Til Dansk Inkassobrancheforening og Danske Inkassoadvokater Mange tak for oplægget på vores seminar. Vi har drøftet jeres input og giver i notatet nedenfor dels nogle svar, dels en redegørelse for, hvordan vi arbejder videre med nogle af emnerne. Berammelsestid Fogedretternes afdelingsledelser er enige med jer i, at en flot gennemsnitlig berammelsestid er en måned og et realistisk og godt gennemsnit er 6 uger. Vi kan oplyse, at samtlige fogedretter i øjeblikket har en berammelsestid på under 6 uger for almindelige udlægssager. Berammelsestiden påvirkes især af variationen i antal modtagne sager og der kan derfor over en periode forekomme udsving. Hvis der kommer nye og hurtigere forkyndelsesmuligheder, vil berammelsestiderne kunne reduceres til glæde for alle involverede. Telefonmøder Det er en udfordring at afholde telefonmøder på en måde, så det sker under hensyntagen til både kreditors ønsker, vejledningspligten over for skyldner og hensynet til en god, smidig og effektiv afvikling af mødet. Som vi drøftede kan der både fra kreditors og fogedrettens side gøres noget for at sikre en bedre afvikling, ligesom gensidig viden om arbejdsprocessen kan sikre, at arbejdsgangen omkring berammelse m.v. kan blive effektiv. Vi har samlet nogle gode råd om telefonmøder, inspireret af drøftelsen på seminaret og håber, at vi på de kommende gå-hjemmøder kan arbejde videre med forbedringerne: Gode råd om telefonmøder Fogedretten vil gerne fra starten (i rekvisitionen) have at vide, om rekvirenten ønsker telefonmøde. - Fogedretten berammer under hensyntagen hertil, og hvis beskeden først gives senere via mail eller brev giver det ekstra arbejde hos både rekvirent og fogedret, idet sagen skal findes frem, og oplysningen noteres. Fogedretten kan også have behov for at tilrettelægge mødeafviklingen, så telefonmøder afholdes i et lokale og almindelige fogedmøder i et andet. Senere ændringer til mødetypen kan derfor bevirke, at møderne ikke afvikles så smidigt på mødedagen. Når rekvirenten sender mange sager. - Overvej om ikke det er bedre at møde til fysiske møder, hvis der sendes mange sager samlet. Fogedretterne oplever generelt, at de fysiske møder fungerer bedre, og det er også klart fornemmelsen, at rekvirenten får sagen bedre oplyst, når skyldner og rekvirent kan se hinanden i øjnene. Nogle rekvirenter skriver, at de kun vil have telefonmøde, hvis der er få sager tilbage i en samlet fremsendt stak (fordi mange sager er blevet afvist pga. insolvens mv.) Fogedretten opretter,
berammer og tjekker insolvens, værneting osv. i samme arbejdsgang. Det er derfor ikke effektivt først at kontrollere sagerne og derefter foretage den berammelse, som rekvirenten ønsker. Fogedretten vil gerne fra starten (i rekvisitionen) have oplysning om, hvilke(n) medarbejder(e) der kan forventes at tage telefonen. - Det er ekstra arbejde for rekvirenten at sende oplysningerne senere og for fogedretten, hvis rettens medarbejdere - efter berammelsen - skal finde sagen frem igen for at notere oplysninger om telefonkontakt. Fogedretten vil gerne have eet telefonnummer, som direkte sætter retten i forbindelse med den der skal deltage i mødet. - Det tager ofte lang tid at blive viderestillet fra omstillingen. Det giver forsinkelser til gene for skyldner og senere mødende rekvirenter. Ro i kontoret hos rekvirenten. - Det er vigtigt, at den der møder i telefonmødet fra rekvirenten sidder i et lokale, hvor der er ro. Det er dels forstyrrende og kan forringe lydkvaliteten meget med baggrundsstøj, dels giver det skyldner et indtryk af, at flere er med på linjen. Den mødendes kompetencer. - Den der møder for rekvirenten må være kompetent, oplært og forberedt ellers er det ikke muligt at afvikle mødet ordentligt og effektivt. Mødernes afvikling takt og tone. - Der er ikke forskel på fysiske møder og telefonmøder. Alle mødedeltagere må være opmærksomme på, at mødet skal afvikles i god orden. Rekvirenten må i den forbindelse særligt være opmærksom på, at en slavisk udspørgen efter et skema kan være meget uhensigtsmæssig og give en dårlig stemning. Det er vigtigt at lytte til skyldnerens svar og afstemme øvrige spørgsmål herefter. Fogedrettens iagttagelser. - Fogedretten kan ikke være rekvirentens øjne og fortælle om iagttagelser under mødet. Det er derfor vigtigt, at rekvirenten tilrettelægger sin udspørgen således, at rekvirenten hurtigt selv danner sig et billede af skyldneren og dennes økonomiske situation. Mødeprocent Fogedretterne har eksperimenteret med forskellige indkaldelsesformer, husketekster til skyldnere og huskebreve, som udsendes ca. en uge før mødet uanset om den tidligere udsendte indkaldelse er forkyndt eller ej. Fogedretterne har efterhånden en del erfaringer med, hvad der kan gøres for at forbedre mødeprocenten. Det er bedst og billigst for alle implicerede, hvis fogedmødet kan afvikles som planlagt på den første dato. Det er også tydeligt, at det påvirker fremmødeprocenten positivt, at rekvirenten minder skyldneren om mødet. Nogle rekvirenter har bemærkelsesværdigt bedre fremmødeprocenter end andre. Fogedretterne opfordrer derfor rekvirenterne til at minde skyldneren om mødet.
