Inspiration til ressourcestyring på folkeskoleområdet 1
2 Indholdsfortegnelse Forord 3 Del 1: Styringsnøgletal om anvendelsen af det undervisende personales arbejdstid 5 Politisk ønske om opfølgning på skoleniveau Hvilke styringsparametre er nødvendige? Analyse af lærernes undervisningsopgaver Vigtig ledelsesinformation Udjævning af antal undervisningstimer på tværs af alder Hvad er der sket efter reformen? Samspil mellem skoler og forvaltning om at forbedre datagrundlaget 5 7 7 9 9 11 11 Del 2: Teknisk metodiske overvejelser i forhold til, hvordan data om ressourceanvendelsen kan kvalitetssikres 13 Dialog allerede fra skoleårets start Hvilke data er tilgængeligt i systemerne? Kvalitetssikring af data Metode Opmærksomhedspunkter 13 13 13 14 15 Udarbejdet af KL Økonomisk Sekretariat i forbindelse med Kommunaløkonomisk Forum 215
3 Forord Folkeskolereformen sætter fokus på elevernes læring og trivsel, og kommunerne skal følge tæt op på elevernes resultater og progression. Resultaterne bør dog ikke ses uafhængigt af det ressourceforbrug, der anvendes for at skabe resultaterne. De nye arbejdstidsregler stiller samtidig nye krav til den økonomiske og faglige styring i kommunerne. Langt hovedparten af kommunerne har enten eksplicit i kommunalbestyrelsen eller gennem budgettildelingen formuleret en målsætning for, hvor stor en andel af arbejdstiden lærerne i gennemsnit skal anvende til undervisning. Sammen med klarere krav til skolerne om at levere resultater giver det forvaltningerne i kommunerne en markant større rolle end tidligere i forhold til at sikre, at ressourcerne anvendes bedst muligt. Denne pjece skal give kommunerne inspiration til arbejdet med at sikre en hensigtsmæssig brug af ressourcerne. I langt de fleste kommuner kræver det, at der laves en del forarbejde med henblik på at få skabt valide data på skoleniveau. Men erfaringen fra de kommuner der har investeret tid i, at få skabt et ordentligt datagrundlag er entydig, at ressourcerne er godt givet ud. De har fået et grundlag for at kunne gå i dialog med den enkelte skole om ressourceanvendelsen, ligesom skolelederne får et bedre grundlag for at prioritere ressourcerne på skolen. Pjecen er opdelt i to sektioner. Første sektion giver bud på nogle af de styringsnøgletal om anvendelsen af det undervisende personales arbejdstid, som fremadrettet kan indgå i ledelsesinformationen til brug for dialogen mellem politikere og forvaltning, mellem forvaltning og skoleledere og mellem skoleledere og lærere. Samtidig vil der blive givet konkrete eksempler på, hvordan nogle kommuner allerede anvender styringsnøgletal. Sektion 2 beskæftiger sig med nogle af de teknisk metodiske overvejelser i forhold til, hvordan data om ressourceanvendelsen kan kvalitetssikres, så det sikres, at forvaltning, politikere og skole taler samme sprog.
