Vejledning til ansættelseskontrakt for forretningsfører/direktør Indledning: Ansættelseskontrakten og vejledningen skal anvendes samlet som et vejledende værktøj for den enkelte bestyrelse, og skal betragtes som et forslag til en standardkontrakt, der naturligvis bør tilpasses den enkelte boligorganisations behov og ønsker. Vejledningen giver på en række områder en uddybende beskrivelse af ansættelseskontraktens enkelte punkter. 1. Tiltrædelse Stillingsbetegnelse Prøvetid I ansættelseskontrakten er titlen forretningsfører foretrukket af traditionelle årsager. Der er ingen juridisk forskel eller andre formelle forskelle ved anvendelse af de 2 titler. En forretningsfører eller direktør indgår som en integreret del af organisationens øverste ledelse. Hvis stillingen reelt repræsenterer den øverste ansvarlige daglige ledelse og de dermed forbundne beføjelser (ansvar og kompetence) til at træffe beslutninger om virksomhedens daglige drift, er en sådan person (forretningsfører eller direktør) ikke omfattet af det arbejdstagerbegreb, der anvendes i en lang række beskyttelseslove, som funktionærloven, ferieloven m.fl. Der er dog intet til hinder for i en ansættelseskontrakt at aftale beskyttelse i henhold til de enkelte paragraffer i funktionær- eller ferieloven m.fl. Dette skal blot udtrykkeligt anføres i kontrakten. Prøvetidens længde afhænger af, hvor meget man har gjort ud af at lære hinanden at kende gennem samtaleforløbet forud for ansættelsen. Forudsat at de faglige kvalifikationer er til stede, er det primært prøveperiodens formål at afprøve 'kemien'. I henhold til funktionærloven andrager en normal prøvetid 3 måneder. For den øverste administrative leder må en længere prøvetid på f.eks. 6-12 måneder, anses for at være rimelig for begge parter. Det gensidige opsigelsesvarsel i prøvetiden bør være min. 1 måned. Organisationspligt Boligorganisationerne forpligter sig til kun at beskæftige arbejdstagere, der er medlem af en organisation, som er tilsluttet LO. Dog kan der mellem de respektive overenskomstparter i særlige tilfælde træffes aftale om andet tilhørsforhold. Det vil ikke være hensigtsmæssigt at forretningsføreren er omfattet af samme overenskomst som medarbejderne. Alternativt kan der etableres en særlig HKoverenskomst, der kun omfatter forretningsføreren. Arbejdstid Der nævnes ingen fast arbejdstid, idet der i kontraktens 2 anføres, at forretningsføreren stiller hele sin arbejdskraft til rådighed. Med de tillagte ledelsesbeføjelser følger, at forretningsføreren nødvendigvis skal være til stede og til rådighed såvel indenfor som udenfor den normale arbejdstid, når det er nødvendigt for en forsvarlig drift. Ved deltidsansættelse bør der anføres et anslået timeantal eller en procentangivelse i forhold til en fuldtidsansættelse. 2. Ansvar og kompetence Bestyrelsen har det overordnede økonomiske og juridiske ansvar, herunder for at organisationen ledes efter vedtægterne og den til enhver tid gældende lovgivning. Side 1
Bestyrelsen fastlægger retningslinier for den daglige ledelse. I hovedoverskrifter skal forretningsføreren bære ansvaret og kompetencen for: * den daglige ledelse (herunder edb-sikkerhedsforanstaltninger). * at bogførings- og årsregnskabsloven samt de i Lov om almene boliger nævnte krav om regnskabsaflæggelse m.m. efterleves. * at øvrige regler efter Lov om almene boliger og Lov om leje m.v. efterleves. * at der sker en betryggende formueforvaltning. Opmærksomheden henledes også på Den Kooperative Hovedaftale og Virksomhedsnævnsaftalen som følge af medlemskabet i Det kooperative Fællesforbund. Alle spørgsmål af ekstraordinær karakter eller af stor betydning skal af forretningsføreren forelægges for bestyrelsen. Det anbefales, at der udarbejdes en stillingsbeskrivelse for forretningsførere og direktører, der i mere eller mindre detaljeret grad beskriver rammerne for forretningsførerens daglige ledelsesbeføjelser m.m. Pressen Prokura Enhver henvendelse fra eller til pressen udøves efter retningslinier fra bestyrelsen. Ligeledes anbefales det, at der udarbejdes en prokura, der beskriver forretningsførerens ret og omfang såvel alene som sammen med andre til at underskrive og forpligte selskabet/foreningen og afdelinger. Normalt kan enten den samlede bestyrelse eller to bestyrelsesmedlemmer, hvoraf den ene skal være bestyrelsens formand eller næstformand, i forening med forretningsføreren forpligte boligorganisationen og afdelinger. Det pointeres, at der gælder særlige prokuraregler for tinglysningsdokumenter i forbindelse med køb, salg og pantsætning af fast ejendom. 