuværende tidspunkt vurderer rektor, at vi skal acceptere et underskud i 2010 på omkring 1 mio. kroner, da der er særlige omstændigheder vedrørende såvel indtægtsgrundlaget som omkostningerne som beskrevet ovenfor. Da vi fortsat bruger de samme budgetforudsætninger for frafald som i 2009, kan der på indtægtssiden være ret store forskydninger, som vi først kender henholdsvis primo februar, ultimo marts og primo september. Der er derfor mulighed for at være tilbageholdende med forbrug, indtil vi kender gennemførelsesfrekvensen en model vi tidligere har anvendt. Hvis gennemførelsesfrekvensen ligger på niveau med 2009, vil der eksempelvis være en merindtægt fra taksameteret på mellem 600.000 og 900.000 kroner. Bestyrelsen godkender et underskud på ca.1 mill.. Diskussionen kunne tages op igen i februar. måned. Budgetforudsætninger for 2010 7. Regnskab efter 3. kvartal Bestyrelsen godkender regnskabet pr. 30.09.09. Regnskabet efter 3. kvartal afviger på en række punkter fra budgettet. Afvigelserne kan tilskrives periodiseringer og udskydelse af indkøb. Med henblik på at dokumentere at budgettet følges som planlagt vedlægges regnskab pr. 31.10.09., hvor periodisering og udskudte indkøb er gennemført. Regnskabet pr. 31.10.09. dokumenterer, at det reviderede budget følges meget nøje, og der forventes et overskud i 2009. Bestyrelsen godkender regnskabet. pr 30.09.09 Regnskab pr. 30.09.09. Regnskab pr. 31.10.09. 8. Kapacitetsfastsættelse Bestyrelsen fastsætter gymnasiets klassekapacitet til 18 klasser Der er i det forpligtende samarbejde i den sydlige del af Region Midtjylland truffet aftale om at adskille begreberne klassekapacitet og optagelseskapacitet. Hvis Horsens Gymnasium fastsætter klassekapaciteten til 18 klasser, så vil der i skoleåret 2010-2011 være mulighed for at optage 7 klasser.
Bestyrelsen fastsætter klassekapaciteten til 18 klasser. 9. Drøftelse ved funktionsperiodens afslutning status på udført arbejde: hvad nåede vi i denne omgang Bestyrelsen drøfter funktionsperiodens arbejde og resultater Bestyrelsen drøfter det fremtidige arbejde i bestyrelsen Bestyrelsen har i perioden fra 2007-2009 arbejdet med en lang række emner, der har haft stor betydning for udviklingen af Horsens Gymnasium. De centrale emner er samlet i vedlagte bilag, og kan udgøre udgangspunkt for drøftelsen. Bestyrelsens funktionsperiode følger de kommunale valgperioder (Dette gælder i praksis ikke for eleverne i bestyrelsen). På bestyrelsesmødet i september blev det derfor besluttet at drøfte fremtiden for bestyrelsen og bestyrelsens medlemmer. Erik Løvbjerg har på mail oplyst, at han på grund af andre opgaver ikke længere står til rådighed for arbejdet i bestyrelsen for Horsens Gymnasium. Bestyrelsen roser gymnasiet for de mange tiltag. Bestyrelsesmedlemmerne vil ved næste bestyrelsesmøde fremlægge gode råd og erfaringer til den ny bestyrelse. Arne Kjær ønsker at fortsætte udpeget af Århus Universitet (JSK tager initiativ) Ole Have afventer byrådets indstilling. Anne Marie Illum ønsker at fortsætte udpeget af Region Midtjylland Viggo Norn ønsker at fortsætte. Erik Løvbjerg ønsker ikke at fortsætte. Nyt medlem tages op på næste bestyrelsesmøde. Medarbejderne ønsker ikke at fortsætte. To nye medarbejdere vælges blandt personalet inden den 17.12.09 Oversigt over bestyrelsen arbejde i 2007-2009 Hvordan er bestyrelsen medlemmer udpeget 10. Orientering om status på arbejdet med administrative fællesskaber At bestyrelsen tager orienteringen til efterretning De oprindeligt 19 skoler har samlet sig i tre grupper: Kerneskoler der fortsætter med dannelsen af et administrativt center (6 skoler) Følgeskoler der ikke deltager i dannelsen af administrativt center, men tilpasser arbejdsgange på det administrative område, så senere indtræden kan se uden problemer (10 skoler) Skoler der ønsker at klare sig selv (3 skoler)
Kerneskolerne udarbejder det administrative, økonomiske og juridiske grundlag for etablering af et administrativt center. Arbejdet forventes at være færdigt i januar måned 2010. Herefter inviteres følgeskolerne til at tilmelde sig centeret. I foråret ansættes der en leder og fra august måned påbegyndes rekruttering af medarbejdere. Centeret forventes at være i drift fra januar 2011. Vi har placeret os som en af følgeskolerne og udskudt den institutionsspecifikke analyse af Horsens Gymnasium indtil beskrivelsen af det administrative center ligger fast i januar 2010. På det tidspunkt vil muligheden for at beskrive snitflader mellem centeret og gymnasiets administration være tilstede. JSK orienterede. I øjeblikket har skolen sparring med Tørring Gymnasium, senere skal KPMG komme med forslag til vores mest hensigtsmæssige indplacering. Vi står foreløbig på sidelinien indtil januar. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 19 skoler Gymnasium, HF og VUC.(Rapporten bør kun læses, hvis man er særligt interesseret i emnet) 11. Gensidig orientering Ledelsessituationen Ferieplan for skoleåret 2011-2011 Årsrapport besked fra UVM Eftermiddagsaktiviteter Sportscollege i skoleåret 2010-2011 Globaliseringsaftalen Kantinen ved Horsens Gymnasium Bestyrelsen godkendte ferieplanen. Sportscollege udbydes til studieretningerne mat - fys og engelsk samfundsfag, men der sættes minimum antal for oprettelse. Globaliseringsaftalen indeholder bestemmelse om fjernelse af gennemførelsesvejledningen og tilhørende besparelser i taxametret. Bestyrelsesforeningen og rektorforeningen opfordres til at tage til genmæle. 12. Information fra bestyrelsesmødet Skolens lille frafald kunne omtales i Horsens Folkeblad. 13. Eventuelt Næste møde flyttet til den 17.12.09 Ref. Anne Louise Mørk