4
5 Del 1: Styringsnøgletal om anvendelsen af det undervisende personales arbejdstid I 212 gennemførte KL et partnerskab med 35 kommuner, der havde fokus på kommunernes anvendelse af lærernes arbejdstid. Det var en overraskelse for mange af de deltagende kommuner, at der var uoverensstemmelse mellem det af kommunalbestyrelsen fastsatte undervisningstimetal og det realiserede undervisningstimetal, jf. figur 1. Udover at der var forskel mellem det besluttede og det realiserede undervisningstimetal, var der også stor forskel i undervisningstid mellem skolerne i den enkelte kommune. Kommunerne valgte på den baggrund at sætte fornyet fokus på ressourceanvendelsen på skoleområdet. Figur 1 Forskel på forudsat og faktiske antal undervisningstimer Kommuner G F E D C B A 657 657 619 619 667 667 624 624 77 77 656 656 744 744 659 659 75 75 669 669 695 695 673 673 75 75 681 681 45 55 65 75 45 55 65 75 Undervisningstimer Undervisningstimer Tildelte undervisningstimer Lærernes faktiske undervisningstimer Tildelte undervisningstimer Lærernes faktiske undervisningstimer Politisk ønske om opfølgning på skoleniveau ntal undervisningstimer 82 82 78 78 76 76 74 74 72 72 Folkeskolereformen har et entydigt resultatfokus, og kommunalbestyrelserne har haft travlt med at drøfte og beslutte faglige målsætninger for elevernes læring og progression. Men samtidig har stort set alle kommunalbestyrelser besluttet et undervisningstimetal, hvor undervisningsandelen er øget. For at undgå igen at stå i en situation hvor der er uoverensstemmelse mellem det forudsatte og det realiserede undervisningstimetal, er det afgørende, at der følges op på ressourceanvendelsen. Herudover kan manglende viden føre til en uhensigtsmæssig planlægning af lærernes arbejdstid, så nogle medarbejdere kommer til at få alt for mange lektioner og andre alt for få. Det kan ingen være tjent med hverken elever eller lærere. Opfølgningen på ressourceanvendelsen vil også kunne give forvaltning og skole et indblik i, om der fx er rum til at dække ind ved sygefravær og andre situationer, hvor der er behov for vikardækning. Endelig er det også relevant, fordi der er risiko for, at skolerne gør udlæg i 213/214 specialundervisningsressourcer 214/215 213/214 214/215 eller andre ressourcer for at leve op til minimumstimetallet, hvis undervisningsandelen ikke er som forudsat. I boks 1 på næste side fremgår et eksempel fra en kommune, der efter folkeskolereformen har besluttet at følge op på arbejdstidsanvendelsen.
G 6 F E Kommuner 657 619 667 624 77 656 744 Boks 1 Politisk D ønske om en forøgelse af lærernes årlige undervisningsopgaver i en kommune 659 I en kommune har man ønsket at måle på, hvor meget af lærernes arbejdstid der er planlagt til undervisning. 75 Kommunalbestyrelsen har C ønsket en opfølgning på, om man fra før reformen til i dag har 669formået at øge lærernes undervisningsandel som forudsat med 8 timer. 695 B Forvaltningen har med udgangspunkt i planlægningsdata gennemgået lærernes 673 planlagte undervisningstimer og har lagt op til følgende analyse og konklusioner til kommunalbestyrelsen. A 75 681 45 55 65 75 Undervisningstimer Forvaltningen har lagt op til, at skolerne derviser, og hvilke typer undervisningsopgaver Forvaltningen indhentede data i efter skal registrere den Tildelte planlagte undervisningstimer Lærernes faktiske undervisningstimer lærerne løser. Er det klassisk året 214, validerede dem sammen 657 619 anvendelse af lærernes arbejdstid, undervisning i dansk eller et andet fag, med skolerne og har afrapporteret til og at skolerne mere detaljeret skal eller er det understøttende undervisning, lejrskole, lektiehjælp osv. det politiske niveau efterfølgende. registrere 667 hvor meget lærerne un 624 77 656 Figur 2 Forøgelse af lærernes undervisningstid fra 213/214 til 214/215 744 i planlagte undervisningstimer* fordelt på kommunes skoler 659 75 669 82 695 673 Antal undervisningstimer Antal undervisningstimer pr. lærer 78 76 65 ningstimer 74 72 rernes faktiske undervisningstimer 68 66 64 681 75 75 213/214 214/215 62 I ALT A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V X Y Z Æ 213/214 214/215 Skoler *Undervisning er både fagdelt og understøttende undervisning Analysen viser, at størstedelen af skolerne er lykkedes med at hæve antallet af undervisningstimer. Ligeså viser analysen, at de skoler hvor der blev læst færrest timer før reformen, også er de skoler der hæver med flest timer efterfølgende. Dermed er det lykkedes at mindske spredningen på skoleniveau. Der ses dog stadig en vis spredning mellem skolerne, som fortsat vil betyde, at der vil være brug for dialog med skolerne ift. om det er et hensigtsmæssigt niveau man har planlagt, eller om der bør ske yderligere udjævning.