3. Lønforhold Vejledningen indeholder ingen oplysninger eller anvisninger på lønniveau. Lønnen bør tilpasses således, at den ikke overstiger, hvad der er rimeligt og passende for en organisation sammenlignet med aktuelle opgaver og omfang. Som udgangspunkt kan der sammenlignes med lederstillinger i kommuner, andre offentlige virksomheder eller lignende, samt naturligvis også andre boligorganisationer. Det foreslås enten at anvende finansministeriets lønoversigt for statstjenestemænd eller den kommunale løntabel. Ved at vælge et bestemt lønsystem følger, at lønreguleringer m.m. automatisk sker i henhold til det valgte lønområdes overenskomstaftale. Det skal præciseres, om lønnen betales månedsvis forud eller bagud, ligesom det er vigtigt at anføre, hvorvidt lønnen indeholder boligorganisationens andel til en aftalt pensionsordning. Pensionsforhold Aftale om pensionsordning skal indeholde en formulering af den enkelte parts bidragsandel, ligesom det klart skal fremgå, om organisationens andel ydes indenfor eller udover den fastlagte løn. Side 2
Fri telefon m.m. Det må antages at være normal kutyme, at forretningsføreren har fri telefon. Det følger af behovet for, at kunne kontakte forretningsføreren udenfor normal arbejdstid, og fordi forretningsføreren må forventes at have et væsentligt tjenstligt telefonforbrug fra hjemmet. Alternativ telefonordning Alternativt kan der ydes et fast telefontilskud. Frynsegoder Generelt skal det tilrådes, at aflønningen finder sted ved den almindelige lønfastsættelse, og at der ikke aftales særlige 'frynsegoder', der alene kan opfattes som et løntillæg. Værdien af sådanne ydelser er også begrænset efter skattereformen, som indebærer skattepligt af de fleste 'frynsegoder'. Kørselsordning Sædvanligvis aftales en kørselsordning, hvor kørsel i egen bil afregnes efter de til enhver tid gældende regler fastsat af Ligningsrådet. Alternativ kørselsordning Bestyrelsen og forretningsføreren kan alternativt forhandle og beslutte en anden kørsels- eller bilordning. Bil til rådighed Såfremt der er et stort tjenstligt kørselsbehov, og bestyrelsen finder det hensigtsmæssigt, kan det alternativt aftales, at der for boligorganisationens regning stilles en bil til rådighed for forretningsføreren. Det skal præciseres i hvilken prisklasse, og hvornår en eventuel udskiftning kan finde sted. Kørsel i udlandet sker normalt for egen regning. Alternativ formulering: Der stilles en bil til rådighed for forretningsføreren, og boligorganisationen afholder samtlige udgifter hermed bortset fra privatkørsel i udlandet. Tilbageholdelsesret Bilens anskaffelsessum, der reguleres med nettoprisindekset, må ikke overstige kr.. Det er samtidig vedtaget, at bilen kan udskiftes hvert år, eller når den har kørt kilometer. Stilles der bil til rådighed, bør det anføres, at forretningsføreren er forpligtet til fra opsigelsestidspunktet/ved ansættelsesforholdets ophør uanset årsag, at tilbagelevere bilen til boligorganisationen. Forretningsføreren kan ikke udøve tilbageholdelsesret i bilen for noget krav, han måtte have mod selskabet. Skattemæssige konsekvenser De skattemæssige konsekvenser for forretningsføreren vedrørende frynsegoder m.m. er boligorganisation uvedkommende. Boligorganisationen følger de til enhver tid gældende regler om indberetningspligt m.m. til myndighederne. Den samlede lønsum Før en ansættelseskontrakt tiltrædes, bør bestyrelsen undersøge og sikre sig, at værdien af forretningsførerens samlede lønsum (dvs. summen af den aftalte årsløn, Side 3
pensionsordning, fri telefon, fri bil, forsikringsordninger, fratrædelsesordninger m.m.) ikke overstiger, hvad der er rimeligt og passende for en boligorganisation med de aktuelle og fremtidige opgaver samt omfang. 4. Repræsentationsudgifter Forretningsføreren følger i almindelighed organisationens til enhver tid gældende regler om refusion af afholdte udgifter i forbindelse med repræsentation, møder og lignende mod aflevering af originalbilag. Bestyrelsen kan fastsætte nærmere retningslinier for påtegning/attestation af sådanne bilag. 