Mødesalær, hvis der er indkaldt med almindeligt brev eller stævningsmanden har lagt indkaldelsen i postkassen Fogedretterne er enige om, at der tilkendes mødesalær, hvis rekvirenten er mødt (fysisk eller telefonisk) til et møde, hvor skyldneren har været indkaldt uanset hvordan denne indkaldelse er sendt til skyldneren. Hvis skyldner ikke møder Fogedretterne er enige om at beholde fundamentet og afvente fremstillingsgebyr, hvis sagen behandles på et telefonmøde. Det sparer porto og fremmer sagsbehandlingen. Det forudsætter dog, at rekvirenten straks overfører tillægsafgiften og evt. nyt grundgebyr. Fogedretten rykker ikke for betaling, men returnerer sagen, hvis ikke retsafgiften modtages. Fremstillingsaktioner Fogedretterne vil fremover, når der aftales fremstillingsaktioner med politiet, være opmærksomme på, at aktioner afvikles inden for så kort en periode så muligt, så rekvirenter ikke skal stå stand by i længere tid. Sager der har ventet længe på fremstilling Hvis der er afsagt fremstillingskendelse, og det ikke efter længere tid har været muligt for politiet at fremstille skyldneren, er det en god ide, at rekvirenten overvejer andre muligheder. Ejer skyldneren f.eks. fast ejendom, så kontakt fogedretten og drøft om sagen evt. kan berammes til udkørende fogedforretning, hvor der, uanset skyldnerens tilstedeværelse eller ej, kan foretages udlæg i ejendommen. Hvis fogedretten kan samle flere udkørende sager sammen, og rekvirenterne evt. aftaler, at en rekvirent møder i alle sager, kan mange sager afvikles på samme dag. Betalingspåkrav Det blev efterspurgt, hvordan et betalingspåkrav bedst udfyldes, hvis hovedstolen er betalt. Fogedretterne har drøftet dette og er enige om, at der ud for hovedstol kan anføres 0,00 kr. Renteperioden skal anføres (gerne forklaret nærmere i rubrik 5 sagsfremstilling), og det skal i rubrik 5 beskrives, hvordan kravet i øvrigt fremkommer. Fremhæv gerne denne del af beskrivelsen i rubrik 5. Fogedretterne modtager en del betalingspåkrav, hvor lix-tallet er endog meget højt. Det tager længere tid at behandle en sag, hvor det er vanskeligt at læse og holde rede på sagsfremstillingen, og skyldneren kan have svært ved at forstå kravets opgørelse. Forfatteren kan ofte med fordel gennemlæse betalingspåkravet med modtagernes øjne inden det sendes.
Fogedretterne har i øvrigt nedsat en arbejdsgruppe, som nærmere vil beskrive nogle konkrete specialtilfælde, hvor det har vist sig vanskeligt at udfylde betalingspåkravet på en forståelig måde. Mangler i rekvisitioner/betalingspåkrav Det blev efterlyst, at fogedretterne har en mere ensartet kommunikationsform vedrørende anmodninger om f.eks. forlængelse af frist for udbedring af en mangel i en rekvisition. Fogedretterne er enige om, at fristforlængelser kan fremsendes via mail eller brev til fogedretten. Vær i den forbindelse opmærksom på persondatalovens regler. Undlad at anføre navne, hvis mailen ikke sendes krypteret. Rekvirentens og fogedrettens journalnr. er tilstrækkeligt. I konkrete situationer, hvor der evt. er telefonisk kontakt mellem fogedretten og rekvirenten, kan det aftales om en skriftlig anmodning er nødvendig. Det afhænger bl.a. af sagstype og henvendelsens karakter. Rekvirentens adresse Fogedretternes sagsbehandlingssystem trækker automatisk advokaters og inkassobureauers adresse m.v. via Advokatnøglen eller cvr.registret, så den adresse I ønsker, fogedretten bruger, skal fremgå af disse registre. Nogle rekvirenter anfører en postboksadresse. Det er ikke en god ide, da det giver problemer i forhold til tinglysning. Fogedretterne er dog enige om ikke at afvise, hvis rekvirentadressen i et betalingspåkrav er opført med postboks. Hvis en sag trækker i langdrag Fogedretterne er enige om, at det er en god ide, at rekvirenten kontakter fogedretten, hvis man ikke har hørt noget til sagen efter 2 måneder. Fogedretterne sender (gerne pr. mail) information om, at sagen er gået til politifremstilling, så kan sagen noteres 3 måneder frem før der rykkes for status. Skyldners telefonnummer Fogedretterne opfordrer til, at rekvirenten oplyser skyldners telefonnummer på rekvisitionen, hvis rekvirenten har det. Fogedretterne kan i nogle tilfælde have brug for telefonnummeret, f.eks. til at minde skyldneren om et møde eller om at der er afsagt fremstillingskendelse. Gå-hjem-møder Som bekendt har en arbejdsgruppe af advokater og fogeder udarbejdet et forslag til gå-hjemmøder. Ugen før seminaret fik vi den sidste tilbagemelding fra arbejdsgruppens medlemmer, og vi har på seminaret drøftet, hvordan møderne kan afholdes. Fogedretterne har aftalt at afholde møderne i januar/februar-måned og flere af møderne vil blive afholdt regionalt, idet to eller flere retter afholder mødet sammen. Det er ofte de samme advokater og inkassobureauer der møder i naboretskredsene.
Vi vender tilbage med mere konkret information, når datoer og mødesteder er endeligt aftalt. Vi håber på stor opbakning til møderne, så vi i fællesskab kan sikre Det gode fogedmøde. Hvis dette notat giver anledning til spørgsmål eller kommentarer, er I velkomne til at kontakte Bedste Praksis konsulent Merete Schlüter (mesc@domstol.dk 41 17 88 19). 12. oktober 2012