7 Hvilke styringsparametre er nødvendige? Den nye overenskomst indebar et opgør med de hidtidige opdelinger af lærernes arbejdstid. Det betyder samtidig, at man efter reformen ikke i samme omfang som tidligere har data for fx undervisningsandelen og tiden anvendt på andre typer af opgaver. Det er imidlertid fortsat muligt og relevant at få løbende informationer om ressourceanvendelsen. Nedenfor gengives nogle af de nøgletal, der kan være relevante at inddrage i den løbende ledelsesinformation både til brug for dialogen mellem politikere og forvaltning, mellem forvaltning og skoleledere og mellem skoleledere og lærere. Boks 2 Nødvendige nøgletal i et styringsmæssigt perspektiv 1. Årlige undervisningstimer pr. lærer Det er relevant for kommunen at følge med i, hvor mange årlige undervisningstimer der læses pr. lærer. Der kan her skelnes mellem undervisningstimer i den fagopdelte undervisning, i den understøttende undervisning og samlet set. Nøgletallet kan opgøres på kommuneniveau og på skoleniveau. Se fx figur 2. 2. Årlige undervisningstimer pr. pædagog Omfanget af undervisningsopgaver der løses af pædagoger, er også relevant. Der kan også her skelnes mellem undervisningstimer i den fagopdelte undervisning, i den understøttende undervisning og samlet set. Nøgletallet kan opgøres på kommuneniveau og på skoleniveau. Nøgletallet kan opgøres i bruttotimetal og som forholdsmæssig andel af den samlede undervisning. 3. Tidsforbrug på anden undervisning Hvor meget tid der bruges på anden undervisning, kan henføres til det udvidede undervisningsbegreb, fx lektiehjælp, lejrskoler, skolebibliotek, ekskursioner, vikardækning, elevsamtaler m.v. Dette kan opgøres i bruttotimetal og forholdsmæssig andel af den samlede undervisning. Analyse af lærernes undervisningsopgaver På den enkelte skole kan der være stor variation i hvor mange og hvilke typer af undervisningsopgaver, den enkelte lærer er planlagt til at varetage. Hvor stor spredning der er på en skole, har blandt andet betydning for, hvor meget der betales i undervisningstillæg. Tilsvarende betyder det, at nogle lærere løfter en betydeligt større undervisningsopgave end andre. Det er naturligt, at der er spredning i forhold til opgavefordelingen mellem de ansatte, men forvaltning og skoleleder bør have en ledelsesmæssig opmærksomhed på, hvor stor en spredning man ønsker, mellem de der underviser mest og de der underviser mindst. Herudover om spredningen er udtryk for en ledelsesmæssig prioritering i forhold til, hvor meget de enkelte lærere bør undervise. I boks 3 er vist et eksempel fra en kommune, der har ønsket analyseret hvor stor spredningen blandt lærerne er i forhold til antallet af undervisningstimer.
8 Boks 3 Analyse af den planlagte undervisning på en udvalgt skole i 214/215 I en kommune har man ønsket at undersøge hvor stor spredningen i den planlagte undervisningstid blandt lærerene er. Med udgangspunkt i planlægningsdata har forvaltningen kunne opstille antal planlagte undervisningstimer pr. lærer. Nedenfor gengives resultatet for en skole i kommunen. Figur 3 Fordeling af planlagte undervisningstimer blandt ansatte lærere i 214/215 Antal Antal undervisningstimer utimer utimer pr. lærer pr. lærer pr. lærer 9 9 Ansatte lærere Ansatte lærere Fagdelt undervisning Understøttende undervisning Udvidet undervisning Fagdelt undervisning Understøttende undervisning Udvidet undervisning På den udvalgte skole i kommunen ses det, at der er stor variation iblandt de lærere der læser flest og 9 færrest fagdelte undervisningstimer. 9 Som regel skyldes det, at en lærer varetager andre opgaver udover den fag delte undervisning. Forvaltningen og Antal Antal utimer utimer pr. lærer pr. lærer Under 35 36-4 41-45 46-5 51-55 56-6 Over 6 Under 35 36-4 41-45 46-5 51-55 56-6 Over 6 skolelederen kan bruge analysen til at gå i dialog omkring forskellene i den planlagte undervisningstid, og om det er den optimale fordeling både ift. at det udløser undervisningstillæg, hvis der undervises mere end 75 timer men også ift. krav om kompetencedækning. Antallet af undervisningstimer pr. lærer og spredningen i dette er ligeledes et vigtigt dialogværktøj for skolelederen, når der skal tales arbejdsbelastning, arbejdsmiljø mv.