5. Forsikringsforhold Forretningsføreren vil normalt være omfattet af den lovpligtige arbejdsskadeforsikring. Ønsker organisationen at tegne en ulykkesforsikring, må dette ske særskilt. Hvis der ikke aftales tegning af en ulykkesforsikring, kan paragraffen udgå. Såfremt parterne aftaler, at der skal tegnes en heltidsulykkesforsikring, skal dæknings summen aftales. Det anbefales at kontakte sit forsikringsselskab. Såfremt en forsikring tegnes, og det anføres, at forsikringssummen tilfalder forretningsførerens nærmeste pårørende som begunstigede, anses de i rækkefølge at være: Ægtefælle, registreret samlever og børn som værende indsat. Såfremt intet anføres, udbetales summen til boet. 6. Efteruddannelse Forretningsføreren er normalt berettiget til en i forhold til stillingen passende efteruddannelse, og bør i hvert enkelt tilfælde drøfte dette med bestyrelsens formand. 7. Ferie Kutyme er, at forretningsføreren følger ferielovens bestemmelser om ferie og feriegodtgørelse. Tiltræder forretningsføreren midt i året, er han berettiget til en forholdsmæssig del af den aftalte ferie. Såfremt stillingen indebærer betydeligt merarbejde, eksempelvis i form af omfattende mødevirksomhed udenfor normal arbejdstid eller lignende, kan forretningsføreren som kompensation herfor forhandle sig til en længere ferie end anført i ferieloven. Ferie afholdes under hensyntagen til selskabets interesser, og aftales med bestyrelsesformanden. 8. Sygdom 9. Tavshedspligt 10. Ophør Tidsperioden for et længere sygdomsfravær eller ved varig svaghed, der gør forretningsføreren forhindret eller uegnet til at udføre den virksomhed, hans stilling kræver, bør i kontrakten tidsangives. En retningslinie for selskabets opsigelsesmulighed kunne være 1 måned pr. påbegyndt ansættelsesår, min. 3 måneder, max. mellem 6 og 12 måneder. Som for enhver anden medarbejder gælder tavshedspligten også for forretningsføreren. Det kan yderligere præciseres, at alt boligorganisationen tilhørende materiale skal tilbageleveres boligorganisationen ved fratrædelsen uanset årsagen. Det bør anføres i kontrakten, hvornår forretningsføreren automatisk og uden yderligere opsigelsesvarsel skal forlade sin stilling, når en bestemt alder opnås. Dette giver begge parter mulighed for uden overraskelse at planlægge og indrette sig med Side 4
henblik på fremtiden. Aldersgrænsen kan eksempelvis følge den alder, hvor folkepension opnås. Opsigelse Udover prøvetiden bør der aftales et gensidigt opsigelsesvarsel, eksempelvis 1 måned pr. påbegyndt ansættelses år, min. 3 måneder og max. 12 måneder. 11. Fratrædelsesgodtgørelse Det er helt op til boligorganisationen, om man vil indgå aftale om fratrædelsesgodtgørelse. Fratrædelsesgodtgørelse aftales under forudsætning af, at der ikke er tale om misligholdelse fra forretningsførerens side. Alternativ godtgørelse Alternativt kan der henvises til funktionærlovens 2a, hvori anføres, at såfremt en funktionær, der uafbrudt har været beskæftiget i samme virksomhed i 12, 15 eller 18 år opsiges, skal arbejdsgiveren udrede et beløb svarende til h.h.v. 1, 2 eller 3 måneders løn. 12. Misligholdelse Vælger boligorganisationen at lade ansættelsesforholdet ophøre uden at angive en egentlig årsag, kan der aftales en fratrædelsesgodtgørelse, eksempelvis svarende til 1 måneds løn for hvert hele år ansættelsen har bestået, alternativt et fast beløb svarende til et bestemt antal månedslønninger. Fratrædelsesgodtgørelsen bør altid maksimeres - eksempelvis til højst 6 måneders løn. Misligholdes det aftalte ansættelsesforhold, kan ansættelseskontrakten ophæves omgående og uden varsel, hvorved ansættelsesforholdet omgående ophører. Klausulen har gensidig virkning. 13. Tvister Tvister og uoverensstemmelser m.m. afgøres efter bestemmelserne i Den Kooperative Hovedaftale. Gennem medlemskabet i Boligselskabernes Landsforening (BLs vedtægter 4) er medlemmerne forpligtet til at efterkomme aftaler mellem Landsorganisationen i Danmark og Det Kooperative Fællesforbund om fremgangsmåden ved behandling af faglig strid og interessetvister. Det er derfor af betydning, at den kommende forretningsfører gøres bekendt med indholdet i Den Kooperative Hovedaftale m.m. 14. Kontrakten Parterne underskriver 2 enslydende ansættelseskontrakter, og modtager hver et eksemplar. Hvor der i ansættelseskontrakten refereres til særlige bilag eller bekendtgørelser, bør disse udleveres. Herudover må det anbefales at overdrage kopier af forskellige andre dokumenter, hvis indhold bestyrelsen mener, det er hensigtsmæssigt at bringe til den kommende forretningsførers kendskab. Afsluttende bemærkninger Som afsluttende bemærkning skal det understreges, at såvel ansættelseskontrakten som vejledningen er tænkt som værktøjer for den enkelte bestyrelse. Materialet er kun vejledende. Side 5
I konkrete ansættelsessituationer står Boligselskabernes Landsforening naturligvis til rådighed med yderligere vejledning og rådgivning. Side 6