9 For nøgletal om antallet af lærernes undervisningstimer i henholdsvis fagdelt og understøttende undervisning, kan det ligeledes være interessant at kigge på spredningen fordelt på fx alder. Tilsvarende kan der analyseres på specifikke klassetrin, fx børnehaveklasselederen, 1. klasse eller indskoling, mellemtrin og udskoling. Endelig kan der også analyseres på ressourceforbruget på specialundervisning henholdsvis almenundervisning. Det er således afgørende, at der ikke sker en flytning af ressourcer fra specialundervisningsområdet ind i almenområdet med henblik på at leve op til minimumstimetallet. I boks 4 er gengivet nogle af de spørgsmål om lærernes undervisningsandel, som skoleudvalget eller kommunalbestyrelsen kan spørge forvaltningen om. Boks 4 Relevante spørgsmål om lærerenes undervisningsandel? Hvad er den gennemsnitlige undervisningsandel for alle skolerne i kommunen? Bliver de ekstra timer, som det er forudsat, at undervisningstiden skal øges med som følge af reformen reelt udmøntet i kommunen? Og er der store forskelle på skoleniveau i forhold til udmøntningen? Kan det dokumenteres, at der ikke flyttes ressourcer fra specialundervisningen ind i almenundervisningen for at leve op til minimumstimetallet? Er datakvaliteten god nok, så der tales samme sprog på skolerne, i forvaltningen og hos politikerne? Eller er der behov for at sætte rammer for hvad der som minimum skal indberettes i systemerne? Hvor stor er spredningen i undervisningstiden pr. lærer på kommunens skoler? Er der naturlige forklaringer på denne forskel? Vigtig ledelsesinformation KL har i samarbejde med flere kommuner bearbejdet data fra kommunernes relevante planlægningsværktøj for indeværende skoleår for at se, hvordan kommunerne fremover på et validt datagrundlag kan opstille relevante styringsnøgletal, og hvordan kommunerne kan nedbryde de aggregerede data på kommuneniveau til videre analyse. Når data kan henføres til de enkelte lærere eller børnehaveklasseledere, åbnes der for, at kommunerne kan udarbejde opgørelser, der viser hvordan skolens ledelse har fordelt arbejdsopgaverne på de enkelte ansatte. Det gælder både i forhold til indhold, omfang og fordelt på alder. Dermed kan man benchmarke på tværs af udvalgte variable og analysere på tidsserier. Data af den karakter er relevante som ledelsesinformation især til brug for skolechefens dialog med skolernes ledelse. Det gælder fx i forhold til muligheder for en anderledes prioritering af skolens ressourcer både økonomisk, men også i forhold til arbejdsfordelingen mellem medarbejderne. Udjævning af antal undervisningstimer på tværs af alder I KL s partnerskab viste analyser, at antallet af undervisningstimer faldt, jo ældre lærerne var. Det kan dels forklares ved at lærere opnår ret til aldersreduktion, når de fylder 6 år, dels udgør varetagelse af særlige funktioner og hverv også en større andel af lærernes arbejdstid jo ældre lærerne er. Men jo højere anciennitet en lærer har, des mere erfaring kan man også forvente at de har i undervisningsopgaven, og derfor er der også nogle steder opstillet politiske mål om, at der efter reformen skal ske en udjævning i spredningen i antal undervisningstimer på tværs af alder, jvf. boks 5 på næste side.
1 9 Boks 5 Politisk ønske om en udjævning af lærernes årlige 9 undervisningsopgaver fordelt på alder 9 9 9 Antal Antal utimer utimer pr. pr. pr. lærer lærer Kommunalbestyrelsen i en udvalgt kommune har, som 9 en af sine målsætninger på skoleområdet, formuleret et krav om, at undervisningstiden bliver mere jævnt fordelt på aldersgrupper. Figur 4 Fordeling af planlagte undervisningstimer på alder blandt ansatte lærere 9 9 9 Ansatte lærere Under 35 36-4 41-45 46-5 51-55 5 Under 35 36-4 41-45 46-5 51-55 56-6 Ove Fagdelt undervisning Understøttende Alder i 214 undervisning Alder i 214 211 214 Under 35 36-4 41-45 46-5 51-55 56-6 211 Over 6 214 Under 35 Under 35 36-4 36 4 Ansatte 41-45 41 45lærere 46-5 46 5 51-55 51 55 56-6 56 6 Over 6 Over 6 Ansatte lærere Ansatte lærere Alder i 214 Alder i 214 Alder 214 Analysen viser, hvordan man på en Fra 211 til 214 er antallet af undervisningstimer 211 steget 214 Udvidet undervisning Den fortsatte spredning i undervisningstiden på tværs af alder blandt Fagdelt undervisning 9 Understøttende undervisning udvalgt skole, har taget et skridt mod for alle aldersgrupper. Der undervisning Fagdelt undervisning Fagdelt at udjævne undervisning Understøttende undervisning forskellen i undervisningstiden fordelt på alder. Analysen der underviser flest og hvem der under også har fundet det interessant at se Understøttende 211 214 Udvidet undervisning 211 stadig en 214 spredning Udvidet i, hvem undervisning lærerne har ført til, at kommunen er foretaget for undervisning i alt dvs. viser færrest timer, men det ses også, at på, hvordan de forskellige undervisningsopgaver fordeler sig på tværs af inkl. den understøttende undervisning den største stigning sker for dem, der er og fagdelt undervisning i 214. 56-6 år og 9 over 6 år i 214. alder. Antal undervisningstimer pr. lærer Antal undervisningstimer Antal Antal utimer utimer pr. pr. lærer pr. pr. lærer lærer 9 9 9 Antal utimer pr. lærer Under 35 Under 35 36-4 36 4 41-45 41 45 46-5 51-55 46 Ansatte 5 51 lærere 55 56-6 56 6 Over 6 Over 6 Alder Ansatte lærere Ansatte lærere Alder Alder Udvidet undervisning Udvidet undervisning Udvidet Understøttende undervisning 9 Antal utimer pr. lærer Under 35 36-4 41-45 46-5 51-55 56-6 Over 6 Antal utimer pr. lærer Antal utimer pr. lærer Antal utimer pr. lærer Figur 5 Fordeling af planlagte undervisningstimer på alder og type undervisning blandt ansatte lærere i 214/215 Antal utimer pr. lærer Analysen viser, at jo ældre lærerne er, des mere varetager de også opgaver der er indeholdt i det udvidede undervisningsbegreb. Det er naturligt, da en lærer med høj anciennitet også har mere erfaring og ekspertise. I andre tilfælde kan det dog være opgaver, som ligeså kan varetages af yngre lærere eller andet pædagogisk Under 35 36-4 41-45 46-5 51-55 56-6 personale. Hvis dataregistreringen er yderligere detaljeret, vil det kunne undersøges hvilke opgaver det Alder præcist dækker over. Ansatte lærere Udvidet Ansatte undervisning lærere Understøttende Fagdelt Note: Udvidet undervisningsbegreb er aktiviteter som skolebibliotek, 211 elevsamtaler, lejrskole, klassearrangementer, 211 andre sociale arrangementer mv. 214 211 214 214
Antal utimer p 11 Hvad er der sket efter reformen? Data giver mulighed for, at man i den enkelte kommune kan sammenholde data fra årene før reformen med de nyeste data. Hermed kan kommunen få et indtryk af ændringen og sammenholde det med det besluttede Alder i 214 antal undervisningstimer, jf. boks 6. Det kan Boks 6 Udvikling i antal undervisningstimer før og efter reformen. fx indgå som et element i de nye kvalitetsrapporter. Under 35 36-4 41-45 46-5 51-55 56-6 Over 6 211 214 Kommunalbestyrelsen i en udvalgt kommune har, som en af sine målsætninger på skoleområdet, formuleret et krav om, at undervisningstiden bliver mere jævnt fordelt på aldersgrupper. Figur 6 Fordeling af planlagte undervisningstimer blandt ansatte lærere i 211/212 og 214/215 9 Antal undervisningstimer Antal utimer pr. pr. lærer lærer Ansatte lærere 211 214 Det ses, at antallet af undervisningstimer pr. lærer generelt er hævet, men også at de lærere der underviste mindst før reformen, er dem der har oplevet den største stigning i antallet af undervisningstimer. Det er central information, både i forhold til dialogen om arbejdsbelastning af den enkelte lærer og i forhold til at planlægge udbetaling af undervisningstillæg for de timer, der læses ud over de 75 timer. Samspil mellem skoler og forvaltning om at forbedre datagrundlaget Fra forvaltningen vil der fremadrettet mange steder være et behov for at komme helt tæt på maskinrummet på den enkelte skole, hvis man skal levere nøgletal om undervisningstid til det politiske niveau. Kommunalbestyrelsen forventer, at forvaltningen kan give svar på, hvordan det går med implementeringen af reformen og de nye arbejdstidsregler. Den forventer også, at forvaltningen kan bidrage med årsager til, hvorfor nogle skoler klarer sig bedre end andre. Derfor er det helt afgørende, at forvaltningen og skolelederne får et fælles referencegrundlag til at drøfte resultater og ressourceanvendelse ud fra. Det er nødvendigt at etablere et fælles datagrundlag på tværs af skolerne i kommunen. Kun de færreste kommuner kan gøre det på nuværende tidspunkt. Data skal være valide, og de skal kunne belyse, hvordan skolerne planlægger at anvende ressourcerne. Erfaringer fra KL s datasamarbejde med udvalgte kommuner
12 viser, at datakvaliteten for skoleåret 214/215 er meget varierende, og for en del af de skoler der har indberettet data, er det ikke umiddelbart muligt at opgøre lærernes undervisningsandel i procent af nettoarbejdstiden - undervisningsprocenten. Det er derfor et opmærksomhedspunkt både fra politikerne og fra forvaltningen, at opstille retningslinjer for hvad der som minimum bør indberettes fra skolerne, hvis man ønsker valide og sammenlignelige nøgletal og analyser. Et validt datagrundlag skal desuden gøre det muligt for skolelederne at gå i konstruktiv dialog med medarbejderne, hvis en medarbejder fx føler sig udfordret i sit skema. Tilvejebringelsen af et ordentligt datagrundlag skal derfor ikke alene ses som et værktøj til at opfylde målsætningen for undervisningsandelen, men også som et værktøj til at styrke den ledelsesmæssige opgave i forhold til at sikre hensigtsmæssige arbejdsvilkår for de enkelte lærere. Forvaltningen har en interesse i at følge op på, hvordan de afsatte ressourcer anvendes. Dels med henblik på afrapportering til det politiske niveau, fx i forbindelse med kvalitetsrapporten. Dels for at få et grundlag for forvaltningens dialog med skolerne om anvendelse af budgetrammen. Det fælles datagrundlag giver således også forvaltningen mulighed for at bench marke skolerne internt i kommunen. Boks 7 Sammenligning på tværs kræver datadisciplin Det kan også være relevant for kommunen at sammenligne undervisningsandelen med andre kommuner, som kommunen normalt sammenligner sig med. I den forbindelse er det vigtigt, at kommunerne i så fald sørger for at arbejde med sammenlignelige kriterier (se fx boks 8). Erfaringer fra KL s datasamarbejde med udvalgte kommuner viser, at der er store forskelle i hvordan og hvad den enkelte skole indberetter og ikke indberetter. Hvor der nogle steder indberettes alle data til systemleverandøren, eksisterer der andre steder håndholdte regneark til den detaljerede planlægning. Hvis kommunalbestyrelsen ønsker valid ledelsesinformation og sammenlignelige indikatorer, er det vigtigt, at man fra forvaltningens side arbejder for at sikre en indberetning, der giver valide data. Det kan derfor være nødvendigt, at der politisk stilles krav om resultatopfølgning på udvalgte indikatorer og nøgletal, for at kvaliteten i data forbedres og kan bruges til både intern ledelsesinformation og ekstern benchmarking.
13 13 Del 2: Teknisk metodiske overvejelser i forhold til, hvordan data om ressourceanvendelsen kan kvalitetssikres Dialog allerede fra skoleårets start Dialogen mellem forvaltning og skoler bør foregå allerede fra skole årets start. De nye arbejdstidsregler gør det således muligt at tilpasse planlægningen undervejs, i stedet for at vente med at evaluere til skoleåret er gået. Dialogen bør tage afsæt i de planlægningsdata, der bruges i forbindelse med arbejdstidstilrettelæggelsen. Kommunens budget og dermed tildelingsmodel er væsentlig i forhold til fastsættelsen af de overordnede rammer for de enkelte skoler, men indeholder ikke detaljer nok til at vurdere den faktiske anvendelse af res sourcerne. Det gør derimod de planlægningsdata, der anvendes i forbindelse med fordelingen af det undervisende personales arbejdstid. Anvendelsen af de data gør det muligt at have en dialog med skolerne om ressourceanvendelsen inden ressourcerne er brugt. I forhold til hvorvidt ressourcerne rent faktisk anvendes i overensstemmelse med det planlagte, vil realiseret data være mere relevante. I praksis vil det imidlertid være meget forskelligt fra kommune til kommune i hvilket omfang man i dag har fokus på at registrere det faktiske forbrug, og om skolerne overhovedet registrerer ændringerne, så de kan følges på medarbejderniveau. Dog kan man ved brug af nøgletal få en vis viden om den faktiske ressourceanvendelse. Til brug for den politiske afrapportering vil det være naturligt dels at give fagudvalg og kommunalbestyrelse et overblik over den planlagte ressourceanvendelse på tværs af kommunens skoler, dels efterfølgende at følge op på den faktiske opgørelse. I den politiske afrapportering bør der ligeledes kunne fremvises benchmark i forhold til andre kommuners data. Hvilke data er tilgængeligt i systemerne? Fra skoleåret 214/15 er de tidligere arbejdstidsaftaler ikke længere relevante. Skolerne er derfor ikke forpligtigede til at indberette lærernes undervisningsandel med de sædvanlige arbejdstidskategorier. Blandt andet bortfalder muligheden for at følge tidsforbrug til andre opgaver på lærerniveau, tid til forberedelse og samarbejde mv. Der er fortsat mulighed for at følge omfanget af planlagte og yderligere pålagte undervisningsopgaver. Dels fordi det udløser undervisningstillæg. Dels fordi der er visse datamuligheder forbundet med, at kommunerne til Undervisningsministeriet skal afrapportere planlagte timer i forhold til de enkelte klasser m.m. Kvalitetssikring af data Erfaringsmæssigt er der mange fejlkilder ved at basere afrapporteringen på dataudtræk, der ikke bearbejdes manuelt. Det er særligt et problem, når undervisningstiden skal opgøres. Det gælder både volumen på undervisningstimer til fx fagdelt og understøttende undervisning, men også når undervisning pr. lærer og undervisningsprocent skal opgøres. For at opnå valide og sammenlignelige data er det relevant at opstille en række fælles kriterier for, hvordan data trækkes og bearbejdes. I boks 8 er opstillet relevante oplysninger, som er nødvendige, hvis man ønsker en valid sammenligning på tværs af skoler og kommuner.
14 Boks 8 Nødvendig registrering hvis valid sammenligning skal sikres For at kunne sammenligne på tværs af kommunens skoler, bør man arbejde frem imod, at skolerne forpligtes til at registrere data om arbejdstid, så en sammenlignelig undervisningstid i procent kan beregnes. Det kan være, at forvaltningerne stiller krav til skolerne om minimum at registrere følgende: - Bruttoarbejdstid - Ferie - Feriefridage - Søgnehelligdage - Brutto-og nettotidsfradrag - Overført overtid til afspadsering - 6. ferieuge - Undervisningsopgaver med specifikationsgrad på fag, understøttende undervisning og andre undervisningsopgaver efter det udvidede undervisningsbegreb. - Aldersreduktion Metode Analyserne i dette materiale bygger på samme metode, som den KL anvendte i partnerskabet om mere effektiv anvendelse af lærernes arbejdstid fra 212. Lærernes undervisningstimer er opgjort på baggrund af dataudtræk fra de enkelte skoler. Materialet valideres og kategoriseres for at sikre ensartethed i opgørelsen af undervisningstimer. Hermed elimineres data for fejlkilder fx som følge af forskellig afgrænsning af undervisningsopgaven, herunder af fagdelt og understøttende undervisning, sammenblanding af pædagoger og lærere samt børnehaveklasseledere etc. For så vidt data tillader det, bør lærernes undervisningsandel opgøres, så den kan sammenholdes med den del af lærerens arbejdstid, som er til rådighed på den enkelte skole. Derfor bør der beregnes en korrigeret nettoarbejdstid, som fremkommer ved at reducere brutto arbejdstiden, der udgør 1.931,4 timer i 214 for en fuldtidsansat med: Ferie (5 uger) Søgnehelligdage Feriefridage afviklet i form af frihed (6. ferieuge) Aldersreduktion (175 timer) Andre relevante korrektioner Ved at korrigere nettoarbejdstiden sikres et ensartet grundlag på tværs af kommuner og skoler, der gør data sammenligneligt. Data indhentes fra de relevante systemer. For at kunne kategorisere data til brug for analyserne skal oplysningerne gengivet i boks 9 være tilgængelige i datatrækket: Boks 9 Hvilke oplysninger er nødvendige for at udarbejde analyserne Kategorisering af data: INITIAL CPR AKTIVITETSTYPE AKTIVITETSBETEGNELSE TID KATEGORI STILLINGSBETEGNELSE HOLD_KLASSETYPE HOLD_KLASSE KLASSETILKNYTNING FRADATO TILDATO FAGKODE
15 Når analysen påbegyndes, skal man for det første være opmærksom på, om det er de rette stillingskategorier, der indgår i analysen. Ønsker man at analysere på lærernes planlagte arbejdstid, skal børnehaveklasseledere, pædagoger og skoleledere sorteres fra. Det kræver en særskilt proces at tage stilling til, om vikarer, personer på barsel m.m. skal indgå. Det forudsætter dog, at man har registeret for disse personalekategorier. Ud fra data med relevante kategorier, kan afgrænsning af de forskellige opgaver påbegyndes. Først fastsættes den korrigerede nettoarbejdstid er der tale om grundtid, ferie, søgnehelligdage osv. Dernæst kategoriseres data ud fra hvilken type undervisningsopgave der er tale om. Det kan være fagdelt undervisning, specialundervisning, AKT etc. Tilsvarende fastlægges undervisning under det udvidede undervisningsbegreb. Det kan være lektiehjælp, understøttende undervisningsaktiviteter, lejrskoler, skolebibliotek, elevsamtaler osv. Opmærksomhedspunkter Det er desuden vigtigt at kvalitetssikre data inden analysen påbegyndes. Der er flere fejlkilder, som det er vigtigt at være opmærksom på, hvis data skal valideres og data skal kunne sammenlignes på tværs af skoler. modtager undervisning i prøveperiode, vil arbejdstidstilrettelæggelsen blive planlagt for højt, medmindre de frigjorte timer i prøvetiden fra årets start er tænkt ind til fx vikardækning og censorarbejde. udbetales, fører det til, at der systematisk planlægges med, at lærerne underviser mere end de facto kommer til, hvis de i løbet af året får adgang til at afholde ferien. Der er kulturforskelle i hvordan de enkelte skoleledere behandler og indberetter data. Retningslinjer fra forvaltningen kan derfor ensrette indberetningen og mindske fejlkilder betydeligt. Planlægningen af 6. ferieuge behandles forskelligt på skolerne. Hvis man ikke i planlægningen forholder sig til om 6. ferieuge skal afholdes eller Boks 1 illustrerer, at en kritisk gennemgang af data for en given arbejdstidsanalyse på en udvalgt skole medfører, at der er mere råderum end først regnet med. Findes der på skolerne håndholdte regneark, er der en risiko for at planlægningsdata i systemerne ikke opdateres. Når der planlægges lejrskoler, så kan det ske, at der planlægges både med undervisningstid og lejrskole samtidig. Derved planlægges med mere undervisning end der faktisk udføres. Elevernes pausetid kan blive medregnet som understøttende undervisning selvom der i praksis ikke er særligt tilrettelagte aktiviteter i hele eller dele af elevernes pauser. Dette giver ligeså et højere undervisningstimetal en der faktisk udføres, og det er en dyr løsning. I prøveperioder ses det, at der regnes med fuldt skema for undervisningspersonale der har niende og tiendeklasser. Da eleverne ikke, eller kun delvist, Boks 1 fejlsikring af data viser en forskel på 21 timer I en udvalgt kommune har man gennemgået data for potentielle fejlkilder for at kvalitetssikre data. 214/215 214/215 Rådata Fejlsikret Fagdelt undervisning 728 728 Heraf AKT/specialundervisning 86 86 Udvidet undervisning fx understøttende 78 57 I alt 86 784 I det konkrete tilfælde viste det sig, at der er planlagt med 21 timers understøttende undervisning mere pr. lærer i rådata sammenlignet med fejlsikret data. På en skole med 43 lærere svarer det til ca. ½ mio. kr. eller et ekstra lærerårsværk.
16 Yderligere information KL Økonomisk Sekretariat Weidekampsgade 1 DK-2 København S Telefon: 33 7 33 7 Kontakt Fuldmægtig Marie Stub Bager på telefon 33 7 35 32 eller på mail: bag@kl.dk. www.kl.dk